3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Jeg rekker ikke frem til møtet på jobben. Hvordan kan jeg være med fra start?

Statusmøtet i prosjektet starter snart og du sitter fast i trafikken, eller toget er forsinket. Det er kritisk at du får med deg møtet. Heldigvis er det lagt opp til et Teams-møte. På toget plugger du inn øreproppene og starter møtet fra mobilen. Der får du kontakt med, og ser de andre 5 deltakerne. PowerPointen med status ser du greit på mobilskjermen. Du zoomer inn på tallene og fyrer av et par spørsmål.

Mens møtet fremdeles pågår er du fremme på kontoret og tar opp PC'en. På noen sekunder overfører du sømløst Teams-møtet til PC'en uten at noen merker noe til det. Dette gikk jo fint!

Jeg er i et kundemøte og skulle gjerne sjekket det avtaledokumentet

VI sitter i avtalemøte og jeg har papirene på bordet, klar til at vi kan skrive under. Så er det en som kommenterer; "Dette avsnittet må da være forandret siden avtalen vi inngikk i fjor?" Nei, sier jeg. Det er det samme. Hmm. Dette må vi undersøke nærmere. Det blir nok ikke noen signatur i dag.

Et øyeblikk, sier jeg og tar opp mobilen. Jeg vet jeg har lagret den signerte avtalen fra i fjor i Teams, og på sekunder har jeg det PDF-dokumentet på mobilskjermen og viser de andre. “OK da. Jeg ser det er samme tekst. Da er vi klare til å signere”.

Jeg holder et innlegg på allmøtet og vil engasjere både med dem på kontoret og de som deltar på Teams

På vårt månedlige allmøte deltar vanligvis halvparten på kontoret, og halvparten fra et annet sted på Teams. Jeg liker å gjør litt stemningssjekk, og stille litt spørsmål for å holde deltakerne litt skjerpet. Men hvordan engasjerer jeg med både de på kontoret og de utenfor?

Jeg bruker gjerne Poll appen i Teams der jeg kan jeg kan be deltakerne skrive ett ord som beskriver hva de tenker på nå, og en quiz med 2-4 valgmuligheter. Det er jo veldig greit for de som deltar på Teams, men de som deltar på kontoret har jo ikke med seg PC i møtet. Men de har mobilen i lomma. Den kan vi bruke som mentometer. Når de tar opp Teams-appen mobilen kan de svare på undersøkelsene uten å trenge å gå inn i Teams-møtet. Smart?

Dette er ett av 9 tema du og dine kolleger kan lære mer om å prøve ut i en frokost- eller lunsj-workshop. Les mer om hvordan dere kan Skape trygghet, prioriter og planlegg bedre og akselerer bruken av Teams og OneDrive gjennom 40-minutters målrettede workshops eller webinarer.

Bruk Spørsmål og svar-appen i Teams-allmøter og Webinarer

For større allmøter, informasjonsmøter eller Webinarer kan det være upraktisk å avbryte en presentasjon for spørsmål, eller å samle dem til slutt og risikere at det ikke blir tid igjen til spørsmål.  Da kan det være praktisk å kunne stille spørsmål underveis, og få svar fra en eller flere andre som ikke presenterer.

Til nå har vi gjerne brukt møtechatten til dette, men den er ikke alltid egnet. Dersom flere etter hverandre stiller spørsmål, hvordan ser vi hvilket svar som hører til hvilket spørsmål? Det kan også være at flere kan bidra med svar på samme spørsmål, men svarene kan ikke knyttes til et bestemt spørsmål.

Nå kan du alternativt bruke den nye møteappen Spørsmål og svar. Den som inviterer til møtet kan legge til denne appen før eller under møtet og oppfordre til å bruke den fremfor chatten. Her kan hvert spørsmål få flere svar og kommentarer som henger sammen med spørsmålet. Den som har stilt spørsmålet kan også markere det svaret hen mener er best.

Forsøk selv å opprette et møte og teste det ut. Gjør som illustrert under!

Er det et følsomt tema og du kan risikere å få spørsmål som ikke burde vært stilt her, eller svar som ikke er passende, kan du krysse av for å moderere deltakersamtaler. Da vil du som møtearrangør måtte godkjenne spørsmål og svar før de blir synlige for alle.

Dersom dere ønsker å benytte dere av Spørsmål og svar vil det ofte være en fordel å ha en dedikert person som administrerer dette. Merk at dette må være møtearrangøren om dere vil ha modererte samtaler. Det kan også være lurt å deaktivere møtechatten så deltakerne ikke blir forvirret av at det er to steder man kan stille spørsmål.

Som en kuriositet kan jeg nevne at Spørsmål og svar er en Yammer-funksjon tilpasset til Teams. Men du må ikke bruke Yammer for å kunne bruke Spørsmål og svar i Teams. Om du vil lese mer om hvordan Yammer komplementerer Teams, sjekk Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Ønsker dere å lære mer om, og trene på å arranger store møter, konferanser, workshops og Webinarer inneholder den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams  alt du trenger for å bli trygg, og ha god kontroll i alle slike situasjoner.