Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Jeg har vært ivrig bruker av OneNote siden det ble inkludert i Office i 2003. Det var før vi lagret i skyen. Personlige notater ble lagret lokalt på PC, og vi kunne dele Notater på Fellesområder og SharePoint. I dag er OneNote en del av Microsoft 365 og nå lagrer vi personlige notater på OneDrive og delte notater på SharePoint online, eller i Teams.

I utgangspunktet var OneNote et Windows-program i likhet med de andre Office-programmene. Nå er OneNote tilgjengelig på PC, Mac, i Teams, nettleser, og på alle mobile enheter.

Det er fremdeles mange som ikke har oppdaget OneNote, og holder seg til Word, Excel og PowerPoint. Noen har oppdaget det fordi barna bruker det på skolen, og noen blir introdusert til OneNote av en kollega. Nesten alle som bruker OneNote misjonerer gjerne om programmets muligheter til andre. Når du først har tatt det i bruk vil du helst ikke måtte klare deg uten.

Jeg kaller OneNote "The Swiss army knife" Nyttig til det meste, men skal du skjære opp steken er det bedre med en kokkekniv. Lommekniven har du alltid tilgjengelig, men Word, Excel og PowerPoint er knivsettet du bruker til spesialoppgaver.

Les mer om mulighetene i OneNote her:

• Hva kan OneNote gjøre for meg? — Smart endring AS

• Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok? — Smart endring AS

Skriv ut møtenotatene dine fra lydopptak

Selv om OneNote er tilgjengelig på alle enheter, ligger Windowsversjonen vanligvis hakket foran i nye muligheter. Senest er det muligheten til transkribere lydopptak i et møte. Den skiller til og med de ulike møtedeltakerne fra hverandre. Ja, dette har du også i Teamsmøtene, men dette vil fungere også i et vanlig møteromsmøte.

00:00:01 Taler 1 Hvis jeg nå åpner møtet, og så sier jeg et eller annet, så hva sier du da?
00:00:08 Taler 2 Da sier jeg takk også. Og så spør hva vi skal snakke om.
00:00:16 Taler 1 Ja så da kan jeg overta igjen, så kan vi se om det blir resultat av dette.

Hva skjer med OneNote for Windows?

En ting som er bra med OneNote for Mac og mobile enheter er at det finnes bare en versjon. Når jeg holder kurs og workshops for deltakere med PC, oppdager jeg hver gang at noen bruker Office versjonen av OneNote, og noen bruker gratisversjonen av OneNote som ble introdusert sammen med Windows 10. Det kan være forvirrende. Heldigvis er denne borte for de som har en ny PC med Windows 11. Da er det versjonen som følger med Microsoft 365 de har, og det er den som utvikles videre. Bruker du Windows 10-versjonen kan du åpne alle notatblokker i M365-versjonen som bare heter OneNote. Når du har gjort det kan du bare slutte å bruke Windows 10 versjonen.

Bruk OneNote til egne- og felles møtenotater

Noe jeg har brukt OneNote til i mange år er som felles møtebok. Det sparer mye tid, og masse unødvendig epost og Teams-kommunikasjon for å forberede, gjennomføre og følge opp møter. Du kan bruke den innebygde OneNote notatblokken i Teams, og synkronisere denne med PC og Mac for lokal behandling. Det gir flere muligheter og du kan bruke den også når du ikke er på nett.

For å legge til OneNote i Teams, les De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk — Smart endring AS

Vil du komme i gang med OneNote, eller er du OneNote bruker og vil lære å bruke mulighetene bedre kan jeg foreslå workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams sammen med kollegene dine, eller ta nettkurset på egenhånd i eget tempo.

Hva er presentasjonsprogrammet Sway og burde du ta det i bruk?

Tør du å bevege deg inn i det ukjente? Mange synes det holder med Word, PowerPoint og Excel. Men det finnes flere muligheter i Office-familien og kanskje er tiden inne til å utforske nye måter å arbeide- og presentere på? Det er kanskje ikke så skummelt som du tror.

Microsoft kommer av og til med nye og innovative programmer som ikke blir markedsført og som noen etter hvert oppdager og tar i bruk. Ett av disse er notatprogrammet OneNote som ble tilgjengelig som del av Office i 2003. Jeg var en tidlig bruker, men i mange år så de fleste ut som et spørsmålstegn når jeg nevnte OneNote for dem. Nå er det kjent for mange flere, blant annet fordi det er tatt i bruk i mange skoler.

Et annet program i Office porteføljen veldig få kjenner til er presentasjonsprogrammet Sway. Dette ble tilgjengelig i 2015 og er et web-program som gjør det mulig å kombinere bilder, tekst og video til presentasjoner du kan gå igjennom på nettet på egenhånd, i motsetning til PowerPoint som vanligvis blir brukt når en person skal presentere noe til andre.

Her får du et eksempel på hvordan du kan bruke Sway der jeg har laget en presentasjon du kan gjennomgå på egenhånd med de mest brukte modulene i Microsoft 365. Jeg har opprettet en delingskobling direkte fra Sway som kan publiseres på en web-side, eller deles på en epost. Da ser det slik ut. Trykk på knappen GÅ TIL DENNE SWAYEN for å se hvordan du kan oppleve en Sway-presentasjon.

For å komme i gang med Sway, gå til http://sway.office.com/. Dersom du ikke har Microsoft 365 kan du likevel bruke Sway gratis koblet til en privat og gratis Microsoft konto.

Du kan tilpasse din presentasjon til ulike stiler og fargepaletter, velg om man skal bla vertikalt eller horisontalt og ulike dynamiske visningsformer. På Sway-området vil du finne flere eksempler du kan bruke som inspirasjon for å komme i gang.

Jeg bruker Sway til all min kursdokumentasjon. Så når jeg holder en workshop bruker jeg PowerPoint, men istedenfor å eksportere denne til en PDF og dele den med deltakerne deler jeg en lenke til Sway. Fordelen med det er at jeg kan oppdatere denne når som helst. Særlig Teams er i stor forandring hele tiden, så en PDF ville bli utdatert på kort tid, men ved å oppdatere Sway vil kursdokumentasjonen alltid kunne være oppdatert,

Lykke til med nye presentasjonsformer i Sway.

Hvordan jeg deler epost-informasjon med kolleger i Teams

Mange har tatt i bruk Teams og har ambisjoner om å redusere intern epost, men vi må fremdeles forholde oss til eposten. Hvordan kan vi få det beste ut av kombinasjonen?

Teams gir kontinuitet når noen går ut og andre kommer inn i en arbeidsgruppe

Vi er en gruppe som arbeider på et prosjekt, eller bare samarbeider i det daglige om arbeidsoppgaver. Teams har gjort det lettere å samarbeide på dokumenter og følge med på hva som skjer.

Her om dagen fikk vi inn en ny kollega. Det var ganske greit for henne å komme inn i arbeidet fordi alt vi har snakket om og produsert opp til nå ligger i Teams og er tilgjengelig for henne. Hadde vi samarbeidet og kommunisert på epost hadde hun startet med blanke ark fordi hele historien hadde ligget i våre personlige postbokser.

Dersom noen går ut av gruppen blir alle bidrag til samtaler og dokumenter liggende igjen og forsvinner ikke ut med personen.

Men hva med eposten?

Det er ikke realistisk å tro at eposten skal forsvinne med det første. Fremdeles vil epost bli brukt internt der man ikke har etablert tett kontakt mellom kolleger. Og med eksterne vil det fortsatt være den primære kommunikasjonskanalen.

La oss si at vi arbeider på et prosjekt og trenger å innhente informasjon eksternt. Jeg tar på meg dette og sender en epost til noen kontakter jeg vet kan bidra. Jeg får svar fra et par med nyttig informasjon på epost. Hvordan deler jeg denne med mine kolleger i prosjektet?

Før ville jeg videresendt eposten, men det vil jeg jo ikke nå! Da vil jo en ny deltaker i prosjektet som kommer inn neste uke ikke få denne informasjonen. Nei, jeg sender heller eposten inn i prosjektkanalen. Da blir den delt både med nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet, og om jeg går ut ligger informasjonen der fremdeles og ikke i min postboks.

Dette gjør du for å få eposten inn i prosjektkanalen.

Alle kanaler har en egen epostadresse du kan sende eller videresende epost til. Hent adressen og lim den inn i Til-feltet så dukker eposten opp som et innlegg den rette Teams-kanalen.

Tips!

Sett inn kanalens epostadresse på kopilinjen for epost du sender eksternt for å informere kolleger i kanalen.

Er dette noen du gjør ofte kan du legge til epostadressen til kanalen i kontaktlisten din. Du kan også legge den til som et hurtigtrinn i Outlook (Windows). Les hvordan på Den mest oversette muligheten i Outlook kan spare deg mye tid

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk

Det er naturlig å starte med de grunnleggende funksjonene i Microsoft Teams som for de fleste er gruppesamtaler og felles dokumenter. Etter hvert oppdager mange at  Teams kan ses på som en arbeidsplattform. Over tid kan der være der du gjør mesteparten av ditt daglige digitale arbeid og samarbeid.

Det som gjør Teams så interessant som digital arbeidsplattform er mulighetene til å integrere tillegg både fra Microsoft og andre. De to mest populære tilleggene er nok OneNote for felles møtebok og aktivitetsnotater og Planner for planlegging av prosjekter, oppgaveprioritering og aktiviteter.

Bli heldigital i den nye arbeidshverdagen med OneNote

 Mange har brukt OneNote i lang tid, slik som jeg. OneNote ble lansert som del av Office i 2003 og det har vært mitt favorittprogram i Office i mange år. Andre har oppdaget det nylig og sett fordelen i å kunne ha alle sine notater digitale og tilgjengelig på både PC og telefon.

OneNote kan enklest beskrives som "digitalt papir" og har også fått en viktig rolle i skolen til elevoppgaver og  digitalt samarbeid mellom elev og lærer. På jobben brukes OneNote til å samle alle typer ustrukturert informasjon som ikke egner seg så godt i Word og Excel. Det er også et veldig godt samarbeidsverktøy som flere kan arbeide i samtidig. Det vanligste er felles aktivitetsplaner, sjekklister og møtenotater.

Alle Teams får en felles notatbok opprettet automatisk og så kan man knytte ulike deler av denne til kanaler og bruke den til forskjellige formål.

Smarte prosjekter og aktiviteter med Planner og Teams

Verden blir stadig mer kompleks. Vi blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå våre mål og få jobben gjort innen vårt ansvarsområde. Det finnes mange verktøy som kan hjelpe oss med å strukturere og organisere samarbeid gjennom prosjekter og daglig arbeid. Microsoft Planner har fordelen av å være en del av Office 365 og er tett integrert med andre Office-verktøy vi bruker i hverdagen som dokumentbehandling i Word, Excel og PowerPoint, notater i OneNote og samarbeid i Teams. I likhet med de andre programmene kan Planner brukes på PC/Mac og gjennom apper på mobil og nettbrett.

Så hva kan vi tenke oss å bruke Planner til?

Det første mange nok tenker på er prosjekter. Planner er nok for enkelt for stor komplekse prosjekter med mye logistikk og avhengigheter. Det erstatter heller ikke prosjektverktøy som er laget for spesielle for mål, for eksempel programvareutvikling. Men for mange andre formål er det veldig godt egnet. For eksempel

• Markedsprosjekt

• Arrangementer

• Utvikling og innføring av tjenester

• Strategi

Det kan også være godt egnet til arbeid med Kontinuering forbedring, så som Fokusgruppearbeid og Lean-arbeid. Det tredje område jeg ser muligheter for bruk av Planner er i daglig arbeid med Prioritering av aktiviteter der det kommer inn mange innspill og vi må velge noe, og for fordeling av oppgaver og oppfølging av disse.

Fremtidens digitale arbeidsplattform

Ved å integrere Planner, OneNote og andre tillegg kan vi se for oss at vi i fremtiden ikke starter mange ulike programmer for ulike arbeidsoppgaver, men starter Teams og blir der gjennom dagen. Vi produserer planer, dokumenter og notater fra Teams og de ulike verktøyene fungerer sømløst sammen for at det skal enklere for oss å fokusere på innhold og mindre på verktøy.

Ønsker dere tilpasset opplæring for en gruppe i Teams, Planner, OneNote mm? Sjekk gjerne Smart endring kurs- og workshops for grupper og kurs på nett.

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Jeg har vært i kontakt med og gjort opplæring i Teams i mange virksomheter de siste halvannet årene. Mange har kastet seg over Teams fordi det ser besnærende enkelt ut, men en god del har gitt opp etter en stund. De synes det blir uoversiktlig. Mye av informasjonen er irrelevant, og så blir det noe som kommer på toppen av eposten. Det tar for mye tid og gevinsten er uklar.

Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene.

Men det må ikke være slik. Med noen enkle grep kan Teams bli et veldig bra samarbeidsverktøy for grupper. Det kan brukes for å samarbeide innen avdelinger, prosjekter, fokusgrupper, faggrupper, ja alle som trenger å gjøre noe sammen på jobben. Teams kan være en veldig god erstatning for intern epost. Problemet med epost er at all kommunikasjon ligger i personlige postbokser. En ny medarbeider i en gruppe starter på bar bakke fordi denne ikke har tilgang til historikk. Fordelen med å kommunisere i Teams er at historikken blir lagret, er søkbar og kan danne en kunnskapsbase for nye medarbeidere i gruppen.

De tre fellene mange går i og som dere må unngå 

Felle nummer 1. Dere tar ikke i bruk kanaler. 

All kommunikasjon fra faglige diskusjoner, daglig kommunikasjon og bursdagshilsener går i Generelt-kanalen. Da blir det like uoversiktlig som innboksen i Outlook der all eposten kommer inn usortert.

I Teams kan kommunikasjon om ulike tema foregå i kanaler og blir derfor sortert  før den kommer til deg. Du velger hva som er relevant for deg, ikke avsender. Da blir det enklere å holde seg oppdatert og bruke tiden på relevant kommunikasjon.

Prosjekt, arbeidsprosesser og aktivitetssamarbeid gjøres i kanaler

Mindre prosjekter og aktiviteter opprettes i eksisterende Team

• Kundeprosjekt i kundeteamet

• Markedsprosjekt i markedsteamet

• Operasjonelt- og forbedringsarbeid i avdelingsteamet

Merk at kundeteam og markedsteam ikke er avdelinger fordi arbeidsprosesser gjerne involverer deltakere på tvers av flere avdelinger.

For større prosjekter opprettes egne Team

• Prosjekt med flere delprosjekt

• Større arrangement med flere underdeler

 Eksempelet her er Pegasusprosjektet

Felle nummer 2. Dere bruker Teams gruppesamtaler som Skype- eller Facebook chat.

Vi bare skriver i vei og det er vanskelig å vite for andre om dette innlegget er viktig og relevant. I en hektisk hverdag kan jeg ikke lese alt som kommer mot meg, men må velge ut hva jeg leser etter hvor viktig og relevant det er for meg.

Teams-samtaler kan potensielt erstatte det meste av intern epost, men da må vi også skape en struktur for innleggene. Du ville vel aldri skrive en epost uten en overskrift? Det er jo den som forteller mottakeren hva det gjelder og som danner grunnlag for om jeg skal prioritere denne eposten. Du ville vel også alltid ha minst en på til: linjen? De du forventer skal gjøre noe, og respondere på eposten.

Du kan gjøre dette i Teams også. Legg til et emne for innlegget og adresser innlegget til de som forventes å gjøre noe med @navn. Andre som ikke er nevnt spesielt tilsvarer de som er på Kopi: linjen i en epost.

Nå er det enklere å vurdere hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente. Det blir også tydelig hvem som har oppgaver og hvem som kan se dette bare som informasjon.

3. Dere kopierer virksomhetens siloer på i Teams.

Det første mange gjør er å lage avdelings-team. Der foregår samtaler innen avdelingen og der ligger avdelingens dokumenter under Filer. Bare avdelingen har innsyn i dette. Så kopierer man den gamle mappestrukturen i mange nivåer som ingen egentlig husker hvordan ble opprettet, som er tidkrevende å bruke og som alle sliter med å navigere i.

 Det kan godt hende vi trenger et avdelings-Team, men styrken i Teams er å kunne opprette kommunikasjon og deling av dokumenter, planer, notater mm. basert på arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen. Du kan til og med samarbeide med partnere, konsulenter og andre i Teams.

Du trenger ikke lenger bla i filstrukturer for å lete etter dokumenter. Du finner både dokumenter og samtaler på tvers av alle Team med søk. Det betyr at selv om dokumenter er spredt på de Team og kanalene der de er en del av arbeidsprosessene kan du finne dem igjen uten å bla deg til Teamet -> kanalen -> Filer for å finne det.

Å ta i bruk Teams er en gruppeoppgave, ikke en virksomhetsoppgave.

Å ta i bruk Teams er annerledes enn å ta i bruk SharePoint for felles arkiv, Intranett, og andre løsninger som skal fungere på tvers av virksomheten. I de tilfellene har man gjerne et prosjekt som støtter innføring, lager felles struktur og utarbeider retningslinjer for bruken.

Når en gruppe tar i bruk Teams for å samarbeide må de i hvert tilfelle bli enige om hva som er hensiktsmessig struktur for dem. Hvordan de skal samarbeide i Teamet er en avtale de må gjøre seg imellom og vil være ulikt for hver gruppe. Derfor må deltakerne i gruppen selv ha kompetanse til å forstå hvordan de bygger sin Teams-struktur og hvordan de kan bruke Teams effektivt i sitt arbeide.

Få en flying start på Teams-arbeidet

Trenger dere å styrke deres kompetanse i oppsett og bruk av Teams kan dere få litt starthjelp gjennom lynkurset Smart samarbeid med Teams. Er dere en gruppe, eller et prosjektteam som skal i gang med Teams får dere gjennom dette en flying start med å opprette deres eget Team, kanaler og etablere arbeidsform slik at dere er klare til å samarbeide effektivt umiddelbart.

Er du koordinator, leder, eller interessent og ønsker å skaffe deg denne kompetansen selv har vi et helt nytt nettkurs som bygger på de samme prinsippene. Dette kan kanskje hjelpe deg?

For å lese mer om nettkurset, gå til https://nettkurs.smartendring.no og velg Smart arbeid med Teams.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Delta fra Teams-appen eller nettleser

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men har noen begrensninger.

Gjør dine valg før du går inn i møtet.

Det de fleste trener å beherske for å kunne delta og bidra i Teamsmøter er å bli kjent med styringsmulighetene i møtet. Når du går inn i møtet vil du på forhånd kunne gjøre valg om du skal gå inn i møte med åpen mikrofon og video, eller om du starter uten dette. Du får en forhåndsvisning av deg selv så du kan sjekke frisyren får du viser deg frem i møtet :-)

Ta kontroll under møtet.

Når du kommer inn i møtet tar du kontroll over din deltakelse med en menylinje på skjermen. Denne er usynlig med mindre du flytter markøren din til omtrent en 1/4 fra nederste kant på møtevinduet. Da kommer den til syne.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 1 time og invitere Smart endring inn til dere i en nett-workshop for et lynkurs i Smarte nettmøter med Teams. Da mestrer alle Teams-møter på 1-2-3.

Skal jeg kalle inn til nettmøte på Skype eller i Teams?

Oppdatert 26.3 2020 basert på utviklingen av Teams siden innlegget ble skrevet i 2018.

Microsoft Teams har vært tilgjengelig for Office 365-kunder i over to år og mange har tatt dette i bruk, kanskje først og fremst gruppesamtaler, chat og felles dokumenter. For nettmøter har de fleste allerede godt innarbeidet bruk av Skype for Business både for møter, chat med kolleger og for noen også telefoni. 

Mange vil nå gå over til å ha nettmøtene på Teams. Har du tatt i bruk Teams og installert Windows appen vil du nå se både Skype og Teams-knapper for å kalle inn til nettmøter for i Outlook-kalenderen. Hva skal du velge?

Når er det best med Skype for Business møte?

På sikt er Microsofts plan å erstatte Skype for Business med Teams, men det tar nok litt tid for oss å venne oss til den tanken, og for Microsoft å gjøre Teams til en fullgod erstatning for Skype for Business. Inntil nylig var nettmøter i Teams mest egnet å ha for medlemmer av det enkelte Team, og da innkalt innefra Teamet og ikke i Outlook. Nå er Teams i ferd med å overta rollen Skype for Business har hatt i mange år. Likevel kan det være greit for mange å ha begge muligheter en stund til. Her er de noen av grunnene jeg ser til at mange fortsatt vil bruke Skype for Business, gjerne i parallell med Teams.

For større avdelingsmøter, allmøter og møter med eksterne deltakere er det fint å kunne skille presentatører fra deltakere.

Når du kaller inn til et Skype for business-møte vil alle i egen organisasjon være presentatører, mens deltakere utenfor organisasjonen blir deltakere. I Teams er standard innstilling at alle er presentatører. Presentatører kan ta over møtet, med hensikt eller like gjerne helt utilsiktet. Det er helt OK i et arbeidsmøte med nære kolleger, men ikke så bra i større møter og møter med eksterne. Du kan endre denne innstillingen når du kaller inn til Teams-møte slik at du velger enten på forhånd, eller under møtet hvem som skal kunne presentere i møtet.

---

Presentasjoner kan lastes opp til Skype før møtet så deltakerne ikke trenger å vente på at du skal gjøre det i møtet.

Du har presentasjonsvisning slik at du kan se neste lysbilde og velge å hoppe over noen akkurat som i presentasjonsvisningen du har når du presenterer i et vanlig møterom. Du kan også annotere og peke med laserpeker.  I Teams ser du det samme som deltakerne, og de kan til og med bla i dine lysbilder som de vil, og kunne ta over kontrollen.

Dette er kanskje den muligheten jeg savner mest i Teams nå ettersom det ville gjøre det mulig å forberede møtet bedre og kunne ta pause i presentasjonen, gjøre noe annet og så fortsette der jeg slapp.

---

I Skype for Business har du en tavle akkurat som whiteboardet i møterommet.

Ved å bruke alle mulighetene i Teams kan du få til det samme, men det er vesentlig mer komplisert og krever mye mer av møteorganisator og deltakerne for å være nyttig. Tavlen i Teams bygger på Microsoft som er veldig bra som app på PC og nettbrett, men per i dag ikke godt støttet i Teams.

I tillegg har mange telefoni-integrasjon fremdeles knyttet til Skype for Business

Er dere avhengig av dette vil man måtte benytte Skype i parallell med Teams. Du kan få telefon-integrasjon til Teams også, men det er ikke så mange som har gjort overgangen ennå.

Når passer det å bruke Teams-møte? 

Så skal vi la være å ha Teams-møter foreløpig? Absolutt ikke! For arbeidsmøter der de som allerede jobber sammen i et Team er Teams-møter veldig nyttige. Både planlagte og ad-hocmøter. De tre største fordelene jeg ser med dette er:

1. Når en diskusjonstråd har gått frem og tilbake noen ganger kan det ofte være bedre å snakke sammen. En i Teamet kan da sette opp et "møt nå" nettmøte og de som har anledning til å delta kan gå rett inn i møtet umiddelbart. Der kan man avklare og bli enige om noe. De som ikke hadde anledning til å delta vil se at det har vært et møte, og om man vil kan man enkelt gjøre et opptak som de kan spille av for å høre hva som ble sagt. 

2. Man kan planlegge et møte i en bestemt kanal. Alle i kanalen vil da få invitasjon til møtet uten at man må invitere dem en etter en. De som følger kanalen får varsel og kan velge å legge til møtet i kalenderen. Man kan da bli med i Teams-møtet rett fra Outlook-kalenderen.

3. Når møtet foregår i Teams kan man samtidig benytte de andre mulighetene som for eksempel å redigere i det samme dokumentet, eller notere Teamets felles møtebok som er synlig for alle. 

Min konklusjon er at Skype for Business og Teams-møter utfyller hverandre i dag, men det er helt klart at på et tidspunkt vil alle nettmøter foregå i Teams. 

Vil du teste ut effektive nettmøter i Skype for Business og Teams?

Vil du lære mer om Teams, Smarte nettmøter i Teams, eller Skype for Business kan dere vurdere å gjennomføre en av workshopene under.

Smart samarbeid med Teams
Smarte nettmøter med Teams
Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business

Har du plutselig fått ny stil på symbolene i Office-båndet?

Microsoft er i ferd med å fornye Office-programmenes utseende med nye "tegnede" symboler i det kjente båndet under menyen. De tester også ut en ny måte å introdusere nye muligheter, foreløpig i Outlook. Det gjør det mulig å teste ut og venne seg til nye måter å jobbe på gradvis i en prøveperiode. Du kan velge å prøve ut noe for så å gå tilbake igjen. Microsoft samler inn feedback i denne perioden og kan gjøre eventuelle endringer før det nye blir en permanent del av Office-programmet.

Det er ikke sikkert du har det ennå, men om dere har Office 365 eller Office 2016 på PCen vil du få det i løpet av de neste ukene eller månedene.

Se etter "Kommer snart" øverst til høyre i båndet og en bryter der du kan velge å prøve ut nye muligheter. Skyv over bryteren, restart Outlook og trykk på "Kommer snart" for å lese hva som er nytt. Akkurat nå er det et forenklet bånd der du kan ha de mest brukte funksjonene lett tilgjengelig.

Du kan bytte mellom å se det forenklede båndet og det komplette. Dersom du ser funksjoner på det forenklede du ikke bruker kan du høyreklikke på det og fjerne funksjonen. Er det noe du savner kan du høyreklikke på det i det komplette båndet og velge å inkludere det i det forenklede.

Mange har klaget på at de bare bruker noen få av alle mulighetene i Office og blir forvirret av alle de knappene man ikke bruker. Nå kan du velge selv å forenkle slik at du bare ser de knappene du ønsker å bruke.

Nå må du tenke nytt om lagring i Word, Excel og PowerPoint. Ellers får det uplanlagte konsekvenser!

Bruker dere Office 365 og har tatt i bruk OneDrive og/eller SharePoint online må du tenke nytt om lagring av dokumenter. Du har, eller vil snart se at lagreknappen som du sikkert er vant til å trykke på ganske ofte mens du arbeider med et dokument er byttet ut med Lagre automatisk. Dersom dokumentet er lagret på din OneDrive, eller på SharePoint vil denne være på. Ligger dokumentet på skrivebordet, eller et annet sted lokalt på din PC vil den være av.

Dette er veldig bra fordi det lagres kontinuerlig og du risikerer ikke å miste det du arbeider med. Samtidig synkroniseres dokumentet kontinuerlig til skyen. Det gjør at du nå kan samskrive på dokumenter i Office-dokumenter fra skrivebords-programmene med umiddelbar oppdatering hos alle som har dokumentet åpnet. Dette har fungert svært bra i nettversjonene av Word, PowerPoint og Excel lenge, men ikke så godt i skrivebords-programmene som fleste helst vil arbeide i.

Utfordringen er den arbeidsmåten vi har lagt oss til når vi skal lage et nytt dokument.

Ofte åpner vi et dokument vi har laget tidligere fordi vi ønsker å gjenbruke deler av dette. Så gjør vi en del endringer og planlegger å lagre dette som et dokument med et nytt navn. Ooops! Endringene er allerede lagret på originaldokumentet!

Det du altså må gjøre når du bruker et eksisterende dokument som grunnlag for å lage et nytt er å lagre det nye dokumentet med et nytt navn umiddelbart, før du endrer noe på dokumentet. Velg Fil -> Lagre en kopi. Da kan du trygt gjøre de endringer du ønsker.

Hva om du allerede har gjort mange endringer i originaldokumentet før du oppdager dette?

Bilde av versjonslogg

Ikke noe problem.

Lagre det endrede dokumentet så du beholder endingene i dette. Lukk dokumentet og åpne originaldokumentet igjen.

Nå velger du Gjenopprett, og du har ditt opprinnelige dokument tilbake.

Arbeider du med tilbud, anbud, rapporter og større dokumenter og du ønsker god kontroll fra start til ferdig dokument? Gjerne gjennom flere omganger med endringer og versjoner. Da er det ofte flere som bidrar. Ikke send versjoner av dokumentet på epost til hverandre, men gjør alt arbeidet med god kontroll på endringer i ett og samme dokument. Gjerne samtidig! Det kan du gjøre med god kontroll i Office 365.

Trenger dere litt starthjelp til å arbeide på nye måter med dokumenter? Sjekk ut lynkurset Smart dokumentbehandling i Office 365. Der vil dere lære å utnytte spesielt Word i Office 365 med funksjoner som beskrevet over, spor endringer og mer.

Bruk den raskeste måten å finne en god møtetid på

En av de mest tidkrevende administrative oppgavene mange har på jobben er å finne en møtetid som passer for alle. Det jeg har sett mange gjøre når de skal finne en tid for som passer for seg og 7-8 møtedeltakere er å åpne alle kalendrene og lete etter et innsmett for møtet. Det er tidkrevende og veldig manuelt arbeid.

For interne møter har Outlook veldig god støttefunksjoner du kan bruke til å gjøre dette mye mer effektivt. Legg inn ønskede møtedeltakere i avtalen og sjekk panelet på høyre side. Der finner du en rute som litt misvisende heter Romoversikt. Ja den kan gi deg det, men den viser deg med ett blikk når det er sannsynlig å finne en felles ledig tid og hvilke dager du bare kan glemme.

De mørkeblå er håpløse, de lyseblå kan være mulige, men på de hvite kan du helt sikkert finne en tid som alle har ledig.

Finn nå en tid som passer deg den dagen og gå til Planleggingsassistenten. Da får du opp en fin oversikt over alle deltakerne og kan lett finne en passende tid.

Dette forutsetter at alle har oppdaterte kalendere, og det er ikke alltid … 
I tillegg kan det jo godt hende at det ikke passer for enkelte selv om de har ledig tid i kalenderen. Det kan hende de planlegger å jobbe med en viktig oppgave på det tidspunktet, det er mare ikke et møte og dermed ikke i kalenderen. Og hva gjør du om du skal ha med eksterne deltakere? Deres kalenderen ser du ikke i Planleggingsassistenten. Min erfaring er at dette for leder til en endeløs epostutveksling for å finne en tid som passer alle.

Men nå finnes det en ny god mulighet i Outlook for deg som har Office 365 som løser dette. FindTime er et gratis tillegg til Oultook som gjør at du kan foreslå flere tider som passer deg, og lar møtedeltakerne velge tider blant disse som passer dem. Det øker muligheten veldig for å komme raskt frem til et felles møtetidspunkt. Tillegget er tilgjengelig både for nettversjon, PC, og Outlook for Mac.

Du finner dette tillegget i båndet der det står "skaff deg tillegg". På Mac finner du det i "Store" og i nettversjonen under Innstillinger og "Behandle tillegg". Har du lagt de til ett av stedene vil det dukke opp automatisk de andre så du trenger bare å legge det til en gang. 

Første gang du bruker det vil du bli bedt om å koble FindTime til din Office 365 kalender. Det er bare du som møtearrangør som trenger å installere FIndTime. Deltakere fra andre organisasjoner kan ha hvilken som helt epost, for eksempel Google.

La oss si at noen foreslår et møte. Da kan du velge "Reply with Meeting Poll" og foreslå en del tider som passer for deg på en eller flere dager. Idet du sender invitasjonen vil alle tidene bli markert i din kalender som foreløpige.

Dersom det finnes en felles tid som passer for alle blir møtet automatisk bekreftet på det tidspunktet.

Om du har brukt Doodle, vil mye av dette være kjent for deg. Forskjellen er at FindTime er mye bedre integrert i Office 365 kalenderen.

Hvor mange tider skal du foreslå? Man kunne tenke jo flere jo bedre, men det er ikke sikkert. Sjekk ut denne bloggposten om du vil lese mer om psykologien i å ha flere valg å forholde seg til: Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Så du tror epostproblemet er løst om dere bruker Teams eller Slack?

For noen år siden da jeg innførte Yammer for kommunikasjon i teamet mitt fikk jeg med en gang kommentarer som "Enda en ting vi må følge med på!" Lignende hører jeg fra organisasjoner som tar i bruk Teams, Slack, eller Workplace by Facebook.
Ideen med de nye kommunikasjons- og samarbeidsverktøyene er god. Særlig i store organisasjoner er gjerne 50-80% av eposten intern og vi kan sikkert være enige om at epost ikke alltid er den optimale måten å kommunisere på internt.

Se alle fordelene med Teams i Er Teams den nye Outlook?

Men du må fremdeles behandle epost fordi vi kommuniserer med eksterne og med resten av organisasjonen utenfor vårt team via epost. Likevel kan det være verd å bruke Teams eller tilsvarende på grunn av verdien det tilfører i kommunikasjon og samarbeid i hver enkelt avdeling, faggruppe, eller prosjekt.

En veldig vanlig måte å rette en forespørsel, be om informasjon, eller be noen om å gjøre noe er å sende en epost. Dermed er mye av eposten egentlig oppgaver. Men hva gjør vi med oppgaver som kommer i gruppediskusjoner og i chat 1:1?

Her er to måter å følge opp oppgaver i Teams

Om mange av forespørslene som før kom på epost nå kommer i Teams, hvordan behandler vi dem da? Det er ikke selvsagt at vi kan gjøre alt her og nå. Det kan til og med hende at du har vært borte en dag og når du sjekker Teams-samtaler fra dagen før finner du et par ting noen ber deg om å gjøre. Hvordan kan du ta kontroll over dette?

1. Enkel oversikt over det du må følge opp i Teams

Dersom du ikke bruker Outlook oppgaver i dag og vil ha en enkel måte å ha en oversikt over det du vil følge opp i Teams kan du velge å Lagre meldingen.

Klikk på merket mellom de tre prikkene og Tommelen for å merke et innlegg.

For en oversikt over det du må følge opp kan du skrive /lagret på kommandolinjen i Teams. Da vil du få en oppfølgingsliste. Når du har utført oppgaven klikker du på Lagret merket i listen. Da vil den bli borte fra listen og du vet at oppgaven er gjort.

2. Stålkontroll over oppgaver både i epost og i Teams

Om du allerede bruker oppgaver i Outlook, eller ønsker å ta det i bruk, kan du følge opp Teams-oppgaver i Outlook sammen med epost oppgaver.

Klikk på de tre prikkene i innlegget og velg Kopier kobling. Nå oppretter du en Outlook oppgave på det tidspunktet du vil følge opp henvendelsen, skriver hva oppgaven er og limer inn lenken til innlegget i oppgaven.

Les mer om å bruke oppgaver i Outlook i Todo lists are evil, schedule everything

Når du senere har skal gjøre oppgaven klikker du på lenken i Outlook-oppgaven og kommer direkte tilbake til innlegget i Teams. Der kan du jo evt. bekrefte at oppgaven er utført som et svar på innlegget.

Vil du og dine kolleger ha bedre kontroll på oppgaver som kommer fra alle kanter og en bedre utnyttelse av arbeidsdagen, bestill Smart bruk av Outlook lynkurs og be om å få inkludert behandling av Teams-oppgaver.

Vil dere komme ordentlig i gang med å arbeide i Teams kan dere sjekke lynkurset Smart kommunikasjon og Samarbeid med Teams

Er Microsoft Teams den nye Outlook?

Microsoft Teams sprer seg nå som ild i tørt gress i mange organisasjoner som har Office 365, og til dels ukontrollert som et grasrotverktøy mange finner og tar i bruk.

Samarbeid og kommunikasjon blir stadig viktigere. Illustrasjon: Microsoft

Kommunikasjon og samarbeid blir stadig viktigere etterhvert som verden blir mer kompleks. Her har Microsoft Teams mange åpenbare fordeler som gjør det attraktivt å bruke. I dag brukes Outlook til en masse  oppgaver det aldri var ment å fylle. Potensielt kan vi spare mye kommunikasjonstid, unngå misforståelser og ta raskere og bedre beslutninger om vi flytter dette over i Microsoft Teams.

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Verden før Outlook

Det er ikke sikkert alle husker, eller opplevde, Microsoft verdenen før Outlook. Da hadde vi Microsoft mail, Schedule+, kontakter og ingen oppgavehåndtering. Så kom Exchange server med Outlook for 15 år siden og integrerte epost, kalender, kontakter og oppgaver i ett. Det ble en kjempesuksess. Outlook er fremdeles bra, men den underliggende måten å kommunisere på er person-til-personkommunikasjon, altså e-post.

Problemet med Outlook

Når kommunikasjon skjer på epost blir ditt kommunikasjonsarkiv liggende i din personlige postboks som ikke er tilgjengelig for andre enn deg selv. I en verden der samarbeide og tilgang til informasjon er viktigere enn noen gang er dette en stor ulempe.

En ny medarbeider i organisasjonen starter på bar bakke uten informasjon om kunnskap utvekslet på epost mellom kolleger og må bygge opp sin egen kunnskapsbase og historikk fra den dagen han starter. Det er kostbart og kan føre til feil grunnet manglende historisk informasjon.

Hva vi ikke burde bruke Outlook til

Siden Outlook er blitt de facto planleggings- og kommunikasjonsverktøy for mange, blir man fristet til å bruke det langt utover hva som var tiltenkt. For eksempel til

• Korte, viktige beskjeder. Det fører til at man konstant på sjekke epost både på PC og telefon for å ikke gå glipp av noe viktig som haster.
• "Svar alle" diskusjoner der epost fyller opp postboksen og gjør den uoversiktlig.
• Sende dokumenter frem og tilbake, som fører til flere ulike versjoner og mye arbeid med å sette sammen til det endelige dokumentet
• Personlig arkiv for smått og stort som burde ligget i et felles arkiv for å være tilgjengelig for ettertiden og for flere enn de som var involvert i en epostutveksling der og da.
• Dokumentarkiv, siden da har man alltid dokumentene med seg også når man ikke er på nett i motsetning til filområder  og SharePoint-biblioteker. (Ja jeg vet det er mulig, men det stoler brukerne ikke på, eller det er for vanskelig å sette opp)
• Publisering av informasjon som heller burde ligget på et Intranett eller tilsvarende siden medarbeiderne som starter i morgen ikke får viktig informasjon.

Finnes det bedre måter å samarbeide på?

I mange organisasjoner er epost det viktigste interne kommunikasjonsverktøyet og det er ikke uvanlig at 60-80% av eposten er intern i større organisasjoner. Kommunikasjon og informasjon blir bare mer og mer viktig, så hva er alternativet? Jeg mener det er en mer teamorientert tilnærming der alle relevante ansatte kan bidra i kommunikasjonen og der historikken ikke blir liggende i personlige arkiver. Kombinert med nye og gode muligheter til samhandling gjennom felles møtebok, aktivitetsplaner og felles dokumenter kan Microsoft Teams ses på som en Outlook-erstatning i mange sammenhenger og mer eller mindre fjerne behovet for å sende epost internt.

Hva du kan oppnå med å bruke Microsoft Teams

De viktigste muligheten jeg ser med Teams er

1. Å kunne del meninger og gi innspill gjennom åpen gruppesamtale til alle deltakere i en gruppe, team, prosjekt mm. der samtalen også er tilgjengelig i etterkant og kan søkes opp, og er tilgjengelige for nye teammedlemmer.
2. Å skape innhold, aktiviteter og beslutningsgrunnlag sammen og ta beslutninger raskt
3. De som er tilgjengelige kan være med i gruppesamtaler der og da. Andre kan oppdatere seg i etterkant
4. I tillegg til teamkommunikasjon erstatter Dette Skype for Business til intern bruk for 1:1 kommunikasjon og nettmøter.
5. Og ikke minst, du kan jobbe fra app på PC, Mac og mobil hvor du enn er.

Så erstatter Teams Outlook?

Nei, vi trenger fremdeles å kommunisere eksternt og der er epost fremdeles den mest gangbare kommunikasjonsformen. I tillegg trenger vi fremdeles å gjøre personlig planlegging og prioritering og ha en personlig kalender der vi samler alle aktiviteter for god oversikt og tidsplanlegging. Vi kan jo være med i mange team, så Outlook vil nok leve videre, men vi kan flytte ut mye av det som aldri burde vært der til Teams.

Teams er først og fremst et verktøy for de som jobber tett sammen i hverdagen og erstatter sannsynligvis ikke verken Intranet, Yammer eller sider og dokumentarkiver på SharePoint. Disse er laget for å kunne dele informasjon som er relevant for hele, eller store grupper innen organisasjonen.

Burde vi ta kontroll over Teams før det tar kontroll over oss?

Det kan være en fare med bare slippe løs Teams i organisasjonen uten noen form for planlegging. Jeg mener ikke nødvendigvis ikke at brukere ikke skal få opprette Teams, men en grunnleggende opplæring i og forståelse av Teams og bruksmuligheter vil hjelpe organisasjonen på sikt til å unngå kaos. Dette er en glimrende mulighet for både ledelse og IT til å gi brukerne noe de etterspør og samtidig hjelpe dem på riktig vei. Dette trenger ikke være spesielt komplisert. Ved å kartlegge interessegrupper, og hvem som har behov for å jobbe sammen er mye gjort. Se eksempel under.

Teams kan både brukes innen avdelinger, men like gjerne på tvers av organisasjonen

Trenger dere litt starthjelp til å ta i bruk Teams på en god måte, sjekk ut lynkurset Smart samarbeid og kommunikasjon med Teams