Kan jeg dele dokumenter utenfor Teamet vi jobber i?

Jeg vil gjerne dele Teams-dokumenter med noen som ikke er medlem i vårt Team. Kan jeg gjøre det? Ja, det kan du. Med mindre din organisasjon har begrenset denne muligheten kan du dele dokumenter både internt og med eksterne samarbeidspartnere. Men for samarbeid kan du også vurdere om du heller skal invitere dem inn i Teamet eller kanalen.

Bør jeg inkludere andre i vårt Team, eller kanal?

Dersom det skal være et samarbeid over tid kan en god løsning være å inkludere de du vil dele med i Teamet, enten som medlemmer, eller dersom de er eksterne, som gjester. Da får de tilgang til alle dokumenter. Da vil gjestene bare se innhold i dette Teamet. Les mer om hvordan i Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Men det er ikke så naturlig å invitere andre inn i Teamet om dette er et avdelings-Team. Da kan du sjekke om du kan opprette en delt kanal for ditt formål. Å dele en kanal kan du i praksis bare gjøre med dine kolleger. Les mer om hvordan i Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

I begge tilfeller er dette gode løsninger dersom dette er samarbeid som skal pågå over tid og også innebærer kommunikasjon og samhandling for å komme frem til et godt resultat.

Men jeg vil bare dele dokumenter, ikke inkludere dem i Teamet

Av og til passer det bedre å dele bare et dokument, eller en mappe med flere dokumenter. Da kan det være bedre å opprette en delingslenke til dokumentet, eller til mappen, og sende den i en chat eller på epost til den du vil dele med.  Slik gjør du det fra Filer i en Teams-kanal.

Dersom du har kolleger som også arbeider med de delte dokumentene er det lurt å signalisere at disse er delt med eksterne så de ikke lager innhold i dokumenter som ikke bør deles med noen utenfor Teamet.

Dette kan du gjøre på flere måter. Er det bare ett dokument kan du vise det i filnavnet. For eksempel Markedsplan (delt med Petter).docx

Er det flere dokumenter kan det være bedre å opprette en mappe for formålet som du kan kalle Markedsarbeid-delt, eller lignende. En fin, ganske ny mulighet nå er at du kan gi mappen en farge slik at den skiller seg klart ut fra andre mapper.

Er det trygt å dele med bidragsytere utenfor organisasjonen?

Ja det er det. Før du deler sjekker du tillatelser og velger Del koblingen med personer du velger. Da vil den du deler med få en sikker lenke som bare vil fungere for den du mener å dele med. Delingslenken vil ikke fungere for andre. Og du kan selvsagt trekke tilbake delingen når du vil.

Jeg vil at kollegene bare skal kunne lese mitt dokument, ikke redigere det

Et spørsmål jeg får ofte er om man kan dele dokumenter i Teams slik at andre bare kan lese dem. Og det kan du. La oss si at dere er en gruppe som utvikler retningslinjer for et eller annet i organisasjonen. Dere samarbeider om å skrive denne i et Team. Når dokumentet er klart vil vi publisere denne på Intranettet, eller dele den i en Teams-kanal for alle ansatte. Da kan du velge å dele som beskrevet over, men bare med lesemulighet. Dere kan endre dette når det passer, og da den vil være oppdatert for alle. I dette tilfelle kan du velge Del koblingen med personer i <din virksomhet>. 

Vil dere virkelig forstå muligheten som ligger i dokumentbehandling i M365, få god kontroll på alle dokumenter, godkjenne endelige versjoner og mye mer kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Jeg har også skrevet en bok som dekker det samme innholdet. Se E-bøker for deg som liker å lese deg opp og prøve ut muligheter for deg selv

Tenk som en leder for å få utbytte av KI

En av rollene til en leder er å fordele ansvar og oppgaver i sitt team og utnytte de samlede ressursene for å oppnå gode resultater. For å lede et team effektivt er en av de viktigste egenskapene til en leder å kunne delegere.

Du må ta frem lederen i deg

For å utnytte mulighetene med generativ kunstig intelligens som Microsoft Copilot for nettet / Bing chat og Chat GPT må vi alle trene opp lederegenskaper og forstå hva vi kan delegere til vår KI-assistent.

En av de største utfordringene med å ta i bruk KI  er å kunne utfordre nåværende arbeidsmønster og forestille seg hva vi kan gjøre med KI.

Camilla Tepfers, som har mye erfaring med KI, sa på Næringslivsdagene i Bærum nylig at ledere må utvikle strategisk forestillingskompetanse, og at vi alle må samarbeide godt med de nye verktøyene vi har tilgjengelig.

Så hva kan vi håpe å oppnå, og hva må vi gjøre for å realisere mulighetene?

Parkinsons lov ble formulert av professor C. Northcote Parkinson, i et humoristisk essay i The Economist i november 1955 og den lyder som følger: Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon.

Så å spare tid er ifølge Parkinson sannsynligvis ikke det som vi skje ved å ta i bruk KI. Man det kan være andre fordeler som foreslått her.

Men som Bærums ordfører Lisbeth Hammer Krogh sa på den tidligere nevnte konferansen , "motforestillingene bruker å komme før forestillingene", så det skal ofte litt til før vi føler oss trygge på å gjøre ting annerledes enn vi kanskje har gjort i årevis.

Mitt tips er å prøve ut mulighetene, uten å ha for høye forventninger, og ta i bruk det vi synes er nyttig for oss. Dette er en modningsprosess, og jo før vi starter, jo før kan vi få nytte av mulighetene kunstig intelligens gir oss.

Vil du lese flere innspill fra Smart endring om hva du kan starte med for å komme i gang finner du alle blogginnlegg om dette temaet her:  Kunstig intelligens — Praktiske tips i en digital hverdag — Smart endring AS