Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det er lett å bli begeistret for Teams når man ser det demonstrert, men når hverdagen kommer er det ikke alltid intuitivt å vite hvordan jeg gjør alle mine daglige oppgaver nå når vi skal arbeide og samarbeide i Teams.

Jeg må innrømme at jeg ble svar skyldig på ett av mine Teams-kurs da en deltaker spurte meg om hvordan jeg sender et dokument jeg arbeider med i Teams på epost til en ekstern kontakt. Den måtte jeg tenke på og jeg hadde ikke et godt svar på det umiddelbart. Hvis ikke jeg har det, hvordan kan vi forvente at ikke-IT interesserte brukere skal vite det?

Hvordan sender jeg et Word-dokument i Teams som et PDF-vedlegg på epost?

Det er flere måter å gjøre dette på, men her er et eksempel som viser hvordan man kan gjøres det og som vil virke for alle.

Jeg jobber sammen med min kollega Tina for å tilby ansatte i organisasjonen en gunstig treningsavtale. Vi har laget en avtale med en personlig trener som vi nå vil sende over til henne. Vi har jobbet med dokumentet i en kanal og står nå i Filer der alle dokumenter relatert til treningsavtaler ligger. Jeg vil sende over en PDF med PT-avtalen på epost. Dette gjør jeg:

1. Åpner avtalen i Word

2. Velger Del. Den bruker vi vanligvis for å dele en lenke med noen, men den har også flere muligheter.

3. Velger "Send en kopi" og velger PDF. Outlook åpner seg med en ny epost der vedlegget er med.

4. Legger til mottakeradresse og epost innhold. Så kan jeg sende den.

Når jeg har gjort dette et par ganger er eposten på vei etter 10 sekunder :-)

Raskt? Ja! Intuitivt? Nei! Dette som mye annet i Teams må læres. VI kan ikke forvente at alle skal sette seg ned å finne dette ut selv.

Trenger dere opplæring i hvordan dere kan bruke Teams effektivt i daglig arbeid uten at alle må måtte finne opp kruttet selv kan dere jo vurdere å investere 3 timer i en Smart samarbeid med Teams workshop. Den kan også leveres på nett der alle deltakerne kan jobbe fra der de er, enten det er på kontoret eller hjemme.

PS: Trenger dere å bli gode på Teams-møter veldig raskt? Sjekk 1-times nett-workshopen Smarte nettmøter med Teams.

Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Da jeg jobbet med HR i Microsoft fikk vi stadig tilbakemeldinger om at ansatte satte stor pris på fleksibiliteten vi hadde med å kunne arbeide hjemme av og til. Noen sa at det var da de fikk ting gjort ettersom det er så mye som skjer på kontoret og man blir stadig avbrutt av kolleger. Det var ikke snakk om hjemmekontor, men frihet til å kunne velge arbeidssted der det passet for å få jobben gjort.

Mange har i dag denne muligheten fordi dokumenter og annen arbeidsmateriale er digitalt og tilgjengelig fra hvor som helst. Kommunikasjon og samarbeidsmuligheter er også gode gjennom nettmøter og samarbeidsverktøy.

Veldig få vil velge å bare jobbe hjemme

Det er fleksibiliteten til å velge selv som er den store verdien her, ikke det å kunne jobbe hjemme i seg selv. Faktisk vil få velge å jobbe bare hjemme, men gjøre det av og til når det er hensiktsmessig.

Hva om man må jobbe hjemme? Det blir noe annet. De færreste har et "kontor" å gå til hjemme. Det blir gjerne til at man jobber ved kjøkkenbordet. Rundt deg er det mange distraksjoner og dersom du har barn som er hjemme, eller kommer hjem tidlig fra skolen er det ikke lett å få arbeidsro. Så hva bør du gjøre dersom du er i en situasjon der du må arbeide hjemme.

1 - Ikke se på det som et teknisk utfordring med mindre det faktisk er det.

Det er lett å si "ikke noe problem" jeg kan jobbe hvor som helst fordi jeg har alt tilgjengelig. Hvorfor skal jeg gå på kontoret egentlig? Men når du sitter der hjemme alene, det er stille i huset og du setter deg ned for å jobbe er det ikke alltid så enkelt. Må bare lage meg en kaffe først, jeg tror jeg tar meg et knekkebrød, jeg kan jo like godt sette i gang en vaskemaskin og diverse andre distraksjoner. Det krever en mental omstilling å være effektiv når man jobber hjemme. Mange finner det ensomt, savner kaffepraten om morgenen med kolleger og felleslunsjen.

2 - Lag deg nye rutiner

Planlegg dagen i større grad enn du hadde vært på kontoret. På kontoret organiserer vi ofte dagen rundt møter. Mellom møtene arbeider vi med våre arbeidsoppgaver. VI er i jobbmodus og dert fungerer greit. Hjemme er det etter min erfaring ikke nok. Kanskje du må planlegge dagen mer som en skoledag med "timer" på 50 minutter og deretter 10 minutters pause? I storefri har du lunsjen din. Bruk tidtaker på telefonen så jobber du til det "ringer ut". Har du ikke sjekket Pomodoro-teknikken før anbefaler jeg å gjøre det.

3 - Sosialiser på nye måter

Mange som må jobbe hjemme blir rastløse og savner småprat og samarbeid på kontoret. Det finnes likevel muligheter for å bøte noe på dette.

• Jeg vet om mange som allerede åpner en Skype-chat om morgenen med kollegene der man kan stille spørsmål til gruppen og dele informasjon gjennom dagen. Denne vil være enda mer verdifull nå og kan gjøre at man beholder kontakten med kollegene.

• Har dere Teams, Slack eller lignende kan det være en mulighet å opprette en "sosial" kanal. Denne kan man sjekke i "friminuttet" og kan bidra til å opprettholde kontakt.

• Ta en virtuell kaffepause, enten planlagt, eller der og da. Har dere en chat/kanal dere kommuniserer i er det jo bare foreslå. De som har anledning bruker et Skype-, Teams eller lignende møte, henter en kaffe, slår på video og tar en kaffeprat.

• Sjekk inn med kollegene. Om dere ikke har det allerede, avtal korte, faste innsjekkingsmøter på nett, også kalt standup-møter der dere kan gjøre raske avklaringer. Det kan redusere misforståelser og korte inn beslutningstider. Daglig, eller annenhver dag er vanlig, gjerne om morgenen før 9. De fleste forsøker å holde disse møtene til 15-20 minutter.

4. Ja noen tekniske tips kan jo være greit også

• Siden du sannsynligvis vil delta i flere møter på nett enn vanlig, bruk et godt headset, AirPods, eller lignende når du deltar. Det gir en mye bedre lydopplevelse både for deg og for de som skal høre dine innspill enn å bruke PC-høyttaler og innebygget mikrofon.

• Om du ikke har det, få med en ekstra skjerm fra jobben. Det gjør at du kan arbeide mer effektivt. Det er også veldig bra å ha når du har nettmøter. Da kan du delta i møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til notater og arbeidsmateriale.

Tips til vellykkede nettmøter

1. Trykk Windows+P på tastaturet og velg Utvid. Da har du to skrivebord og kan flytte vinduer som du vil mellom disse.

2. Koble alltid til headset, eksterne lyd og videoenheter til PC'n før du starter nettmøtet. Da vil disse vanligvis bli brukt som standard enheter i møtet

3. Deltar du i Microsoft Teams møter, ved å gjøre bakgrunnen uskarp så viser du ikke de andre deltakerne hele hjemmet ditt.

Se også Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

Jeg hadde mer enn 1000 nettmøter i den perioden jeg var leder i Microsoft med teammedlemmer over hele Europa. Mange møter har jeg invitert til selv, og jeg har vært med som deltaker i enda flere. Så sitter du der da på et times nettmøte der noen legger ut i det vide og brede om et tema. Du tenker på alle de uleste epostene i Innboksen og plutselig sitter du og behandler epost. Det gjør du helt til noen sier "Hva synes du om dette Bjørn?" Eeeh… kan du gjenta spørsmålet? Ganske flaut, men vi har alle gjort det.

Du har ikke kontroll over deltakerne i et nettmøte

Selvfølgelig skulle jeg ha fulgt med, men den som presenterer har også et ansvar for å engasjere med møtedeltakerne. Dette er lettere i et møterom der du kan ha "kontroll" over deltakerne og spørsmål kommer gjerne uoppfordret.

Har du opplevd at du har presentert noe i et nettmøte, og så sier du ut i lufta "er det noen som har spørsmål?" ….. Ingenting! Helt tyst! De hadde kanskje spørsmål, men var bare ikke komfortable med å ta ordet i nettmøtet. Jo flere deltakere, jo stillere er det. Det jeg fant ut var at jeg kunne få frem spørsmål ved å la deltakerne skrive dem på i Skype for Business. Det hadde ingen problem med å gjøre. I tillegg brukte jeg undersøkelser. En liten quiz, eller en undersøkelse for å lodde stemningen gjør at alle må ha hodet i møter og gjøre noe. Det skaper engasjement.

Nettmøter er ikke som møter i et møterom

Vi må innse at møter på nett er forskjellig fra å samles i et møterom. De er ikke nødvendigvis dårligere, de kan til og med være mer effektive. Men det går ikke av seg selv. Det krever forberedelse og særlig å tenke gjennom hvordan du skal engasjere med deltakerne. Her er mine tre beste tips for å engasjere med møtedeltakerne og få nettmøter alle er mye mer fornøyd med.

1 - Bruk Web-cam - alltid!

Man blir ofte anbefalt å bruke video slik at man får bedre kontakt og kan oppfatte andres ansiktsuttrykk og reaksjoner. Men deltar du i et Skype for Business eller Teams-møte ser du vanligvis bare et lite frimerkebilde av andre. Det gir ikke så veldig mye rom for å tolke dette. Klart det er hyggelig å ha et ansikt i møtet, men hovedårsaken til at jeg alltid insisterer på å bruke Web-cam i mine møter er styrket selvdisiplin. Jeg vet at når jeg er på video kan andre se meg. Da er det lettere for meg å holde konsentrasjonen i møtet. Jeg vet også at det er lett synlig om jeg blir borte, fikler med telefonen eller behandler epost.

2 - Engasjer møtedeltakerne med å gi dem en tusj hver til møtets whiteboard

Skype for Business og Teams har fantastiske verktøy for å engasjere med deltakerne. Jeg har ikke et eneste møte der jeg ikke bruker tavlefunksjonen som tilsvarer møterommets whiteboard. Mange synes det er ukomfortabelt å ta ordet i nettmøter, men setter jeg opp en tavle hiver alle seg frempå og skriver eller tegner på denne.

Dette gjør du for å bruke tavlen i Skype for Business

Det er synd at noen av de beste mulighetene for engasjement i Skype er skjult. Men når du først har funnet dem kommer du alltid til å ville bruke dem.

Velg deleknappen i Skypemøtet, Mer … og Tavle. Du kommer til å overraske alle deltakerne og dere kommer til å ha et mye bedre møte. Jeg brukte alltid tavle i mine avdelingsmøter for å innhente nyttig informasjon fra hele teamet. Det blir som en runde rundt bordet, og det tar bare to minutter. Tavlen lagres i møtet og etter møtet kan du hente ut innholdet og bruke innspillene videre.

Her er et eksempel på en tavle i ett av mine månedsmøter med mitt Microsoft team. Etter møtet kan jeg gå inn og hente ut teksten fra tavlen og bruke innspillene fra alle deltakerne videre i vårt arbeid.

Dette gjør du for å bruke tavlen i Teams

I Teams finner du tavlen når du velger deleknappen i Teams-møtet. Foreløpig kan du bare tegne, eller skrive med håndskrift her, men om du installerer Microsoft Whiteboard på PC eller iPad kan du både skrive tekst og få mange flere avanserte muligheter.

Teams er i rask utvikling og planen er å få mange flere muligheter inn direkte i tavlen på Teams-appen.

3 - Lag en quiz, avstemning, eller lodd stemningen med en undersøkelse

Teamet mitt i Microsoft visste at de måtte følge godt med i møtet for plutselig kunne jeg sette opp en liten quiz, eller be dem om gi innspill på alternative løsninger vi diskuterte. Da laget jeg en undersøkelse som alle kunne svare på fra sin PC. Har du Skype for Business lager du en undersøkelse samme sted som du starter en tavle som vist over. Velg Undersøkelse, skriv inn ditt spørsmål og alternative svar. Du kan lage den på forhånd, eller der og da.

Dette gjør du for å lage en undersøkelse i Teams

Mens Skype for business har en egen undersøkelsesfunksjon benytter vi Microsoft Forms for å lage undersøkelser. Forms kan brukes til å lage ganske avanserte undersøkelser som kan integreres i Teams. I Teams-møte bruker vi en enkel Forms-oppretting i møtechaten. Der er det raskt å opprette enkle undersøkelser. Du kan gjøre det før møtet, eller mens møtet pågår.

Kom raskt frem til bedre nettmøter

Mulighetene vist her er et lite utdrag fra de to workshopene Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Smarte møter med Teams

Workshopene holdes bedriftsinternt med på egen PC og kan ha inntil 20 deltakere.