Gjennomfør en møte detox!
/Jeg gjør mitt beste arbeid når jeg blir avbrutt hver halvtime for å delta i et møte - har aldri noen sagt.
Faktisk ønsker de fleste å få mer sammenhengende tid til å konsentrere seg om en analyse, eller løfte blikket og tenke strategisk. Om jeg vet at jeg skal delta i et møte om 30 minutter gjør jeg mindre, operative oppgaver som er greit nok. Men kanskje burde jeg heller sett lenger frem og jobbet med mer fremtidsrettede planer som skal bringe oss gode resultater, eller gå dypere i viktige saker.
Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!
Møtefri uke
I en bedrift jeg vet om synes tydeligvis mange nok at dette ville de gjøre noe med. De ville arrangere en uke uten møter!
Tanken var å erstatte de vanlige møtene med asynkront samarbeid så alle skulle få mer tid til å arbeide med sine ting uten møte-avbrytelser
I en hel uke ble alle avdelingsmøter, prosjektmøter, 1:1 møter og status- og oppgavefordelingsmøter erstattet med oppdateringer og diskusjoner i chat, samarbeid i dokumenter med kommentarer, og oppdateringer i prosjektverktøy.
Les også: Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden
Før uken startet laget alle sin plan med personlige mål for hva de ville jobbe med, og oppnå. Noen viste også sine mål for uken til kollegene for å legge litt ekstra press på seg selv for å gjennomføre.
Fungerte det?
Oppsummert rapporterte alle at de fikk gjort mye mer, og ettersom ledere gjerne er de som har flest møter hadde de den største gevinsten. En undersøkelse gjort i etterkant viste at:
80% ville gjenta møtefri uke i nær fremtid
80% møtte de personlige målene de hadde satt for uken
89% mente de hadde hatt like god kommunikasjon denne uke som i uker med møter.
56% av de ansatte avlyste 1-5 møtetimer, og 26% avlyste 5-10 møtetimer. Det blir mange timer oppsummert.
Tips for en møtefri uke
Sett mål. Å ha en plan for hva du vil gjøre og hva du vil oppnå gjør det mye mer sannsynlig at du vil utnytte den sparte møtetiden til viktige oppgaver.
Jobb asynkront. Møtefri betyr ikke at vi ikke skal kommunisere. Bli enige med de du samarbeider med hvordan dere skal kommunisere, hvilke kanaler dere skal bruke for ulike typer arbeid.
Etabler nye personlige systemer. Bruk litt av tiden til å etablere systemer for planlegging, oppgaveprioritering, maler og annen struktur som gjør at du er mer effektiv fremover.
Finn ut hvilke møtet du savner. Slutt å ha de møtene dere ikke savner, og fortsett med de møtene dere synes har stor verdi.
Denne artikkelen bygger på et blogginnlegg fra den amerikanske bedriften Zapier
Vil dere teste ut asynkront samarbeid er det en av tre områder vi jobber med i den bedriftsinterne workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter. Bruk et par minutter på denne videoen for mer innsikt i workshopen:
