Er du utsatt for Innboks-stress?

Du åpner Innboksen din og ser at du har fått en god del ny e-post. Du åpner den første og leser noen linjer. "Å, den må jeg gjøre noe med i dag, men ikke akkurat nå. Jeg skal i et møte om ikke lenge så det rekker jeg ikke". Så åpner du den neste. "Den må jeg gjøre noe med i morgen" tenker du. Og så den tredje e-posten. "Hmmm … den vet jeg ikke hva jeg skal gjøre med. Jeg lar den ligge litt". Du skummer fort gjennom 10 e-poster på denne måten, bare for å ha oversikten. Problemet er bare at når du kommer tilbake fra møtet må du starte på nytt igjen fordi du jo ikke har gjort noe med de e-postene du har halvlest. Nå er det i tillegg kommet en del nye på toppen og snart skal du i et nytt møte …

På denne måten vokser Innboksen fort og du mister oversikten og kontrollen. Hvordan føles dette? Lider du av Innboks-stress? Det er dessverre selvpåført. Du kan normalt ikke si til kolleger og til sjefen at de ikke skal sende deg e-post, men du kan bestemme hvordan du behandler den innkommende e-posten.

Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette. Når du har tatt stilling til den og bestemt hva du skal gjøre med den bør du flytte den ut av Innboksen. Da vet du at den er enten ferdig behandlet, eller du har bestemt når du skal behandle den. Ved å gjøre dette vil du mer eller mindre tømme innboksen og det er en utrolig god følelse.

Men tør jeg dette da? Mange tør ikke flytte noe ut av innboksen før oppgaven i e-posten er ferdig behandler i frykt for at man skal glemme den, eller ikke finne den igjen. Dermed blir Innboksen lett det jeg kaller Norges mest populære huskeliste. Hver gang du har litt ledig tid leser du alle overskriftene nedover i Innboksen for å finne noe du kan gjøre nå. I mellomtiden renner det ny e-post inn i Innboksen på toppen av disse …

Hva kan du gjøre med dette? Finnes det smartere måter å håndtere oppgaver som kommer inn via e-post?

Jeg mener det gjør det, enten du bruker Microsoft, Google, eller Apple. Måten du gjør det på i praksis vil variere med teknologien, men prinsippet er det samme:

1. Behandle e-post i Innboksen ferdig første gang du tar i den. Når du er ferdig ligger ikke e-posten i Innboksen lenger. Her er hvordan: Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.
2. For e-post som ikke kan ferdigbehandles umiddelbart, tenk hvor viktig er den og hvor mye haster den. Ut fra dette plasserer du behandling av e-posten/oppgaven på en bestemt dag. Det er mye bedre å ha en kort liste pr dag enn en lang uprioritert liste med oppgaver. Les hvordan: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Ikke velg Innboks stress - velg full kontroll :-)

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

Før i verden ble oppgaver man skrev opp borte etter hvert om man ikke gjorde dem. Det var begrenset hvor langt tilbake i møteboka man bladde for å lete etter oppgaver man skulle gjort, og gule lapper og løse ark har en tendens til å bli borte etterhvert også. De oppgavene du skulle gjøre for andre kunne du nok bli minnet på, men mange ting du ønsket å gjøre, men som du ikke fikk prioritert ble etter hvert borte.

Problemet i dag med digitale oppgavelister er at oppgavene aldri blir borte :-) De følger med deg til evigheten om du ikke gjør dem eller sletter dem. Jeg bruker å titte over skulderen på mange av de jeg arbeider med og veldig mange har oppgavelister så lange som et vondt år i Outlook eller i andre digitale oppgavelister.

Oppgaven er gjerne også i rød skrift som indikerer at tidsfristen du satt for deg selv er overskredet på alle oppgavene. For de som har det slik ser jeg ofte også at de nå skriver oppgaver på et stykke papir igjen. De har gitt opp sin digitale oppgaveliste. Kjenner du deg igjen i dette?

Problemet er at de fleste av oss er tidsoptimister. Vi vil så mye og så tror vi at vi får så mye bedre tid neste uke enn vi har denne uken :-) Derfor tenker vi ofte ikke godt nok igjennom våre prioriteringer når vi tar på oss en oppgave for andre, eller i et inspirert øyeblikk skriver opp ting vi ønsker å gjøre. På denne måten blir vi lett drevet av det som brenner mest og ikke av hva som kanskje er de viktigste oppgavene.

Vil du ta et oppgjør med oppgavelisten din og gjøre en re-prioritering? Da anbefaler jeg at du går igjennom en og en oppgave og bestemmer hvilke av disse fire valgene du vil gjøre.

Gjør den nå!

Oppgaven tar ofte ikke mye tid. Den har bare blitt liggende fordi vi ikke har hatt noe press på oss til å gjøre den. Gjør den her og nå og ikke gå videre til neste oppgave før du har gjort denne! Du vil føle deg mye bedre når du kan stryke denne fra listen.

Planlegg den!

Det er en viktig oppgave og du må gjøre den, men av ulike årsaker kan du ikke gjøre den nå. Spør deg selv, hvor viktig er den og hvor mye haster det? Bestem hvilken dag du skal gjøre den og sett av tid til å gjøre den i kalenderen. Flytt den enten inn i kalenderen, eller i en oppgaveliste for den dagen. Nå er den ikke lenger på den lange listen.

La den gå!

Beklager kjære oppgave. Nå har du fulgt meg i ukesvis uten at jeg har fått gjort deg. Du kommer nok aldri høyt nok opp på mine prioriterte oppgaveliste til at jeg får gjort deg. Slett den fra listen.

Kanskje en dag?

Om det virkelig skjærer deg i hjertet å la en oppgave gå fordi du har så lyst til å gjøre den, men aldri har tid til det, kan du plassere den på en liste for "kanskje en dag". Den listen kan du så kikke på av og til og så flytte oppgaver til gjørelisten for en bestemt dag på et senere tidspunkt.

Det er ikke realistisk å tømme den lange oppgavelisten som har bygget seg opp i en økt, så planlegg gjerne flere korte økter på 20-30 minutter for å komme ajour. Det får du til innimellom møter og annet arbeid. Du vil føle deg så mye bedre etterpå. Nå gjelder det bare å ikke la oppgavelisten vokse igjen. Dersom du vil bli bedre til å prioritere realistisk kan du få litt hjelp her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Lykke til!

Vi er over halveis i året. Les hvordan du kan være tryggere på å nå målene dine

Har du resultater å feire på nyttårsaften?

Er du tilbake fra ferie med fulladede batterier? Før du stuper inn i Innboksen for å bruke et par dager med å komme ajour, tenk på dine egne mål. Hvordan ligger du an? Er det områder du må sette i gang aktiviteter på, eller områder du må følge opp for å sikre at du når dine mål? Gjør du ikke det nå blir du fort tatt av hvirvelvinden når alle er tilbake fra ferie og den travle høsten starter.Har du en plan for året? Hvis ikke er det ennå ikke for sent.  Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine. Om du ikke har noe verktøy du bruker for dette kan jeg anbefale Microsoft OneNote. Det kan du bruke på både PC, Mac, nettbrett og telefon. Les mer på Ikke kom bakpå. Se hvor enkelt du kan starte din 2015 plan nå!

Handlingsplan

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre de fire aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. september setter du for eksempel startdato til 18. august. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-)

Vil du ha en komplett og mer detaljert beskrivelse av hvordan du kan jobbe for å til enhver tid ha god kontroll på at du jobber målrettet, se Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Synes du ikke at du kan prioritere å gjøre dette før du har kontroll på all e-posten som er kommet inn i løpet av ferien, se tips her: Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp! 

Lykke til med resten av året!

Hva er riktig livsbalanse (Work-life balance)

Jesper Bo Jensen i Institut for fremtidsforskning, København laget i 2001 en studie av "Fremtidens arbejdsbegreb" der han stilte spørsmålet Hva er mest tilfredsstillende av arbeid og fritid?

10% mente at arbeid er mest tilfredsstillende, 13% mente at fritid er mest tilfredsstillende, mens 77% mente at arbeid og fritid er like viktige.

Det er liten grunn til å tro at dette er veldig forskjellig i dag. Bildet av hvordan man ser på arbeid i dag inneholder mange elementer av det man tidligere betraktet som fritid. Før var arbeidet alvorlig og man kunne more seg på fritiden. I dag finner mange like stor glede i å arbeide som det man gjør på fritiden :-) Samtidig er barn og familie svært viktig for mange. Det fører til at mange familier i dag ser at jobb og fritid går litt om hverandre. Jobben blir en integrert del av en livsstil der hver enkelt kan og må gjøre sine egne prioriteringer av hva som er god balanse for dem. Slik er den nye hverdagen for mange. Jeg kjenner få tilfeller der det er arbeidsgiveren som krever at man skal arbeide om kvelden for å lykkes, men mange arbeidstakere som gjør dette fordi de selv finner at det er en god løsning. For mange er det en forutsetning for at både far og mor i en familie kan arbeide og ha interessante jobber samtidig som de ivaretar familie og barn på en god måte. Det som er viktig er å være tydelig på hvordan man velger å prioritere og sette forventninger hos andre. Tidligere Europeisk Vice Precident i Microsoft Jens Moberg var ekstremt tydelig på dette som leder. Han sa tydelig fra at i hans arbeids- og familiesituasjon var det best for ham om han kunne gjøre en del jobb på kvelden etter at barna hadde lagt seg og kanskje sende noen e-poster til kolleger. Han var like tydelig på at han ikke forventet at noen leste og behandlet disse før dagen etter.

Om du synes det er vanskelig å prioritere får du noen tips her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst Teknologien har gitt oss unike muligheter til fleksibilitet i arbeidssted og arbeidstid. I følge SSB har 65% av nordmenn en jobb der deler av arbeidet kan gjøres utenfor arbeidsplassen og til en tid man bestemmer selv. Hvordan man bruker denne fleksibiliteten varierer mye med ens livssituasjon.

Nyutdannede uten barn sitter gjerne lenge på jobben sammen med likesinnede og har mye av sitt sosiale miljø der. Når barna kommer vil noen redusere ambisjonsnivået og arbeide mindre, men mange vil opprettholde jobbambisjoner og karrieremål. Da gjør denne fleksibiliteten at man kan levere og hente i barnehage, så ha middag og aktiviteter med barna. Når barna er i seng jobber de gjerne litt mer istedenfor å se på TV.

Så har vi de som nå har voksne barn. De blir det flere og flere av. De jobber gjerne utover kvelden innimellom for å opparbeide tid til å ta lang ferie. De vil i mange tilfelle også kunne gjøre deler av jobben fra leiligheten i Spania.

Det er ikke til å komme fra at mange synes det er vanskelig å finne den rette balansen og utnytte fleksibiliteten på en positiv måte. Det krever en del selvdisiplin for ikke å være "alltid på". Særlig fordi mange arbeider mot langsiktige mål og selv må legge en plan for å nå dem. Da er det du selv som i stor grad må bestemme når du skal jobber og når du tar fri. Det går lettere om du har tenkt igjennom dette og tar konkrete beslutninger for deg selv.

For mer om dette, se Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!