Hvorfor skygger så mange unna møtestruktur i Teams?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Men Teams inneholder en mulighet mange ikke vet om, og som kan gjøre planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter mye enklere og mer oversiktlig. Men mange vet ikke om det, eller velger ikke å bruke denne muligheten.

Slik bygger du enkel møtestruktur i Teams for ditt prosjekt, eller gruppens ukemøte.

Har du lagt merke til at når du oppretter en ny kanal i Teams får du fanen Notes i tillegg til Innlegg og Filer. Hva er Notes, og hva kan den brukes til?

Under fanen Notes ligger OneNote i Teams. Det er et fleksibelt notatprogram som på mange måter erstatter den analoge permen med skilleark vi hadde i hylla før og der vi kunne sette inn hullede A4 sider for å ta vare på løse ark i en struktur som gjorde at vi kunne finne igjen våre notater.

OneNote-programmet er slett ikke nytt. Det kom som en del av Office 2003 og har vært mitt favorittprogram i Office pakken siden. Nå er det innebygget i alle Team, men det er du som må velge å ta det i bruk.

Slik er OneNote knyttet til Team og kanal

Når vi oppretter en kanal vil det  bli laget en Inndeling med samme navn knyttet til kanalen

Overskriften på fanen vil være Notes, men kan endres til et mer beskrivende navn. Notater her vil være tilgjengelig for alle medlemmer i Teamet.

Opprett struktur for møtenotatene

I utgangspunktet er sidene i OneNote notatblokken blanke, men det vil nok være en fordel å lage litt struktur på møtenotatene. Det kan du gjøre med å lage en tabell som vist her. Denne tabellen kan repeteres slik at vi har en side for hvert møte.

Denne strukturen har jeg brukt i mange år og er særlig nyttig for møteserier der vi har et fast ukemøte, eller flere møter i et prosjekt. Da kan alle bidra til saker de ønsker å ta opp på møtet ved å skrive dem inn på møtenotatsiden før møtet. I møtet kan vi gjøre felles møtenotater og notere oppfølgingsoppgaver. Så når møtet er ferdig er møtereferatet ferdig. Ingen grunn til å sende det på epost, eller begrave det på et SharePoint-område. Alle vet jo hvor de finner møtenotatene. Se illustrasjon under for mer detaljert beskrivelse.

Du kan jobbe med møtenotatene i Teams, men også åpne dem og jobbe med dem i OneNote-programmet på PC og Mac. Da er de tilgjengelige også når du ikke er på nett, du har flere muligheter, og du kan ta i bruk OneNote for personlige notater.

Ta en titt på videoen for en kort oversikt over hva du kan bruke OneNote til.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med andre, eller for deg selv? Det kan du og dere lære i bedriftsintern workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, eller i nettkurset med samme navn.

Vi kan ikke møtes på denne måten lenger

Finn Gomnæs leder firmaet teamtraining. Han er samarbeidspartner og gjesteblogger hos Smart endring

Basert på mer enn 30 års erfaring fra lederutvikling og teamutvikling har jeg erfart hvor viktige møter er som verktøy i utøvelse av lederskap og gjennomføring av endringsprosesser.  

Derfor er det litt forstemmende å oppleve møter som i tillegg til å være dårlig planlagt også blir lite profesjonelt ledet.  Som en avdelingsdirektør sa til meg: Hadde forretningsprosessene våre fungert like dårlig som møteprosessene så hadde vi gått konkurs. 

Hva er så årsakene til at virksomheter ikke ser det store potensialet som ligger i å effektivisere møtevirksomheten – spesielt når antall møter øker på grunn av en arbeidshverdag som preges av krav til hastighet og samhandling og at det er enkelt å okkupere tider til aktuelle møtedeltakere gjennom å spore opp ledige tider i møtekalenderen.  

Noen av årsakene er at møter kan oppleves som effektiv bruk av tiden fordi det er viktige saker som står på agendaen og det tas viktige beslutninger. beslutninger som skaper fremdrift. 

Kvantitet er ikke det samme som kvalitet. 

Undersøkelser viser at kvantiteten på møter har økt de siste årene, men kvaliteten har gått ned. Ikke bare har møtene blitt mindre effektive – de har også blitt dyrere. Den største kostnaden er jo lønnskostnadene. 

Starten på en effektivisering av møtevirksomheten kan være å se litt kritisk på hvor mye møtevirksomheten «stjeler» fra det operative arbeidet som skal sikre lønnsomhet og kundetilfredshet 

Trender og forklaringer på endringer i møtevirksomheten. 

Tall fra amerikanske studier sammenstilt av BOOQED kan gi en indikasjon på hvilket effektiviserings-potensiale møtevirksomheten representerer.

• Tid brukt på møter har økt med 8% til 10% årlig siden 2000. 

• 51% av dem undersøkelsene omfatter er enige i at antall møter er stigende. Dette kan være på grunn av endringer i arbeidskulturen, mindre hierarkiske og mer prosjektorienterte organisasjonsstrukturer. 

• Grupper og mennesker er mer selvstyrte. Ansattes meninger og ideer blir hørt og møter er ofte inngangsporten til disse ideene.  

Hva er grunnene til at møter som oppleves som tidstyver fortsatt gjennomføres? 

En av grunnene er at de reelle møtekostnadene går under radaren. Møter er derfor en stor x-faktor i virksomhetens ressursbruk. Når kvaliteten på møtene heller ikke måles, bare oppleves, tallfester vi heller ikke tidsbruken. Da ser vi ikke det forbedringspotensialet som kan ligge i å effektivisere møter. Mange har heller ikke forståelse for hvor viktige møter kan være lederverktøy.

Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg derfor utarbeidet systematikk og verktøy for å kunne gjennomføre en ukomplisert endringsprosess som vil redusere møtekostnadene og få møtene til å fungere som effektive samarbeidsarenaer.  

Vil du og din organisasjon gjøre noe med dette kan du lese mer på www.teamtraining.no. Der vil du kunne få mer informasjon om programmet Effektive møter i en digital hverdag

Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

Mange sliter med å finne en god måte å forberede, gjennomføre og følge opp møter. En leder jeg snakket med hadde 17 møter på en uke! I overkant mye? Ja kanskje det, men en leders hverdag består ofte av mange møter for å planlegge, følge opp team og medarbeidere og koordinere med andre deler av organisasjonen. Dette gjelder også mange i andre roller.

Som leder vil du alltid ha mange møter

Ofte er en leder med i flere grupper. En ledergruppe, sitt eget team, prosjektgrupper, fokusgrupper mm. Da blir det gjerne mye møter, og i tilknytning til det mye epost.  Agenda, saksgrunnlag til forhåndslesning, presentasjoner og referater ramler gjerne inn på epost.

Fører dere fremdeles møtereferatet i Word og distribuerer det på epost?

Er det rart da at det ikke blir tid nok til møteforberedelser og til oppfølging av møtet i etterkant. I tillegg blir gjerne møtereferatet begravd på et filområde der det ikke er lett å søke opp senere.

For mange år siden da jeg var leder i Microsoft og var i akkurat en slik situasjon utviklet jeg et konsept for å forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost og med bruk av Outlook og OneNote som alle har. Det har utallige grupper i mange organisasjoner tatt i bruk siden.

 Se mer om dette i Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Vi har tatt i bruk Teams! Hva nå?

 Om dere har tatt i bruk Microsoft Teams antar jeg det bare er et tidsspørsmål før dere også tar i bruk Teams-møter om dere ikke allerede har gjort det. Det er en veldig bra mulighet til å gjennomgå møteformer og se om det kan være rom for effektivisering og forenkling.

Fra Skype til Teams

 Som mange vil vite vil du ikke kunne ha Skype for Business-møter i fremtiden fordi Microsoft har lagt all nettmøte-, og chataktiviteter inn i Teams og avvikler Skype for Business.

Men Teams kan være mye mer enn et nytt nettmøtested. Du kan potensielt organisere alle møter med forberedelser, gjennomføring og oppfølging i Teams. Det trenger ikke være nettmøter, men det er en fin bonus at alle møtene er tilrettelagt som mulige nettmøter. Ved å legge alt som har med møtene å gjøre i Teams kan du effektivisere møtene, forenkle forberedelser og spare tid i etterkant.

Hvor skal agenda, saksgrunnlag, møtenotater og møtereferat bo nå?

Om du tar i bruk Teams har du en fin mulighet til å etablere en møteorganisering som er epostfri.

Du må imidlertid bestemme deg for hvor ditt møtemateriale skal bo. Det finnes tre mulige løsninger om du skal holde deg på det som er inkludert i Office 365.

1. Møtenotater

2. OneNote notatblokk

3. Møtechat

Fordeler og ulemper med de tre kandidatene til møtenotater.

I prinsippet finnes det to møtetyper vi kan ha i Teams.

1. Møter vi kaller inn til i Outlook og som ikke er knyttet til et spesielt Team og kanal og der du inviterer hvem du vil. Denne møteinvitasjonen egner seg til enkeltmøter vi har internt, og/eller med eksterne kontakter.

2. Møter vi kaller inn fra Teams og som er knyttet til en kanal i Teams og der medlemmene av Teamet er møtedeltakerne. Dette egner seg godt for gjentakende møter for en gruppe slik som ledermøter, prosjektmøter, avdelingsmøter mm.

 Her kommer jeg bare til å diskutere møtetype 2, det vil si gjentakende møter i en gruppe. La oss se på fordeler og ulemper med de tre mulighetene.

Møtenotater

Det kan jo virke veldig opplagt at man skal bruke Møtenotater som blir opprettet automatisk når du oppretter et Teams-møte, men det en del vi må være klar over dersom vi gjør dette valget.

Her er fordeler og ulemper med å benytte den innebygde Møtenotater-funksjonen i Teams

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Kan lenke til saksgrunnlag i kanalens Filer, eller en felles SharePoint

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

-  Alle møter i kanalen har sine møtenotater på samme møtenotat-side.

-  Møtenotatene er ikke søkbare

- Kan ikke redigeres på mobil og nettbrett

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

OneNote notatblokk

Dette er det formatet jeg har benyttet de siste 15 årene til forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter. 

Her er min vurdering av å bruke dette til digital felles møtebok i Teams.

+ Alle Team har en OneNote notatblokk som er automatisk delt med teamets medlemmer

+ Man kan velge sin egen struktur for ulike møter og møteserier og med ulike møtemaler. *)

+ Møtenotatene kan også opprettes uavhengig av Teams slik at andre enn Team-medlemmer kan få tilgang.

+ Møtenotatene kan plasseres fritt, for eksempel en side pr. møte

+ Dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i rett i møtenotatene til forhåndslesning

+ Møtereferat kan eksporteres til Word og PDF for arkivering

+ Kan redigeres på nettbrett/mobil

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene og saksgrunnlaget kan være tilgjengelige når du ikke er på nett.

- Deltakerne kan ikke nevnes med @. Ingen direkte varslingsmekanismer om oppfølging til deltakere.

- Krever et visst nivå av kunnskap og erfaring for å sette opp og administrere.

Møtechat

Denne er nok primært ment for å utveksle kommentarer om møtet og kan benyttes både før, under og etter møtet. Men den kan også fint benyttes til alle faser for møtet med å kommunisere en agenda, ta møtenotater som blir til møtereferat og blir liggende sammen med møteinformasjonen i gruppesamtalene.

Her er noen momenter rundt Møtechat i Teams som kan gi grunnlag for å vurdere bruken i møter.

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Ligger sammen med møteinnkallingen i kanalen.

+ Lenker til dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i møtenotatene til forehåndslesning

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene kan redigeres på nettbrett/mobil

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

- Ikke et opplagt valg for alle og krever god oppslutning blant deltakerne

Min konklusjon

Som skrevet over har jeg her vurdert møteverktøy for grupper som har mange møter sammen, gjerne ukemøter og månedsmøter. Møtenotater og oppfølging av enkeltmøter som møter med kunder, samarbeidspartnere og andre avdelinger vil ha andre vurderinger.

Gitt dette er vel ingen overrasket over at OneNote er min favoritt, men så har jeg også jobbet med OneNote i mange år og kjenner mulighetene ut og inn. Jeg er ikke så begeistret for Møtenotater, men Møtechat tror jeg kan dekke manges behov dersom man blir enige om hvordan man skal bruke den til dette formålet.

Hva nå?

Hva velger du?  Ta gjerne kontakt om du vil diskutere dette med meg. Det samme om dere vil basere dere på beste praksis og bygge kompetanse på hvordan gjennomføre gode møter med støtte av digitale verktøy dere sannsynligvis allerede har.

Vil de utforske gode møter med Teams, vurder gjerne workshopen Smarte møter med Teams

*) Hvordan opprette en møtemal i OneNote

Her er hvordan du oppretter en møtemal i OneNote 2016. Utdrag fra Smart samarbeid med OneNote kurset.

Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Har du problemer med å finne møtereferatet, eller egne møtenotater med dine oppfølgingspunkter?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Har du opplevd slike ukemøter?

Eller, du tar egne notater i møteboka, eller på løse ark. Hmm. Møteboka ligger visst igjen hjemme i dag, og hvor ble det av det arket jeg noterte på i møtet?

Hvordan kan du ha bedre kontroll på dette og være sikker på å både finne alle dine møtenotater og følge opp dine oppgaver?

For å løse dette foreslår jeg at du og de du har regelmessige møter med går over til digital møtebok. Har du Microsoft Office har du allerede en super digital notatbok du kan bruke til møter i OneNote. Det fine med den er at du kan notere på en iPad i møtet, viderebehandle oppfølgingspunkter på PC, og ha slå opp møtenotater og oppfølgingspunkter på telefonen når du er på farten.

---

Den beste bruken av iPad på jobben er ...

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

---

Når du har oppsettet klart for å ta kontroll over møtenotater og oppfølgingspunkter gjelder det å bruke det. Her er 3 ting du bør gjøre kort etter møtet er ferdig:

1. Gå igjennom notatene i etterkant så fort som mulig mens du fremdeles har det friskt i minnet og forstår hva du har ment med det du har notert. Kanskje du bør skrive litt mer utfyllende der du bare har notert stikkord. Tenk at du skal forstå hva dette er når du trenger notatet om ett år.
2. Er det oppfølgingspunkter du kan gjøre med det samme så gjør dem nå. For eksempel om du har lovet å sende noen informasjon om noe. Når noen lover meg å gjøre dette får jeg det normalt ikke om jeg ikke purrer.
3. Bestem når du skal følge opp det du ikke kan gjøre nå. Bruker du Oppgaver i Outlook kan du flagge oppgaven direkte i OneNote så får du den i oppgavelisten direkte. Bruk evt. det oppfølgingssystemet du har for å prioritere oppgaver.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC?

Mange jeg kjenner gjør mer og mer fra mobilen, leser e-post, gjør avtaler og håndterer enkle arbeidsoppgaver. Særlig om man har en + størrelse telefon. Nå får man jo Office-programmer som Word og Excel også på telefonen så man kan faktisk gjøre ganske mye så lenge man har tilgang til filene på OneDrive, SharePoint, eller Dropbox.

Bruker du Office på jobben er sannsynligheten stor for at du også bruker Outlook til e-post og kalender. I tillegg har du kanskje en privat gmail-, eller Outlook.com/Hotmail-konto. De fleste jeg kjenner bruker de innbygde appene som følger med telefonen for e-post og kalender. Det gjorde jeg også inntil nylig (på iPhone). Men så leste jeg en test på nettet som gjorde at jeg begynte å tenke litt. Jeg har Word, Excel og Powerpoint på telefonen, så hvorfor har jeg ikke tatt i bruk Outlook-appen også? Gammel vane :-)

IMG_0960

Her finner du testen: http://www.theverge.com/2015/5/28/8673523/best-iphone-email-app-outlook-gmail-apple-mail-ios

Ikke bare ser Outlook-appen ut til å være den beste mot Microsoft, men også for gmail og andre e-postkontoer. Jeg har tre postbokser koblet opp (Office 365, gmail og Outlook.com) og det er veldig praktisk.

Du er på farten og PC'en er langt unna. Så ringer Eva og sier at de mangler en faktura som du har. Ja, ja sier du. Jeg sender den når jeg kommer på kontoret i morgen. Ikke helt det svaret Eva ville ha. Ville det ikke være fint å kunne fikse det med en gang? Det er ikke så enkelt med den innebygde e-postappen. Med Outlook mobilapp kan du sende filer selv om de ikke ligger på telefonen. Har du dem liggende på Dropbox, OneDrive, Google får du automatisk opp de siste filene dine og full tilang til alle filer om du vil og kan enkelt sende dokumenter. Jeg er vanligvis ikke tilhenger av å sende dokumenter rundt på e-post :-), men i dette tilfellet er det veldig praktisk.

Mens du fikser dette får du en møteinvitasjon. På den innebygde appen får jeg lite støtte for å vite om jeg kan delta. Outlook mobilappen forteller meg imidlertid når møtet er, hvor lenge det varer og om det er i konflikt med andre møter i kalenderen min. Da er det enklere å svare med en gang.

Det finnes en del andre muligheter også, som automatisk prioritering av den antatt viktigste e-posten og sende forslag til møte med flere mulige tidspunkt. Det er også raskt å arkivere, og har du ikke tid til å se på e-posten med det samme kan du utsette den. Det er ingen risiko forbundet med å prøve ut Outlook fordi du beholder den vanlige mail og kalender appen og kan bruke dem i parallell.

Jeg har testet appen på både iPhone og  Android og synes det fungerer veldig bra for epost og kalender, men jeg skulle ønske jeg også kunne håndtere oppgaver her, men det må man foreløpig ha en egen app for.

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Møter er mye utskjelt, men er etter min mening "limet" i teamsamarbeid. Vi har møter for å dele ideer, bli enige om retning, status i prosjekter og mye annet. En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%!

Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang, og du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre.

Men det er klart, det er ikke nok å møtes, man må ha et klart formål og vite hva man vil ha ut av det :-)

Vanlig møteopplevelse

Vi trenger gode møter! Likevel opplever mange dette, særlig i gjentakende møter som team-møter og prosjektmøter:Ingen vil jo ha dårlige møter, men et forberedt møte krever vanligvis mye organisering og fører til mye e-postutveksling. Vi har rett og slett ikke tid til å gjøre dette i en hektisk hverdag. Dermed blir agendaen til i møtet og det blir opp til hver enkelt å følge opp så godt man kan. Da er det ikke rart det går galt.

God møter ved bruk av OneNote

Men med å ta teknologien du allerede har til hjelp kan du får orden på dette. Ved å legge alle møtenotater i en felles OneNote (ja du har dette programmet) kan du planlegge, gjennomføre og følge opp møter uten å sende en eneste e-post samtidig som alle møtene er dokumenterte. Her er hvordan:

Du kan gjøre dette med OneNote 2010 og OneNote for Mac også, men det ser litt forskjellig ut. Og du kan selvsagt delta i møtet med nettbrettet ditt, ha agenda tilgjengelig og gjøre dine notater der. Disse finner du fint igjen på PC'en vel tilbake på kontoret. Vanskelig? Nei, men det krever litt tilrettelegging og disiplin. Jeg hjelper dere gjerne. Bildene over er utdrag fra min 2-timers team-workshop Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Se gjerne også Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

040514_0739_Hvorforkanv1.jpg

Det er lett å irritere seg over de som alltid kommer for sent til møtene. Ofte er det de samme som aldri kommer gjennom oppgavelistene og som konstant tar på seg flere oppgaver enn de noen gang kan gjøre. I henhold til Sumathi Reddy som skriver om dette i The Wall Street Journal kommer dette av "planning fallacy". Dette ble skrevet om av den senere så  berømte nobelprisvinneren Daniel Kahnemann allerede i 1972.  Det kommer av at hjernen vår gjør en feilslutning (fallacy) i forhold til hvor lang tid ting tar. I dagligtale kan vi omtale disse som tidsoptimister. Det som er lite oppløftende med dette er at denne egenskapen/vanen er noe av de vanskeligste å endre på. Noen forsøker å kompensere med å stille klokken noen minutter for fort, men vi vet jo at det bare virker en kort stund før vi tar det med i beregningen :-)

Det er imidlertid noe man kan gjøre dersom man vil ta et oppgjør med seg selv på dette og er motivert til å sette inn noen tiltak. Generelt vil det hjelpe å tenke igjennom oppgaven, eller hva som skal til for å komme tidsnok til en avtale og bryte det ned i mindre deler. For eksempel. For å rekke møtet kl. 10 må jeg avslutte forrige møte 9.45. Så bruker jeg 5 minutter på å pakke sammen og komme meg ut av rommet. Det tar 10 minutter å gå dit jeg skal og jeg må sette av 5 minutter til en tur på toalettet. Gjør man ikke dette blir man gjerne sittende i møtet til fem på 10 og så er man 10 minutter for sent til neste møte.

Det samme kan du gjøre med oppgaver. Hvilke konkrete handlinger må du gjøre for å fullføre oppgaven og hvor lang tid tar hver oppgave. Du vil bli forbauset når du summerer. Summen er vanligvis mye høyere enn den tiden du hadde kommet frem til med magefølelsen.

Den amerikanske sosiologen Lisa Bernstein har kommet frem til noen veldig praktiske tips du kan prøve om du synes det er vanskelig å komme i tide til avtaler:

1. Ikke si ja til to møter på samme tid. Aksepter at du bare kan være ett sted (Ja, mange gjør dette ….)
2. Dersom du har et tidlig møte på jobben, legger du frem klærne du skal ha på deg dagen før. Ikke bruk en alarm med slumrefunksjon!
3. Legg inn reisetid i kalenderen. Ikke bare møtetiden. Ta høyde for å miste en buss, eller at det kan være trafikk. Tenk så forbauset dine kolleger blir om du kommer 10 minutter før møtet :-)
4. Er du hardt rammet av feilslutningsproblemet, sett på en alarm når du må gå for å rekke noe. Er du i et annet møte kan du benytte anledningen til å forklare alarmen med at nå må du gå for å rekke neste møte.

Tapetkalender

Det er selvfølgelig en annen grunn til at mange kommer for sent til et møte og det er vegg-til-vegg møteavtaler. Hvis alle møter er 30 eller 60 minutter slutter gjerne ett møte i det et nytt starter. Google har gjort noe med dette. De har laget det de kaller raske møter. Dersom du bruker Google kalender, gå inn på innstillinger og endre dette. Da vil du automatisk få 25 og 50 minutters møter.

Skjermbilde 2015-03-12 kl. 14.33.47

For Outlook må du endre møtelengde for hver møteinnkalling. For mer om dette, se gjerne Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

Hvorfor tillater ledelsen at enhver ansatt kan ta beslutninger i titusenkronerklassen uten at de er involvert?

MEningsløst møte

Det er mye snakk om både produktivitet og innovasjon om dagen. Vi skal å levere mer med mindre samtidig som vi må fornye oss. Det fører til at vi strammer inn budsjetter, kontrollerer kostnader og setter i gang fornyingstiltak. Ledergruppen tar beslutninger om budsjetter og tiltak. Men "tidsbudsjettet" er det ingen som styrer. Ingen regner på hvor mye et møte koster, og ofte blir nye initiativ ønsket velkommen hvis det ikke krever at det "koster noe". Men ingen regner med prisen for egen arbeidstid.

Har du ukentlige teammøter?

Med et team på 10, en timekost på kr. 600 og 40 møter i året blir det 240.000 kroner pr. år. Har du flere slike møteserier?

Og "innovasjonsteamet" der 5 medarbeidere blir utpekt til bruker kanskje 5 timer i uken de neste 8 ukene. Det har da en kostnad på 120.000 kroner.

Det trenger ikke være galt å gjøre dette. Kanskje er det også helt nødvendig, men det man kan spørre seg om er hvem som skal bestemme hvordan vi investerer tiden til de ansatte.

Når det gjelder bruk av penger har vi ofte klare grenser for hva for eksempel en avdelingsleder kan beslutte. Om han ønsker å sette i verk et tiltak som koster 240.000 vil han normalt måtte få en godkjenning fra sin leder, men den samme avdelingslederen er fri til å bruke teamets tid uten noen rammer. Så om han utvider fra ett til to møter i uken kan han gjøre det og ta tidskosten på 240.000 uten å spørre noen.

Hvem får lov til å bruke kollegenes tid?

Sammenbrutt klokke

I de fleste virksomheter kan hvem som helt innkalle til et møte, gjerne på tvers av avdelinger. Og de innkalte stiller opp, deltar i møtet og tar kanskje med seg oppfølgingsarbeid ut av møtet. Ett møte på en time med 30 minutters oppfølging pr. deltaker vil for 8 deltakere koste virksomheten 7.200 kroner. Hvem har gitt tillatelse til å bruke disse pengene? Normalt ingen :-)

Basert på en undersøkelse utført av Bain & Company blir det estimert at en virksomhet kan frigjøre 20% av tid brukt i møter og andre samarbeidssituasjoner ved å ha bedre kontroll på tidsbudsjettet. Det kan du oppnå med å for eksempel kutte ett av fem møter, eller ved å redusere antall deltakere i møtene.

Hvordan kan man så ta kontroll over tidsbudsjettet?

Jo, man kan innføre følgende:

1. For å få innkalle til en møteserie bør det foreligge en businesscase som rettferdiggjør å bruke møtedeltakernes tid.
2. Innfør begrensning i lengde på møter og antall deltakere som kan innkalles uten godkjenning fra leder på neste nivå. For eksempel for møter som er lengre enn 30 minutter og med mer enn 5 deltakere.

Men, møter er en viktig og nødvendig del av samarbeidet i en virksomhet. Så lenge vi har tenkt igjennom hvilke møter som er nødvendige skal vi absolutt ha dem. Da har vi også en forpliktelse til å gjennomføre gode og produktive møter. Det kan vi gjøre ved å

1. Ha en tydelig agenda for møter med klare mål for hva man vil oppnå.
2. Være tydelig på hvorfor akkurat disse møtedeltakerne er innkalt og hva som forventes av dem.
3. Starte møtene presis og ikke holde på lenger enn absolutt nødvendig selv om det er satt av mer tid.
4. Evaluere møtene, spesielt gjentakende møter som lett kommer inn

Mer om dette temaet kan du finne i Harvard Business Review artikkelen Your Scarcest Resource.

For mer om møteproblematikk, se Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Og Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Mange klager over at de deltar i for mange møter og at det blir for liten tid igjen til å arbeide med den "egentlige jobben".For mange av oss er det å delta i møter faktisk en viktig del av jobben siden vi er avhengig av å samarbeide med andre for å oppnå våre mål. Når det er sagt har vi vel alle erfart å sitte i møter der vi føler at dette er bortkastet tid, og at du heller skulle har brukt tiden på noe annet. Dette gjelder selvfølgelig ikke for de møtene du arrangerer :-), men for møter du er innkalt til.

Det er ikke enkelt å avslå en møteforespørsel. Det kan føles litt uhøflig, og ubehagelig å måtte forklare hvorfor du ikke vil delta. Det fører nok til at vi selv er ansvarlige for at vi går i møter vi vet vi ikke burde gått i.

Tenk om du kunne gått bare i ett møte mindre pr. uke! Det ville utgjøre en hel arbeidsuke i løpet av et år. Hva vil du bruke denne tiden til?

Det finnes en god måte å sikre at du går i bare de møtene du bør være til stede i. Det er rimelig å forvente at den som innkaller til møtet forteller hva møtet skal handle om og synliggjør hvorfor du bør være med.

Det jeg gjør er å akseptere møtet tentativt samtidig som jeg stiller noen spørsmål til den som inviterer:

Noen ganger får jeg et bra svar som gjør det mulig for meg å forberede meg og bidra til et nyttig møte. Jeg gjør faktisk møtearrangøren en tjeneste siden han/hun nå vil få mer ut av møtet også.

Men, det hender også at jeg får beskjed om at jeg egentlig ikke trenger å delta, eller i noen tilfeller at møtet blir kansellert fordi det viser seg at møtearrangøren fant ut at møtet ikke var nødvendig :-)

Hva tror du? Kan du si nei til ett møte i uken ved å gjøre som jeg?