3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Teams er ikke bare et verktøy for arbeid og samarbeid. Det er et helt økosystem av verktøy der du kan supplere de innebygde funksjonene med nye muligheter og programtillegg. Du kan legge til oppgaveliste som samler alle dine lister i en. Du kan få godkjenning på en sak raskt med å legge til Godkjenninger-appen, og mye mer. 

Få oversikt over alle dine oppgaver i Tasks levert av Planner og To do

På venstre side i Teams-appen finner du symboler for Teams, Chat og kalender. Her kan du legge til flere nyttige muligheter som kan hjelpe deg. Ved å legge til Tasks levert av Planner og To do, får du en oppgaveside i Teams der du kan se oppgaver som oppstår i ulike programmer som Outlook, OneNote og Planner på ett sted og vise alt i en liste med forfallsdato. Det gjør at du har en komplett oversikt og kan enklere prioritere hva du må gjøre når. Legg til siden og fest den til kolonnen så kan du bytte til denne like raskt som å bytte mellom Teams og Chat.

Se også Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Vil du ha godkjenning fra flere på et dokument? Opprett er Godkjenner-forespørsel

Du har laget et forslag i et dokument, et utkast til budsjett, eller en plan vil ha aksept på fra flere personer. Må vi ha et møte på det? Sende en melding eler epost til alle og be dem svare?

Dette kan være tidkrevende og komplisert å samordne. Dersom du bruker den innebygde Godkjenner-appen i Teams kan du automatisere dette, spare tid og gjøre det enklere for alle.

Nå kan alle godkjennere åpne dokumentet, sjekke det og godkjenne eller avvise med en kommentar

Du kan bruke appen for å godkjenne et dokument i en Teams-kanal, i en gruppechat, eller som en godkjenning i et møte.

Gjør en spørreundersøkelse, luft et forslag, og gjennomfør en avstemning med Forms

Du vil ha påmeldinger til julebordet og vite hva slags allergier noen kan ha. Eller som jeg gjorde nettopp, en undersøkelse om arbeidsvaner. Da kan en undersøkelse i Forms være tingen.

Du kan også bruke Forms til undersøkelser og Quiz i et Teamsmøte, slik som her der jeg har opprettet ordsky.

Dette er skatter det vanligvis ikke er plass til i Smart endring workshops. Der får du grunnleggende forståelse av hvordan du kan arbeide og samarbeid på nye måter. Her i bloggen får du “krydderet” på toppen av dette :-)

Er Microsofts nye To-do app noe for deg?

For de som har fulgt denne bloggen en stund vet de at jeg bruker Outlook oppgaver / tasks til alt jeg må huske, eller planlegge å gjøre. Jeg bruker også Outlook appen på telefonen. Dessverre har ikke den støtte for oppgaver, bare epost, kalender og kontakter. Det er uklart hva Microsofts plan er for å støtte oppfølging av oppgaver på telefonen, men det er et tydelig ønske om å kunne gjøre dette. Derfor kjøpte de for et par år siden selskapet bak appen Wunderlist, som er en av flere titalls apper for oppgavehåndtering på telefon. Det som har kommet ut av dette til nå er appen To-Do, som nå er tilgjengelig som Windows-app i tillegg til iPhone og Android.

Hva gjør så To-do, og er det en app du bør ta i bruk? Vel, det kommer an på hva du er ute etter. Dersom du ønsker full støtte for Outlook oppgaver og oppfølging av flagget epost på telefonen er ikke To-do for deg. Da er TaskTask for iPhone, eller Nine for Android et bedre valg. De gjør det mulig å opprette å følge opp oppgaver du planlegger i Outlook på en veldig god måte med støtte for start og forfallsdato og kategorisering av oppgaver. For mer om disse, se Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Outlook oppgaver og apper som utvider bruken av disse til telefonen er veldig bra for oss som planlegger fremover og som ønsker å lage en plan der man fordeler oppgaver over tid prioritert basert på viktighet og tidsfrister. For mange blir dette likevel vanskelig å håndtere, eller de har en jobb der man må i større grad ta en dag av gangen. Det er her To-do er bra. Hver dag starter med en blank oppgaveliste og du kan fylle denne basert på dagens prioriteringer enten ved å skrive oppgaver inn i Min dag-listen, eller hente inn de Outlook oppgavene du planlegger å gjøre til Min-dag. Etter hvert som du gjennomfører oppgavene krysser du dem ut av listen. Oppgaver du ikke rekker vil bli liggende i oppgavelisten i To-Do som også synkroniseres med Outlook. Dersom du ønsker å ha dem på Min dag-listen i morgen må du hente dem inn på nytt. Du starter altså med en tom liste og velger hva du prioriterer å gjennomføre i løpet av dagen.

Jeg legger i dag inn både jobbrelaterte og private oppgaver i Outlook. Noen vil nok heller foretrekke å ha disse oppgavene på forskjellige lister. Det håndterer To-do bra. Du kan opprette en privat oppgaveliste i To-do som ikke synkroniserer med Outlook og hente oppgaver til Min dag fra begge listene.

Vi har ulike jobbstiler og preferanser. Da er det bra å ha forskjellige løsninger og apper som kan støtte den måten man selv liker best. Noen vil finne at To-Do passer fint for seg, og noen vil velge andre løsninger. Det er bra.

Du kan bruke To-Do på web, laste ned Windows appen fra Microsoft store, og telefonappene fra Appstore eller Play. Appen er gratis og fungerer både mot Office 365 og for outlook.com