3 ting du ikke visste du kunne gjøre i Teams

Teams er i stadig utvikling og jeg oppdager stadig nye muligheter Microsoft ikke har fortalt noe om. De bare dukker opp uten at det er beskrevet noe sted. Og jeg følger ganske godt med.

Dra og slipp Vedlegg fra Outlook til Teams

I august 2020 brukte jeg et helt blogginnlegg på å forklare hvordan du kunne lagre et vedlegg i eposten til Teams. Det va nemlig ikke helt rett frem. Så, plutselig en dag prøvde jeg å bare dra det fra Outlook rett inn i Filer i kanalen. Det hadde vært så fint, men det virket ikke før. Men nå fungerte det. Prøv selv! Finn en epost med vedlegg og dra vedlegget rett inn i Teams. Det er naturligvis det eneste logiske, men fungerte ikke før nylig.

Legg til kolonner og rediger dokumentegenskaper

Har du lagt merke til at du nå kan legge til nye kolonner i Filer? Det kunne du før også, men da måtte du åpne Filer i SharePoint og legge til kolonnene der. Der hadde du også mer avanserte redigerings- og oppsettsmuligheter enn i Teams. En ting jeg har savnet er å se hvem som er eier/forfatter av et dokument. Fil-listen viser bare hvem som redigerte den sist, og dersom flere redigerer dokumentet vet vi ikke lenger hvem som eier dokumentet. Legg til en kolonne for forfatter og bruk muligheten Rediger i rutenettvisning til å oppdatere alle dokumentene med forfatter eller eier av dokumentene. Da vil det alltid stå der uavhengig av hvem som redigrt dokumentet sist.

Endelig! Nå kan du endre navn på Team og kanaler

Et stort irritasjonsmoment i Teams er at du ikke har kunnet gi Team og kanaler nye navn. Tilsynelatende har du kunnet endre navn på Teams og kanaler, men det har bare vært visningsnavnet. Om du åpnet en kanal i SharePoint ville du se at Team og kanal fremdeles hadde det originale navnet. Veldig ergerlig om du har gjort en skrivefeil når du opprettet en kanal, eller ikke helt hadde tenkt igjennom hva kanalen burde hete. Prøvde du å endre navn på kanalmappen der mistet du den i Teams. Men så, plutselig oppdaget jeg at det ikke er tilfelle lenger. Du kan endre både Team-navn og kanalnavn når som helst uten at det skaper problemer.

Fordi det skjer endringer hele tiden får alle som deltar i Smart endring workshops nettbasert dokumentasjon og ikke en PDF med kopi av lysbilder. Den hadde fort blitt utdatert. Når det skjer endringer i Microsoft-programmene oppdaterer jeg den nettbaserte dokumentasjonen. Da vil lenken alltid føre til oppdatert dokumentasjon. Her er et utdrag av dokumentasjon til en slik workshop: Microsoft 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Jeg rekker ikke frem til møtet på jobben. Hvordan kan jeg være med fra start?

Statusmøtet i prosjektet starter snart og du sitter fast i trafikken, eller toget er forsinket. Det er kritisk at du får med deg møtet. Heldigvis er det lagt opp til et Teams-møte. På toget plugger du inn øreproppene og starter møtet fra mobilen. Der får du kontakt med, og ser de andre 5 deltakerne. PowerPointen med status ser du greit på mobilskjermen. Du zoomer inn på tallene og fyrer av et par spørsmål.

Mens møtet fremdeles pågår er du fremme på kontoret og tar opp PC'en. På noen sekunder overfører du sømløst Teams-møtet til PC'en uten at noen merker noe til det. Dette gikk jo fint!

Jeg er i et kundemøte og skulle gjerne sjekket det avtaledokumentet

VI sitter i avtalemøte og jeg har papirene på bordet, klar til at vi kan skrive under. Så er det en som kommenterer; "Dette avsnittet må da være forandret siden avtalen vi inngikk i fjor?" Nei, sier jeg. Det er det samme. Hmm. Dette må vi undersøke nærmere. Det blir nok ikke noen signatur i dag.

Et øyeblikk, sier jeg og tar opp mobilen. Jeg vet jeg har lagret den signerte avtalen fra i fjor i Teams, og på sekunder har jeg det PDF-dokumentet på mobilskjermen og viser de andre. “OK da. Jeg ser det er samme tekst. Da er vi klare til å signere”.

Jeg holder et innlegg på allmøtet og vil engasjere både med dem på kontoret og de som deltar på Teams

På vårt månedlige allmøte deltar vanligvis halvparten på kontoret, og halvparten fra et annet sted på Teams. Jeg liker å gjør litt stemningssjekk, og stille litt spørsmål for å holde deltakerne litt skjerpet. Men hvordan engasjerer jeg med både de på kontoret og de utenfor?

Jeg bruker gjerne Poll appen i Teams der jeg kan jeg kan be deltakerne skrive ett ord som beskriver hva de tenker på nå, og en quiz med 2-4 valgmuligheter. Det er jo veldig greit for de som deltar på Teams, men de som deltar på kontoret har jo ikke med seg PC i møtet. Men de har mobilen i lomma. Den kan vi bruke som mentometer. Når de tar opp Teams-appen mobilen kan de svare på undersøkelsene uten å trenge å gå inn i Teams-møtet. Smart?

Dette er ett av 9 tema du og dine kolleger kan lære mer om å prøve ut i en frokost- eller lunsj-workshop. Les mer om hvordan dere kan Skape trygghet, prioriter og planlegg bedre og akselerer bruken av Teams og OneDrive gjennom 40-minutters målrettede workshops eller webinarer.

Slik får du kontroll over endringer i Teams dokumentene

Mange synes det er helt topp at flere kan redigere dokumenter samtidig i Teams og SharePoint. Det er slutt på å få beskjed om at "dokumentet er låst av en annen bruker" når du åpner det fra fellesområdet, eller fra Filer i kanalen.

Men av og til kunne det være greit å ha dokumentet for meg selv slik at bare jeg kan redigere det. La oss si at jeg vil forsøke litt ulike tabelloppsett i Word, eller jeg skal lage noen formeloppsett i Excel. Da vil det være veldig upraktisk at andre redigerer dokumentet mens jeg endrer på struktur og oppsett.

Jobber du i filutforsker? Vær OBS på dette!

Et annet problem jeg hører fra flere er det som kan skje når man har synkronisert filområdet til egen PC for å kunne arbeide med dokumenter fra Filutforskeren. Da er det lett å glemme å tenke på at man av og til ikke er på nett fordi du har tilgang til, og kan redigere dokumentet uansett. Da går det galt før eller siden. Når du kommer på nett igjen blir dine endringer slått sammen med dokumentet i Teams eller SharePoint. Da kan det oppstå konflikter mellom endringer som er gjort i dokumentet fordi noen har redigert det mens de ikke er på nett, og så gjør andre endringer i dokumentet samtidig.

Sjekk ut dokumentet for å sikre at bare du kan redigere det.

En skjult mulighet mange ikke oppdager er muligheten til å sjekke ut dokumentet i Teams eller SharePoint når du trenger å ha kontroll på det. Da kan bare du redigere det. Andre kan kun åpne det for lesing.

Husk å sjekke inn dokumentet igjen når du er ferdig med det du skal gjøre. Ellers blir du ikke mye populær hos kollegene dine. Dersom du finner ut at du likevel ikke vil beholde endringene du har gjort mens dokumentet er sjekket ut kan du angre, og forkaste endringene.

Slå av automatisk lagring når du vil teste alternativer

Når du jobber med dokumenter rett i Teams eller i nettleser vil all endringer bli lagret automatisk. Det er veldig trygt, og fordi du alltid kan komme tilbake til dokumentet slik det var på et tidligere tidspunkt, er det liten fare for at noe går feil. Dersom du oppdager at du, eller andre har gjort uønskede endringer kan du finne en tidligere versjon i loggen og gjøre denne til gjeldende versjon. Dette gjelder også om du redigerer i Office-programmene. Se i øvre venstre hjørne av dokumentet så vil du se at Automatisk lagring er slått på.

Men om du vil simulere ulike effekter av en prisendring i et Excel regneark bare for deg selv ønsker du vanligvis ikke å lagre dette. Du vil kanskje teste ut 3-4 scenarier før du velger ett du vil lagre. I et slikt tilfelle kan du slå av automatisk lagring mens du tester ut ulike endringer. Når du er fornøyd med resultatet kan du slå på automatisk lagring igjen. Dersom dette er et dokument flere ofte jobber i er det lurt å sjekke ut dokumentet før du gjør dette så du ikke risikere å få konflikt mellom endringene.

Tipsene over er en liten del av workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Et annet utdrag finner du i Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Vil dere ha bedre kontroll på hvordan dere organiserer og har kontroll på dokumenter workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive være nyttig.

Er det på tide å ta svømmeknappen for Teams?

Da jeg vokste opp i Sandefjord bodde vi like ved Bugårdsparken. Der var det et flott svømmeanlegg med 50-metersbasseng, stupetårn og et mindre opplæringsbasseng. Der lærte jeg å svømme. Der tok jeg først 25-metersmerket i det lille bassenget. Da fikk jeg lov til å flytte over på dypet. Der tok jeg svømmeknappen som viste at jeg kunne svømme 200 meter. Da følte mine foreldre seg trygge på at jeg kunne bade alene, og jeg kunne øve videre og ha det morsomt fordi jeg var trygg på meg selv.

Det er nok en mye bedre tilnærming til å lære å svømme enn å bli kastet ut på dypet. For det er vel det mange føler når de starter å bruke Teams?

Svømmeknappen i Teams?

Kanskje vi burde stille krav til å ha svømmeknappen for Teams før vi starter å jobbe på egenhånd? Og egentlig burde vi som gruppe ha kurs i synkronsvømming i Teams også, fordi vi er avhengig av å samarbeide med andre. Det blir ikke mye samarbeid om noe kommuniserer i en Teams-kanal, noen i Chat, og noen henger igjen i eposten.

Ta kontroll over Team og kanaler

Jeg kjenner mange som synes Teams-kommunikasjon er fryktelig rotete og uoversiktlig. Er du en av dem?  Til og med noen tidligere kolleger i Microsoft sier de har gitt opp å bruke Team og kanaler. Den eneste kommunikasjonen de bruker i Teams er Chat. Da går de glipp av en god måte å samarbeide systematisk i arbeidsprosesser og prosjekter, Du troro kansjkje ansatte i Microsoft er flinkere til å bruke digitale verktøy enn deg? Det er de ikke, og de får ikke noe mer opplæring heller. Kanskje til og med mindre.

Ta kontroll over Teams

Jeg holdt frokost/lunsj-workshopen Ta kontroll og få god oversikt over Teams-struktur for en virksomhet denne uken. Jeg spurte hvor mange som var med i mer enn 20 Team. Samtlige hender gikk i været. Og når hvert Team har 5-10+ kanaler er det ikke rart de synes det er vanskelig. Men det finnes noen grep man kan da som gjør at antall Team og kanaler ikke føles så voldsomt, og der du får god oversikt over de Teamene og kanalene du faktisk bruker i det daglige. Dette sammen med å repetere forskjellen på chat (raske meldinger) og kanalsamtaler (eposterstatning) gjorde at de fikk håpet om oversikt og kontroll tilbake.

Hvordan skape god oversikt over dine aktive Team og kanaler.

Utdrag fra workshopen

Mange blir invitert til Team man ikke nødvendigvis er aktiv i der og da. Eller dere har samarbeidet om et prosjekt i en kanal. Når prosjektet er over skjer det ikke noe mer i den kanalen. Da kan du skjule Teamet, eller kanalen. Det er helt ufarlig. Om noen nevner deg i en skjult kanal får du fortsatt en varlig og kan åpne samtalen der du er nevnt. I tillegg kan du velge rekkefølgen på Team i listen slik at de mest brukte Teamene ligger øverst. På denne måten får du bedre oversikt og kontroll i ditt daglige arbeid

Kontinuerlig opplæringstilbud i digitale ferdigheter.

Flere virksomheter har funnet ut at det er en god ide å styrke opplæringen i digitale arbeidsformer, men synes det er vanskelig å finne muligheten til å gjennomføre dette i praksis. Derfor gjennomfører de 40-minutters frokost-, eller “lunsj og lær” workshops en gang i måneden. Det styrker både digitale ferdigheter og kultur. Pr. i dag er 8 tema tilgjengelige. Se Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon for en oversikt.