Slik unngår du problemer med samskriving i Teamsdokumenter

Jeg har gjennom den siste tiden hørt fra flere at de opplever problemer når flere redigerer samme dokument i Teams, i verste fall, tap av data. Naturlig nok blir de da skeptiske, og ender kanskje med å ikke stole på at dette er en sikker måte å arbeide på.

Når jeg har undersøkt dette nærmere ser det ut til at dette problemet er knyttet til å synkronisere Teams-dokumenter slik at man kan åpne, og redigere dem fra filutforskeren i Windows.

VI er vant til å åpne dokumentene fra filutforsker

Mange synes det er veldig greit, fordi man da kan arbeide med dokumenter slik man er vant til, fremfor å åpne dem for redigering i Teams. Har du åpnet dokumentet en gang, vil det også være tilgjengelig når du ikke er på nett. Praktisk når du vil jobbe på flyet, eller kanskje på hytta med dårlig nett-dekning. Når det gjelder dine dokumenter på OneDrive fører det sjelden til problemer. Derfor har de fleste virksomheter denne synkroniseringen på som standard.

Men om det er et Teams-dokument som flere skal bidra i risikerer du at noen redigerer dokumentet på nett, mens du redigerer det uten nett. Det kan skje selv om du teknisk sett er på nett fordi det går raskere å jobbe på den lokale kopien. Så endringer skjer først der, og så synkroniseres det innimellom til skyen.

Les også: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? —

På denne måten kan det oppstå konflikter om man redigerer på samme side. Noen ganger klarer Office å rydde opp i dette selv, noen ganger må du hjelpe til selv, og av og til kan det føre til tap av data og at to faktisk arbeider i forskjellige versjoner av dokumentet. Da er det ingen enkel jobb å løse opp.

Er det er Teams-dokument, rediger det i Teams

Disse problemene er enkle å unngå dersom du unngår å synkronisere, og jobbe gjennom filutforskeren, men alltid redigerer i Teams-programmet på PC/Mac. Du kan også trygt redigere dokumentene på nettbrett og mobil. Da jobber du alltid rett på dokumentene i skyen og flere kan redigere samtidig uten problem. Og du kan fremdeles åpne dokumentene i skrivebordsprogrammet, så lenge du åpner det fra Teams. Du kan velge selv om du foretrekker å åpne dokumentet i Teams, i nettleser, eller i skrivebordsprogrammet.

Hvordan vet jeg at vi har et problem, og hvordan kan jeg løse det?

Når jeg kikker over skulderen på deltakerne i en av mine workshops ser jeg ofte at den lille blå skyen nede på oppgavelinjen som representerer OneDrive har et rødt kryss på seg. OneDrive mekanismen brukes for å synkronisere både egne dokumenter og Teams-dokumenter.

Krysset er et faresignal. Det betyr et det er en redigeringskonflikt i ett eller flere dokumenter. Med en gang du ser dette må du løse det. Da er det en rimelig sjanse for at det går bra. Ignorerer du det økes sjansen for alvorlige problemer.

Dette gjør du for å løse synkroniseringskonflikter

Her er en oppskrift på å løse synkroniseringsproblemer. Det er ikke sikkert du trenger å gå igjennom alle punktene. Det kommer an på hvor komplisert det er å rydde opp i motstridende endringer.

Oppskrift for å løse synkroniseringsprobeler i Onedrive og Teams

Enda en grunn for å ikke synkronisere Teams-dokumenter

Bjørn O. Hopland e rleder i Smart endring

Dersom flere faller for fristelsen til å primært jobbe med dokumenter i filutforsker forsvinner en av de viktigste fordelene med å samarbeide i Teams. Les mer om dette her:  Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer —

Det som ofte gjør at noen tar feil valg er at man ikke vet hva det beste valget er. Og i samarbeid er det ikke nok at du vet hva som er det beste valget. Alle som samarbeider må ha den samme forståelsen og bli enige om hvordan man skal jobbe sammen. Derfor arrangerer Smart endring workshops som gjør at alle lærer og forstår hva de beste valgene er i Teams og andre Microsoft 365 programmer. Se gjerne oversikten over Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Kan jeg dele dokumenter utenfor Teamet vi jobber i?

Jeg vil gjerne dele Teams-dokumenter med noen som ikke er medlem i vårt Team. Kan jeg gjøre det? Ja, det kan du. Med mindre din organisasjon har begrenset denne muligheten kan du dele dokumenter både internt og med eksterne samarbeidspartnere. Men for samarbeid kan du også vurdere om du heller skal invitere dem inn i Teamet eller kanalen.

Bør jeg inkludere andre i vårt Team, eller kanal?

Dersom det skal være et samarbeid over tid kan en god løsning være å inkludere de du vil dele med i Teamet, enten som medlemmer, eller dersom de er eksterne, som gjester. Da får de tilgang til alle dokumenter. Da vil gjestene bare se innhold i dette Teamet. Les mer om hvordan i Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Men det er ikke så naturlig å invitere andre inn i Teamet om dette er et avdelings-Team. Da kan du sjekke om du kan opprette en delt kanal for ditt formål. Å dele en kanal kan du i praksis bare gjøre med dine kolleger. Les mer om hvordan i Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

I begge tilfeller er dette gode løsninger dersom dette er samarbeid som skal pågå over tid og også innebærer kommunikasjon og samhandling for å komme frem til et godt resultat.

Men jeg vil bare dele dokumenter, ikke inkludere dem i Teamet

Av og til passer det bedre å dele bare et dokument, eller en mappe med flere dokumenter. Da kan det være bedre å opprette en delingslenke til dokumentet, eller til mappen, og sende den i en chat eller på epost til den du vil dele med.  Slik gjør du det fra Filer i en Teams-kanal.

Dersom du har kolleger som også arbeider med de delte dokumentene er det lurt å signalisere at disse er delt med eksterne så de ikke lager innhold i dokumenter som ikke bør deles med noen utenfor Teamet.

Dette kan du gjøre på flere måter. Er det bare ett dokument kan du vise det i filnavnet. For eksempel Markedsplan (delt med Petter).docx

Er det flere dokumenter kan det være bedre å opprette en mappe for formålet som du kan kalle Markedsarbeid-delt, eller lignende. En fin, ganske ny mulighet nå er at du kan gi mappen en farge slik at den skiller seg klart ut fra andre mapper.

Er det trygt å dele med bidragsytere utenfor organisasjonen?

Ja det er det. Før du deler sjekker du tillatelser og velger Del koblingen med personer du velger. Da vil den du deler med få en sikker lenke som bare vil fungere for den du mener å dele med. Delingslenken vil ikke fungere for andre. Og du kan selvsagt trekke tilbake delingen når du vil.

Jeg vil at kollegene bare skal kunne lese mitt dokument, ikke redigere det

Et spørsmål jeg får ofte er om man kan dele dokumenter i Teams slik at andre bare kan lese dem. Og det kan du. La oss si at dere er en gruppe som utvikler retningslinjer for et eller annet i organisasjonen. Dere samarbeider om å skrive denne i et Team. Når dokumentet er klart vil vi publisere denne på Intranettet, eller dele den i en Teams-kanal for alle ansatte. Da kan du velge å dele som beskrevet over, men bare med lesemulighet. Dere kan endre dette når det passer, og da den vil være oppdatert for alle. I dette tilfelle kan du velge Del koblingen med personer i <din virksomhet>. 

Vil dere virkelig forstå muligheten som ligger i dokumentbehandling i M365, få god kontroll på alle dokumenter, godkjenne endelige versjoner og mye mer kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Jeg har også skrevet en bok som dekker det samme innholdet. Se E-bøker for deg som liker å lese deg opp og prøve ut muligheter for deg selv

Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Microsoft Teams er både et nettmøteverktøy, og et samarbeidsverktøy. Brukt til nettmøter påvirker Teams lite våre arbeidsformer, men vellykket innføring av Teams som samarbeidsverktøy påvirker vår arbeidsform i stor grad. I alle fall om vi ønsker å samarbeide smartere, redusere intern epost og samarbeide enklere på dokumenter.

Men i de fem årene jeg har jobbet med mange titalls virksomheter om Teams, er det tre utfordringer ikke alle tar tak i, og som hindrer nye effektive arbeidsformer.

1. Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint. Dette hindrer effektiv arbeidsflyt i Teams

2. Vi forventer at internposten vil flytte til Teams, men det skjer i liten grad. Da står vi med ett bein på hver side av en kløft uten å komme over til den andre siden.

3. Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år, og ser ikke at vi må organisere arbeidet på en ny måte for å lykkes.

 Fra 1995 til 2003 ledet jeg oppbygging av Microsoft konsulentavdeling i Norge. Frem til dette hadde ikke Microsoft noen som kunne støtte partnere og kunder ved innføring av Microsoft-teknologi, og skape trygghet for at nye løsninger faktisk ville fungere, skalere og kunne brukes i hverdagen. Dette presset seg frem etter at store virksomheter innen bank, telekommunikasjon og offentlig virksomhet så fordeler i å bruke Microsoft-teknologi på alt fra PC og servere til database og applikasjoner for virksomhetskritiske systemer.

 Vellykket innføring av nye digitale verktøy er 20% teknologi, 80% mennesker og organisasjon

Det interessante var at rådgivning innen teknologi var den enkleste delen av jobben. Det som viste seg å skape den nødvendige tryggheten var gjennomføringsmodellen for prosjektene, kompetanseoverføring til kundens organisasjon og opplæring av brukerne.

Gjennom forankring hos de ulike interessentgruppene som ledere, brukere/fagforening og IT-organisasjon sikret vi aksept, og at løsningen leverte på forventningene. Min erfaring, som jeg tror mange deler, er at det å lykkes med IT-prosjekter handler 20% om teknologi og 80% om organisasjon og mennesker.

Innføring av Teams er enda mindre teknologi og enda mer mennesker og organisasjon

For ti år siden startet jeg Smart endring for å bidra til at ledere og team kunne oppnå bedre resultater med mindre stress ved å nyttiggjøre seg den digitale verktøykassen alle har på jobben. Her er min erfaring at det handler enda mindre om teknologi, og mer om mennesker og organisasjon.

De siste fem årene har naturlig nok vært dominert av Microsoft Teams. Mange startet med Teams-møter, som ikke krever noen endring i hvordan vi samarbeider bortsett fra at møtene er på nett og ikke i et møterom.

Etter hvert har mange også tatt i buk Teams for samarbeid, og her opplever jeg mange som ikke oppnår den ønskede effekten. Jeg bruker å si at vi nordmenn elsker ny teknologi, bare vi slipper å endre måten vi arbeider på.

Å innføre Teams uten å vurdere hvordan det påvirker, og kan gi nye muligheter i arbeidsprosesser, kan sammenlignes med da de første journalsystemene kom i helsevesenet, og man kopierte papirskjemaene slik at man kunne jobbe som før. Vi vet at det ikke var en god ide. Ny teknologi gir nye muligheter, men for å gripe de mulighetene må vi akseptere at arbeidsformer blir endret.

Her er de tre områdene vi etter min erfaring undervurderer når vi innfører Teams som samarbeidsverktøy:

1 - Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint

Den største endringen i tankemåte når vi tar i bruk Teams er at kommunikasjon, dokumenter, planer og notater er lagret på samme sted, i en Teams-kanal.

Vi er vant til at kommunikasjon en er i Outlook, og dokumentene ligger på et fellesområde. Og at det ikke er noen forbindelse mellom dem. Derfor ser jeg veldig mange som når de skal ta i bruk Teams ikke tenker på dette, men bare ser på hvordan man kan flytte dokumentstrukturen fra en server, eller en SharePoint og ikke tenker kommunikasjon, planer og notater.

Slik kan du omforme mappestruktur til Team og kanaler for arbeidsprosesser

Da ender Teams opp som et nytt dokumentlager, og ikke som et samarbeidsverktøy. For å skape forutsetninger for å lykkes med Teams som samarbeidsverktøy må  i analysere den eksisterende dokumentstrukturen og identifisere dokumenter som inngår i arbeidsprosesser. Arbeidsprosessene legger grunnlaget for å opprette kanaler der vi samler alt som har med denne å gjøre.

2- Vi forventer at internposten vil flytte til Teams

Gamle vaner sitter godt i oss. Vi er vant til at all kommunikasjon skjer i Outlook. Når vi får Teams i tillegg føler mange at det blir for komplisert. Da blir det jo enda en kanal jeg må forholde meg til. Dessuten synes jeg kommunikasjon i Teams er uoversiktlig og ustrukturert. Er det rart at ikke alle kaster seg over Teams?

Vi mennesker er enkle her. Vi må se fordelene, og vi må føle oss trygge på hvordan vi gjør våre daglige arbeidsoppgaver I Teams. Ellers skjer det ikke. Kommunikasjon i kanaler er eposterstatning, det er ikke chat. Likevel er ikke dette opplagt, og det krever systematisk arbeid for å endre tankegang og arbeidsmåte for å få oversiktlig og strukturert kommunikasjon i kanalene.

3 - Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år

Problemet er ikke å beherske Teams som verktøy, men å bli enige om, og endre samarbeidsform. Det kan ikke læres på kurs, men krever at vi snakker med de vi arbeider med i det daglige og blir enige om ny arbeidsform. “Nå sender vi ikke epost til hverandre, men bruker Teams-kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter”.  Likevel er opplæring viktig for å forstå mulighetene. Om vi ikke blir introdusert til dette, vil det være rart om vi tilfeldigvis skulle finne ut av dette selv. De fleste har mer enn nok med å gjøre jobben sin, og har ikke tid til å grave seg ned i, og forstå hva den mest effektive måten å jobbe på er i Teams.

Ønsker dere å sparre med meg rundt egen organisering og bruk av Teams? Ta gjerne kontakt for et uforpliktende møte. Ring meg på 90173524, eller send epost til bjorn@smartendring.no

Det er aldri for sent å justere Teams-strukturen, avtale nye arbeidsformer og sikre god oppslutning om bruken.

Har du mistet oversikten i Teams? Du er ikke alene.

Det startet ganske greit da vi innførte Teams. Jeg var medlem i 3-4 Team og hvert Team hadde 2-3 kanaler. Nå er jeg medlem av 15 Team og hvert Team har mange kanaler. Hvordan skal jeg få kontroll over dette? Tenk om jeg går glipp av viktig informasjon, eller ikke oppfatter at jeg har en arbeidsoppgave? Og hvordan må det være for nye ansatte som får alt dette på en gang?

I følge en undersøkelse jeg gjorde i et nettseminar med 100+ deltakere sier halvparten at de ikke har oversikt over Team og kanaler og jeg oppfatter det som mange blir stresset av dette.

Slik tar du kontroll over Team du er medlem av

Tidligere fikk vi både relevante og irrelevante eposter inn i Outlook. Vi måtte så vurdere i hvert enkelt tilfelle hva som var relevant og hva vi ikke trenger å gjøre noe med, eller bry oss om. All kommunikasjon ble "pushet" inn i Innboksen vår.

Når vi bruker Teams har vi muligheten til å selv velge hvilke Team og kanaler som er relevante for oss og oppsøke disse. All informasjon i kanalene er et tilbud til oss og vi må velge hva vi mener er relevant og ikke. Det er en "pull" mekanisme. Du trenger ikke ta stilling til en bestemt epost, men hvilke kanaler som er relevante for deg. Det kan bare du gjøre. Her er et klipp fra nettseminaret som forteller deg hvordan du gjør dette.

De største utfordringene mange opplever med Teams på jobben

I følge undersøkelsen nevnt over sier 1 av 4 at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i bruken av Teams. Dette kan forklare både hvorfor mange føler de ikke har kontroll. Som undersøkelsen viser sier 16% at den største utfordringen er å få oversikt over de mulighetene som finnes i Teams, og 21% mener organisering og samarbeid om dokumenter er det vanskeligste.

Når bruker du samtaler i kanaler og når bruker du en gruppechat?

Jeg ser en del som ikke bruker Teams slik det er ment, og det er ofte en årsak til frustrasjon.

En kanal i et Team bruker vi til et bestemt arbeidsområde, en arbeidsprosess, eller et prosjekt. Det er det eneste som skal foregå i den kanalen. Blander vi inn noe som ikke har med kanalens tema blir det forvirrende. Forespørsel om å ta en kaffe, eller løse spørsmål gjør vi i chatten.

Samtaler i kanalen er det som kan erstatte epost, men det forutsetter at vi gjør det riktig. Her er et klipp fra nettseminaret som viser hvordan dette kan gjøres.

 Vil dere ha litt hjelp til å skape felles forståelse og riktig bruk av Teams? Her er de mest populære bedriftsinterne Smart endring workshopene som bidrar til å oppnå dette:

• Smart samarbeid med Teams

• Smart prioritering med Outlook, Teams og To do

• Smart dokumentbehandling med Teams

3 ting du ikke visste du kunne gjøre i Teams

Teams er i stadig utvikling og jeg oppdager stadig nye muligheter Microsoft ikke har fortalt noe om. De bare dukker opp uten at det er beskrevet noe sted. Og jeg følger ganske godt med.

Dra og slipp Vedlegg fra Outlook til Teams

I august 2020 brukte jeg et helt blogginnlegg på å forklare hvordan du kunne lagre et vedlegg i eposten til Teams. Det va nemlig ikke helt rett frem. Så, plutselig en dag prøvde jeg å bare dra det fra Outlook rett inn i Filer i kanalen. Det hadde vært så fint, men det virket ikke før. Men nå fungerte det. Prøv selv! Finn en epost med vedlegg og dra vedlegget rett inn i Teams. Det er naturligvis det eneste logiske, men fungerte ikke før nylig.

Legg til kolonner og rediger dokumentegenskaper

Har du lagt merke til at du nå kan legge til nye kolonner i Filer? Det kunne du før også, men da måtte du åpne Filer i SharePoint og legge til kolonnene der. Der hadde du også mer avanserte redigerings- og oppsettsmuligheter enn i Teams. En ting jeg har savnet er å se hvem som er eier/forfatter av et dokument. Fil-listen viser bare hvem som redigerte den sist, og dersom flere redigerer dokumentet vet vi ikke lenger hvem som eier dokumentet. Legg til en kolonne for forfatter og bruk muligheten Rediger i rutenettvisning til å oppdatere alle dokumentene med forfatter eller eier av dokumentene. Da vil det alltid stå der uavhengig av hvem som redigrt dokumentet sist.

Endelig! Nå kan du endre navn på Team og kanaler

Et stort irritasjonsmoment i Teams er at du ikke har kunnet gi Team og kanaler nye navn. Tilsynelatende har du kunnet endre navn på Teams og kanaler, men det har bare vært visningsnavnet. Om du åpnet en kanal i SharePoint ville du se at Team og kanal fremdeles hadde det originale navnet. Veldig ergerlig om du har gjort en skrivefeil når du opprettet en kanal, eller ikke helt hadde tenkt igjennom hva kanalen burde hete. Prøvde du å endre navn på kanalmappen der mistet du den i Teams. Men så, plutselig oppdaget jeg at det ikke er tilfelle lenger. Du kan endre både Team-navn og kanalnavn når som helst uten at det skaper problemer.

Fordi det skjer endringer hele tiden får alle som deltar i Smart endring workshops nettbasert dokumentasjon og ikke en PDF med kopi av lysbilder. Den hadde fort blitt utdatert. Når det skjer endringer i Microsoft-programmene oppdaterer jeg den nettbaserte dokumentasjonen. Da vil lenken alltid føre til oppdatert dokumentasjon. Her er et utdrag av dokumentasjon til en slik workshop: Microsoft 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Mange store og små virksomheter har gått til anskaffelse av Microsoft 365 de siste par årene. Ofte har motivasjonen vært å få mulighet til å gjennomføre Teams-møter, bruke chat mellom kolleger, og etter hvert å kunne samarbeide på dokumenter der man sitter på ulike steder. Historisk har de fleste hatt fellesdokumenter på en lokal server som ikke alltid er tilgjengelig utenfor kontoret, eventuelt bare gjennom VPN, og det kan være upraktisk.

Når man har fått smaken på å ha dokumenter tilgjengelig fra hvor som helst i skyen, til og med fra mobil, kommer spørsmålet; "Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?" Det spørsmålet fikk jeg nettopp fra en av bloggabonnentene.

Hva er vanskelig når vi skal planlegge overgang fra filserver til skyen?

Teknisk sett høres det ikke så vanskelig ut, men det er noen skjær i sjøen, og noen spørsmål som fort kommer opp. For personlige hjemmeområder er det relativt enkelt. Der kan hver enkelt selv laste opp det de er interessert i til sin OneDrive. Utfordringen er fellesområdene med sine X: , P: osv.

1. Trenger vi flytte alt? Mye er utdatert og verdiløst. Det er nok riktig, men hvem vet hva vi kan få bruk for? Det kan være dokumenter som er laget av noen som ikke jobber her lenger, men som kan være knyttet til en kontrakt eller annet det kan bli spørsmål om en gang. Hvem tar risikoen på å bestemme at det slettes?

2. Ofte har fellesområder mapper i 6-7 nivåer. Vi har bygget omfattende struktur for å skille ulike kunder, prosjekter, og år dokumentet ble produsert. Det medfører tekniske begrensninger som gjør at vi ikke kan flytte alt under rot-mappen i en operasjon.

3. Hvordan skal den nye strukturen i Teams og/eller SharePoint bygges opp? Burde vi ikke benytte anledningen til å rydde opp? Problemet er at ingen har oversikt over det gamle og en del vet vi ikke en gang hva er, så hvordan skal vi kunne omstrukturere dette?

 Over tid eller alt på en gang?

En mulighet noen velger er å sette den gamle fellesdisken i lesemodus og beholde serveren en periode. Når noen trenger dokumenter derfra for å jobbe videre på dem kan de kopier dem over i et relevant Team, og etter 1-2 år tar vi backup av serveren til en løs disk og slår den av. Er det helt krise får vi hente frem dette igjen.

Flytt alt det gamle til Skyen på en gang

En annen og kanskje bedre metode er å flytte alt det gamle opp i skyen på ett eller flere Team, eller SharePoint-biblioteker. Da kan vi skru av den gamle serveren etterpå, spare penger på å drifte den og har alt i skyen.

Flytt aktive prosjekt- og arbeidsdokumenter til Teams

For pågående arbeid er det praktisk å ta i bruk Teams direkte. Dette er dokumenter vi vet hva er, de har eiere og de er under arbeid. Da kan vi definere en Teams-struktur som gjør at vi ikke bare lager et nytt dokumentområde men en Team- og kanal-struktur der vi også har kommunikasjon, planer og notater som gjelder arbeidet vårt.

Her kan vi ofte hoppe ned 2-3 nivåer i den originale mappestrukturen og forenkle måten vi arbeider på. I eksemplet ser du et forslag på dette. Legg merke til at vi ikke trenger sifrene i filbanen over. De er bare der for at mappene skal bli sortert i ønsket rekkefølge. Her er de overflødige.

Flytt gamle/arkiverte dokumenter til SharePoint

Når vi har flyttet aktivt arbeid over i Teams, vil vi bruke minst mulig arbeid på resten. Der trenger vi bare å restrukturere av to grunner.

• Alle skal ikke ha tilgang til alle dokumenter. Da oppretter vi et SharePoint-område for hvert av de områdene der vi kan gi tilganger til dem som skal kunne se dokumentene som ligger der. Så flytter vi tilhørende dokumenter til de nye områdene.

• Filstrukturen er svært kompleks med lange fil- og mappenavn og dype mappestrukturer. Der kan det hende vi må gå ned på lavere nivå og flytte mapper til flere dokumentbibiliotek i samme SharePoint-område. Til de tekniske kompleksitetene du må sjekke her er også om dokumentene inneholder tegn som ikke SharePoint godtar, for eks. %.

  Neste skritt?

  Her har jeg behandlet struktur og plan for å flytte fellesdisken til Skyen. Dersom dere ønsker å lage en påam for flytting og forvaltning, samt få alle ansatte med på nye arbeidsformer kan dere vurdere å gjennomføre en Smart endring ledet workshop.

• For de som skal ha ansvar for flytting og forvaltning av dokumenter kan workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere være aktuell. Den krever ikke detaljerte IT-kunnskaper.

• For alle ansatte vil Smart samarbeid med Teams gi et godt utgangspunkt for nye arbeidsformer, også for dokumenter. Se også blogginnlegget Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

• Har dere noen som har behov for mer avansert dokumentbehandling kan workshopen Smart dokumentbehandling i Microsoft 365 være nyttig.

Nå er det enklere å reorganisere dokumenter i Teams

Dere har hatt et godt samarbeide i prosjektet og nå er alt levert og vi kan gå videre til nye oppgaver. Nesten alltid vil mye av prosjektleveransene bestå av dokumenter. Dere er kanskje 5 medlemmer av Teamet dere har benyttet i prosjektet, men prosjektdokumentene skal nå gjøres tilgjengelig for alle i et felles Team, eller på et SharePoint-område. Hvordan gjør vi det enklest?

Tidligere måtte vi åpne Filer-området i SharePoint for å kunne flytte mapper og flere dokumenter av gangen. Nå kan du gjøre dette direkte i Teams-programmet.

Velg de mappene og filene du vil arkivere, og kopier dem til et arkiv-område. Dette kan være et annet Team som er tilgjengelig for flere, eller til et SharePoint-bibliotek som mange oppretter for arkivformål. Du får opp begge deler når du skal velge hvor du vil kopiere dokumentene.

Du kan også bruke samme metode om du vil kopiere prosjekt-filer som skal brukes som grunnlag for arbeid i nye prosjekter og når du vil flytte eller kopiere fra en Teams-kanal til ditt personlige dokumentområde på OneDrive. Da velger du Mine Filer i skjermbildet over.

For å flytte eller kopiere fra din OneDrive til en Teams-kanal eller SharePoint-område, velg Filer på menykolonnen i Teams og OneDrive. Derfra kan du flytte eller kopiere dokumenter. Skal du kopiere mapper må du først velge å åpne OneDrive området som vist her. Derfra er fremgangsmåten den samme.

Kan vi slette Teamet når vi har arkivert prosjektdokumentene?

Dette spørsmålet får jeg ofte. Da bruker jeg å spørre om de sletter all epost relatert til et prosjekt når dersom prosjektkommunikasjonen har  foregått på epost. Da svarer de ganske forskrekket nei! Den må vi jo ta vare på og kunne søke i kanskje flere år etter at prosjektet er ferdig dersom noe oppstår, eller vi bare lurer på hva vi kommuniserte om i prosjektet. På samme måte vil vi ta vare på prosjektkommunikasjonen i Teams-kanalen. Når prosjektet er ferdig kan du skjule kanalen, eller hele Teamet. Når du søker i Teams vil du likevel få opp søkeresultatene herfra.

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Der vil dere også lære om avansert dokumentkontroll, dokumentmaler i Teams og mye mer.

Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

Vi er vant til at alle dokumenter bor i Filutforskeren. Når vi dobbeltklikker på et dokument, en presentasjon, eller et regneark åpnes Office-programmet du har installert på PC og du kan redigere.  Dette er vi oppvokst med og jeg vet at når jeg lagrer på Mine dokumenter ligger det lokalt på min PC. Lagrer jeg det på H: ligger det på mitt hjemmeområde på en filserver, og legger vi til P:, X: og flere bokstaver er dette ulike fellesområder.

Hva gjør vi når H:, P: og X: forsvinner?

Mange opplever plutselig å få beskjed om at nå skal serveren bort. Ditt H: område er nå OneDrive, og fellesområdene byttes ut med Teams og SharePoint. Det kan gjøre litt vondt. Fra å lagre på en "boks" vi kan ta og føle på til lagring i "skyen", hvor nå det er.

Ikke bare det, men vårt kjære mappehierarki vi har vent oss til blir erstattet av dokumentbiblioteker i SharePoint og Filer i Teams-kanaler. Les mer om dette i Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Et paradigmeskifte krever nye tankemåter

Dette er mye mer enn at vi får nye steder å lagre dokumenter. Det er et skifte fra en tankegang der PC'en er senteret i universet til at skyen blir senteret og PC er bare en av enhetene vi kan benytte for å behandle dokumentene. Nå kan vi også behandle dem på mobil og nettbrett, på Jobb-PC'en og på hjemme-Mac'en.

Det kan være lurt å forstå mulighetene som ligger i å kunne jobbe med dokumenter direkte i Teams eller på mobil, men noe kan være mer effektivt å gjøre gjennom Filutforsker likevel. For å lette overgangen for oss Office-brukere har Microsoft laget broer mellom PC-sentrisk og sky-sentrisk dokumentbehandling ved å gi oss mulighet til å behandle dokumentene fra Filutforskeren på PC og Finder på Mac. Det gjør vi ved å synkronisere vårt personlige dokumentområde OneDrive med Filutforskeren, og tilsvarende, utvalgte dokumentområder i Teams og SharePoint.

For mange er koblingen mellom OneDrive og Filutforsker/Finder allerede gjort for oss. Er det ikke det kan vi aktivere denne selv. Se blogginnlegget 5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen for hvordan.

Synkronisere eller lage snarvei?

Når det gjelder kobling mellom områder i Teams eller SharePoint er de to muligheter som gir mer eller mindre det samme resultatet.  Jeg foretrekker den ene, men andre velger kanskje den metoden Microsoft promoterer ved å peke på den for brukere med symboler og bilder når du går inn i Filer.

Alternativ 1: Synkroniser Filer-området i en kanal, eller velg en mappe i Filer du ønsker å synkronisere. Dokumenter i Filer vil synes under "Kontorbygningen"  i Filutforsker så det er tydelig at de er fellesdokumenter som ligger i Teams eller SharePoint. For å synkronisere bare en mappe, Gå inn i mappen du ønsker å synkronisere.

Alternativ 2: Velg Legg til snarvei til OneDrive enten for hele Filer-området, eller for en valgt mappe. For mappe, velg lenkesymbolet utenfor mappenavnet. Områdene du synkroniserer ser ut som en mappe i din OneDrive med et lite lenkesymbol på.

Det kan være greit å være klar over at du bare kan velge en av metodene for et bestemt Team, eller dokumentbibiliotek i SharePoint.

Advarsel!

Ved å synkronisere, eller legge til en snarvei i filutforskeren risikerer dere at noen redigerer et dokument uten å være på nett. Da synkroniseres det når nettet er tilgjengelig igjen. Dersom andre da har redigert dokumentet på nettet kan det oppstå problemer med å kombinere innholdet, og i verste fall kan det føre til tap av data. For å være sikker på at dette ikke skjer kan du sjekke ut dokumentet før du arbeider uten nett. Og så sjekke det inn igjen når du er ferdig. I mellomtiden kan ingen andre redigere dokumentet.

Vil dere lære mer om  organisering i sky-sentrisk dokumentbehandling ? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Arbeid trygt med Teams-dokumenter når du ikke er på nett. Sjekk ut dokument og opprett dokument fra mal

Vi er vant til at dokumentene våre ligger på et filområde og kommunikasjonen om dem er i eposten. Med Teams er beste praksis å lagre dokumenter relatert til arbeidsprosesser i de samme kanalene der man har kommunikasjonen. På den måte henger kommunikasjon og dokumenter sammen. Da finner vi dokumenter, kommunikasjon, planer og notater om et prosjekt på ett sted. Mange finner det mye mer logisk og oversiktlig.

Se også Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Hvorfor vegrer vi oss for å opprette dokumenter direkte i en kanal?

Mange Teams-brukere vegrer seg for å opprette dokumenter under Filer i kanalen av ulike årsaker. De tre viktigste jeg har hørt om er:

1. Jeg trenger å arbeide med dokumentet mitt også når jeg ikke er på nett

2. Jeg ønsker ikke at andre skal kunne gjøre endringer i dokumentet når jeg jobber med det

3. Jeg er avhengig av å lage et dokument eller en presentasjon fra en mal og det er ikke mulig fra Filer i Teams

Disse innvendingene vil jeg gjerne imøtegå her.

1 - Hvordan du kan velge å arbeide med Teamsdokumenter når du ikke er på nett.

Mange synkroniserer personlige OneDrive dokumenter slik at de er tilgjengelige også når man ikke er på nett. Alle endringer man gjør blir automatisk oppdatert når man er på nett igjen. Fordelen mange ser med dette er også at man kan behandle dokumentene i Windows Explorer, eller Finder på Mac. Dette er vi vant til gjennom mange år og ligger i fingrene våre.

Dette kan du også gjøre med Teams-dokumenter som ligger under Filer i en Teams-kanal. Men her er det du som selv må velge hvilke kanaler du vil synkronisere. Du trenger ikke være redd for å fylle PC'en fordi bare dokumenter du velger vil bli lagret lokalt.

Vær klar over at dokumenter du sletter på PC her også vil bli slettet fra Teams :-)

2 - Hvordan du reserverer dokumentet så bare du kan redigere det.

Noen ganger er det ikke ønskelig at alle kan redigere dokumenter på en gang. La oss si at du vil simulere forskjellige utkommer av budsjettjusteringer i Excel. Da blir det veldig forvirrende om andre redigerer samtidig.

Har du jobbet med SharePoint og dokumentbehandlingssystemer har du kanskje benyttet deg av muligheten til å sjekke ut dokumentet? Så lenge du har dokumentet sjekket ut har bare du redigeringsmuligheter i dokumentet. Når du sjekker det inn igjen frigjør du det igjen slik at andre også kan redigere. Velg dokument og sjekk det ut. Nå har du det for deg selv. Husk å sjekke det inn igjen når du er ferdig med å redigere :-)

Trykk på de tre prikkene utfor dokumentnavnet, velg Mer fra menyen og så Sjekk ut. Sjekk inn på samme måte

En del av dem jeg har jobbet med rundt Teams har opplevd problemer med å redige dokumenter når de ikke har vært på nett, fordi har andre redigert det på nett samtidig. Det kan føre til konflikter når din lokale versjon skal synkroniseres med den som er endret på nett. Sjekker du ut dokumentet før du redigerer det lokalt på din PC unngår du dette problemet.

3 - Hvordan du lagrer et dokument basert på en mal rett til Filer i Teams

Veldig mange har dokumentmaler de er avhengige av. For eksempel en lysbildemal som skal brukes til firmapresentasjoner. Da kan du ikke opprette dokumentet direkte i Filer siden du da bare får et blankt dokument eller presentasjon. Velg isteden å åpne dokument- eller presentasjonsmalen fra der den ligger, så lagrer du den til riktig sted i Teams med Lagre som…

Nå kan du fortsette å redigere og alle endringer blir automatisk lagret fra da av.

Trenger du avansert dokumentbehandling med god versjonshåndtering, "spor endringer" i Word og malhåndtering? Sjekk ut 2-timers workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Denne egner seg godt for alle som arbeider med tilbud, kontrakter og andre juridiske dokumenter der flere redigerer i samme dokument, og for de som vil opprette dokument fra mal under Filer, og ikke bare blanke dokumenter.

Føler du at dere trenger litt mer grunnleggende opplæring i Teams? Da kan dere starte med 3-timers workshopen Smart samarbeid med Teams for de som skal organisere og opprette Teams for arbeidsprosesser og prosjekter. Er dere allerede godt organisert? Da kan 1-times nettworkshop i Bruk Teams smartere være en fin mulighet for alle.

Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det er lett å bli begeistret for Teams når man ser det demonstrert, men når hverdagen kommer er det ikke alltid intuitivt å vite hvordan jeg gjør alle mine daglige oppgaver nå når vi skal arbeide og samarbeide i Teams.

Jeg må innrømme at jeg ble svar skyldig på ett av mine Teams-kurs da en deltaker spurte meg om hvordan jeg sender et dokument jeg arbeider med i Teams på epost til en ekstern kontakt. Den måtte jeg tenke på og jeg hadde ikke et godt svar på det umiddelbart. Hvis ikke jeg har det, hvordan kan vi forvente at ikke-IT interesserte brukere skal vite det?

Hvordan sender jeg et Word-dokument i Teams som et PDF-vedlegg på epost?

Det er flere måter å gjøre dette på, men her er et eksempel som viser hvordan man kan gjøres det og som vil virke for alle.

Jeg jobber sammen med min kollega Tina for å tilby ansatte i organisasjonen en gunstig treningsavtale. Vi har laget en avtale med en personlig trener som vi nå vil sende over til henne. Vi har jobbet med dokumentet i en kanal og står nå i Filer der alle dokumenter relatert til treningsavtaler ligger. Jeg vil sende over en PDF med PT-avtalen på epost. Dette gjør jeg:

1. Åpner avtalen i Word

2. Velger Del. Den bruker vi vanligvis for å dele en lenke med noen, men den har også flere muligheter.

3. Velger "Send en kopi" og velger PDF. Outlook åpner seg med en ny epost der vedlegget er med.

4. Legger til mottakeradresse og epost innhold. Så kan jeg sende den.

Når jeg har gjort dette et par ganger er eposten på vei etter 10 sekunder :-)

Raskt? Ja! Intuitivt? Nei! Dette som mye annet i Teams må læres. VI kan ikke forvente at alle skal sette seg ned å finne dette ut selv.

Trenger dere opplæring i hvordan dere kan bruke Teams effektivt i daglig arbeid uten at alle må måtte finne opp kruttet selv kan dere jo vurdere å investere 3 timer i en Smart samarbeid med Teams workshop. Den kan også leveres på nett der alle deltakerne kan jobbe fra der de er, enten det er på kontoret eller hjemme.

PS: Trenger dere å bli gode på Teams-møter veldig raskt? Sjekk 1-times nett-workshopen Smarte nettmøter med Teams.

Nå må du tenke nytt om lagring i Word, Excel og PowerPoint. Ellers får det uplanlagte konsekvenser!

Bruker dere Office 365 og har tatt i bruk OneDrive og/eller SharePoint online må du tenke nytt om lagring av dokumenter. Du har, eller vil snart se at lagreknappen som du sikkert er vant til å trykke på ganske ofte mens du arbeider med et dokument er byttet ut med Lagre automatisk. Dersom dokumentet er lagret på din OneDrive, eller på SharePoint vil denne være på. Ligger dokumentet på skrivebordet, eller et annet sted lokalt på din PC vil den være av.

Dette er veldig bra fordi det lagres kontinuerlig og du risikerer ikke å miste det du arbeider med. Samtidig synkroniseres dokumentet kontinuerlig til skyen. Det gjør at du nå kan samskrive på dokumenter i Office-dokumenter fra skrivebords-programmene med umiddelbar oppdatering hos alle som har dokumentet åpnet. Dette har fungert svært bra i nettversjonene av Word, PowerPoint og Excel lenge, men ikke så godt i skrivebords-programmene som fleste helst vil arbeide i.

Utfordringen er den arbeidsmåten vi har lagt oss til når vi skal lage et nytt dokument.

Ofte åpner vi et dokument vi har laget tidligere fordi vi ønsker å gjenbruke deler av dette. Så gjør vi en del endringer og planlegger å lagre dette som et dokument med et nytt navn. Ooops! Endringene er allerede lagret på originaldokumentet!

Det du altså må gjøre når du bruker et eksisterende dokument som grunnlag for å lage et nytt er å lagre det nye dokumentet med et nytt navn umiddelbart, før du endrer noe på dokumentet. Velg Fil -> Lagre en kopi. Da kan du trygt gjøre de endringer du ønsker.

Hva om du allerede har gjort mange endringer i originaldokumentet før du oppdager dette?

Bilde av versjonslogg

Ikke noe problem.

Lagre det endrede dokumentet så du beholder endingene i dette. Lukk dokumentet og åpne originaldokumentet igjen.

Nå velger du Gjenopprett, og du har ditt opprinnelige dokument tilbake.

Arbeider du med tilbud, anbud, rapporter og større dokumenter og du ønsker god kontroll fra start til ferdig dokument? Gjerne gjennom flere omganger med endringer og versjoner. Da er det ofte flere som bidrar. Ikke send versjoner av dokumentet på epost til hverandre, men gjør alt arbeidet med god kontroll på endringer i ett og samme dokument. Gjerne samtidig! Det kan du gjøre med god kontroll i Office 365.

Trenger dere litt starthjelp til å arbeide på nye måter med dokumenter? Sjekk ut lynkurset Smart dokumentbehandling i Office 365. Der vil dere lære å utnytte spesielt Word i Office 365 med funksjoner som beskrevet over, spor endringer og mer.