Fargelegg Outlook-kalenderen helt automatisk og få bedre oversikt over din tidsbruk

Hver gang jeg viser kalenderen min til andre får jeg spørsmål om fargelegging av avtalene. Jeg bruker farger systematisk for å kategorisere ulike avtaler slik at jeg med et blikk kan se hva jeg bruker tiden min til. Har jeg nok kundeaktivitet? For mye interne møter? Til dette bruker jeg kategorier. Dette er det noe jeg anbefaler å vurdere om du allerede har god kontroll på Outlook med epost, kalender og oppgaver fordi det krever litt å bruke dette, men veldig nyttig om du har kapasitet til å gjøre det.

Automatisk fargelegging av avtaler

Men det finnes en lettere måte å gjøre noe av det samme, og få en fin oversikt med ulike farger på ulike typer avtaler, helt uten ekstra arbeid i det daglige ved å bruke betinget formatering.

Dette gjør du:

1. Stå i Outlook kalendervisning og velg Vis innstillinger
2. Velg Betinget formatering
3. Velg legg tilregel for betinget formatering
4. Gi den et navn, her Reiser
5. Velg farge, her sort
6. Sett opp betingelse, her ordet Reise i emnefeltet. Trykk OK

Når du nå setter inn reisetid i kalenderen og skriver ordet "reise" i teksten vil denne tiden automatisk bli vist som en sort avtale.  Nå kan du gjøre det samme med andre avtaler om du vil. For eksempel interne møter i rødt kundemøter i grønt :-)

Du legger vel inn reisetid i kalenderen?

Jeg var mentor for en leder i en periode og hun kom aldri ajour med sine oppgaver. Da vi begynte å se på dette fant vi ut at mye av dette skyldtes at hun ikke la inn reisetid i kalenderen. Hun kunne ha et møte på en time eller to, men det var en time reise hver vei slik at i praksis gikk det med en halv dag. Når dette ikke er i kalenderen regner hjernen bare med møtet som opptatt tid, mens reisetiden er ledig tid. Da er det lett å overplanlegge og tro at man har mer tid en man i virkeligheten har.

For en annen leder var problemet at han hele tiden strevde med å komme tidsnok til møter. De fleste av oss er tidsoptimister og "skal bare" gjøre noe smått før vi er på vei til møtet. Da er det lett å bli forsinket, og ikke har vi planlagt for kø eller andre uforutsette hindringer på veien. Så kommer han inn litt for sent, stresset og svett. Ikke det beste utgangspunktet for et godt møte.

Det koster ingenting, og du får en bedre plan og mindre stress om du legger in reisetiden som en avtale med deg selv og holder denne.

For en beskrivelse hvordan du kan bruke kategorier for mer avansert bruk av farger på avtaler, oppgaver og epost, se Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende.  

Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Vi er avhengige av å samarbeide for å lykkes og det betyr gjerne kommunikasjon, mye kommunikasjon…
Det kan av og til være vanskelig å få tid og ro til egne tanker og til å gjennomføre egne oppgaver.

Avbrytelser, er den største plagen og tidstyven på norske arbeidsplasser i 2018, ifølge en ny rapport fra det norske analysebyrået Company Pulse. Kolleger som kommer og sier "har du 5. minutter", telefoner, epost og meldinger.

I dag kobles avbrytelser ofte til diskusjonen om eget kontor kontra kontorlandskap, men Company Pulse undersøkelsen viser at kontorformen ikke utgjør noen forskjell på hvor ofte man blir avbrutt i arbeidet.

I stor grad får du så mye avbrytelser som du legger opp til. Det er sjelden noe krav å være tilgjengelig til enhver tid, men det er viktig å ha en balanse mellom tilgjengelig tid og beskyttet tid.

Dagene består for mange av en veksling mellom møter og oppgaver. Noen oppgaver er det greit å gjøre mellom møtene og det kan være OK å være tilgjengelig og bli forstyrret litt. Andre oppgaver kan kreve mer konsentrasjon og at man får jobbe uavbrutt uten å bli forstyrret. Ved å ha et bevisst forhold til dette kan de fleste planlegge med begge deler.

For meg gjøres dette når jeg lager en plan for kommende uke.

Som vist i illustrasjonen er det en del møter, en del åpen tid, eller tilgjengelig tid, og et par avtaler med meg selv jeg kaller beskyttet tid. Denne legger jeg gjerne til morgenen og sitter kanskje hjemme med disse oppgavene før jeg drar på kontoret. Alternativt prøver jeg å finne et møterom, eller et sted å sitte på kontoret jeg vanligvis ikke er for å gjemme meg bort litt. I min beskyttede tid ignorerer jeg epost, Skype-meldinger og telefon. Det er lite som ikke kan vente en time eller to, og jeg må faktisk få gjort min jobb også.

Men det er ikke bare forstyrrelser fra kolleger som avbryter deg når du sitter konsentrert og jobber. Den vanligste avbrytelsen er du ansvarlig for selv.

Får du opp et "flagg" på skjermen når du får ny epost?

Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.

Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. Her er hvordan du gjør det:

Vi du og dine kolleger ha hjelp til å finne balansen kan jeg love en kick-start på dette om dere tar lynkurset Smart bruk av Outlook til å ta kontroll over egen hverdag.