Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister

Jeg vet om flere som bruker oppgaver i Outlook til jobbformål, men har en mobilapp for private oppgaver. Det er forståelig at man ikke ønsker å blande dette. Likevel kan det være tungvint å administrere to forskjellige oppgavesystemer.

Andre er opptatt av  å kunne ha en felles oppgaveliste for en gruppe som samarbeider på jobben. Her er Microsoft Planner en mulighet, men egentlig unødvendig komplisert for enkel oppgavedeling. I begge disse situasjonene kan det hende Microsoft To do er et bra valg.  For en kort intro til Microsofts oppgavesystem og To Do, les gjerne  Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Skill jobb- og private oppgaver fra hverandre

Dersom du ikke har installert To Do appen kan du installere den gratis for PC og Mac fra todo.microsoft.com. Mobilappen laster du ned fra Appstore eller Google play. Logg på med din jobbkonto. Da kan du bruke den til både jobb- og private oppgaver. Oppgaver du har opprettet i Outlook, Teams og Planner, samt flagget epost vil nå dukke opp her.

For å opprette en liste for private oppgaver, velg Ny liste. Her legger du til dine private oppgaver.

Dersom det er en større oppgave kan du også lage deloppgaver som du kan krysse av etter hvert. Sett gjerne en frist for gjennomføring. Da vil den også komme med å listen over planlagte oppgaver. Der vil både jobb- og private oppgaver vises så du får en god total oversikt over dagens oppgaver.

Dersom du allerede bruker oppgaver i Outlook vil du se at den nye listen med private oppgaver også dukker opp og kan behandles der.

Del oppgaveliste med kolleger i To Do

Dersom du skal gjennomføre arbeid i en gruppe, eller fordele oppgaver i et ukemøte kan du opprette en ny liste for dette som du deler med dine kolleger. Dette er mye enklere å bruke enn Planner, som egner seg bedre til prosjekter der mange oppgaver skal fordeles og følges og gjennomføres over en tidsperiode. Legg til en liste og velg Del. Da får du en delingslenke du kan sende i en chat, eller på epost.

Tilordne en oppgave til andre

Oppgaver som legges til i To Do kan tilordnes andre med @navn når oppgaven opprettes, eller ved å velge Tilordne i oppgavedetaljene. Når en oppgave opprettes, fullføres eller slettes  i en delt oppgaveliste blir alle som har tilgang til listen varslet.

Alle oppgaver alltid med deg i lomma

Og selvfølgelig kan du gjøre alt som er beskrevet over også på mobil og nettbrett. To Do er en del av Microsofts omfattende oppgavesystem der alt henger sammen. Dette gir deg bedre oversikt enn om du har ulike lister for ulike formål. Dersom du og dine kolleger ønsker å arbeide og samarbeide bedre og ha stålkontroll på alle oppgaver kan dere gjerne vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do. Er det bare deg kan du gjennomføre et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Teams er ikke bare et verktøy for arbeid og samarbeid. Det er et helt økosystem av verktøy der du kan supplere de innebygde funksjonene med nye muligheter og programtillegg. Du kan legge til oppgaveliste som samler alle dine lister i en. Du kan få godkjenning på en sak raskt med å legge til Godkjenninger-appen, og mye mer. 

Få oversikt over alle dine oppgaver i Tasks levert av Planner og To do

På venstre side i Teams-appen finner du symboler for Teams, Chat og kalender. Her kan du legge til flere nyttige muligheter som kan hjelpe deg. Ved å legge til Tasks levert av Planner og To do, får du en oppgaveside i Teams der du kan se oppgaver som oppstår i ulike programmer som Outlook, OneNote og Planner på ett sted og vise alt i en liste med forfallsdato. Det gjør at du har en komplett oversikt og kan enklere prioritere hva du må gjøre når. Legg til siden og fest den til kolonnen så kan du bytte til denne like raskt som å bytte mellom Teams og Chat.

Se også Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Vil du ha godkjenning fra flere på et dokument? Opprett er Godkjenner-forespørsel

Du har laget et forslag i et dokument, et utkast til budsjett, eller en plan vil ha aksept på fra flere personer. Må vi ha et møte på det? Sende en melding eler epost til alle og be dem svare?

Dette kan være tidkrevende og komplisert å samordne. Dersom du bruker den innebygde Godkjenner-appen i Teams kan du automatisere dette, spare tid og gjøre det enklere for alle.

Nå kan alle godkjennere åpne dokumentet, sjekke det og godkjenne eller avvise med en kommentar

Du kan bruke appen for å godkjenne et dokument i en Teams-kanal, i en gruppechat, eller som en godkjenning i et møte.

Gjør en spørreundersøkelse, luft et forslag, og gjennomfør en avstemning med Forms

Du vil ha påmeldinger til julebordet og vite hva slags allergier noen kan ha. Eller som jeg gjorde nettopp, en undersøkelse om arbeidsvaner. Da kan en undersøkelse i Forms være tingen.

Du kan også bruke Forms til undersøkelser og Quiz i et Teamsmøte, slik som her der jeg har opprettet ordsky.

Dette er skatter det vanligvis ikke er plass til i Smart endring workshops. Der får du grunnleggende forståelse av hvordan du kan arbeide og samarbeid på nye måter. Her i bloggen får du “krydderet” på toppen av dette :-)

Halvparten av oss jobber nå 2-3 dager i uken utenfor kontoret

Vel, halvparten av de som svarte på en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med et Smart endring Webinar. Der stilte jeg en del spørsmål om  arbeids- og møtevaner i 2021. Jeg skrev et blogginnlegg for snart et år siden der jeg skrev om 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021. Hvordan har det gått?

Hvor mange dager i uken arbeider du et annet sted enn på kontoret?

Jeg spådde at selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Men det som er utfordrende er at det ofte er uforutsigbart. De færreste kommer til å ha faste kontordager. Ved større frihet til å velge arbeidssted kreves bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

I undersøkelsen spurte jeg om hvor mange dager i uken du arbeider et annet sted enn kontoret? Halvparten svarte 2-3 dager i uken.

En annen undersøkelse vider at de fleste møtene er små arbeidsmøter og prosjektmøter, mens det er færre av de mellomstore møtene som avdelingsmøter og allmøter.

Bldet viser 3 typiske mpter

De møtene det er vanskeligst å få til er gode hybridmøter. Mange jeg har snakket med sier at møtene faktisk var bedre når alle satt hjemme. De små arbeidsmøtene går greit, mens større avdelingsmøter der vi skal diskutere saker og der alle bør bli hørt er vanskelige. Her viser min undersøkelse at de som deltar fra et annet sted enn møterommet ofte blir oversett og at de ikke føler seg inkludert. De sier også at de ikke hører alle i møterommet og at de av og til sliter med tekniske problemer.

Hva kan vi gjøre for å få så gode hybridmøter som mulig?

La oss ta det typiske avdelingsmøtet. Hva kjennetegner møtet? Det har en møteleder, og vanligvis agenda med saker til informasjon. Det er mulighet for spørsmål og innspill på saker, og det er ofte PowerPoint-presentasjoner.

Utfordringer i møterommet er at rommet har vanligvis møteromssystem, men ofte ikke god nok dekning med mikrofoner. Utfordringer for de som deltar fra annet sted er å høre og bli hørt og å føle seg inkludert.

Hvordan kan det bli bedre?

Dersom du leder møtet, forbered deg på å engasjer med alle deltakere. Start alltid med opprette dialog med de utenfor møterommet. Når du presenterer fra egen PC, sørg for å ha på kamera fra denne rettet mot deg. Se inn i kamera deler av tiden, og i møterommet deler av tiden. Allier deg med en "produsent" som kan følge med på og styre diskusjonen med innspill fra både de innenfor og utenfor rommet. Det er vanskelig om du samtidig skal lede møtet.