Må et årshjul være rundt?

De fleste virksomheter har behov for å legge en årsplan for hendelser som opptrer gjennom året og gjerne år etter år. Det kan være frister for rapportering, gjentakende oppgaver og møter. Det er normalt ikke mye konflikter mellom oppgaver og rapporteringsfrister for ulike deler av organisasjonen. Møter og arranger derimot …

Det er jo veldig dumt om det månedlige ledermøtet og avdelingsmøtene kollidere. Det samme gjelder allmøter, kundearrangementer, og markedskampanjer.

Derfor har mange behov oversikt som viser det som skjer i løpet av året og som bør koordineres. En oversikt over alt dette kalles ofte for et årshjul.

Men må det være et hjul?

Kan det være en felles kalender, eller en oversikt i Excel eller OneNote?

Her har jeg søkt opp en av de mange kalender-malene i Excel og brukt den som utgangspunkt for å lage en oversiktsplan for møter i 2023. Excel-boken ligger i en Teams-kanal vi bruker for planlegging, og som alle har tilgang til. Det finnes flere spesialprogrammer for å lage en slik årsoversikt, men fordelen med å bruke Teams og de vanlige Office-programmene er at vi har dem allerede, og de fleste kan nok om dem til at det kan fungere fint å bruke dem når man har satt opp struktur og mal for årsplanen.

Utvide verktøykassen i Teams med tillegg du trenger for en arbeidsprosess eller prosjekt.

Du kan lage faner av både dokumenter, planer og notater mange har bruk for å finne, og oppdatere. Det er en del av å tilpasse verktøykassen for hver kanal etter hva den brukes til. For å legge til tilleggsmoduler fra Microsoft og andre kan du trykke på + ved siden av Filer-fanen. Da får du se de tilleggsmodulene din virksomhet har godkjent.

I eksemplet legger vi til Planner for et prosjekt. Sammen med OneNote er nok det ett av de mest populære tilleggene til Teams, og de er begge inkludert i Microsoft 365 uten ekstra kostnad. Er du nysgjerrig på hva disse brukes til, les workshop-beskrivelsene for Smarte prosjekter med Planner og Teams, og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Lykke til med årsoversikten for 2023

Vil vi egentlig inkludere Teams-deltakerne utenfor møterommet ?

Se så fornøyde de i møterommet er. De sitter og småprater før møtet starter. Mikrofonen er gjerne dempet til møtet starter, og i pauser. Eller de kommer litt tidlig til møtet og åpner ikke nettmøtet før møtet starter.  I begge tilfeller får ikke de som er med på nett ta del i den uformelle praten og føler seg ikke inkludert i gruppen. "Synd de ikke kan være med her" sier en. "De får følge med så godt de kan" sier en annen.

Hva vi må gjøre for å inkludere alle

Den første som kommer inn i møterommet åpner nettmøtet. Da kan de som logger seg på møte hjemme delta i kaffepraten med de som er i møterommet. Også må vi endre vanen vi har med å dempe mikrofonen i møterommet når det er pause i møtet. Da kan deltakerne utenfor møterommet også delta i pausepraten.

Hvilken holdning har vi til de utenfor møterommet?

Å lykkes med å inkludere alle i møtet, enten de deltar i møterommet, eller deltar fra et annet sted er 20% teknologi og 80% holdning og våre handlinger. Primært er inkludering en utfordring i litt større møter. Et arbeidsmøte der to sitter i et møterom, og en hjemme er ikke noe problem. Når vi skal ha møter for å diskutere saker, utveksle meninger og komme frem til beslutninger er det lett å bli engasjert. Det ene ordet tar det andre og kan føre til at man glemmer å inkludere de utenfor møterommet. Det kan også være utfordrende når vi skal presentere informasjon, og dele data som grunnlag for en diskusjon.

Hvordan kan møteteknologien hjelpe oss å inkludere alle?

Jeg vet om flere virksomheter som har som har en praksis om at når en eller flere ikke kan være med i et møterom på kontoret skal ingen være i møterom. Da skal deltakerne på kontoret delta i møtet fra egen arbeidsplass. Det synes jeg er litt dumt når man kommer på kontoret for å møte kolleger.

Teknologien som gjøre det mulig å ha møter med deltakere fra flere steder er også den som gir oss gode inkluderingsmuligheter dersom vi velger å bruke dem. Når man tar et par nødvendige grep er ikke noe problem at noen deltar i møterommet og noen utenfor.

Bruk nettmøtets inkluderingsverktøy

Bruk nettmøtets digitale tavle fremfor Whiteboard og flippover i møterommet. Det gir alle muligheten til å tegne og sette opp sine Post-it lapper på tavlen. Men da må alle i møterommet delta fra egen PC. Ellers blir de bare tilskuere og ikke deltakere.

Skal du holde en presentasjon?

Da gir det ingen mening å stille seg opp foran møteskjermen med kamera i rommet. Da ser jo de utenfor bare ryggen av deg. Bli sittende og presenter fra egen PC til både de i møterommet og de utenfor. Ha på eget kamera og velg å se persongalleriet på toppen av skjermen over det du presenterer. Da kan du holde god kontakt med deltakerne utenfor møterommet, samtidig som du kan løfte blikket litt og ha kontakt med deltakerne i rommet.

Dette er ikke spesielt vanskelig, men som alt annet nytt må man prøve det ut, trene på det og ikke mist, ville det. Les mer om hvorden du presenterer PowerPoint slik i Teamsmøter i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 I workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3 trener vi på å inkludere alle i møtet og hvordan alle kan få en god møteopplevelse. Det er ett av tre tema som alle er relevante i en hybrid arbeidshverdag. Er du mest interessert i møtedelen vil workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett gå dybden nettopp på dette.

Ville du blitt overrasket om jeg kontaktet deg i en Teams-chat?

Ja, det er mulig å kontakte personer i andre organisasjoner på Teams om dere bruker Teams i deres organisasjon. Med mindre denne muligheten er aktivt sperret hos dere kan du søke opp Teams-brukere i andre organisasjoner dersom du kjenner epostadressen deres. Du kan også motta invitasjoner til chat med andre.

Start en Chat med en fra en annen organisasjon

Det er kanskje ikke naturlig i dag å starte en chat med noen som en første kontakt. Da vil vi kanskje heller sende en epost. Men det kan endre seg.

Det er ikke uvanlig å ringe noen du ikke har hatt kontakt med før, sende dem en melding på LinkedIn, eller en tekstmelding. Så hvorfor ikke en Teams-Chat?

Likevel er det nok mest naturlig å chatte med noen du allerede har kontakt med, og det kan være et godt alternativ til epost for kortere meldinger, og for å gjøre raske avklaringer. Typisk er reaksjonstiden på chat mye raskere enn på epost.

Er du bekymret for å bli spammet?

Akkurat som du kan blokkere noen fra å sende deg en epost ved å markere den som søppelpost, kan du blokkere en uønsket chat-avsender. Det blir omtrent det samme som å blokkere et telefonnummer.

Du velger selv om du svarer på chatten, og du kan blokkere kontakten om du ikke vi akseptere meldinger fra personen. Se illustrasjon.

 Er Chat den riktige kanalen?

Selv om du teknisk sett kan starte en Chat med en person i en annen organisasjon er det ikke sikkert dette er den rette kanalen. Jeg jobber med en virksomhet som utfører tjenester og har et supportapparat for å støtte kundene. De får av og til henvendelser til ansatte som heller burde vært gjort på Websiden, eller til en kundestøtte-adresse. Mange synes det er greiere å kontakte en person de vet om i virksomheten enn å gå gjennom systemet, men det er ikke så lurt fordi henvendelse ikke blir logget og personen du kjenner ikke er den rette å spørre.

Trenger dere en samtalepartner for å bli enige om smarte nye måter å arbeide og samarbeide på? Gjennom Smart endring bedriftsinterne workshops kan dere teste nye muligheter, samtidig som dere snakker om hvordan dere vil samarbeide nå.

Gjennomfør en møte detox!

Jeg gjør mitt beste arbeid når jeg blir avbrutt hver halvtime for å delta i et  møte - har aldri noen sagt.

Faktisk ønsker de fleste å få mer sammenhengende tid til å konsentrere seg om en analyse, eller løfte blikket og tenke strategisk. Om jeg vet at jeg skal delta i et møte om 30 minutter gjør jeg mindre, operative oppgaver som er greit nok. Men kanskje burde jeg heller sett lenger frem og jobbet med mer fremtidsrettede planer som skal bringe oss gode resultater, eller gå dypere i viktige saker.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Møtefri uke

I en bedrift jeg vet om synes tydeligvis mange nok at dette ville de gjøre noe med. De ville arrangere en uke uten møter!
Tanken var å erstatte de vanlige møtene med asynkront samarbeid så alle skulle få mer tid til å arbeide med sine ting uten møte-avbrytelser

I en hel uke ble alle avdelingsmøter, prosjektmøter, 1:1 møter og status- og oppgavefordelingsmøter erstattet med oppdateringer og diskusjoner i chat, samarbeid i dokumenter med kommentarer, og oppdateringer i prosjektverktøy.

Les også: Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

Før uken startet laget alle sin plan med personlige mål for hva de ville jobbe med, og oppnå. Noen viste også sine mål for uken til kollegene for å legge litt ekstra press på seg selv for å gjennomføre.

Fungerte det?

Oppsummert rapporterte alle at de fikk gjort mye mer, og ettersom ledere gjerne er de som har flest møter hadde de den største gevinsten. En undersøkelse gjort i etterkant viste at:

• 80% ville gjenta møtefri uke i nær fremtid

• 80% møtte de personlige målene de hadde satt for uken

• 89% mente de hadde hatt like god kommunikasjon denne uke som i uker med møter.

56% av de ansatte avlyste 1-5 møtetimer, og 26% avlyste 5-10 møtetimer. Det blir mange timer oppsummert.

Tips for en møtefri uke

1. Sett mål. Å ha en plan for hva du vil gjøre og hva du vil oppnå gjør det mye mer sannsynlig at du vil utnytte den sparte møtetiden til viktige oppgaver.

2. Jobb asynkront. Møtefri betyr ikke at vi ikke skal kommunisere. Bli enige med de du samarbeider med hvordan dere skal kommunisere, hvilke kanaler dere skal bruke for ulike typer arbeid.

3. Etabler nye personlige systemer. Bruk litt av tiden til å etablere systemer for planlegging, oppgaveprioritering, maler og annen struktur som gjør at du er mer effektiv fremover.

4. Finn ut hvilke møtet du savner. Slutt å ha de møtene dere ikke savner, og fortsett med de møtene dere synes har stor verdi.

Denne artikkelen bygger på et blogginnlegg fra den amerikanske bedriften Zapier

Vil dere teste ut asynkront samarbeid er det en av tre områder vi jobber med i den bedriftsinterne workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter. Bruk et par minutter på denne videoen for mer innsikt i workshopen: