Så du tror epostproblemet er løst om dere bruker Teams eller Slack?

For noen år siden da jeg innførte Yammer for kommunikasjon i teamet mitt fikk jeg med en gang kommentarer som "Enda en ting vi må følge med på!" Lignende hører jeg fra organisasjoner som tar i bruk Teams, Slack, eller Workplace by Facebook.
Ideen med de nye kommunikasjons- og samarbeidsverktøyene er god. Særlig i store organisasjoner er gjerne 50-80% av eposten intern og vi kan sikkert være enige om at epost ikke alltid er den optimale måten å kommunisere på internt.

Se alle fordelene med Teams i Er Teams den nye Outlook?

Men du må fremdeles behandle epost fordi vi kommuniserer med eksterne og med resten av organisasjonen utenfor vårt team via epost. Likevel kan det være verd å bruke Teams eller tilsvarende på grunn av verdien det tilfører i kommunikasjon og samarbeid i hver enkelt avdeling, faggruppe, eller prosjekt.

En veldig vanlig måte å rette en forespørsel, be om informasjon, eller be noen om å gjøre noe er å sende en epost. Dermed er mye av eposten egentlig oppgaver. Men hva gjør vi med oppgaver som kommer i gruppediskusjoner og i chat 1:1?

Her er to måter å følge opp oppgaver i Teams

Om mange av forespørslene som før kom på epost nå kommer i Teams, hvordan behandler vi dem da? Det er ikke selvsagt at vi kan gjøre alt her og nå. Det kan til og med hende at du har vært borte en dag og når du sjekker Teams-samtaler fra dagen før finner du et par ting noen ber deg om å gjøre. Hvordan kan du ta kontroll over dette?

1. Enkel oversikt over det du må følge opp i Teams

Dersom du ikke bruker Outlook oppgaver i dag og vil ha en enkel måte å ha en oversikt over det du vil følge opp i Teams kan du velge å Lagre meldingen.

Klikk på merket mellom de tre prikkene og Tommelen for å merke et innlegg.

For en oversikt over det du må følge opp kan du skrive /lagret på kommandolinjen i Teams. Da vil du få en oppfølgingsliste. Når du har utført oppgaven klikker du på Lagret merket i listen. Da vil den bli borte fra listen og du vet at oppgaven er gjort.

2. Stålkontroll over oppgaver både i epost og i Teams

Om du allerede bruker oppgaver i Outlook, eller ønsker å ta det i bruk, kan du følge opp Teams-oppgaver i Outlook sammen med epost oppgaver.

Klikk på de tre prikkene i innlegget og velg Kopier kobling. Nå oppretter du en Outlook oppgave på det tidspunktet du vil følge opp henvendelsen, skriver hva oppgaven er og limer inn lenken til innlegget i oppgaven.

Les mer om å bruke oppgaver i Outlook i Todo lists are evil, schedule everything

Når du senere har skal gjøre oppgaven klikker du på lenken i Outlook-oppgaven og kommer direkte tilbake til innlegget i Teams. Der kan du jo evt. bekrefte at oppgaven er utført som et svar på innlegget.

Vil du og dine kolleger ha bedre kontroll på oppgaver som kommer fra alle kanter og en bedre utnyttelse av arbeidsdagen, bestill Smart bruk av Outlook lynkurs og be om å få inkludert behandling av Teams-oppgaver.

Vil dere komme ordentlig i gang med å arbeide i Teams kan dere sjekke lynkurset Smart kommunikasjon og Samarbeid med Teams

Ikke bruk 40% av tiden på å finpusse PowerPoint. Det er unødvendig!

GFK, et internasjonalt analyseselskap, har spurt 1000 kontorarbeidere om deres bruk av PowerPoint i jobben. I gjennomsnitt brukte disse ca. en time daglig for å lage, eller endre presentasjoner. Det skremmende er at hele 40% av tiden ble brukt på formattering og finpussing. Det er selvfølgelig viktig å få frem budskapet klart og tydelig, men det virker unektelig som man kunne gjøre dette mer effektivt.

Mye tid går med til å re-formattere gamle lysbilder

Mange av presentasjonene ble ikke laget fra grunnen av, men bygget på en tidligere presentasjon der det ofte er mye manuelle formatteringer som ikke følger malen. Det gjør det komplisert å endre uten å ødelegge formatteringen. Faktisk er gjenbruk og re-formattering av lysbilder fra andre en av årsakene til at mange bruker så lang tid på å lage presentasjoner.

Man skulle tro at løsningen på dette problemet er enkelt. Sørg for at alle ansatte bruker den godkjente bedriftsmalen. Da kan vi enkelt sette sammen en presentasjon basert på flere andre.

Bedriftsmalen passer ikke alltid til formålet

Problemet er at bedriftsmalen ofte er laget for å lage bedriftspresentasjoner som profilerer selskapet. Den har gjerne stor font laget for å presentere i en større forsamling. De aller fleste presentasjonene laget av ansatte er for internt bruk og for visning på en skjerm i et møterom. I tillegg inneholder de ofte data og skal brukes som referanse så de blir ofte skrevet ut. Da passer ofte ikke bedriftsmalen til dette. Man trenger faktisk ulike maler for ulike formål. Det stiller helt ulike krav til PowerPoint-presentasjonen om man skal holde et foredrag, en bedriftspresentasjon, gjennomgang av forretningsresultater med mye tall, eller holde et internkurs. Mange bruker heller ikke mulighetene som ligger i malen man bruker.

Tilpass bedriftsmalen

Så hva kan du gjøre for å holde deg til bedriftsmalen, men likevel ta deg noen friheter med malen som ikke ødelegger firmaprofilen.

1. Sjekk hvilket utvalg du har av lysbildeoppsett og bruk det som passer best for hvert lysbilde. 

Når du legger til et nytt lysbilde vil du vanligvis få det samme oppsettet som for lysbildet før og det er ikke nødvendigvis det riktige. Bare ved å velge et annet oppsett kan du ofte oppnå mye. Her kan du de hvordan du enkelt kan dele lysbildet i to med tekst på den ene halvdelen og bedre plass til en illustrasjon på den andre bare ved å bytte lysbildeoppsett.

Teksten vil automatisk re-formatteres innenfor den venstre innholdsblokken og i den høyre kan vi nå vise illustrasjonen.

2. Ta deg friheter med tekststørrelsen. 

Du trenger ikke bruke fontstørrelse 54 på overskrifter i møterommet. Fontstørrelse 32-40 kan passe helt fint for en presentasjon i et møterom. For kulepunkter er 18-20 vanligvis stort nok for øverste nivå, og noe mindre tekst om du har undernivåer, men ikke gå lavere enn 14-16. Ikke endre fonttype. Da klusser du med valget firmaet har gjort.

Du trenger ikke å gå inn på hvert lysbilde for å forandre dette. Det er mye enklere å gjøre justeringen i malen. Da vil du endre tekststørrelse på alle lysbilder der malen er brukt.

Pass på at du går helt opp til toppen og redigerer masteren som styrer overskrifts-størrelse for alle formater under. Velg Lysbildemal, endre det du ønsker og lukk lysbildemal fra menyen til slutt. Nå vil overskriften i alle lysbildene i gjeldende presentasjon endres

3. Bruk din tilpassede mal på flere presentasjoner

Endringene vil bare bli lagret for gjeldende presentasjon. Den originale malen vil være uendret. Dersom du har flere presentasjoner du ønsker å gjøre samme endring på kan du gjenbruke din tilpassende mal. Åpne den nye presentasjonen, velg utforming, bla igjennom, og finn din tidligere tilpassede presentasjon. Velg å bruke denne tilpasningen i gjeldende presentasjon.

Ved å bruke disse og flere andre mulige smarte endringer kan du redusere tiden du bruker på PowerPoint-formatering drastisk, og heller bruke tiden på innholdet. Følg med videre for flere tips om du ofte har behov for å lage eller endre PowerPoint-presentasjoner.

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPointpresentasjoner på kortere tid? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like

I en del miljøer er Mac det som gjelder, men i de fleste virksomheter er det PC og Windows som er standarden. Jeg jobber både på PC og Mac fordi jeg har kunder som har standardisert på Mac, eller der ansatte kan velge mellom PC og Mac. I de tilfellene ser jeg en god del Windows-brukere som synes det er attraktivt å gå over til Mac når de får anledning til dette.

For tekst, kalkyler og presentasjoner er Office så å si likt på Windows og Mac, der Word, Excel og PowerPoint er de viktigste programmene. For kommunikasjon, planlegging, oppgavebehandling med mer der Outlook og OneNote brukes er det en del muligheter som bare finnes på Windows. For noen er det ikke viktig, men har du tatt i bruk en del av de snedige mulighetene i Outlook og OneNote for Windows kan det hende du blir overrasket om du går over til Mac.

Oversikt over total arbeidsbelastning

Det jeg savner mest på Mac er muligheten til å se oppgaver i sammenheng med kalenderen. I Outlook for Windows kan du vise oppgaver under kalenderen pr. dag. Dette er bra fordi det gir et visuelt bilde av din totale arbeidsbelastning med både møter og arbeid du planlegger å gjøre mellom møtene.

På Mac kan du ikke få til det samme, men du kan se både avtaler og oppgaver samtidig om du bruker to vinduer der kalenderen er i ett vindu og oppgaven i et annet du så kan se dem ved siden av hverandre. Ikke så elegant, men det fungerer.

For å vise Outlook i flere vinduer må du ty til et lite triks. Om du står i epostvisning åpner du først et nytt vindu med epost, og deretter kan du bytte til en hvilken som helt annen visning, enten det er kalender eller oppgaver. Du kan ha så mange vinduer du vil, så om du har stor skjerm, eller to skjermer kan du ha både epost, kalender og oppgaver oppe samtidig. Da får du god oversikt og slipper å bytte mellom dem hele tiden.

Jeg savner også automatiseringsmuligheter med Hurtigtrinn, sende møteinvitasjon med lenke til felles møtebok i OneNote, støtte for Outlook oppgaver i OneNote og en del annet, men dette er det sannsynligvis ikke så mange som vet om, og savner uansett :-)

For mer detaljer, se Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Det kommer også stadig nye muligheter i Mac-versjonen som ikke var der for 1-2 år siden, så forskjellene mellom Outlook og OneNote på PC og Mac blir mindre og mindre. For de som bruker Office 365 og har mulighet til å bruke Microsoft Teams er det faktisk ingen forskjell mellom PC og Windows og det er nok den veien det går fremover.

Tenk om alle uker hadde fire arbeidsdager

Vi er inne i en uke med bare fire arbeidsdager. I mai er det faktisk fire uker som bare har fire arbeidsdager i seg, og for å være realistisk har vel to av dem bare tre på grunn av inneklemte arbeidsdager.

Betyr det at vi planlegge å gjøre mindre i mai? For noen kanskje? Mange blir imidlertid ikke målt på hvor mange dager de arbeider, men på hvilke resultater de oppnår. 

Hvis alle uker hadde bare fire arbeidsdager

Ville vi likevel være i stand til å nå våre mål? Høres vanskelig ut, men jeg mener det er mulig dersom man

1. Planlegger for det
2. Prioriterer riktig i hverdagen
3. Holder fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Parkinsons lov

I 1957 skrev professor C. Northcote Parkinson et humoristisk innlegg om ineffektivitet i The Economist. Der formulerte han det som senere har gitt navnet til loven som på norsk uttrykkes som Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon. Senere ga han ut en bok som harselerte med det han oppfattet som et ineffektivt byråkrati.

Mange vil kjenne seg igjen i dette. Har vi ikke så mange møter, eller tidsfrister vi må nå en dag slapper vi litt av. Vi er ikke så konsentrerte og får mindre gjort. Et ordspråk sier: Vil du ha noe gjort, gi oppgaven til en som allerede har mye å gjøre.

I det ligger det at en som har mye å gjøre er nødt til å være målrettet og konsentrert og ikke somle bort tiden.

Vi kjenner det også igjen fra møter. Dersom møtet er satt opp til en time, varer det en time. Hadde vi bare gitt det 50 minutter ville vi sannsynligvis ha utrettet det samme på kortere tid.

1. Hvorfor planlegge?

Sir John Harvey-Jones  som var en kjent forretningsmann i England sa en gang The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression. Han hadde humor i likhet med Parkinson :-)

Vi har behov for å planlegge fordi vi trenger å omsette det vi ønsker å oppnåtil hva vi må gjøre, i dag, i morgen, og i neste uke.

Vi trenger også å skape et beslutningsgrunnlag for riktig prioritering når noen ber deg om å gjøre noe, eller når du får en epost. Sist, men ikke minst, trenger vi å fylle tiden med det som er viktig og dermed unngå å bruke tid på det som ikke er viktig for å oppnå ønskede resultater

2. Hvordan sikre at vi prioriterer riktig i hverdagen

Et utsagn av Robert A. Heinlein  jeg mener beskriver mangel på prioritering godt er In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

VI tar tusener av små beslutninger og prioriteringer bevisst og ubevisst i løpet av en dag. Mål hjelper oss å fokusere på det som betyr mest og kan gi oss bedre resultater uten at vi nødvendigvis detaljplanlegger alt fordi vi forstår umiddelbart hvilket valg vi må gjøre som bringer oss nærmere målet. Vet du ikke hva du skal oppnå har du heller ikke noe godt grunnlag for prioritering. Da blir vi lett sittende med eposten, eller andre rutineoppgaver. Så vi holder oss opptatt, men ikke nødvendigvis med de riktige oppgavene.

3. Hvordan holde fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Lag en realistisk ukeplan med både avtaler og oppgaver. Pass på at du ikke planlegger for mye. Du må også ha tid igjen til oppgaver du ikke vet om ennå.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Når du Planlegger uken som kommer, prøv å sette inn en del "beskyttet tid" i kalenderen, og bestem deg på forhånd hva du planlegger å bruke tiden til. Altså ikke skriv "lese epost", eller "egen tid".  Kaller du inn til møter, prøv å unngå timesmøter. Prøv 30 minutter, eller 45 minutter. Det har også andre fordeler…

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

Start dagen i kalender/oppgaveoversikten før du ser på ny epost. Unngå å hoppe fra oppgave til oppgave, men gjør noe helt ferdig. Det er mer effektivt, og mye mer tilfredsstillende :-) Sjekk gjerne ut Pomodoroteknikken, og blogginnlegget fra Ståle Hansen; How to succeed with singletasking for hvordan du jobber mest effektivt når du først har bestemt deg for å konsentrere deg om en oppgave.

Hva nå?

Gir de tre punktene over mening for deg, men du er usikker på hvordan du får det til? Gå sammen med noen kolleger så dere kan støtte hverandre og bli enda bedre til å jobbe mot felles mål. Vi kan hjelpe til om dere spanderer en dag på workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid