Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme
Da jeg jobbet med HR i Microsoft fikk vi stadig tilbakemeldinger om at ansatte satte stor pris på fleksibiliteten vi hadde med å kunne arbeide hjemme av og til. Noen sa at det var da de fikk ting gjort ettersom det er så mye som skjer på kontoret og man blir stadig avbrutt av kolleger. Det var ikke snakk om hjemmekontor, men frihet til å kunne velge arbeidssted der det passet for å få jobben gjort.
Mange har i dag denne muligheten fordi dokumenter og annen arbeidsmateriale er digitalt og tilgjengelig fra hvor som helst. Kommunikasjon og samarbeidsmuligheter er også gode gjennom nettmøter og samarbeidsverktøy.
Veldig få vil velge å bare jobbe hjemme
Det er fleksibiliteten til å velge selv som er den store verdien her, ikke det å kunne jobbe hjemme i seg selv. Faktisk vil få velge å jobbe bare hjemme, men gjøre det av og til når det er hensiktsmessig.
Hva om man må jobbe hjemme? Det blir noe annet. De færreste har et "kontor" å gå til hjemme. Det blir gjerne til at man jobber ved kjøkkenbordet. Rundt deg er det mange distraksjoner og dersom du har barn som er hjemme, eller kommer hjem tidlig fra skolen er det ikke lett å få arbeidsro. Så hva bør du gjøre dersom du er i en situasjon der du må arbeide hjemme.
1 - Ikke se på det som et teknisk utfordring med mindre det faktisk er det.
Det er lett å si "ikke noe problem" jeg kan jobbe hvor som helst fordi jeg har alt tilgjengelig. Hvorfor skal jeg gå på kontoret egentlig? Men når du sitter der hjemme alene, det er stille i huset og du setter deg ned for å jobbe er det ikke alltid så enkelt. Må bare lage meg en kaffe først, jeg tror jeg tar meg et knekkebrød, jeg kan jo like godt sette i gang en vaskemaskin og diverse andre distraksjoner. Det krever en mental omstilling å være effektiv når man jobber hjemme. Mange finner det ensomt, savner kaffepraten om morgenen med kolleger og felleslunsjen.
2 - Lag deg nye rutiner
Planlegg dagen i større grad enn du hadde vært på kontoret. På kontoret organiserer vi ofte dagen rundt møter. Mellom møtene arbeider vi med våre arbeidsoppgaver. VI er i jobbmodus og dert fungerer greit. Hjemme er det etter min erfaring ikke nok. Kanskje du må planlegge dagen mer som en skoledag med "timer" på 50 minutter og deretter 10 minutters pause? I storefri har du lunsjen din. Bruk tidtaker på telefonen så jobber du til det "ringer ut". Har du ikke sjekket Pomodoro-teknikken før anbefaler jeg å gjøre det.
3 - Sosialiser på nye måter
Mange som må jobbe hjemme blir rastløse og savner småprat og samarbeid på kontoret. Det finnes likevel muligheter for å bøte noe på dette.
Jeg vet om mange som allerede åpner en Skype-chat om morgenen med kollegene der man kan stille spørsmål til gruppen og dele informasjon gjennom dagen. Denne vil være enda mer verdifull nå og kan gjøre at man beholder kontakten med kollegene.
Har dere Teams, Slack eller lignende kan det være en mulighet å opprette en "sosial" kanal. Denne kan man sjekke i "friminuttet" og kan bidra til å opprettholde kontakt.
Ta en virtuell kaffepause, enten planlagt, eller der og da. Har dere en chat/kanal dere kommuniserer i er det jo bare foreslå. De som har anledning bruker et Skype-, Teams eller lignende møte, henter en kaffe, slår på video og tar en kaffeprat.
Sjekk inn med kollegene. Om dere ikke har det allerede, avtal korte, faste innsjekkingsmøter på nett, også kalt standup-møter der dere kan gjøre raske avklaringer. Det kan redusere misforståelser og korte inn beslutningstider. Daglig, eller annenhver dag er vanlig, gjerne om morgenen før 9. De fleste forsøker å holde disse møtene til 15-20 minutter.
4. Ja noen tekniske tips kan jo være greit også
Siden du sannsynligvis vil delta i flere møter på nett enn vanlig, bruk et godt headset, AirPods, eller lignende når du deltar. Det gir en mye bedre lydopplevelse både for deg og for de som skal høre dine innspill enn å bruke PC-høyttaler og innebygget mikrofon.
Om du ikke har det, få med en ekstra skjerm fra jobben. Det gjør at du kan arbeide mer effektivt. Det er også veldig bra å ha når du har nettmøter. Da kan du delta i møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til notater og arbeidsmateriale.
Tips til vellykkede nettmøter
Trykk Windows+P på tastaturet og velg Utvid. Da har du to skrivebord og kan flytte vinduer som du vil mellom disse.
Koble alltid til headset, eksterne lyd og videoenheter til PC'n før du starter nettmøtet. Da vil disse vanligvis bli brukt som standard enheter i møtet
Deltar du i Microsoft Teams møter, ved å gjøre bakgrunnen uskarp så viser du ikke de andre deltakerne hele hjemmet ditt.
Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter
Jeg hadde mer enn 1000 nettmøter i den perioden jeg var leder i Microsoft med teammedlemmer over hele Europa. Mange møter har jeg invitert til selv, og jeg har vært med som deltaker i enda flere. Så sitter du der da på et times nettmøte der noen legger ut i det vide og brede om et tema. Du tenker på alle de uleste epostene i Innboksen og plutselig sitter du og behandler epost. Det gjør du helt til noen sier "Hva synes du om dette Bjørn?" Eeeh… kan du gjenta spørsmålet? Ganske flaut, men vi har alle gjort det.
Du har ikke kontroll over deltakerne i et nettmøte
Selvfølgelig skulle jeg ha fulgt med, men den som presenterer har også et ansvar for å engasjere med møtedeltakerne. Dette er lettere i et møterom der du kan ha "kontroll" over deltakerne og spørsmål kommer gjerne uoppfordret.
Har du opplevd at du har presentert noe i et nettmøte, og så sier du ut i lufta "er det noen som har spørsmål?" ….. Ingenting! Helt tyst! De hadde kanskje spørsmål, men var bare ikke komfortable med å ta ordet i nettmøtet. Jo flere deltakere, jo stillere er det. Det jeg fant ut var at jeg kunne få frem spørsmål ved å la deltakerne skrive dem på i Skype for Business. Det hadde ingen problem med å gjøre. I tillegg brukte jeg undersøkelser. En liten quiz, eller en undersøkelse for å lodde stemningen gjør at alle må ha hodet i møter og gjøre noe. Det skaper engasjement.
Nettmøter er ikke som møter i et møterom
Vi må innse at møter på nett er forskjellig fra å samles i et møterom. De er ikke nødvendigvis dårligere, de kan til og med være mer effektive. Men det går ikke av seg selv. Det krever forberedelse og særlig å tenke gjennom hvordan du skal engasjere med deltakerne. Her er mine tre beste tips for å engasjere med møtedeltakerne og få nettmøter alle er mye mer fornøyd med.
1 - Bruk Web-cam - alltid!
Man blir ofte anbefalt å bruke video slik at man får bedre kontakt og kan oppfatte andres ansiktsuttrykk og reaksjoner. Men deltar du i et Skype for Business eller Teams-møte ser du vanligvis bare et lite frimerkebilde av andre. Det gir ikke så veldig mye rom for å tolke dette. Klart det er hyggelig å ha et ansikt i møtet, men hovedårsaken til at jeg alltid insisterer på å bruke Web-cam i mine møter er styrket selvdisiplin. Jeg vet at når jeg er på video kan andre se meg. Da er det lettere for meg å holde konsentrasjonen i møtet. Jeg vet også at det er lett synlig om jeg blir borte, fikler med telefonen eller behandler epost.
2 - Engasjer møtedeltakerne med å gi dem en tusj hver til møtets whiteboard
Skype for Business og Teams har fantastiske verktøy for å engasjere med deltakerne. Jeg har ikke et eneste møte der jeg ikke bruker tavlefunksjonen som tilsvarer møterommets whiteboard. Mange synes det er ukomfortabelt å ta ordet i nettmøter, men setter jeg opp en tavle hiver alle seg frempå og skriver eller tegner på denne.
Dette gjør du for å bruke tavlen i Skype for Business
Det er synd at noen av de beste mulighetene for engasjement i Skype er skjult. Men når du først har funnet dem kommer du alltid til å ville bruke dem.
Velg deleknappen i Skypemøtet, Mer … og Tavle. Du kommer til å overraske alle deltakerne og dere kommer til å ha et mye bedre møte. Jeg brukte alltid tavle i mine avdelingsmøter for å innhente nyttig informasjon fra hele teamet. Det blir som en runde rundt bordet, og det tar bare to minutter. Tavlen lagres i møtet og etter møtet kan du hente ut innholdet og bruke innspillene videre.
Her er et eksempel på en tavle i ett av mine månedsmøter med mitt Microsoft team. Etter møtet kan jeg gå inn og hente ut teksten fra tavlen og bruke innspillene fra alle deltakerne videre i vårt arbeid.
Dette gjør du for å bruke tavlen i Teams
I Teams finner du tavlen når du velger deleknappen i Teams-møtet. Foreløpig kan du bare tegne, eller skrive med håndskrift her, men om du installerer Microsoft Whiteboard på PC eller iPad kan du både skrive tekst og få mange flere avanserte muligheter.
Teams er i rask utvikling og planen er å få mange flere muligheter inn direkte i tavlen på Teams-appen.
3 - Lag en quiz, avstemning, eller lodd stemningen med en undersøkelse
Teamet mitt i Microsoft visste at de måtte følge godt med i møtet for plutselig kunne jeg sette opp en liten quiz, eller be dem om gi innspill på alternative løsninger vi diskuterte. Da laget jeg en undersøkelse som alle kunne svare på fra sin PC. Har du Skype for Business lager du en undersøkelse samme sted som du starter en tavle som vist over. Velg Undersøkelse, skriv inn ditt spørsmål og alternative svar. Du kan lage den på forhånd, eller der og da.
Dette gjør du for å lage en undersøkelse i Teams
Mens Skype for business har en egen undersøkelsesfunksjon benytter vi Microsoft Forms for å lage undersøkelser. Forms kan brukes til å lage ganske avanserte undersøkelser som kan integreres i Teams. I Teams-møte bruker vi en enkel Forms-oppretting i møtechaten. Der er det raskt å opprette enkle undersøkelser. Du kan gjøre det før møtet, eller mens møtet pågår.
Kom raskt frem til bedre nettmøter
Mulighetene vist her er et lite utdrag fra de to workshopene Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Smarte møter med Teams
Workshopene holdes bedriftsinternt med på egen PC og kan ha inntil 20 deltakere.
Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?
Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.
Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?
Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?
Delta fra Teams-appen eller nettleser
Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.
Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men har noen begrensninger.
Gjør dine valg før du går inn i møtet.
Det de fleste trener å beherske for å kunne delta og bidra i Teamsmøter er å bli kjent med styringsmulighetene i møtet. Når du går inn i møtet vil du på forhånd kunne gjøre valg om du skal gå inn i møte med åpen mikrofon og video, eller om du starter uten dette. Du får en forhåndsvisning av deg selv så du kan sjekke frisyren får du viser deg frem i møtet :-)
Ta kontroll under møtet.
Når du kommer inn i møtet tar du kontroll over din deltakelse med en menylinje på skjermen. Denne er usynlig med mindre du flytter markøren din til omtrent en 1/4 fra nederste kant på møtevinduet. Da kommer den til syne.
Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 1 time og invitere Smart endring inn til dere i en nett-workshop for et lynkurs i Smarte nettmøter med Teams. Da mestrer alle Teams-møter på 1-2-3.
Du går glipp av noe om du ikke arbeider på to skjermer
Mange har i dag bærbar PC med relativ liten skjerm, men har en stor skjerm på skrivebordet. Før var det en luksus ikke alle unnet seg, men i dag får du en 24" skjerm for en drøy tusenlapp. Om ikke bedriften har investert i dette ennå kan du si at man kan kjøpe 5 skjermer for samme pris som en mobiltelefon, og skjermen varer garantert mye lenger :-)
Det jeg har sett mange gjøre er å vise det samme bildet på begge skjermer. Det er litt dårlig utnyttelse av mulighetene. I flere tilfeller er det veldig greit å kunne bruke to skjermer.
Koble først til ekstern skjerm. Ser du samme bilde på begge skjermer trykker du Windowstasten og P samtidig og velger Utvid. Da vil du ha en primærskjerm og en sekundærskjerm du kan dra vinduer over på.
Arbeide med flere Outlook vinduer
De fleste tilbringer vesentlige deler av dagen i Outlook og skifter 
mellom e-post, kalender og kanskje oppgaver. Da er det veldig fint å få bedre oversikt med å disse i ulike vinduer. Om du står i e-posten, høyreklikk på Kalender og velg Åpne i nytt vindu. Nå har du både et e-postvindu og et kalendervindu. Nå kan du dra kalendervinduet over til den andre skjermen og kan beholde god oversikt over dags- og ukeplanen din gjennom dagen selv om du jobber med Innboksen.
I nettmøter
Deltar du i nettmøter vil du gjerne se deltakere, presentasjoner og innhold på skjerm andre deler med deg. Da fylles skjermen fort opp. Hvor har du dokumenter du trenger til møtet og hvor gjør du nå dine møtenotater når skjermen er fylt med nettmøteinnhold? Da er det veldig praktisk å ha nettmøtet på en skjerm og kunne bruke den andre til eget materiale og møtenotater. Dette er ikke minst praktisk om du skal presentere selv i nettmøtet. Start nettmøtet og flytt det til den andre skjermen så kan du arbeide med bedre oversikt
I PowerPoint-presentasjoner
Her er ikke poenget så mye å ha en ekstra skjerm på arbeidsplassen, men kunne koble til prosjektor og vise lysbildene der, mens du ser presentasjonsvisning på egen skjerm. Da kan du se alle lysbildene som kommer, kunne hoppe over ett om du har dårlig tid, og kunne lese egne lysbildenotater som bare du ser. For å gjøre dette må du også velge Utvid oppsettet som beskrevet over. Prøv det neste gang du presenterer og du vil aldri unnvære det igjen :-)
Om ikke presentasjonsvisningen kommer opp som forventet, sjekk oppsettet i presentasjonen.
Ikke reis på kontoret i dag! Møt kolleger hjemme ... vel, på nett
Har du opplevd å kalle inn til møte i godt tid, og så er det noen som melder avbud kort tid før på grunn av reise, sykt barn, eller fordi de har andre grunner til å ikke komme på kontoret når møtetidspunktet er der?Å ringe inn, eller gjøre om til nettmøte på sparket blir for vanskelig fordi vi ikke har tenkt igjennom og planlagt med at dennesituasjonen kan oppstå. Derfor, planlegg alle møter som nettmøter! Det koster ingenting. Bruker du Lync / Skype for Business kan du bare trykke på Nytt Lync-møte istedenfor Nytt møte i Outlook. Det er helt gratis :-) Du kan selvfølgelig også legg til møterom som vanlig og bare bruke nettmøtet om ikke alle kan være tilstede.
Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.
Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!
Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.
Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!
Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.
Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!
Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.
Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)
Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette her: Smart arbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Lync
Vi sparte x-hundretusen kroner på å innføre videomøter! Men tapte vi engasjement i arbeidet?
Det finnes mange artikler om å spare penger med å ha video og nettmøter i IT-, ledelse- og økonomipresse. Det er fint for ledelsen, men det bidrar ikke veldig til å motivere medarbeidere når man innfører video- og nettmøter som sparetiltak. Hadde det ikke vært mer inspirerende å høre at man kan få bedre og mer effektive møter og spare tid med fantastiske nye muligheter? Det er imidlertid ledelsen forsiktige med å love.
Stort sett alt som er skrevet om å øke produktivitet er beskrevet av leverandører av nettmøte og konferansesystemer. De kjenner sine systemers muligheter. Det gjør ikke alltid brukerne av systemene. De artiklene som beskriver fordelen for virksomhetens side beskriver oftest at de sparer penger.
Fokus i artikler som beskriver hvordan bedriften sparer penger er ofte grunnet i at IT-sjefen eller økonomisjefen er intervjuet. Det er få som spør brukerne. I så fall er det en leder som synes det er bra å slippe noen reisedøgn i året, mens medarbeidere som har lite reiser tvert imot synes det er ille å bli fratatt de få mulighetene han hadde til å treffe kolleger andre steder i landet av og til og nå bare møter dem på video.
Nettmøter er effektivt og sparer mye tid, men når er fysiske møter best?
Men det er virkelig mulig å gjøre nettmøter både gode og inspirerende. Problemet er at det ikke kommer av seg selv og er vanskeligere å måle det positive resultat av en det er å måle redusert reisekost.
Det er en almen misforståelse at nettmøter er det samme som vanlige møter, bare at deltakerne sitter ulike steder. Derfor legger ikke bedrifter opp til å lære de ansatte nye arbeids og møteteknikker som kan gjøre nettmøtene gode. Du kan for eksempel ikke legge opp til å holde en 15 minutters PowerPoint presentasjon og så ta spørsmålene til slutt. Da har de fleste falt av for lenge siden. Du må engasjere med møtedeltakerne kontinuerlig for å holde deres oppmerksomhet i møtet. Og du ser ikke når de faller av …
Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom
Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.
Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!
Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.
Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!
Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.
Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!
Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.
Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)
Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette på Smart samarbeid på kryss og tvers.