Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?
/Hva kan du gjøre i dag for å nå mål som ligger langt frem i tid? Hvordan du kommer fra definerte mål til daglig handling?
Hvis du har en relativt selvstendig jobb med høy frihet til hvordan og hvor du arbeider for å nå dine mål har virksomheten din sannsynligvis en form for målstyring der man setter mål sammen med sin leder typisk en gang i året. Målene er gjerne delt i 5-7 målområder og registreres i et system slik at man kan ta dem frem om ett år igjen for å se hvordan det gikk :-)
Når målene er satt, hva gjør du så? Nå er du ansvarlig for å lage din egen plan for å nå målene. Det har ikke alle så gode systemer på og ingen oppfølging for å hjelpe deg i gang. Mange mål kan virke fjerne og det kan være vanskelig å se hva du må gjøre neste uke for at du skal nå mål som ligger måneder frem i tid.
For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet. Dette kan du gjøre i tre trinn:
Lage en overordnet handlingsplan
Lage en aktivitetsplan for hvert av målområdene
Overføre aktiviteter til kalender og oppgaveliste
Her er et eksempel der jeg har valgt målområdet "Forbedre kundetilfredshet". Har du ikke allerede en overordnet handlingsplan for hvordan du tenker deg å gå frem for å oppnå dette er det på tide å lage det. Under er et format jeg har benyttet i mange år og som hjelper meg å holde fokus på mine målområder.
Eksempel på handlingsplan
Dette er imidlertid ikke detaljert nok til at jeg kan sette i gang arbeidet. Jeg trenger en mer detaljert aktivitetsplan for hvert av områdene. Her har jeg valgt å bryte med det første punktet i planen min i konkrete aktiviteter som er håndgripelige og praktiske. Jeg bruker Microsoft OneNote til dette fordi det er veldig fleksibelt og jeg kan legge inn lenker, bilder, og det er enkelt å samle alt jeg trenger for å gjennomføre oppgaven.
Eksempel på aktviitetsplan med overføring av oppgaver til Outlook
En annen grunn er at jeg enkelt kan overføre aktivitene mine til Outlook og plassere dem i oppgavelisten. Når aktiviteten er gjennomført markerer jeg den som ferdig i Outlook og den vil da få samme status i min OneNote plan. Dette gjør du: Marker teksten i tabellen og velg "Outlook-oppgaver" fra båndet. Se etter det røde flagget. Her har jeg markert "Utrede og velge metode". Outlook vil nå lage en oppgave og jeg bestemmer når den skal gjennomføres.
Vips så har jeg denne i oppgavelisten under kalenderen min der jeg foretrekker å behandle oppgaver.
Du trenger selvsagt ikke å lage detaljplaner for alle aktiviteter i starten av året. Mye kan forandre seg underveis, men en grovplan kan være lurt å ha. Så kan du ta en regelmessig sjekk av planen når du lager ukeplanen for neste uke. Du gjør vel det? Hvis ikke, hvordan vet du hvor mye arbeid du har og at du kan gjennomføre det du har lovet andre og deg selv?
Her er en enkel måte å lage ukeplan på og som sikrer at du er har kontroll og driver din egen agenda gjennom året. Om du bruker OneNote for aktivtetsplanlegging får du oppgavene automatisk inn i oppgavelisten og kan flytte dem til ønskede ukedager. Om du ikke detaljplanlegger i OneNote kan du bare ta opp grovplanen din over målområder når du lager ukeplanen og skrive relevante oppgaver rett inn i oppgavelisten under kalenderen i Outlook.
Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.
Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops
