Å automatisere rutineoppgaver kan være mer lønnsomt enn bruk av KI

Microsoft Teams er en verktøykasse som gir grunnleggende muligheter for samarbeid i en gruppe for daglige arbeidsoppgaver som kommunikasjon mellom medlemmene i Teamet, dokumentbehandling og møter. Vi samarbeider om arbeidsprosesser og prosjekter i Teams-kanaler. I tillegg til de mulighetene du ser der kan du legge til flere verktøy som kan være nyttige slik som OneNote for notater, og Planner for prosjekt, og oppgavesamarbeid.

Les gjerne: De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

I tillegg kan du lage dine egne utvidelser og automatisere arbeidsprosesser i kanalene med Workflows i Teams. Den bygger på verktøyet Power automate. Du kan lage dine arbeidsflyter fra grunnen av, men det finnes også ferdige løsninger du kan bruke og som gjør det enklere å komme i gang.

Automatisering av mye brukte arbeidsprosesser kan gjøre dere minst like produktive som bruk av KI

En av disse som er tilgjengelige i NYE Teams kan lage et Planner-oppgavekort fra en Teams-melding i en kanal. Det kan du selv sette opp ganske rett frem. Det er et godt eksempel på hva du kan automatisere. Det ligger sannsynligvis minst like mye gevinstmuligheter her som ved bruk av kunstig intelligens, og med interesse og trening kan du automatisere ganske avanserte rutineoppgaver.

Lag din egen automasjon på minutter

Du kan også starte med de eksemplene som allerede tilrettelagt i Teams, og lage dine mer spesialiserte automasjoner etter hvert.

Opprett et oppgavekort i Planner fra et Teams-innlegg i en kanal

Bruker du Planner i en Teams-kanal anbefaler jeg å forsøke muligheten med å opprette et oppgavekort fra et innlegg i en kanal. Følg mitt eksempel her der vi er en gruppe som jobber med å optimere arbeidet ved å fjerne flaskehalser i daglige arbeidsprosesser. Du trenger en Teams-kanal for den arbeidsprosessen du vil automatisere. I dette tilfellet må du også ha laget en Planner der oppgavekortet skal opprettes.

 Følg instruksjonene du får for å fullføre opprettelsen av workflow. Her angir du hvilket Team (også kalt gruppe) og kanal du vil skrive innlegget i, hvor Planner planen ligger, og navnet på denne. I mitt tilfelle:

• Team: Kvalitetsteam

• Kanal: LEAN for kvalitetsarbeid

• Plan: LEAN Aktiviteter

Nå er du klar til å å opprette en oppgave

Start et Innlegg i Teams-kanalen og skriv TODO i starten av teksten under emnefeltet. Deretter beskriver du kort det som blir teksten på oppgavekortet. I det du sender dette får du et svar på Innlegget som bekrefter av oppgavekortet er opprettet. Gå til planen. Der ser du kortet som foreløpig ikke er plassert i en samlig. Tildel oppgaven til deg selv eller andre og legg inn flere detaljer. Velg å flytte det til en sammling som passer.

Er dere ikke helt opp å kjøre på mulighetene i Planner til små og større prosjekter kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Wiki-fanen i Teams-kanaler er nå erstattet av OneNote

Da Teams ble lansert ble det opprettet tre faner automatisk i hver nye kanal. Innlegg, Filer og Wiki.

Wiki er teknologi som blant annet brukes av Wikipedia og er godt egnet for artikkelsamlinger, dokumentasjon og ble i Teams også brukt for funksjonen Møtenotater i Teams-møtene. Mange fant formatet for rigid for sitt formål, og den største svakheten var at det ikke var mulig å søke i notatene.

Etter hvert ble Wiki-fanen fjernet for nye kanaler og Microsoft informerte om at de ville fjerne Wiki helt fra Teams og erstatte den med OneNote, som er mer fleksibelt og allerede brukes av veldig mange i andre sammenhenger.

Er du usikker på om det er verd å sette seg inn i, og bruke OneNote? Her kan du få et raskt overblikk over mulighetene det kan gi deg:

Hva kan OneNote gjøre for meg? og
Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

OneNote er det nye standardvalget for Teams-notater

Neste gang du oppretter nye kanaler vil du få en fane kalt Notes. Ser du den ikke med en gang, vent noen sekunder så kommer den til syne.

Det blir opprettet en ny Inndeling i den innebygde Notatblokken i Teamet med samme navn som kanalen.

Du kan nå døpe om navnet på fanen for at det skal reflektere hva du vil bruke Inndelingen til. For eksempel Møtenotater, Prosjektinformasjon, eller kanskje Blogginnlegg.

Du kan gjøre notater direkte her i Teams, eller du kan åpne og arbeide med dem i nettleser, eller i PC/Mac appen. Der vil du se alle Inndelingene som inngår i Notatblokken.

Slik som vist under. Her ser du fra venstre navnet på Notatblokken som inngår i Teamet Kvalitetsteam med Inndelinger for hver kanal. Deretter sideoversikten og så Siden.

Når du åpner notatene i appen kan du også jobbe med dem når du ikke er på nett.

Hva gjør du dersom du har brukt Wiki i dine Team og kanaler?

Jeg vet en del har brukt Wiki-notatene til lenkesamlinger, håndbøker og annen referanseinformasjon. Om du forsøker å åpne en Wiki-fanen nå vil du fremdeles kunne lese innholdet, men ikke redigere det. Så hvordan kan du nå videreutvikle dette i OneNote? Last ned Smart endring guiden Eksporter Wiki-innhold til OneNote i Teams.

OneNote har et potensial for å være langt mer enn å bare være standardappen for notater i Teams. Dersom dere ønsker å ta i bruk OneNote i Teams og OneNote for personlige notater kan dere får en felles forståelse og ferdigheter til å utnytte muligheten i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Får du ikke med deg kollegene dine på dette kan du også gjennomføre nettkurset med samme innhold. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Ny og bedre organisering av kanalsamtaler i Teams

Oppdatering oktober 2023: Nå har Microsoft bestemt seg for å ikke snu retningen for kanalsamtaler likevel. I “Classic” har du, eller får snart likevel opp muligheten for å skrive et emne automatisk når du nå velger Start et innlegg.

Har du tatt i bruk “NYE” Teams vil du kunne velge selv om du ønsker å ha de nyeste innleggene på toppen, eller i bunnen slik det er som standard.

Nå er retningen på kanalsamtaler i Teams snudd opp ned. Og det er nå lettere å få oversikt over de ulike samtalene du ser på siden fordi emnefeltet vises automatisk.

En av de mest etterspurte endringene i Teams er nå hasteinnført i det Teams-programmet vi kjenner og mange av oss har jobbet med i flere år. Endringen skulle egentlig være en del av "Nye Teams" der hele appen er programmert på nytt for å være mer effektiv, og bruke mindre ressurser på datamaskinen din.

Endelig kommer emnefeltet opp automatisk

I alle workshops jeg har holdt i årene siden Teams ble lansert har jeg måttet lære alle å finne emnefeltet når du starter en ny samtale i Teams.

Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Uten emnefelt blir alt håpløst rotete og uoversiktlig. Og nesten hver gang har jeg fått spørsmål om hvorfor ikke emnefeltet kommer opp automatisk siden det er så viktig?

Vel, nå gjør det endelig det. I tillegg er innleggs-strømmen snudd opp ned slik at de nyeste innleggene vises øverst. Det gjør at det blir mer samsvar med andre programmer slik som LinkedIn og Facebook.

Hva med Teams-chat? Hvorfor er ikke retningen snudd på denne også?

Det kan virke litt rart at ikke man har snudd retningen på chatten også, men den er allerede i samsvar med LinkedIn og Facebook Messenger der nye chatter skrives i bunnen av strømmen. Hvorfor det er slik vet jeg ikke, men jeg ser ikke dette som noe problem i alle fall.

Før flere kanalsamtaler i parallell på skjermen

Det har lenge vært mulig å poppe ut Teams-chatter i et eget vindu på skjermen slik at man kan ha disse lett tilgjengelige uten å måtte bytte til Chat i Teams-appen hver gang.

Nå kan du også gjøre det samme med Teams-samtaler i kanalene. Fordi det minsker tiden man bruker på å bytte mellom ulike samtaler blir det mer effektivt når man er engasjert i flere samtaler og du mister ikke konteksten dersom du bruker Teams-appen til å jobbe i Planner, eller i et dokument og hele tiden må bytte til kanalsamtaler eller chat.

Ønsker du, eller dere en oppdatering på nyheter i Teams, eller kanskje en ny start? Da kan en Smart endring workshop kanskje være nyttig? For en ny start, eller oppfriskning kan 2-3 timer med Smart samarbeid med Teams være et bra valg. For en kortere oppfriskning og nyheter velger mange en 40 minutters frokost/lunsj-workshop. Her finner du et utvalg, og disse kan også tilpasses og kombineres om ønskelig.

PS: Microsoft ruller ut slike endringer gradvis, så om du ikke ser denne endringen ennå, vil du snart få dem

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Microsoft Viva bølgen slår over oss nå med en rekke muligheter de fleste ikke har tatt stilling til ennå. Det er lett å bli forvirret. Viva kan gi oss nye muligheter, men det kan lett bli "enda ett verktøy vi må forholde oss til".

Viva er paraplybegrepet Microsoft bruker for “ansattopplevelser og -engasjement”. Noen av Viva-modulene er helt eller delvis inkludert i Microsoft 365, og noen må kjøpes i tillegg om vi vil ta dem i bruk. Hvor starter vi, og hvilke forutsetninger må være til stede om vi vil nyttiggjøre oss de nye mulighetene?

Viva Insights i Teams

La oss først se på noe vi allerede har innebygget, Viva Insights i personlig utgave.

Hva er det? Hvorfor skal du ta det i bruk og hva er forutsetningen for at du skal oppleve dette som et verdifullt tillegg til Teams.

Velg … og legg til Viva Insights

Du må selv søke opp og velge Viva Insights i Teams. Der får du en analyse av ditt arbeidsmønster. Når du jobber, dine møter, hvem du samarbeider med, og mulighet til å kunne gjøre din arbeidsdag bedre.

Skal dette oppleves som nyttig må du selv ønske å ha et aktivt forhold til hvordan du jobber, og til å gjøre endringer i dine arbeidsvaner og rutiner. 

For å se hvordan Viva Insights kan bidra til planlegging og gjennomføring av en arbeidsdag, les Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Er det verd å bruke tid på?

Er du strålende fornøyd med ditt arbeidsmønster og går glad og fornøyd hjem etter en arbeidsdag der du har fullført alle dine planlagte oppgaver trenger du ikke bruke mye tid på Viva Insights. Føler du derimot at dagen blir stykket opp av møter og avbrytelser, at du aldri kommer til bunns i oppgavelisten, og at morgendagen sikkert ikke blir bedre? Da kan det hende du kan få nyttig innsikt.

Morgendagen blir ikke automatisk bedre av det, men det kan gi deg innsikt til å forstå eget arbeidsmønster og daglige vaner. Det kan være første skritt på veien til å få en bedre arbeidsdag der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

Prøv dette!

1 - Gå igjennom dine resultater og let etter mulige problemområder.

Det vil gi deg bakgrunn for å stille deg selv spørsmål som

• Planlegger jeg tilstrekkelig tid til å gjennomføre mitt viktigste arbeid?

• Har jeg tilstrekkelig kontroll over min kalendertid?

• Er de fleste møtene jeg deltar på en effektiv bruk av tiden min?

• Hindrer møter meg i å få gjort mitt viktigste arbeid?

• Er jeg i stand til å få mitt viktigste arbeid gjort i løpet av min vanlige arbeidstid?

• Bruker jeg nok tid sammen med de som kan bidra til at jeg når mine mål? (se inllustrasjon)

2 - Finn 1-3 områder du vil gjøre noe med og sett deg mål for disse.

Det kan være

• Øke fokustid med 4 timer i uken for å få tid til å gjennomføre egne oppgaver

• Redusere møtetid med 2 timer i uken

• Avslutte dagen med å få en oversikt over oppgaver jeg vil prioritere i morgen

Har du dette kan du ta dette grunnlaget med deg til neste 1:1-møte med din leder og fortelle hva du planlegger å gjøre. For å oppnå det du vil, er du sannsynligvis avhengig av at både leder og kolleger også tenker litt i de samme banene.

3 - Gjennomfør din plan

Ta hensyn til dine mål når du legger en plan for tiden fremover. Husk! Skal du få plass til fokustid i kalenderen må du komme de som inviterer deg til møter i forkjøpet. Kopier gjerne ut statistikken fra Insights før du starter å gjennomføre din plan, og sjekk ukentlig for (mulige) fremskritt.

Viva Insights for team-ledere

Er du team-leder, prosjektleder, eller på annen måte er avhengig av samarbeid med en gruppe mennesker som jobber mot felles mål?

Viva Insights kan utvides med funksjoner nyttige for uformelle og formelle team-ledere. Det gir muligheter til å planlegge og følge opp team-møter, og foreslå for team-deltakerne hvilke dager det kan være en fordel å ikke ha møter. Flere har sett fordelen av å ha en møtefri dag i uken, og med Viva Insights kan du løse dette også teknisk så det blir synlig i alle Team-medlemmenes kalender. Da blir det enklere å planlegge dager uten avbrytelser.

Du kan også invitere alle i Teamet til å opprette forkortede møter automatisk. Da blir timesmøtene gjerne 50 minutter og halvtimesmøtene 25 minutter. Men det bestemmer dere i fellesskap, og Viva Insight gjør de riktige innstillingene for alle.

Dere kan også bli enige om å ha uforstyrret fokustid på de samme tidspunktene i uken. Det ville jo være dumt om jeg planlegger min fokustid tirsdag formiddag, og du tirsdag ettermiddag. Da kan vi jo ikke møtes den dagen.

Viva Insight for team-ledere er en betalt utvidelse, og dermed noe virksomheten må ta stilling til (kr.39/måned for ledere).

Skal det være nyttig for teamet, må team-lederne bli introdusert til muligheten og ta stilling til hvordan dette inkluderes i team-arbeidet. Det krever involvering av eget team og bør koordineres på tvers av virksomheten dersom man ønsker å innføre møtefrie dager.

Den raskeste veien til endrede arbeidsrutiner kan være å samle hele teamet til en workshop der men analyserer områder man kan jobbe med for å bli mer effektive som Team samtidig som alle får en bedre arbeidsdag.

Ønsker dere at Smart endring gjennomfører en slik workshop for dere, ta kontakt på bjorn@smartendring.no, eller ring 90173524. Det går fint å gjennomføre en slik workshop også uten å ha aktivert Team-lederfunksjonen.

Vil du ha en oversikt over alle Microsoft Viva moduler, finner du det på Ansattopplevelse og -engasjement | Microsoft Viva

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld? Hvordan gjør du det?

Jeg kjenner flere som er stolte over at de aldri har slettet en epost. Vel, egentlig er de vel redde for at de kan komme til å trenge den en gang, eller de synes det er for mye bry å gjøre det.

Før var vi nødt til å slette epost innimellom når vi fikk beskjed om at "Postboksen din er snart full. Du vil ikke lenger kunne sende og motta epost." Men nå har de fleste av oss ikke sett denne meldingen på flere år. Vi har i praksis ubegrenset kapasitet ved å bruke Microsoft eller Google skytjenester for epost.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld?

Den andre mandagen i februar ble utnevnt til Clean out your computer day i 1990, og er promotert av Stiftelsen Miljøfyrtårn™ som Digital ryddedag. Der blir vi oppfordret til å slette gammel epost og gamle dokumenter vi ikke trenger lenger for å spare strøm som trengs for å drive dataservere. Det er nok et svært lite bidrag, men det kan også være andre gode grunner til å gå igjennom det vi har og slette en del unødvendige data.

Vi kutter ikke strømforbruket til 1000 husstander ved å slette fem e-poster om dagen. Faktisk.

Slette gammel epost?

Er du en av dem som bruker søppelkassen i epostprogrammet som arkiv? Ikke gjør det. Den er ment til å være et sikkerhetsnett i tilfelle du gjør en feil. I noen virksomheter setter IT-avdelingen en policy som sletter denne regelmessig. Selv om det ikke er tilfelle hos deg trener du opp din vurderings og prioriteringsevne med å ta stilling til om noe er lagringsverdig eller ikke. Det tar faktisk ikke lenger tid å arkivere en epost en å slette den.

Når eposten ligger i arkivmappen vil den dukke opp i søkeresultater om den er relevant. Det gjør den normalt ikke om den ligger i søppelkassen. Søk er også det som gjør at du ikke trenger mange mapper som er tidkrevende å bruke. Du trenger sannsynligvis bare en arkivmappe.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper? — Smart endring AS

Så, når bør vi tømme søppelkassen? Det overlater jeg til deg å vurdere😉

Slette gamle dokumentversjoner?

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig 😳. Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene. Dette tar mer plass, og gjør det vanskelig å få oversikt.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring. Les mer om dette i Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams — Smart endring AS

Bruker du den innebygde versjonslagringen sparer du faktisk lagringsplass automatisk.

Så enten du sletter gamle data for miljøer, eller av andre gode årsaker, lykke til med Digital ryddedag. Det kan jo også hende du finner verdifull informasjon du hadde glemt at du hadde i prosessen.

Har du et spørsmål, eller et tema du ønsker jeg skal skrive om? Send meg en epost på bjorn@smartendring.no

Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

I tillegg til å være en ny måte å samarbeide på medfører bruk av Microsoft Teams en ny måte å administrere samtaler, dokumenter og andre ressurser. Før var det IT som styrte rettigheter. Når vi fikk en ny ansatt inn måtte vi gi beskjed til IT om hvilke tilganger denne skulle ha til dokumentområder og interne nettsider. Det kunne fort ta et par uker før dette var på plass.

Ved å organisere informasjon og dokumenter i Teams er dette ansvaret flyttet over til oss som brukere. Det er Team-eier som inviterer en ny ansatt til ett eller flere Team. Med dette følger det også et ansvar for å administrere rettighetene og ha oversikt over innhold som deles med alle i Teamet.

Hva er forskjell på Team-eier, medlem og gjest

Team-eieren er den som inviterer, og evt. fjerner medlemmer og gjester i Teamet. Team-eier kan også sette begrensninger på hva medlemmer kan gjøre, men det blir etter min erfaring lite brukt. Det vil i praksis si at alle har de samme mulighetene, enten man er eier eller medlem. For eksempel vil du som medlem av Teamet kunne opprette en kanal for et prosjekt eller en arbeidsprosess uten å spørre eieren. Da blir du kanaleier. Det gir deg ingen flere muligheter, men da blir du ansvarlig for hva som skjer i kanalen og hva som lagres der.

Gjester er medlemmer av Teamet som er utenfor organisasjonen. Gjester har tilgang til alt i Teamet og i daglig arbeide er det liten forskjell på å være medlem og gjest.

Planlegging av Team og kanaler

Min erfaring er at det ikke er hensiktsmessig i å planlegge alle Team og kanaler før vi slipper løs Teams på alle ansatte. Det er greit å opprette noen Team fra starten av så alle får en relasjon til Teams. Ofte er dette organisasjonsbaserte Team basert på tilhørighet til en avdeling, eller et arbeidssted. Disse er ofte Team vi bruker for å dele informasjon. De har ofte mange deltakere og er ikke så godt egnet til daglig samarbeid med de man jobber tettest med.

For det formålet oppretter vi gjerne Team for det bestemte formålet vi skal samarbeide om. Da er det de som har behov for dette som oppretter Teamet, og bare de vet hva de trenger av kanaler og andre ressurser.

Gjennomfør Team- og kanalrevisjon

Uansett hvor godt man planlegger bruk av Team og kanaler vil det etter en tid vise seg at kanaler man trodde man trengte ikke blir brukt, og at vi ikke har kanaler for noe vi burde ha. Og hvordan fungerer Teamet for os si daglig arbeid? Derfor er det en god praksis for Team-eler å revidere dette med jevne mellomrom sammen med medlemmene i Teamet. Se gjerne eksempel på hvordan andre har gjort det her: Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform

Her er noen spørsmål å stille medlemmer i Teamet:

• Hva fungerer bra i Teamet, og hva kunne fungert bedre?

• Har vi de samtalene vi så for oss i denne kanalen?

• Ser vi ut til å ha samtaler i kanalen som ikke er i tråd med fra kanalens formål?

• Trenger vi å legge til flere kanaler med spesifikke emner?

• Er det kanaler som ser ut til å være overflødige?

Før en slik revisjon kan du som Team- eller kanaleier hente ut data som viser bruken og som er nyttig faktagrunnlag.

Les også Hva du kan gjøre med Teams-kanaler når de ikke fungerer som planlagt

Vil dere lære mer om muligheter og praktiske tips om Teams-organisering, se Smart administrasjon av Teams. Dette er nyttig for både Team-eiere, og ressurspersoner som samhandlingsambassadører, digitale ildsjeler, superbrukere og hva dere ellers kaller disse rollene hos dere.

3 ting du ikke visste du kunne gjøre i Teams

Teams er i stadig utvikling og jeg oppdager stadig nye muligheter Microsoft ikke har fortalt noe om. De bare dukker opp uten at det er beskrevet noe sted. Og jeg følger ganske godt med.

Dra og slipp Vedlegg fra Outlook til Teams

I august 2020 brukte jeg et helt blogginnlegg på å forklare hvordan du kunne lagre et vedlegg i eposten til Teams. Det va nemlig ikke helt rett frem. Så, plutselig en dag prøvde jeg å bare dra det fra Outlook rett inn i Filer i kanalen. Det hadde vært så fint, men det virket ikke før. Men nå fungerte det. Prøv selv! Finn en epost med vedlegg og dra vedlegget rett inn i Teams. Det er naturligvis det eneste logiske, men fungerte ikke før nylig.

Legg til kolonner og rediger dokumentegenskaper

Har du lagt merke til at du nå kan legge til nye kolonner i Filer? Det kunne du før også, men da måtte du åpne Filer i SharePoint og legge til kolonnene der. Der hadde du også mer avanserte redigerings- og oppsettsmuligheter enn i Teams. En ting jeg har savnet er å se hvem som er eier/forfatter av et dokument. Fil-listen viser bare hvem som redigerte den sist, og dersom flere redigerer dokumentet vet vi ikke lenger hvem som eier dokumentet. Legg til en kolonne for forfatter og bruk muligheten Rediger i rutenettvisning til å oppdatere alle dokumentene med forfatter eller eier av dokumentene. Da vil det alltid stå der uavhengig av hvem som redigrt dokumentet sist.

Endelig! Nå kan du endre navn på Team og kanaler

Et stort irritasjonsmoment i Teams er at du ikke har kunnet gi Team og kanaler nye navn. Tilsynelatende har du kunnet endre navn på Teams og kanaler, men det har bare vært visningsnavnet. Om du åpnet en kanal i SharePoint ville du se at Team og kanal fremdeles hadde det originale navnet. Veldig ergerlig om du har gjort en skrivefeil når du opprettet en kanal, eller ikke helt hadde tenkt igjennom hva kanalen burde hete. Prøvde du å endre navn på kanalmappen der mistet du den i Teams. Men så, plutselig oppdaget jeg at det ikke er tilfelle lenger. Du kan endre både Team-navn og kanalnavn når som helst uten at det skaper problemer.

Fordi det skjer endringer hele tiden får alle som deltar i Smart endring workshops nettbasert dokumentasjon og ikke en PDF med kopi av lysbilder. Den hadde fort blitt utdatert. Når det skjer endringer i Microsoft-programmene oppdaterer jeg den nettbaserte dokumentasjonen. Da vil lenken alltid føre til oppdatert dokumentasjon. Her er et utdrag av dokumentasjon til en slik workshop: Microsoft 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Jeg rekker ikke frem til møtet på jobben. Hvordan kan jeg være med fra start?

Statusmøtet i prosjektet starter snart og du sitter fast i trafikken, eller toget er forsinket. Det er kritisk at du får med deg møtet. Heldigvis er det lagt opp til et Teams-møte. På toget plugger du inn øreproppene og starter møtet fra mobilen. Der får du kontakt med, og ser de andre 5 deltakerne. PowerPointen med status ser du greit på mobilskjermen. Du zoomer inn på tallene og fyrer av et par spørsmål.

Mens møtet fremdeles pågår er du fremme på kontoret og tar opp PC'en. På noen sekunder overfører du sømløst Teams-møtet til PC'en uten at noen merker noe til det. Dette gikk jo fint!

Jeg er i et kundemøte og skulle gjerne sjekket det avtaledokumentet

VI sitter i avtalemøte og jeg har papirene på bordet, klar til at vi kan skrive under. Så er det en som kommenterer; "Dette avsnittet må da være forandret siden avtalen vi inngikk i fjor?" Nei, sier jeg. Det er det samme. Hmm. Dette må vi undersøke nærmere. Det blir nok ikke noen signatur i dag.

Et øyeblikk, sier jeg og tar opp mobilen. Jeg vet jeg har lagret den signerte avtalen fra i fjor i Teams, og på sekunder har jeg det PDF-dokumentet på mobilskjermen og viser de andre. “OK da. Jeg ser det er samme tekst. Da er vi klare til å signere”.

Jeg holder et innlegg på allmøtet og vil engasjere både med dem på kontoret og de som deltar på Teams

På vårt månedlige allmøte deltar vanligvis halvparten på kontoret, og halvparten fra et annet sted på Teams. Jeg liker å gjør litt stemningssjekk, og stille litt spørsmål for å holde deltakerne litt skjerpet. Men hvordan engasjerer jeg med både de på kontoret og de utenfor?

Jeg bruker gjerne Poll appen i Teams der jeg kan jeg kan be deltakerne skrive ett ord som beskriver hva de tenker på nå, og en quiz med 2-4 valgmuligheter. Det er jo veldig greit for de som deltar på Teams, men de som deltar på kontoret har jo ikke med seg PC i møtet. Men de har mobilen i lomma. Den kan vi bruke som mentometer. Når de tar opp Teams-appen mobilen kan de svare på undersøkelsene uten å trenge å gå inn i Teams-møtet. Smart?

Dette er ett av 9 tema du og dine kolleger kan lære mer om å prøve ut i en frokost- eller lunsj-workshop. Les mer om hvordan dere kan Skape trygghet, prioriter og planlegg bedre og akselerer bruken av Teams og OneDrive gjennom 40-minutters målrettede workshops eller webinarer.

Slik får du kontroll over endringer i Teams dokumentene

Mange synes det er helt topp at flere kan redigere dokumenter samtidig i Teams og SharePoint. Det er slutt på å få beskjed om at "dokumentet er låst av en annen bruker" når du åpner det fra fellesområdet, eller fra Filer i kanalen.

Men av og til kunne det være greit å ha dokumentet for meg selv slik at bare jeg kan redigere det. La oss si at jeg vil forsøke litt ulike tabelloppsett i Word, eller jeg skal lage noen formeloppsett i Excel. Da vil det være veldig upraktisk at andre redigerer dokumentet mens jeg endrer på struktur og oppsett.

Jobber du i filutforsker? Vær OBS på dette!

Et annet problem jeg hører fra flere er det som kan skje når man har synkronisert filområdet til egen PC for å kunne arbeide med dokumenter fra Filutforskeren. Da er det lett å glemme å tenke på at man av og til ikke er på nett fordi du har tilgang til, og kan redigere dokumentet uansett. Da går det galt før eller siden. Når du kommer på nett igjen blir dine endringer slått sammen med dokumentet i Teams eller SharePoint. Da kan det oppstå konflikter mellom endringer som er gjort i dokumentet fordi noen har redigert det mens de ikke er på nett, og så gjør andre endringer i dokumentet samtidig.

Sjekk ut dokumentet for å sikre at bare du kan redigere det.

En skjult mulighet mange ikke oppdager er muligheten til å sjekke ut dokumentet i Teams eller SharePoint når du trenger å ha kontroll på det. Da kan bare du redigere det. Andre kan kun åpne det for lesing.

Husk å sjekke inn dokumentet igjen når du er ferdig med det du skal gjøre. Ellers blir du ikke mye populær hos kollegene dine. Dersom du finner ut at du likevel ikke vil beholde endringene du har gjort mens dokumentet er sjekket ut kan du angre, og forkaste endringene.

Slå av automatisk lagring når du vil teste alternativer

Når du jobber med dokumenter rett i Teams eller i nettleser vil all endringer bli lagret automatisk. Det er veldig trygt, og fordi du alltid kan komme tilbake til dokumentet slik det var på et tidligere tidspunkt, er det liten fare for at noe går feil. Dersom du oppdager at du, eller andre har gjort uønskede endringer kan du finne en tidligere versjon i loggen og gjøre denne til gjeldende versjon. Dette gjelder også om du redigerer i Office-programmene. Se i øvre venstre hjørne av dokumentet så vil du se at Automatisk lagring er slått på.

Men om du vil simulere ulike effekter av en prisendring i et Excel regneark bare for deg selv ønsker du vanligvis ikke å lagre dette. Du vil kanskje teste ut 3-4 scenarier før du velger ett du vil lagre. I et slikt tilfelle kan du slå av automatisk lagring mens du tester ut ulike endringer. Når du er fornøyd med resultatet kan du slå på automatisk lagring igjen. Dersom dette er et dokument flere ofte jobber i er det lurt å sjekke ut dokumentet før du gjør dette så du ikke risikere å få konflikt mellom endringene.

Tipsene over er en liten del av workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Et annet utdrag finner du i Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Vil dere ha bedre kontroll på hvordan dere organiserer og har kontroll på dokumenter workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive være nyttig.

Må et årshjul være rundt?

De fleste virksomheter har behov for å legge en årsplan for hendelser som opptrer gjennom året og gjerne år etter år. Det kan være frister for rapportering, gjentakende oppgaver og møter. Det er normalt ikke mye konflikter mellom oppgaver og rapporteringsfrister for ulike deler av organisasjonen. Møter og arranger derimot …

Det er jo veldig dumt om det månedlige ledermøtet og avdelingsmøtene kollidere. Det samme gjelder allmøter, kundearrangementer, og markedskampanjer.

Derfor har mange behov oversikt som viser det som skjer i løpet av året og som bør koordineres. En oversikt over alt dette kalles ofte for et årshjul.

Men må det være et hjul?

Kan det være en felles kalender, eller en oversikt i Excel eller OneNote?

Her har jeg søkt opp en av de mange kalender-malene i Excel og brukt den som utgangspunkt for å lage en oversiktsplan for møter i 2023. Excel-boken ligger i en Teams-kanal vi bruker for planlegging, og som alle har tilgang til. Det finnes flere spesialprogrammer for å lage en slik årsoversikt, men fordelen med å bruke Teams og de vanlige Office-programmene er at vi har dem allerede, og de fleste kan nok om dem til at det kan fungere fint å bruke dem når man har satt opp struktur og mal for årsplanen.

Utvide verktøykassen i Teams med tillegg du trenger for en arbeidsprosess eller prosjekt.

Du kan lage faner av både dokumenter, planer og notater mange har bruk for å finne, og oppdatere. Det er en del av å tilpasse verktøykassen for hver kanal etter hva den brukes til. For å legge til tilleggsmoduler fra Microsoft og andre kan du trykke på + ved siden av Filer-fanen. Da får du se de tilleggsmodulene din virksomhet har godkjent.

I eksemplet legger vi til Planner for et prosjekt. Sammen med OneNote er nok det ett av de mest populære tilleggene til Teams, og de er begge inkludert i Microsoft 365 uten ekstra kostnad. Er du nysgjerrig på hva disse brukes til, les workshop-beskrivelsene for Smarte prosjekter med Planner og Teams, og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Lykke til med årsoversikten for 2023

Ville du blitt overrasket om jeg kontaktet deg i en Teams-chat?

Ja, det er mulig å kontakte personer i andre organisasjoner på Teams om dere bruker Teams i deres organisasjon. Med mindre denne muligheten er aktivt sperret hos dere kan du søke opp Teams-brukere i andre organisasjoner dersom du kjenner epostadressen deres. Du kan også motta invitasjoner til chat med andre.

Start en Chat med en fra en annen organisasjon

Det er kanskje ikke naturlig i dag å starte en chat med noen som en første kontakt. Da vil vi kanskje heller sende en epost. Men det kan endre seg.

Det er ikke uvanlig å ringe noen du ikke har hatt kontakt med før, sende dem en melding på LinkedIn, eller en tekstmelding. Så hvorfor ikke en Teams-Chat?

Likevel er det nok mest naturlig å chatte med noen du allerede har kontakt med, og det kan være et godt alternativ til epost for kortere meldinger, og for å gjøre raske avklaringer. Typisk er reaksjonstiden på chat mye raskere enn på epost.

Er du bekymret for å bli spammet?

Akkurat som du kan blokkere noen fra å sende deg en epost ved å markere den som søppelpost, kan du blokkere en uønsket chat-avsender. Det blir omtrent det samme som å blokkere et telefonnummer.

Du velger selv om du svarer på chatten, og du kan blokkere kontakten om du ikke vi akseptere meldinger fra personen. Se illustrasjon.

 Er Chat den riktige kanalen?

Selv om du teknisk sett kan starte en Chat med en person i en annen organisasjon er det ikke sikkert dette er den rette kanalen. Jeg jobber med en virksomhet som utfører tjenester og har et supportapparat for å støtte kundene. De får av og til henvendelser til ansatte som heller burde vært gjort på Websiden, eller til en kundestøtte-adresse. Mange synes det er greiere å kontakte en person de vet om i virksomheten enn å gå gjennom systemet, men det er ikke så lurt fordi henvendelse ikke blir logget og personen du kjenner ikke er den rette å spørre.

Trenger dere en samtalepartner for å bli enige om smarte nye måter å arbeide og samarbeide på? Gjennom Smart endring bedriftsinterne workshops kan dere teste nye muligheter, samtidig som dere snakker om hvordan dere vil samarbeide nå.

Gjennomfør en møte detox!

Jeg gjør mitt beste arbeid når jeg blir avbrutt hver halvtime for å delta i et  møte - har aldri noen sagt.

Faktisk ønsker de fleste å få mer sammenhengende tid til å konsentrere seg om en analyse, eller løfte blikket og tenke strategisk. Om jeg vet at jeg skal delta i et møte om 30 minutter gjør jeg mindre, operative oppgaver som er greit nok. Men kanskje burde jeg heller sett lenger frem og jobbet med mer fremtidsrettede planer som skal bringe oss gode resultater, eller gå dypere i viktige saker.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Møtefri uke

I en bedrift jeg vet om synes tydeligvis mange nok at dette ville de gjøre noe med. De ville arrangere en uke uten møter!
Tanken var å erstatte de vanlige møtene med asynkront samarbeid så alle skulle få mer tid til å arbeide med sine ting uten møte-avbrytelser

I en hel uke ble alle avdelingsmøter, prosjektmøter, 1:1 møter og status- og oppgavefordelingsmøter erstattet med oppdateringer og diskusjoner i chat, samarbeid i dokumenter med kommentarer, og oppdateringer i prosjektverktøy.

Les også: Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

Før uken startet laget alle sin plan med personlige mål for hva de ville jobbe med, og oppnå. Noen viste også sine mål for uken til kollegene for å legge litt ekstra press på seg selv for å gjennomføre.

Fungerte det?

Oppsummert rapporterte alle at de fikk gjort mye mer, og ettersom ledere gjerne er de som har flest møter hadde de den største gevinsten. En undersøkelse gjort i etterkant viste at:

• 80% ville gjenta møtefri uke i nær fremtid

• 80% møtte de personlige målene de hadde satt for uken

• 89% mente de hadde hatt like god kommunikasjon denne uke som i uker med møter.

56% av de ansatte avlyste 1-5 møtetimer, og 26% avlyste 5-10 møtetimer. Det blir mange timer oppsummert.

Tips for en møtefri uke

1. Sett mål. Å ha en plan for hva du vil gjøre og hva du vil oppnå gjør det mye mer sannsynlig at du vil utnytte den sparte møtetiden til viktige oppgaver.

2. Jobb asynkront. Møtefri betyr ikke at vi ikke skal kommunisere. Bli enige med de du samarbeider med hvordan dere skal kommunisere, hvilke kanaler dere skal bruke for ulike typer arbeid.

3. Etabler nye personlige systemer. Bruk litt av tiden til å etablere systemer for planlegging, oppgaveprioritering, maler og annen struktur som gjør at du er mer effektiv fremover.

4. Finn ut hvilke møtet du savner. Slutt å ha de møtene dere ikke savner, og fortsett med de møtene dere synes har stor verdi.

Denne artikkelen bygger på et blogginnlegg fra den amerikanske bedriften Zapier

Vil dere teste ut asynkront samarbeid er det en av tre områder vi jobber med i den bedriftsinterne workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter. Bruk et par minutter på denne videoen for mer innsikt i workshopen:

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Utnytter du mulighetene digital tavle gir i nettmøter?

Da jeg jobbet i Microsoft ledet jeg flere team med medlemmer spredd utover hele Europa. I hvert eneste arbeidsmøte og avdelingsmøte brukte jeg det innebygde tavleverktøyet i Lync/Skype for business. Til å skisse en agenda i et arbeidsmøte der vi ikke hadde dette klart før møtet, og for å få innspill fra alle mine 20+ medarbeidere på en effektiv måte. Jeg hadde inntrykk av at jeg var den eneste som visste om denne muligheten. Hvorfor hadde ikke flere tatt den i bruk?

Møteverktøyet ditt har en digital tavle. Har du brukt den?

Alle leverandører av nettmøter med respekt for seg selv har sitt eget whiteboard på nett. Microsoft har  selvfølgelig dette i Teams nå. Du finner det i Zoom, i Webex, Google, og snart i Apples Facetime. Felles for de innebygde verktøyene i møteprogrammene er at de er laget for enkle formål, og primært skal erstatte den analoge tavlen i møterommet.  Min erfaring er at disse tavleverktøyene er lite brukt. Mange finner dem rett og slett ikke, eller har ikke oppdaget hvor nyttige de kan være. I en hektisk hverdag har de færreste tid til å utforske alle mulighetene i den stadig større digitale verktøykassen.

Les om hvorfor en digital tavle er viktig i hybridmøter: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Slik oppretter du en digital tavle i et Teams-møte

Teams-integrasjon med andre tavler

Det finnes også tavler som ikke er knyttet til nettmøteprogrammene, men kan brukes sammen med dem. Disse tar gjerne sikte på mer avansert bruk, og terskelen for å ta i bruk disse er gjerne høyere. Prisen pr. bruker kan også være like mye som dere allerede betaler for hele Microsoft 365. Disse tavlene brukes oftest av noen som organiserer workshops for prosessmodellering og lignende.

Oppgradert Teams-tavle

Nylig har Microsoft oppgradert tavlen med en del av det du måtte brukt en ekstern tavle til tidligere. Det finnes nå et utvalg av maler for brainstorming, workshops mm., og du kan hente inn bilder og dokumenter.

Nytt er også at du kan forberede en eller flere tavler og veksle mellom dem i et Teams-møte. Det øker nytteverdien veldig. Alt du gjør på tavlen blir lagret slik at du kan hente ut resultatet etter møtet, og evt. jobbe videre på det. Du kan selvfølgelig også bruke tavler utenom møtet gjennom Microsoft Whiteboard app for Windows og nettbrett.

Installer Microsoft Whiteboard app på PC og nettbrett

Prøv Microsoft Whiteboard i neste Teams-møte

Her får du noen ideer  til hva du kan prøve ut i ditt neste nettmøte, eller hybridmøte.

• Skisser en agenda

• Få innspill fra mange på en gang

• Samle ideer med gule lapper

Tips

• Forbered tavlen før møtet

• Samle inn innspill etter møtet

• Vil du virkelig tegne? Bruk din iPad med penn. Om du deltar i møtet fra PC kan du i tillegg være med fra et nettbrett og bruke tavlen derfra til tegning og håndskrift,

Vil du bli god på å arrangere engasjerende nettmøter og workshops ?

Delta på gratis nettseminar torsdag 15. september kl. 14.00 - 14.30 så får du mange tips som gir deg god kontroll på Teams-møtearrangementer, og i tillegg kan du vise dine kolleger muligheter de ikke vet om.

Meld deg på her: Teams-nyheter for deg som organiserer møter, konferanser, workshops og nettseminarer

Fleksibel arbeidstid og sted betyr ikke at du alltid må være tilgjengelig

Når vi bruker Teams på både PC og mobil er vi tilsynelatende tilgjengelige døgnet rundt. Det  betyr at vi selv må ta ansvar for å styre vår egen tilgjengelighet. De fleste av oss har på mobilen hele døgnet, og akkurat som du velger å ikke  svare på et mobilanrop når det ikke passer, trenger du ikke svare på en Teams-melding når det ikke passer deg. Også i arbeidstiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Legg inn en statusmelding i Teams så får kolleger beskjed før de sender deg en melding

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. SÅ hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave. Da kan du legge inn en statusmelding som blir vist for andre allerede før de sender deg en melding. Da slipper de å bli irriterte på at du ikke svarer med en gang.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Du kan også overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

 Dette og mye annet smart kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Presenter som de gjør på Dagsrevyen i Teamsmøtet

Du har sikkert sett når en nyhetsoppleser presenterer en sak og i bakgrunnen ser du grafer, bilder og annet som er relevant for saken. Det kan du gjøre i Teams-møtet også. Det krever litt forberedelser for å tilrettelegge, men ser veldig proft ut, og så får du litt ekstra oppmerksomhet.

Finn først frem det du vil presentere på skjermen. Det er en fordel å ha to skjermer slik at du kan  samle materiale du vil presentere på den ekstra skjermen, og ha Teamsmøtet og det du ikke vil vise fram på en din hovedskjerm. Men det fungerer også om du har en skjerm fordi du kan velge å vise bare ett av dine programmer/vinduer i Teamsmøtet.

 Les mer om to skjermer i Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

 Start møtet og velg å presentere. Nå kan du plassere deg selv i bildet på ulike måter.

 Dette er bare en av mange muligheter du finner i et Teams-møte. Jeg tipper de fleste ikke bruker  mer enn 20% av mulighetene som tilbys. For mange er det helt greit, men vil du skape engasjement i møtet, unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og gjør andre ting ved siden av møtet, kan det være lurt å benytte seg av flere måter å presentere og engasjere på.

Skal du arrangere møter, workshops, konferanser eller webinarer lærer du alt om dette i workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Det blir varig endring i arbeids- og samarbeidsformer

For ett år siden skrev jeg et blogginnlegg, Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021. Om at fortsatt bruk av hjemmekontor setter større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål. For at alle skal vite hvor vi er som team, er det viktig å ha en struktur der planer, status og felles informasjon er enkelt tilgjengelig. Dette er ikke en kvikk-fiks, men krever en systematisk tilnærming og arbeid for å oppnå varig gode arbeidsformer.

Har dere Teams kan det være en stor fordel å benytte dette til å skape en slik struktur. Da mener jeg ikke at vi skal bruke "avdelingsteamet" mange har og som inneholder alt mulig om det som skjer i avdelingen, men et eget Team som har som formål å styrke teamledelse, leder-medarbeider-relasjonen og legge grunnlaget for å lykkes som team i å oppnå felles mål.

Det er den opplevde avstanden som betyr noe

Jeg har i mange år gjennomført kurs i distanseledelse for mange hundre ledere både bedriftsinternt, og som åpne kurs gjennom Confex. I dette kurset bygger jeg på egne erfaringer som internasjonal leder i Microsoft og på undersøkelser som dokumenterer hva som er viktigst for å lykkes når leder og medarbeidere, og team-medlemmene selv ikke ser hverandre daglig. Det er jo nettopp det som er tilfelle i dag der mange jobber lite på kontoret, men likevel må vi samarbeide for å nå felles mål.

Se: Confex - Sertifisert kurs i distanseledelse Dersom du melder deg på dette, oppgi kode Hopland2022 så får du 15% avslag i kursprisen.

Det som er viktigst er den opplevde avstanden, eller kontakten vi har med hverandre. Å sitte på samme sted er faktisk det minst viktige. Dersom vi setter betydningen av dette til 1-en, er den operasjonelle avstanden 2-to. Altså dobbelt så viktig. Hva innebærer dette? Jo det er hvor enkelt det er å samarbeide. Har vi et felles sted å dele arbeidsmateriale og planer? Arbeider vi mot felles mål, og funger møte-løsningene våre godt?

Den viktigste faktoren er den personlige avstanden, altså hvor godt vi kjenner hverandre. Men det interessante er at denne ikke er relatert til å møtes på kontoret, men kan oppnås på andre måter.

Opprett ditt Team for målrettet samarbeid

Dersom du nå vil opprette et Team slik jeg foreslår får du her et forslag til struktur. Opprett Teamet som et Privat Team og invitere alle team-medlemmer. Her har vi felles kanaler for mål og handlingsplaner, status og planleggingsmøter, og for interne prosjekter, fokus- og fag-grupper.

I tillegg oppretter vi en privat kanal for hver medarbeider som et sted vi kan dokumentere personlige mål, 1:1-samtaler og utviklingsplan. Den er det bare leder og den enkelte medarbeider som ser. På denne måten har vi alt som har med teamutvikling og felles mål samlet.

Hva med det sosiale? Bær vi ha en sosial kanal også? Det er mulig, men for menge vil det være bedre å bruke en eller flere gruppechatter til sosiale formål, og til annet som ikke passer i en kanal. Så benytter vi kun Teams-kanaler for strukturert teamsamarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter.

Hjelp til å etablere struktur og samarbeidsform

Dersom dere ønsker starthjelp for å bygge struktur for mål, handlingsplaner og gjennomføring av disse kan dere vurdere de bedriftsinterne workshopene:

• Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og prosjektledere

• Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og team-medlemmer

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Du har fått i oppdrag å lage et tilbud til en kunde, eller et innspill til en digital kompetanseplan til neste avdelingsmøte som er i neste uke.

For å gjøre dette trenger du hjelp fra kolleger ulike steder i organisasjonen. Hva gjør du for å opprette en samarbeidsplass der dere kan kommunisere og skrive inn innspill i et dokument du skal legge frem i møtet, eller sende som tilbud til en kunde?

Dette høres jo ut som en oppgave for Teams, men skal vi opprette et Team for noen dagers samarbeid? Det trenger du  ikke. Du kan bruke Chat-funksjonen i Teams til å opprette en samarbeidsplass.

Dette gjør du

Inviter de du vil ha innspill fra til en gruppechat. Forklar hva du trenger av hjelp og innspill fra dem. Forhåpentligvis svarer alle positivt på din henvendelse og chat-gruppen er opprettet.

Den har ikke fått noe navn ennå, så den vil bli beskrevet ved navnene på de som deltar. Dette blir gjerne litt uoversiktlig, så det første jeg gjør er å gi gruppechaten et navn. Klikk på blyanten ved siden av navnene på deltakere i chaten og gi den et meningsfylt navn.

Samarbeid på et dokument i gruppechat

Vet du at du også kan opprette personlige dokumenter i Teams? Det gjør du under Filer i kolonnemenyen og der finner du ditt personlige lagringsområde, OneDrive.

Opprett dokument bare du har tilgang til

Opprett et Word-dokument i din OneDrive som du vil bruke til å beskrive kompetanseplanen. Dette dokumentet er nå bare tilgjengelig for deg i likhet med andre dokumenter du lagrer i OneDrive.

Del ditt dokument med andre

Del dokumentet i møtechatten ved å legge det til i et innlegg. Bruk binders, velg OneDrive og finn dokumentet du vil dele. Alle deltakere i chaten vil nå kunne samskrive på dokumentet.

Dokumentene du legger til på denne måten vil du finne under Filer-fanen akkurat som i en Teams-kanal. Vil du gjøre det veldig enkelt for andre å finne, og redigere dokumentet, kan du legge det til som en egen fane.

Snakk sammen mens dere redigerer dokumentet

Mens vi samarbeider om dokumentet kan vi samtidig snakke sammen i chaten  og samordne arbeidet.

Vil du lære mer om samarbeid i Teams, sjekk den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Der lærer du alt om å samarbeide i Teams og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Eller gjennomfør et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.