Mange finner Planner i Teams, men når bruker vi Lists?

/

Abonnenter på Microsoft 365 har et stort utvalg av programmer å velge mellom til ulike formål. For de fleste er det Word, Excel og PowerPoint for å skape innhold i ulike formater, Outlook for epost og kalender og Teams for samarbeid som er i daglig bruk.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling har mange funnet Planner nyttig, og enkelt å komme i gang med. Det er enklere og mer fleksibelt enn Project som primært er for prosjektledere.

Les også: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Microsoft Lists er for faste, gjentakende arbeidsprosesser

Planner er veldig bra på grunn av fleksibiliteten. Når vi starter et prosjekt vet vi ikke på forhånd hvilke oppgaver vi skal gjennomføre. Det er jo en del av prosjektet å definere dette. Og bruker vi Planner til å fordele oppgaver på ukemøtet vet vi ikke på forhånd hva disse er og hvordan hver enkelt oppgave skal følges opp.

Men, skal vi ha en forhåndsdefinert prosess vi kan gjenta gang etter gang for å sikre en god og kontrollert arbeidsprosess er ikke Planner så egnet. Der kan vi bruke Microsoft Lists. Dette programmet startet som et verktøy for å lage alle slags lister i SharePoint og er nå en egen app som også kan bygges sammen med Teams.

Jeg gjennomførte en workshop i en kunstskole. Der hadde behov for et opplegg for å bestille opp materialer til kunstprosjekter, slik som maling og stoff. Vi laget en beskrivelse av denne arbeidsprosessen

  1. Behov skulle meldes inn fra lærerne

  2. Innkjøpsansvarlig godkjenner og bestiller

  3. Ordrebekreftelse med antatt leveringstidspunkt noteres

  4. Når varen kommer skal leveransen registreres som mottatt.

Slik lager du et bestillingssystem i Lists på 5 minutter

Dette er noe som passer veldig bra for Lists. Dette gjør du:

Her kan du se resultatet. Jeg laget listen fra grunnen av på omtrent 5 minutter. Den er nå tilgjengelig for alle i Teamets Administrasjons-kanal. Det finnes også en rekke maler du kan bruke som utgangspunkt for din liste.

Vil du ha flere tips som dette kan du abonnere på bloggen om du ikke allerede gjør det. Se øverst til høyre på denne siden for påmelding. Da får du nyttige tips for digitalt arbeid og samarbeid omtrent en gang i uken.