Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Du har fått i oppdrag å lage et tilbud til en kunde, eller et innspill til en digital kompetanseplan til neste avdelingsmøte som er i neste uke.

For å gjøre dette trenger du hjelp fra kolleger ulike steder i organisasjonen. Hva gjør du for å opprette en samarbeidsplass der dere kan kommunisere og skrive inn innspill i et dokument du skal legge frem i møtet, eller sende som tilbud til en kunde?

Dette høres jo ut som en oppgave for Teams, men skal vi opprette et Team for noen dagers samarbeid? Det trenger du  ikke. Du kan bruke Chat-funksjonen i Teams til å opprette en samarbeidsplass.

Dette gjør du

Inviter de du vil ha innspill fra til en gruppechat. Forklar hva du trenger av hjelp og innspill fra dem. Forhåpentligvis svarer alle positivt på din henvendelse og chat-gruppen er opprettet.

Den har ikke fått noe navn ennå, så den vil bli beskrevet ved navnene på de som deltar. Dette blir gjerne litt uoversiktlig, så det første jeg gjør er å gi gruppechaten et navn. Klikk på blyanten ved siden av navnene på deltakere i chaten og gi den et meningsfylt navn.

Samarbeid på et dokument i gruppechat

Vet du at du også kan opprette personlige dokumenter i Teams? Det gjør du under Filer i kolonnemenyen og der finner du ditt personlige lagringsområde, OneDrive.

Opprett dokument bare du har tilgang til

Opprett et Word-dokument i din OneDrive som du vil bruke til å beskrive kompetanseplanen. Dette dokumentet er nå bare tilgjengelig for deg i likhet med andre dokumenter du lagrer i OneDrive.

Del ditt dokument med andre

Del dokumentet i møtechatten ved å legge det til i et innlegg. Bruk binders, velg OneDrive og finn dokumentet du vil dele. Alle deltakere i chaten vil nå kunne samskrive på dokumentet.

Dokumentene du legger til på denne måten vil du finne under Filer-fanen akkurat som i en Teams-kanal. Vil du gjøre det veldig enkelt for andre å finne, og redigere dokumentet, kan du legge det til som en egen fane.

Snakk sammen mens dere redigerer dokumentet

Mens vi samarbeider om dokumentet kan vi samtidig snakke sammen i chaten  og samordne arbeidet.

Vil du lære mer om samarbeid i Teams, sjekk den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Der lærer du alt om å samarbeide i Teams og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Eller gjennomfør et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Hvordan min kone og jeg kan se hverandres jobbkalendre

Mange av oss har partnere som arbeider i en annen virksomhet. I den nye fleksible arbeidshverdagen der vi forsøker å få jobb og fritid til å fungere for alle i familien skaper dette ofte utfordringer i planleggingen. La oss si at du er på jobben og noen inviterer deg til et møte neste onsdag klokken åtte om morgenen. Det er egentlig din dag å kjøre barna i barnehagen, men det er også et viktig møte du gjerne vil delta på.

Dersom du hadde mulighet til å se din kjæres jobbkalender kunne du umiddelbart sjekke om hun kunne kjøre barna den dagen, eller om hun også har et tidlig møte. Eller, du trenger å sitte lenger på jobben torsdag for å bli ferdig med noe. Da kunne du sjekke om det ville kollidere noe din partner har planlagt uten å måtte ringe eller sende E-post.

Her er hva min kone Ingeborg og jeg gjør for å se hverandres jobbkalendre.

For å invitere noen til å se din Outlook-kalender, gå til kalendervisning og velg Del kalender. Velg Legg til…
Jeg velger å vise titler og steder fordi hun da kan se hvor jeg er og kan vurdere om jeg for eks. har reisetid før og etter avtalen min.
Søk opp fra adresselisten, eller skriv epostadressen til din partner og velg OK. Det blir nå sendt en invitasjon

Din partner får nå en invitasjon fra deg, godtar denne og får opp din kalender i tillegg til sin egen. Dersom hun gjør det samme på sin side kan dere alltid ha en oppdatert oversikt over den andres kalender.

Kalenderen kommer opp i panelet under månedskalenderen og du kan velge å vise den ved siden av, eller overlappende din egen kalender.

Dette fungerer om dere begge har Microsoftløsninger på jobben. Det fungerer også med en privat MIcrosoft-konto som Hotmail og Outlook.com

Outlook har mange smarte muligheter som gjør epostbehandling, kalender og oppgaver lettere for oss. Den har også gode integrasjon med Teams som gjør at du får et enhetlig oppgavesystem delt mellom Outlook, Teams og To Do. Vil du lære mer om dette anbefaler jeg at du sjekker den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Dette finnes også som et Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Hva du kan gjøre med Teams-kanaler når de ikke fungerer som planlagt

Mange bruker mye tid på å lage en struktur for Teams og kanaler før man slipper inn Team-deltakere for å arbeide i Teams. Det er ikke dumt å tenke litt på forhånd om Teams-struktur, men det er 100% sikkert at den strukturen du legger opp til ikke kommer til å være den optimale. Mye av verdien i bruk av Teams for samarbeid ligger i at det er brukerne som bestemmer hva som gir mening for dem. Kanaler du trodde ville være viktige blir ikke brukt, og gjennom arbeid i Teamet dukker det ofte opp behov for en kanal du ikke viste du trengte. Dette har jeg skrevet om tidligere i Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform — Smart endring AS.

Hva gjør du med en kanal som ikke virker etter hensikten?

Dersom dere gjør en revisjon av Teams og kanalstruktur og finner kanaler om ikke fungerer etter hensikten kan det hende du vil slette dem. Det kan komme litt brått på noen av Team-medlemmene som bruker kanalen, så de bør få anledning til å få et forvarsel om at du ønsker å slette kanalen slik at de kan vurdere å bruke andre kanaler. Dersom det finnes dokumenter i kanalen bør man få anledning til å flytte dem.

Hvordan gi et forvarsel til at kanalen ikke bør brukes lenger?

Vi bør selvfølgelig annonsere at kanalen kommer til å slettes og at Team-medlemmene bør finne en annen relevant kanal å arbeide i. Vi kan også gjøre dette visuelt ved å legge inn en emoji i kanalnavnet som signaliserer at de ikke skal bruke kanalen. Vet du at du kan sette inn en emoji  fra tastaturet i Windows ved å trykke på Windows-tasten og punktum? 😊
For å indikere hvilke kanaler som vi planlegger å avvikle kan du for eksempel bruke et 🛑skilt, eller ⛔
Velg å redigere kanalen og sett inn emoji i kanalnavnet. Etter en periode kan du slette kanalen. Da sletter du alle samtaler, men dokumentene vil fremdeles ligge i det underliggende SharePoint-området.

Slik flytter du dokumenter til et annet dokument-bibliotek i Teams eller på SharePoint

Alle Teams-dokumenter ligger i et underliggende SharePoint-bibliotek og du kan raskt flytte, eller kopiere dokumentene mellom ulike bibliotek som vist her. Hver kanal har sin mappe for Filer under Dokumenter-mappen. Når du har slettet kanalen og flyttet dokumentene kan du også slette kanalmappen under Dokumenter.

Hva gjør vi med prosjektkanaler når prosjektet er over?

Ettersom vi gjerne oppretter nye kanaler for prosjekter vi arbeider med vil de naturlig nok også ikke være i daglig bruk når prosjektet er over. Jeg får mange spørsmål om hva vi da gjør med kanalen. Mange er redd for at kanaler skal hope seg opp og gjøre Teamet uoversiktlig og tenker at det beste er å flytte prosjektdokumenter til et arkiv og så slette kanalen. Da spør jeg; Sletter du epost relatert til prosjektet når det er ferdig? Nei, det kan vi jo ikke. Den historikken er viktig og jeg søker stadig i Outlook etter epost som er 2-3 år gamle. Så derfor er det ikke noen god ide å slette kanalen fordi du da også sletter prosjekthistorikken. Men du kan godt kopiere dokumenter som skal være tilgjengelige for flere enn prosjektteamet til et SharePoint-arkiv.

Dersom kanalen ikke er aktiv, men bare skal være tilgjengelig for fremtidig søk kan du skjule den slik at du ikke lenger trenger å se den. Det samme gjelder Team du ikke er aktiv i. Når du bare ser aktive Team og Kanaler vil du oppleve at du har bedre oversikt i Teams.

Vil du lære mer om Teams struktur og administrasjon kan dere gjennomføre den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. De får dere anledning til å prøve- og få erfaring med Team og kanaler og kan på basis av dette ha bedre forutsetninger for å lykkes i å samarbeide enklere og bedre.

Ikke klar til å gi slipp på DropBox for fildeling ennå?

Er dokumentene deres på reise i jungelen av fildelingstjenester?

Har dere oversikt og kontroll med hvilke dokumenter, bilder og annet som er delt med hvem utenfor virksomheten?

Gjennom år har mange vært vant til å finne løsninger på praktiske samarbeidsutfordringer når ikke virksomhetens IT-plattform har tilbudt de nødvendige mulighetene. En av disse utfordringene har vært å utveksle store filer med eksterne samarbeidspartnere. Det kan være markedsavdelingen som trenger å utveksle reklamemateriell, eiendomsselskapet som må utveksle tegninger med arkitekten, og videofiler for ulike formål. Felles for disse er at de normalt ikke kan sendes på epost.

Bruker dere DropBox eller andre eksterne fildelingstjener når dere også har Teams?

Da bruker hver medarbeider ofte sin private Google drive, eller DropBox-konto til dette og det oppstår "skygge-IT" der virksomheten ikke har kontroll på sikkerhet, og viktig informasjon lagres utenfor den godkjente IT-plattformen. Men mange virksomheter oppretter også godkjente IT-løsninger for å løse dette.

Ikke alle er klar over at de allerede har slike delingsmuligheter bygget inn i sin Microsoft 365 plattform fordi ingen har fortalt dem det. Gjennom de siste 10 år har du kunnet dele filer trygt med eksterne fra din OneDrive, eller fra SharePoint. Det er forståelig at mange som har en annen løsning som fungerer ikke har ønsket å endre på dette. "If it's not broken, don't fix it" sier noen :-)

Du kan dele mapper og filer med eksterne i Teams

I dag har mange virksomheter tatt i bruk Teams for samarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter. Teams integrerer kommunikasjon, dokumentbehandling og planer i kanaler som gjør at alt relatert til for eks. et prosjekt ligger samlet. Hva gjør du nå om du ønsker å dele en stor fil med en ekstern samarbeidspartner? Du kan dele en enkeltfil eller mappe med eksterne uten at de får tilgang til Teamet.

Slik deler du mapper og filer med eksterne i Teams

Når du deler en mappe, eller en fil med eksterne bør du bruke en delingsrettighet som sikrer at ingen andre enn den du deler med har tilgang til området. Den du inviterer til å dele dokumentene får en epost der de kan gå til dokumentene ved å klikke på en lenke. Men om de videresender denne eposten vil ikke andre kunne bruke den samme lenken. Det sikrer du ved å bruke "Bestemte personer". Dersom mottakeren har Microsoft 365, eller en Microsoft-konto (Outlook.com, Hotmail mm.) vil de kunne autentisere seg med denne. Har de Gmail eller lignende vil de kunne autentisere seg med en engangskode.

Del mapper og filer i DropBox med eksterne i Teams

Dersom IT-ansvarlig har slått på muligheten til å legge til ekstern skylagring kan du integrere både DropBox, Google drive og andre lagringssteder i Teams. Om du er administrator, eller du vil informere deres Teams-administrator om denne muligheten finnes den i Teams administrasjonssenter under Teams-innstillinger (se illustrasjon).

Dersom DropBox er dagens delingsløsning, bruk denne sammen med Teams!

Dersom det allerede er etablert et slikt delingsområde som er i bruk, kan det være en god løsning å integrere dette i Teams. Da får dere fordelen av å arbeide i Teams, og kan behandle dokumenter, bilder og video i Teams. Du kan enkelt flytte, eller kopiere disse til en DropBox-mappe delt med en samarbeidspartner. Merk at delingsrettigheter i dette tilfelle må administreres i DropBox i motsetning til direkte deling fra Teams der rettigheter tildeles gjennom Microsoft-plattformen.

Lykke til med deling, enten du fortsetter med å dele på eksterne tjenester, eller du deler filer direkte fra Teams.

PS: Dersom du deler Teams-dokumenter med andre, informer de andre Team-medlemmene slik at de vet hvem som kan se felles Teams-dokumenter.

Du kan bruke møtechat i Teams til mer enn du tror

Noe av det som er bra med å planlegge møtene på Teams er at det gir deg en helt ny mulighet til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Møtechaten er tilgjengelig fra du inviterer til møtet så du kan bruke den til avklaringer og innspill til agenda fremfor epost. Du kan også bruke den i møtet til å tildele oppgaver til deg selv og andre som så kan følges opp senere.

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Her er min guide til hvordan du kan forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene med den strukturen som er tilgjengelig i Teams. Møtechaten binder sammen forberedelser, gjennomføring og oppfølging.

Styr hvem som ser hva i møtechatten

Men hva om du inviterer en ekstern gjest til møtet og du ikke ønsker at gjesten skal få tilgang til møtechatten, eller kanskje bare i den tiden gjesten deltar i møtet, men ikke hva som har skjedd før, og hva som skrives i chatten etter at møtet er ferdig?

Frittstående møtechat i Teams der eksterne bare ser møtecharten den tiden de er med i møtet

Her er det to mulige scenarier; Frittstående Teams-møte eller Teams-møte knyttet til en kanal. Usikker på hva forskjellen er? Se artikkelen Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig! — Smart endring AS

Invitere du til et frittstående Teams-møte fra kalenderen i Outlook eller Teams vil bare interne deltakere ha tilgang til møtechatten før møtet. Eksterne vil kunne delta i møtechatten under møtet, men vil ikke se innhold som er utvekslet der før møtet. Når den eksterne deltakeren går ut av møtet vil innhold som utveksles der ikke lenger være tilgjengelig.

Dersom du inviterer til et Teams-møte og knytter det til en kanal vil bare medlemmer av Teamet kanalen er opprettet i ha tilgang til møtechat fordi det er en Teams-samtale i kanalen. Om det er et ledermøte, prosjektmøte, eller et annet gjentakende møte kan du invitere ulike gjester til møtene og de vil ikke se, og ha tilgang til møtechat.

Unngå å få varsler fra møter du ikke er deltaker i

La oss si at du delta i bare en del av et møte og så bytter du til et annet møte. Da kan du likevel få møtevarsler fra det møtet du har forlatt mens du er i det nye møtet. Ganske forstyrrende, ikke sant?

Dette kan du gjøre for å dempe møtevarsler for møtet du deltar i, eller for et møte du forlater. Finn chatten i Teams arbeidsflaten og velg å deaktivere møtechatten for dette møtet. Da vil du ikke bli forstyrret av denne.

Ønsker du og dere å jobbe smartere i Teams-møtene? Vurder den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.