Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Bjørn O. Hopland - Smart endring AS

Nå er det ett år siden vi startet å bruke Teams for alvor. Det har ikke vært lett å få alle med. Noen synes det var vanskelig å venne seg av med å sende intern epost, men etter hvert etternølerne med.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Nå har vi nesten ikke intern epost. Den er erstattet av samtaler i kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter, og av chat for all annen kommunikasjon.

Vi har fått en del nye ansatte i løpet av dette året og de har kommet fort inn i arbeidet fordi all tidligere kommunikasjon og informasjon er tilgjengelig for dem i Teams.

Før var det verre fordi viktig informasjon vanligvis var sendt på epost og den nye startet med tom postboks. Vi ser også at vi opplever færre misforståelser og kan arbeide mer effektivt fordi vi deler arbeidsdokumenter i Teams der det kun finnes en versjon av dokumentet alle jobber på. Ingen sender kopier av dokumenter på epost lenger.

Det er også mye raskere å få oppdatert statusrapporter, prosjektregnskap og andre dokumenter der flere skal oppdatere sine data før et statusmøte eller en frist. Før opplevde vi ofte når vi forsøkte å åpne dokumentet at det var låst av en annen bruker, og så måtte vi prøve igjen senere. Veldig frustrerende. Nå kan alle oppdatere dokumenter på en gang. Ikke dumt å gjøre slike tilbakeblikk av og til. Da oppdager man at det faktisk har skjedd ganske mye det siste året.

Last ned e-bok (9 sider) om en fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Der kan du lese om møter før og nå, hvordan eposten behandles automatisk og om Teams der du finner din nye innboks. I en tid der noen arbeider hjemme og noen på kontoret tar vi en virtuell kaffepause. Vi samarbeider sømløst uavhengig av sted og med færre møter fordi vi løser ting kontinuerlig med samtaler i Teams. Den nye arbeidsdagen krever at du tar mer ansvar for å planlegge og prioritere. Ta kontroll over din neste uke med visuell planlegging der du får en totaloversikt over både avtaler og oppgaver.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Mange undersøkelser viser at det ikke er uvanlig å bruke 40% eller mer av ukens arbeidstid i møter. Siden mars sier flere at antallet møter har økt betraktelig. Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes. Det som brukte å være en kort prat i fellesområdet er nå et 30 minutters Teams-møte. Tilfeldige samtaler oppstår ikke lenger når vi ikke møter hverandre ved kaffemaskinen eller når vi ser noen i kantinen.

Møter er viktige for å oppnå noe sammen, men hvordan kan vi bli mer effektive?

Mange opplever i dag møter som en avbrytelse i arbeidet. Men hva om vi organiserer møtene som en naturlig del av arbeidet? Med Teams kan vi skape kontinuitet i arbeid og samarbeid der møter ikke lenger ses på som en avbrytelse. Derfor må vi tenke nytt om møter. Da vil alle oppleve at møtene ikke bare er nødvendige, men ønskelige fordi de bidrar positivt til å oppnå resultater.

I sin årlige Ignite konferanse lanserte Microsoft over 20 nyheter i Teams som kommer i løpet av de neste månedene. De fleste nyhetene er mer avanserte muligheter i Teams-møter. Er du teknologi-interessert og tilhører de 10% av Teams-møtedeltakerne som tar i bruk all ny funksjonalitet som blir tilbudt blir du helt sikkert begeistret. Jeg innrømmer å være blant dem, men for de fleste gir ikke nye funksjoner i møteverktøyet nødvendigvis bedre møter.

Det er klart det er morsomt når vi kan plassere oss i en virtuell bar eller et utendørs amfi, men når nyhetens interesse er over er likevel det viktigste.

Oppskrift på å ha meningsfylte møter

1. Hvorfor møtes vi?

2. Hva skal vi oppnå i møtet?

3. Har vi med de riktige personene i møtet

4. Har alle mulighet til å bidra med sine innspill?

5. Førte møtet til at vi gjøre noe bedre enn før?

Kjedelig, men nødvendig og vi har mer enn nok muligheter i Teams allerede for å nå våre møtemål. Det er ikke verktøyet det står på, men vår villighet og ferdigheter i å planlegge, gjennomføre og følge opp møtet på en god måte.

Hvorfor skal vi ta i bruk Teams-møter?

Å ha møter er ikke et mål i seg selv for de fleste, men møter er en viktig del av samarbeid. Ja faktisk er møter for mange limet i samarbeidet der man planlegger, blir enige om noe og tar beslutninger. Dersom god bruk av Teams kan øke effektiviteten og føre til raskere og bedre beslutninger vil vel ingen ha noe imot det?

Det fine med Teams-møter er at de kan fungere som en naturlig utvidelse av Teams-samtaler, dokumentarbeid og mye annet smart man kan gjøre i Teams. Det er dette som skiller møter i Teams fra møter i andre, dedikerte møteverktøy.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Det er min erfaring at de fleste møter ikke har agenda, deltakerne har ikke forberedt seg, og det er uklart hva vi oppnådde i møtet annet enn å snakke sammen. Vi trenger å snakke sammen, men vi kan få mye bedre utbytte av møtet om vi legger litt mer i det.

Her er etter min mening hvordan en god møteprosess kan se ut. Det kan se litt overveldende ut, og ikke alle møter trenger alle komponentene beskrevet her, men Teams struktur og støtteverktøy gjør det mye enklere å gjøre det riktige, og uten en eneste epost.

Ved å knytte møteinnkalling til Teams, bruke møtechat og dokumentsamarbeid, og tildele oppfølgingsoppgaver i møtet blir møtene effektive og vi sender ingenting på epost

Ønsker dere hjelp til å innføre slike møteprosesser hos dere kan workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter gi dere en god start ved å lære både de smarte nettmøtemulighetene og hvordan forberede gjennomføre og følge opp møtene enklere og bedre.