Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Her vil du få 5 tips til hvordan du kan gjennomføre diskusjon og saksbehandling uten å ha møter.

Jeg spør alltid mine kunder om hvordan møteaktiviteten har utviklet seg siden mange ble sendt på hjemmekontor. Uten unntak sier alle at den har gått opp. Før klaget alle på at de hadde for mange møter, men nå synes det å være aksept for flere møter. Årsaken er at vi forsøker å kompensere for manglende uformell og uplanlagt kommunikasjon med mer planlagt kommunikasjon, og det er den viktigste årsaken til at antall møter har økt. Vi trenger jo ikke å kommunisere mindre selv om vi ikke er på kontoret, men er dette den beste måten å løse kommunikasjonsbehovet?

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale.
Med nye verktøy som Teams og Slack ligger det et stort potensial for å redusere antall møter og heller benytte asynkront samarbeid i kanaler og i chat. Asynkront samarbeid har vi hatt i mange år gjennom epost. Jeg kan sende en epost når det passer meg, og du kan lese og respondere på den når det passer deg. Dessverre fungere dette dårlig når 5-10 skal kommunisere om et emne på denne måten. Om du derimot bruker kanal-kommunikasjon får du fordelene til epost uten ulempene fordi alt henger sammen. Dersom vi strukturerer dette bra kan vi både utveksle meninger og ta beslutninger uten å måtte ha et møte.

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha en muntlig dialog?

• Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

• Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å lage et Teams-innlegg. Fordelen kan være at du kommer mye raskere frem til en beslutning. Dersom du skal finne en møtetid som passer for 8-10 deltakere må du gjerne en uke eller to frem i tid.

5 tips til å drive en strukturert dialog og saksbehandling på Teams

Nøkkelen til å lykkes i strukturert arbeid og beslutningstaking i Teams ligger i å utnytte den underliggende strukturen. Ved å gjøre dette kan vi unngå flere møter.

1. Opprett Team for et formål fremfor organisasjonslinjer. Det gir mulighet til å invitere medlemmer på tvers av organisasjonen og til og med utenfor organisasjonen. Det fungerer ikke dersom du baserer deg på å arbeide i et avdelingsbasert Team.

2. Opprett en kanal for hver arbeidsprosess eller prosjekt. Da blir alt pent sortert og oversiktlig. Blanding av ulike tema i samme kanal blir uoversiktlig og fører til frustrasjon.

3. Hver sak behandles ved å starte en egen Samtale. Det er det som erstatter epostkommunikasjonen. En samtale skal i likhet med en epost alltid ha en overskrift/emnebeskrivelse. Ellers er det umulig å vite hva samtalen dreier seg om. Alle kommentarer og innspill skjer med å Svare på det første Innlegget i samtalen. På denne måten vil alt vedrørende saken alltid være samlet.

4. Saksdokumenter legges i Filer i samme kanal som samtalen, og kan refereres til i et innlegg ved å legge til en lenke som referanse (Se Samtale-illustrasjon over). Dokumentet kan da åpnes og redigeres av alle rett fra samtalen uten å måtte letes opp separat. Innlegget beskriver hva eieren ønsker andre skal bidra med i dokumentet.

5. Spørsmål til og oppgaver som må løses kan tilordnes deltakere i diskusjonen ved å nevne dem med @navn.

Vil du og dine kolleger trene på dette sammen? Vurder Smart endring workshopen Smart samarbeid med Teams. Vil du lære mer på egenhånd, sjekk ut Smart endring nettkurs.

Sjekk hvilke muligheter du har til å redusere møtekostnadene og samtidig effektivisere møteprosessene

Gjesteblogger Finn Gomnæs i Team training gir deg tips og et gratis verktøy for å evaluere og forbedre møtene.

Mange har selvsagt opplevd behov for å effektivisere møtene. Det er blitt investert i digitale møteverktøy og kurs i møteledelse, men for få har klart å redusere antall møter. Tendensen går i retning av flere møter. Ifølge en fersk undersøkelse fra IPSOS bruker de spurte 7 timer i uken i digitale møter, opp med 2 timer fra i fjor.
Vi skiller mellom en-til-en møter og møter som omfatter grupper, avdelinger eller team. Her vil jeg rette søkelyset på de møtene som gjelder grupper – spesielt de faste møtene.

Ved å bruke digitale møteverktøy og kvalitetssikring av møteprosessen kan møtekostnadene reduseres samtidig som effektiviteten vil øke parallelt med applausen fra møtedeltakerne.

Før vi kan redusere møtekostnadene og forbedre kvaliteten på møtene må vi evaluere møteprosessene. Effektivitet og kvalitet på møteprosessen påvirkes av alt som skjer mellom beslutning om at møtet skal gjennomføres til beslutninger og møtereferat distribueres er kommunisert til de som skal bidra til at mål oppnås og oppgaver blir gjennomført. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.

Møteprosessen gir deg en struktur å arbeide ut fra.

Den første fasen i en møteprosess er jo vurderingen av om et tenkt møte er nødvendig. Kanskje kan de aktuelle sakene løses gjennom bruk av Team-kanaler, eller chat.  Ja eller Nei til møtet er med andre ord en viktig beslutning i en møteprosess fordi det kan være mulig å spare tid og unngå møtekostnaden.

Dersom et mulig møte inneholder ett eller av elementene under, kan det være en god kandidat for å avholde møtet.

• Løse problemer

• Bygge relasjoner

• Ta beslutninger

• Legge planer 

• Avsjekk

• Allokere ressurser   

De møtene som ikke møter kravene, bør ikke gjennomføres. Dette er det første steget i arbeidet med å redusere møtekostnadene. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.

Deltakerne skal oppleve møter som basecamps.

Møtet er med andre ord et viktig verktøy for å utøve lederskap som gjør at gruppen eller teamet når oppsatte mål. Det neste er å utarbeide agendaen og klargjøre hvem som skal delta ut fra de sakene som står på agendaen. Dette gir underlag for å klargjøre om et nettmøte være det mest effektiv eller at et regulært møte være det mest hensiktsmessige.

Den andre fasen i prosessen har som mål å sikre at alle deltakerne er praktisk, og mentalt forberedt. Det legger grunnlaget for et effektivt møte.

1. Hvordan skal innkallingen gjøres, og når?

2. Hva skal sendes ut av underlag for at alle skal ha samme informasjon og være forberedt?

3. Hva skal forberedes av deltakerne?

4. Er det andre forhold som er viktig for å sikre et effektivt møte?

Den tredje fasen i møteprosessen er selve møtet. Agendaen er nå verktøyet vi kan bruke for å styre mot oppsatte mål og sikre at tidsplanen holder. Effektiviteten og resultatet av møtet vil i stor grad avhenge av møteleders kompetanse i møteledelse og bruk av møteverktøyene.

Hovedutfordringen i møteledelse er å sikre en best mulig utnyttelse av den enkelte deltakers kompetanse, erfaring og personlighet og gjennom dette skape synergieffekter. Dette krever kompetanse i å skape positive samhandlingsprosesser gjennom å anvende metoder og verktøy som er tilpasset de prosessene som skal gjennomføres for å nå de mål som er satt opp – innen den tiden som er satt av til hver av sakene.

Den fjerde fasen har som mål å sikre at konklusjoner og beslutninger blir til praktisk handling. Sikre at deltakerne opplever møtet som en basecamp for å sikre egen prestasjon og samhandling for å felles mål. Referatet er nå et viktig verktøy for å dokumenter beslutninger, ansvarsdeling og tidsfrister.

Effektivisering av møtevirksomheten starter med å klargjøre dagens møtestruktur.

Hva brukes møtene til?  Hvor mye tid brukes til møter? Hvilke kostnader representerer dagens møtevirksomhet egentlig?

1. Gjør en vurdering av hvor mange møter som egentlig ikke burde vært holdt. Beregn så medgåtte timer for å synliggjøres de skjulte lønnskostnadene.

2. Hvor mange av møtene antar du kunne vært gjennomført på kortere tid? Hva kan det innebære i reduserte kostnader?

3. Vurder også kvaliteten på de møtene som gjennomføres.

Noter det du ser som de viktigste forbedringsområdene for hver av de fire fasene.

Det finnes enkle evalueringsmetoder for å kartlegge møteeffektiviteten og møtedeltakernes opplevelse av utbytte av møtet. Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg utarbeidet systematikk og verktøy for å gjennomføre enkle analyser av møteprosesser, kvaliteten på møter og formler for beregning av de reelle møtekostnadene.

Ønsker du å få en pekepinn på forbedringsmuligheter i din organisasjon? Da kan du bruk 2-3 minutter på å gjennomføre en undersøkelse som kan gi deg grunnlag for å starte arbeidet med å redusere tidsforbruket til møter, og ikke minst å unngå de møtene som er rene tidstyver.

Gjennomfør undersøkelsen ved å trykke på lenken Møtekvalitet vurdering. Oppgi epostadresse i undersøkelsen så får du tilsendt resultatet umiddelbart. Vi vil ikke bruke epostadressen din til andre formål. 

Finn Gomnæs leder Team training

Ønsker du å diskutere resultatet, eller andre relaterte spørsmål, ta gjerne kontakt for en uformell samtale. Du når meg på telefon 90859773, og på epost finn@teamtraining.no Du er også velkommen til å gå inn på www.teamtraining.no for å hente ut aktuelle evalueringsverktøy og samtidig få mer informasjon om programmet «Effektive møter i en digital hverdag» som hjelper deg til å bruke møter som et lederverktøy.

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Gjennom en lang periode er vi blitt vant til at møtene er digitale. Når alle deltar i møtet fra hvert sitt sted har alle de samme mulighetene til å bidra, og ingen har noen spesiell fordel. Det som kompliserer møtene er når noen sitter sammen i et møterom, og noen sitter for seg selv andre steder. Det vi i dag kaller hybridmøter. Da er det lett at de som sitter i møterommet kommuniserer mest med hverandre, og glemmer de som ikke er i møterommet. Det krever god bevissthet og omtanke for å sikre at alle er likeverdige deltakere i møtet. En del har "løst" problemet ved at de som deltar fra kontoret sitter på hver sin plass, men det føles litt dumt ut når vi kunne ha samlet oss i et møterom. VI velger tross alt å komme på kontoret for å møtes.

Gjennom de mange årene jeg jobbet i Microsoft har jeg hatt både positive og negative erfaringer med hybridmøter. Her får du en sjekkliste som kan hjelpe både deg og andre møtedeltakere å få en bedre og mer inkluderende opplevelse i hybridmøtene.

1 - Alle deltakere må være med i nettmøter selv om de er i samme rom.

Ofte er det bare en i rommet som kobler seg opp til nettmøtet. Da blir resten i praksis tilskuere fordi de ikke kan bidra i kommunikasjon og samarbeid gjennom møteverktøyet. Alle deltakere må være med i nettmøter selv om de er i samme rom. Da kan alle bidra i chat, tavler og annet innhold.

I denne perioden har mange skaffet seg avanserte møteroms-systemer der det er rommet som deltar i møtet. Det er fint for å ha felles lyd og bilde i møtet, men alle må likevel delta fra egen PC for å kunne bidra i arbeid på felles dokumenter eller tavle, og dele informasjon i møtechatten, Ha gjerne på eget kamera i tillegg til møterommets kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, fremfor at du er en liten prikk nederst ved bordet i møteromsvideoen. Bruker dere Teams kan dere gjerne sette opp "Sammen-modus" på møteromsskjermen.

2 - Møterommets Whiteboard må erstattes med digital tavle

Microsoft Whiteboard i Teams-møte

Det går gjerne ikke mange minuttene før noen i møterommet hopper opp og begynner å tegne, eller skrive noe på møterommets Whiteboard. Da føler de som sitter hjemme seg glemt og utelatt. De ser ikke tavlen, og kan ikke bidra. Derfor må møterommets tavle erstattes med digital tavle. Det har de fleste møteverktøy innebygget. Da blir alle møtedeltakere likeverdige og kan bidra uansett om man er i møterommet, eller hjemme.

3 - Ikke demp mikrofonen i møterommet

Noe jeg har observert mange ganger er at de som er i møterommet ofte kan komme litt før møtet starter. De har startet nettmøtet men dempet mikrofonen. Det samme gjelder ofte i pauser. Da føler de hjemme seg ekskludert. De får ikke ta del i den uformelle praten og tror de som er i møterommet har hemmeligheter andre deltakere ikke skal høre. Så min anbefaling er å ha åpen mikrofon i møterommet hele tiden.

4 - Gjør møtet engasjerende og inkluderende for alle.

For større møter, bruk spørreundersøkelser for en quiz, en kunnskapssjekk, eller for å lodde stemningen om et møtetema. Bruk møteverktøyets håndsopprekning for å signalisere at man vi si noe. På den måten kan alle bli inkludert uansett hvor man befinner seg. Erfaringen er gode med å utnevne en “produsent” i tillegg til møteleder som kan følge med både de i rommet og de som deltar fra et annet sted. Det gjør at det kan være lettere for de som ikke er i møterommet å bli sett og hørt.

Mange er ukomfortable med å ta ordet i større møter. Ved å dele opp i grupperom kan man får til gode diskusjoner i mindre enheter. Da er det praktisk at de som sitter i møterommet er en gruppe.

5 - Pass tiden

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Er det et Teams-møte får alle et varsel når det er 5 minutter igjen av den avsatte tiden. Bestem deg på forhånd hvordan du vil bruke dem.
Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte. Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

VI dere bli gode på inkluderende møter, workshops, webinarer og konferanser? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.