Vil du oppnå noe som betyr mye for deg?

Noe som alltid har irritert meg, og særlig da jeg jobbet med HR i Microsoft er ledere som søker etter resultatorienterte medarbeidere. Å bare være opptatt av resultater kan ha flere negative effekter. Det kan også gi deg en forventning om at bare du vil det nok, så vil du oppnå det du ønsker.

Det er en besnærende tanke som Paulo Coelho skriver om i boken Alkymisten. Han skriver Når du vil noe vil hele universet hjelpe deg å oppnå det. Men som forfatteren av boken Den lille prinsen, Antoin de Saint-Exupéry sier, et mål uten en plan er bare et ønske.

Planlegg for at ting endrer seg hele tiden

Min erfaring støtter nok mer dette. Likevel er jeg ikke tilhenger av rigorøse og detaljerte planer. I en omskiftende verden har en slik plan svært kort levetid. Å lage en plan for å oppnå noe er sjelden en rett linje fra der du er til målet, men det er mer som å seile. Du vet hvor du vil, men når vinden skifter må du endre planen for å komme dit du vil.

Det er også forskjellige krav til en businessplan som kanskje involverer flere og som skal føre til at vi når (felles) mål over tid, og en personlig plan for meg selv. Den første er mer kompleks og er en del av det jeg jobber med andre om i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid, og i nettkurset med samme tittel.

Vil du oppnå noe for deg selv?

Her er hvordan jeg jobber for å nå mine personlige mål. Jeg har kommet frem til et veldig enkelt format for dette:

1. Hva er målet jeg vil oppnå

2. Overordnet, hva må jeg gjøre for å komme dit

3. Hva kan hindre meg i å nå målet

4. Hva kan jeg gjøre for å unngå hindringen, eller minske den

Du kan bruke denne både til jobb og private mål. Her er et oppsett med et par eksempler:

Det betyr ingenting hvilket verktøy du bruker for å lage din egen plan som over. Du kan til og med skrive den ned på papir. Personlig bruker jeg mitt "digitale papir" i OneNote, som er mitt favoritt universalverktøy i Office. Er du ikke kjent med OneNote? Les Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Til punktet om å redusere antall møter, jeg vet at det er et høyst reelt ønske for mange. Vil du ha tips om alternativer til møter kan du lese Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden.

Wiki-fanen i Teams-kanaler er nå erstattet av OneNote

Da Teams ble lansert ble det opprettet tre faner automatisk i hver nye kanal. Innlegg, Filer og Wiki.

Wiki er teknologi som blant annet brukes av Wikipedia og er godt egnet for artikkelsamlinger, dokumentasjon og ble i Teams også brukt for funksjonen Møtenotater i Teams-møtene. Mange fant formatet for rigid for sitt formål, og den største svakheten var at det ikke var mulig å søke i notatene.

Etter hvert ble Wiki-fanen fjernet for nye kanaler og Microsoft informerte om at de ville fjerne Wiki helt fra Teams og erstatte den med OneNote, som er mer fleksibelt og allerede brukes av veldig mange i andre sammenhenger.

Er du usikker på om det er verd å sette seg inn i, og bruke OneNote? Her kan du få et raskt overblikk over mulighetene det kan gi deg:

Hva kan OneNote gjøre for meg? og
Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

OneNote er det nye standardvalget for Teams-notater

Neste gang du oppretter nye kanaler vil du få en fane kalt Notes. Ser du den ikke med en gang, vent noen sekunder så kommer den til syne.

Det blir opprettet en ny Inndeling i den innebygde Notatblokken i Teamet med samme navn som kanalen.

Du kan nå døpe om navnet på fanen for at det skal reflektere hva du vil bruke Inndelingen til. For eksempel Møtenotater, Prosjektinformasjon, eller kanskje Blogginnlegg.

Du kan gjøre notater direkte her i Teams, eller du kan åpne og arbeide med dem i nettleser, eller i PC/Mac appen. Der vil du se alle Inndelingene som inngår i Notatblokken.

Slik som vist under. Her ser du fra venstre navnet på Notatblokken som inngår i Teamet Kvalitetsteam med Inndelinger for hver kanal. Deretter sideoversikten og så Siden.

Når du åpner notatene i appen kan du også jobbe med dem når du ikke er på nett.

Hva gjør du dersom du har brukt Wiki i dine Team og kanaler?

Jeg vet en del har brukt Wiki-notatene til lenkesamlinger, håndbøker og annen referanseinformasjon. Om du forsøker å åpne en Wiki-fanen nå vil du fremdeles kunne lese innholdet, men ikke redigere det. Så hvordan kan du nå videreutvikle dette i OneNote? Last ned Smart endring guiden Eksporter Wiki-innhold til OneNote i Teams.

OneNote har et potensial for å være langt mer enn å bare være standardappen for notater i Teams. Dersom dere ønsker å ta i bruk OneNote i Teams og OneNote for personlige notater kan dere får en felles forståelse og ferdigheter til å utnytte muligheten i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Får du ikke med deg kollegene dine på dette kan du også gjennomføre nettkurset med samme innhold. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Må et årshjul være rundt?

De fleste virksomheter har behov for å legge en årsplan for hendelser som opptrer gjennom året og gjerne år etter år. Det kan være frister for rapportering, gjentakende oppgaver og møter. Det er normalt ikke mye konflikter mellom oppgaver og rapporteringsfrister for ulike deler av organisasjonen. Møter og arranger derimot …

Det er jo veldig dumt om det månedlige ledermøtet og avdelingsmøtene kollidere. Det samme gjelder allmøter, kundearrangementer, og markedskampanjer.

Derfor har mange behov oversikt som viser det som skjer i løpet av året og som bør koordineres. En oversikt over alt dette kalles ofte for et årshjul.

Men må det være et hjul?

Kan det være en felles kalender, eller en oversikt i Excel eller OneNote?

Her har jeg søkt opp en av de mange kalender-malene i Excel og brukt den som utgangspunkt for å lage en oversiktsplan for møter i 2023. Excel-boken ligger i en Teams-kanal vi bruker for planlegging, og som alle har tilgang til. Det finnes flere spesialprogrammer for å lage en slik årsoversikt, men fordelen med å bruke Teams og de vanlige Office-programmene er at vi har dem allerede, og de fleste kan nok om dem til at det kan fungere fint å bruke dem når man har satt opp struktur og mal for årsplanen.

Utvide verktøykassen i Teams med tillegg du trenger for en arbeidsprosess eller prosjekt.

Du kan lage faner av både dokumenter, planer og notater mange har bruk for å finne, og oppdatere. Det er en del av å tilpasse verktøykassen for hver kanal etter hva den brukes til. For å legge til tilleggsmoduler fra Microsoft og andre kan du trykke på + ved siden av Filer-fanen. Da får du se de tilleggsmodulene din virksomhet har godkjent.

I eksemplet legger vi til Planner for et prosjekt. Sammen med OneNote er nok det ett av de mest populære tilleggene til Teams, og de er begge inkludert i Microsoft 365 uten ekstra kostnad. Er du nysgjerrig på hva disse brukes til, les workshop-beskrivelsene for Smarte prosjekter med Planner og Teams, og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Lykke til med årsoversikten for 2023

Det blir varig endring i arbeids- og samarbeidsformer

For ett år siden skrev jeg et blogginnlegg, Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021. Om at fortsatt bruk av hjemmekontor setter større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål. For at alle skal vite hvor vi er som team, er det viktig å ha en struktur der planer, status og felles informasjon er enkelt tilgjengelig. Dette er ikke en kvikk-fiks, men krever en systematisk tilnærming og arbeid for å oppnå varig gode arbeidsformer.

Har dere Teams kan det være en stor fordel å benytte dette til å skape en slik struktur. Da mener jeg ikke at vi skal bruke "avdelingsteamet" mange har og som inneholder alt mulig om det som skjer i avdelingen, men et eget Team som har som formål å styrke teamledelse, leder-medarbeider-relasjonen og legge grunnlaget for å lykkes som team i å oppnå felles mål.

Det er den opplevde avstanden som betyr noe

Jeg har i mange år gjennomført kurs i distanseledelse for mange hundre ledere både bedriftsinternt, og som åpne kurs gjennom Confex. I dette kurset bygger jeg på egne erfaringer som internasjonal leder i Microsoft og på undersøkelser som dokumenterer hva som er viktigst for å lykkes når leder og medarbeidere, og team-medlemmene selv ikke ser hverandre daglig. Det er jo nettopp det som er tilfelle i dag der mange jobber lite på kontoret, men likevel må vi samarbeide for å nå felles mål.

Se: Confex - Sertifisert kurs i distanseledelse Dersom du melder deg på dette, oppgi kode Hopland2022 så får du 15% avslag i kursprisen.

Det som er viktigst er den opplevde avstanden, eller kontakten vi har med hverandre. Å sitte på samme sted er faktisk det minst viktige. Dersom vi setter betydningen av dette til 1-en, er den operasjonelle avstanden 2-to. Altså dobbelt så viktig. Hva innebærer dette? Jo det er hvor enkelt det er å samarbeide. Har vi et felles sted å dele arbeidsmateriale og planer? Arbeider vi mot felles mål, og funger møte-løsningene våre godt?

Den viktigste faktoren er den personlige avstanden, altså hvor godt vi kjenner hverandre. Men det interessante er at denne ikke er relatert til å møtes på kontoret, men kan oppnås på andre måter.

Opprett ditt Team for målrettet samarbeid

Dersom du nå vil opprette et Team slik jeg foreslår får du her et forslag til struktur. Opprett Teamet som et Privat Team og invitere alle team-medlemmer. Her har vi felles kanaler for mål og handlingsplaner, status og planleggingsmøter, og for interne prosjekter, fokus- og fag-grupper.

I tillegg oppretter vi en privat kanal for hver medarbeider som et sted vi kan dokumentere personlige mål, 1:1-samtaler og utviklingsplan. Den er det bare leder og den enkelte medarbeider som ser. På denne måten har vi alt som har med teamutvikling og felles mål samlet.

Hva med det sosiale? Bær vi ha en sosial kanal også? Det er mulig, men for menge vil det være bedre å bruke en eller flere gruppechatter til sosiale formål, og til annet som ikke passer i en kanal. Så benytter vi kun Teams-kanaler for strukturert teamsamarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter.

Hjelp til å etablere struktur og samarbeidsform

Dersom dere ønsker starthjelp for å bygge struktur for mål, handlingsplaner og gjennomføring av disse kan dere vurdere de bedriftsinterne workshopene:

• Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og prosjektledere

• Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og team-medlemmer

Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Jeg var i flere år leder av et Microsoft HR-team med 24 medarbeidere i 12 land. I de fleste landene var de den eneste  av sitt slag og i noen større land var de 2-3. Teammedlemmer fra forskjellige land møttes aldri i samme rom. All kommunikasjon og samarbeid  foregikk i digitale kanaler og i nettmøter. Høres kjent ut? Bare at for oss var det ikke unntaket. Det var slik vi jobbet.

Skriftlige innspill er mer involverende og får frem flere perspektiv

Det er en myte at man må sitte i samme rom og ha tavler og flippovere på alle veggene for å kunne være innovative og utvikle nye tjenester. Innovasjon kommer ikke av at vi samler en gruppe mennesker i et rom og brainstormer. Vi kan være like innovative og til og med få frem flere gode innspill om vi ikke er i samme rom. Når kommunikasjon skal foregå verbalt er det nesten alltid noen prater mer enn andre og det er ikke nødvendigvis fordi de har mer å bidra med. Tilsvarende er det mange som er mer tilbakeholdne og som kan ha bidrag som ikke kommer frem.

Bruk digital arbeidsbok

Mitt favoritt samarbeidsverktøy til brainstorming, workshops, prosjekter og alle typer gruppearbeider har alltid vært Microsoft OneNote. Den kan brukes til å organisere eget arbeid med lister, planer og møtenotater. I tillegg er det en veldig praktisk måte å samarbeide på som kan spare utrolig mye intern epostutveksling og misforståelser fordi alle møtenotater, prosjekt- og gruppearbeider ligger ett sted hvor alle har tilgang. Tidligere organiserte man dette ved å lagre en felles OneNote notatblokk på et fellesområde, men nå kommer alle Microsoft Teams med en OneNote notatblokk innebygget. Du må bare ta den i bruk!

For å se hvordan du legger til OneNote inndelinger til kanaler i Teams, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Gjennomfør workshops i nettmøte

I de siste ukene har jeg flyttet alle workshops til nett og bruker OneNote til både gruppearbeider og til individuelle arbeidsbøker. Du kan bruke OneNote som digital tavle enten dere er i samme rom, eller sitter på forskjellige steder. Her er to eksempler.

To dagers lederworkshop på nett fra 10 til 14 hver dag

Min samarbeidspartner Petter Bakken og jeg holdt et kurs i superledelse der vi opprinnelig hadde planlagt for to dager i et kursrom. Det konverterte vi til nettworkshop, kuttet ut flipovere tusjer og papir til fordel for digital arbeidsbok. Slik ser den ut.

Workshopen ble gjennomført i Teams-møte der alle kunne delta uavhengig om de brukte Teams i egen organisasjon. Med 4-6 deltakere i gruppe kan man fint snakke sammen i nettmøtet og en pr. gruppe noterer innspill som alle kan se på sin skjerm umiddelbart.

To timers workshop for ildsjeler med ansvar for  sikre stor utbredelse av Yammer på kort tid

En stor norsk virksomhet ønsket å engasjere alle ansatte i gjennomføring av strategier og mål, øke innovasjonstakten og styrke internkommunikasjonen gjennom innføring av Yammer.

Flere store virksomheter tar i bruk Workplace eller Yammer i tillegg til Teams. Lurer du på hvorfor? Sjekk artikkelen Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Drevet av kommunikasjon og HR engasjerte de frivillige til å bidra til utbredelse av bruken for å oppnå kritisk masse raskt. For å forberede gjennomførte vi flere workshops på nett med ca. 20 deltakere i hver workshop. Der jobbet deltakerne med gruppeoppgaver i delt OneNote arbeidsbok.

Her er det meste av innspillene skriftlige slik at alle kan komme med sine innspill samtidig uten at noen snakker i munnen på hverandre. Illustrasjonen viser en av gruppeoppgavene der alle kan komme med innspill i fritt format. Andre oppgaver har mer struktur i form av tabeller.

Organisering av workshop med digital arbeidsbok

I eksemplene over hadde vi ikke noe felles Team for workshopene så jeg laget en arbeidsbok på min OneDrive og opprettet en delingslenke som jeg delte i møtechatten i Teams. Når deltakerne trykket på lenken åpnet arbeidsboken seg i et vindu på skjermen ved siden av Teams-møtet der de kunne se mine lysbilder og hverandre.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med Teams?

Sjekk ut mitt helt nye nettkurs Smart samarbeid med OneNote i Teams På kurssidene finner du også et svært gunstig tilbud på superkombinasjonen med tre nettkurs i samme pakke: Teams + Planner + OneNote.

Hva kan OneNote gjøre for meg?

Fang opp dine gode ideer og samle informasjon.

Hva gjør du når du er midt opp i noe og så får du plutselig en god idé, en refleksjon, eller du kommer over noe nyttig informasjon. Men ingen av delene gjelder det du jobber med nå? Sannsynligheten er stor for at du forsøker å huske det til du trenger dette en annen gang. Senere tenker du "det var noe jeg skulle huske, men hva var det?".

Vi er ikke gode på å ha mange tanker i hodet på en gang, så vi trenger å parkere noe et annet sted til vi trenger det. Bruker du Microsoft OneNote som din "hjerneutvidelse" Kan du raskt skrive ned en idé, noen tanker, lagre en web-side, ta et bilde og til og med spille inn lyd og video. Da har du det der til du trenger det senere. Det er raskt gjort, og så kan du fullføre det du egentlig jobbet med uten å være redd for å glemme noe.

Samle alt du trenger på et sted du finner det igjen

Du trenger ikke være spesielt organisert for å bruke OneNote. Det er ingen ulempe å ha en viss struktur på notatene, men du finner igjen alt på søk. Du kan søke etter møtenotater, nedskrevne ideer, i håndskrevne notater (om du har PC med penn) og til og med innhold i skannede dokumenter og bilder du har tatt med telefonen.

Har du noen gang hatt en workshop der dere har mange flipoversider hengt opp på veggene?

Hva gjør du når dere er ferdige? Tar opp telefonen og fotograferer dem. De blir gjerne liggende på kamerarullen og hvordan finner du igjen disse etter en tid? Nei, skann dem inn direkte til OneNote sammen med møtenotater og annet materiale fra workshopen. På seminar og tar bilde av lysbilder vist på lerretet? Samme sak. Du finner igjen lysbildet i notatene ved å søke på ord i lysbildet. Nyttig, ikke sant?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Alle dine notater, alltid med deg i lomma

Med OneNote på PC, telefon og på iPaden har du alltid muligheter til å notere der du er og alle dine notater har du med deg i lomma. Har du en følelse av at noen tar opp en sak dere har snakket om før? Du gjør et kjapt søk og sier "men dette snakket vi vi jo om 23. september i fjor. Må vi ta opp det igjen nå?" Du kommer garantert til å imponere de andre møtedeltakerne med din elefanthukommelse.

Forbered, gjennomfør og følg opp møter i felles OneNote.

Du kan dele en møtebok med andre, og har dere Teams bruker dere den innebygde delte notatblokken som er innebygget der. Du setter opp en delt møtebok der på sekunder. Du kan arrangere mye bedre møter, helt uten epost. Dere sparer tid, unngår misforståelser og får et felles grunnlag der dere følger opp møtet.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Vil du lære mer?

Har du Office har du OneNote. Du kan bruke OneNote som selvstendig program, eller integrert i Teams. Få med deg kollegene og inviter meg til å holde en workshop hos dere. Du kan velge mellom Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med OneNote i Teams. Da lærer dere-, og tester ut alt som er beskrevet over.

Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

Mange sliter med å finne en god måte å forberede, gjennomføre og følge opp møter. En leder jeg snakket med hadde 17 møter på en uke! I overkant mye? Ja kanskje det, men en leders hverdag består ofte av mange møter for å planlegge, følge opp team og medarbeidere og koordinere med andre deler av organisasjonen. Dette gjelder også mange i andre roller.

Som leder vil du alltid ha mange møter

Ofte er en leder med i flere grupper. En ledergruppe, sitt eget team, prosjektgrupper, fokusgrupper mm. Da blir det gjerne mye møter, og i tilknytning til det mye epost.  Agenda, saksgrunnlag til forhåndslesning, presentasjoner og referater ramler gjerne inn på epost.

Fører dere fremdeles møtereferatet i Word og distribuerer det på epost?

Er det rart da at det ikke blir tid nok til møteforberedelser og til oppfølging av møtet i etterkant. I tillegg blir gjerne møtereferatet begravd på et filområde der det ikke er lett å søke opp senere.

For mange år siden da jeg var leder i Microsoft og var i akkurat en slik situasjon utviklet jeg et konsept for å forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost og med bruk av Outlook og OneNote som alle har. Det har utallige grupper i mange organisasjoner tatt i bruk siden.

 Se mer om dette i Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Vi har tatt i bruk Teams! Hva nå?

 Om dere har tatt i bruk Microsoft Teams antar jeg det bare er et tidsspørsmål før dere også tar i bruk Teams-møter om dere ikke allerede har gjort det. Det er en veldig bra mulighet til å gjennomgå møteformer og se om det kan være rom for effektivisering og forenkling.

Fra Skype til Teams

 Som mange vil vite vil du ikke kunne ha Skype for Business-møter i fremtiden fordi Microsoft har lagt all nettmøte-, og chataktiviteter inn i Teams og avvikler Skype for Business.

Men Teams kan være mye mer enn et nytt nettmøtested. Du kan potensielt organisere alle møter med forberedelser, gjennomføring og oppfølging i Teams. Det trenger ikke være nettmøter, men det er en fin bonus at alle møtene er tilrettelagt som mulige nettmøter. Ved å legge alt som har med møtene å gjøre i Teams kan du effektivisere møtene, forenkle forberedelser og spare tid i etterkant.

Hvor skal agenda, saksgrunnlag, møtenotater og møtereferat bo nå?

Om du tar i bruk Teams har du en fin mulighet til å etablere en møteorganisering som er epostfri.

Du må imidlertid bestemme deg for hvor ditt møtemateriale skal bo. Det finnes tre mulige løsninger om du skal holde deg på det som er inkludert i Office 365.

1. Møtenotater

2. OneNote notatblokk

3. Møtechat

Fordeler og ulemper med de tre kandidatene til møtenotater.

I prinsippet finnes det to møtetyper vi kan ha i Teams.

1. Møter vi kaller inn til i Outlook og som ikke er knyttet til et spesielt Team og kanal og der du inviterer hvem du vil. Denne møteinvitasjonen egner seg til enkeltmøter vi har internt, og/eller med eksterne kontakter.

2. Møter vi kaller inn fra Teams og som er knyttet til en kanal i Teams og der medlemmene av Teamet er møtedeltakerne. Dette egner seg godt for gjentakende møter for en gruppe slik som ledermøter, prosjektmøter, avdelingsmøter mm.

 Her kommer jeg bare til å diskutere møtetype 2, det vil si gjentakende møter i en gruppe. La oss se på fordeler og ulemper med de tre mulighetene.

Møtenotater

Det kan jo virke veldig opplagt at man skal bruke Møtenotater som blir opprettet automatisk når du oppretter et Teams-møte, men det en del vi må være klar over dersom vi gjør dette valget.

Her er fordeler og ulemper med å benytte den innebygde Møtenotater-funksjonen i Teams

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Kan lenke til saksgrunnlag i kanalens Filer, eller en felles SharePoint

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

-  Alle møter i kanalen har sine møtenotater på samme møtenotat-side.

-  Møtenotatene er ikke søkbare

- Kan ikke redigeres på mobil og nettbrett

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

OneNote notatblokk

Dette er det formatet jeg har benyttet de siste 15 årene til forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter. 

Her er min vurdering av å bruke dette til digital felles møtebok i Teams.

+ Alle Team har en OneNote notatblokk som er automatisk delt med teamets medlemmer

+ Man kan velge sin egen struktur for ulike møter og møteserier og med ulike møtemaler. *)

+ Møtenotatene kan også opprettes uavhengig av Teams slik at andre enn Team-medlemmer kan få tilgang.

+ Møtenotatene kan plasseres fritt, for eksempel en side pr. møte

+ Dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i rett i møtenotatene til forhåndslesning

+ Møtereferat kan eksporteres til Word og PDF for arkivering

+ Kan redigeres på nettbrett/mobil

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene og saksgrunnlaget kan være tilgjengelige når du ikke er på nett.

- Deltakerne kan ikke nevnes med @. Ingen direkte varslingsmekanismer om oppfølging til deltakere.

- Krever et visst nivå av kunnskap og erfaring for å sette opp og administrere.

Møtechat

Denne er nok primært ment for å utveksle kommentarer om møtet og kan benyttes både før, under og etter møtet. Men den kan også fint benyttes til alle faser for møtet med å kommunisere en agenda, ta møtenotater som blir til møtereferat og blir liggende sammen med møteinformasjonen i gruppesamtalene.

Her er noen momenter rundt Møtechat i Teams som kan gi grunnlag for å vurdere bruken i møter.

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Ligger sammen med møteinnkallingen i kanalen.

+ Lenker til dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i møtenotatene til forehåndslesning

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene kan redigeres på nettbrett/mobil

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

- Ikke et opplagt valg for alle og krever god oppslutning blant deltakerne

Min konklusjon

Som skrevet over har jeg her vurdert møteverktøy for grupper som har mange møter sammen, gjerne ukemøter og månedsmøter. Møtenotater og oppfølging av enkeltmøter som møter med kunder, samarbeidspartnere og andre avdelinger vil ha andre vurderinger.

Gitt dette er vel ingen overrasket over at OneNote er min favoritt, men så har jeg også jobbet med OneNote i mange år og kjenner mulighetene ut og inn. Jeg er ikke så begeistret for Møtenotater, men Møtechat tror jeg kan dekke manges behov dersom man blir enige om hvordan man skal bruke den til dette formålet.

Hva nå?

Hva velger du?  Ta gjerne kontakt om du vil diskutere dette med meg. Det samme om dere vil basere dere på beste praksis og bygge kompetanse på hvordan gjennomføre gode møter med støtte av digitale verktøy dere sannsynligvis allerede har.

Vil de utforske gode møter med Teams, vurder gjerne workshopen Smarte møter med Teams

*) Hvordan opprette en møtemal i OneNote

Her er hvordan du oppretter en møtemal i OneNote 2016. Utdrag fra Smart samarbeid med OneNote kurset.

Gjør de kjedelige avdelingsmøtene meningsfylte og effektive for alle

Den vanlige oppfatningen er at gode møter må ha en agenda. Men dersom agendaen er den samme fra møte til møte og bare beskriver generelle punkter som "Status" og "Informasjon fra ledergruppen" er det ikke mye verdi i den. Den er gjerne den samme fra gang til gang også. Mange gruer seg til det ukentlige avdelingmøtet og ville heller gjort noe annet fordi de føler at det er bortkastet tid å delta. Her får du tips til hvordan du hele tiden kan forbedre møtene og gjør dem til noe alle ser frem til.

Tre skritt til meningsfylte avdelingsmøter

1. Hva skal innholdet være?

En mindre del av møtet kan godt være satt av til å informere, men informasjon kan ofte formidles i andre kanaler mer effektivt på epost, i Teams, Workplace eller i en video på Intranettet. Informasjonspunkter er stort sett enetale likevel og trenger ikke å ta opp tiden for alle i et møte.

De beste møtene blir gjerne til når agendapunktene kommer fra deltakerne selv. Tema alle er opptatt av, og der vi trenger å snakke om saker for å løse et problem, eller gjøre noe annerledes i morgen enn det vi gjør i dag. Det skaper engasjement og alle føler de blir hørt.

Flere tips til hvordan du gjør dette får du her: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

2. Hva skal rekkefølgen på sakene være?

De fleste har vært med på møter der de første sakene på agendaen blir grundig diskutert. Når det nærmer seg slutten av møtet blir det gjerne kortere og kortere tid igjen til diskusjoner. De blir ofte avbrutt fra møteleder med "Vi kan dessverre ikke bruke mer tid på dette nå. Vi må videre til neste sak". Så sitter du der med en sak som ikke ble helt ferdig, og med deltakere som ikke kom til orde.

Begynn med de viktigste sakene, gjerne de som er innspill fra Team-medlemmer. Spar eventuelle informasjonssaker til slutt. Da har du alltid muligheten til å informere i andre kanaler i etterkant av møtet.

3. Hvordan gjennomføre hvert agendapunkt

Jeg har god erfaring med at hvert punkt har en eier, og at lederen ikke bør være eier på alle sakene. Engasjer med møtedeltakere i forkant av møtet og avtal hvem som skal drive en diskusjon, eller legge fram en sak. Det samme gjelder møtenotater. La gjerne møtenotater gå på rundgang, enten fra punkt til punkt eller fra møte til møte.

Vil du ha hjelp til å etablere felles digital møtebok med verktøy du allerede har, sjekk: Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Bruk gjerne ulike verktøy for å engasjere slik som spørreundersøkelser, tavlediskusjoner og beslutningsverktøy. Ta gjerne kontakt med meg for å få tips om dette.

Et godt tiltak for at ikke avdelingsmøtene skal gå på autopilot der det som fungerte for en stund siden ikke fungerer lenger er å gjennomføre en 3 minutters møte-evaluering. Gjør som følger:

---

1. Gi alle 3 Post-IT lapper

2. Instruer deltakerne som følger:
   På den første lappen skriver du det som fungerer bra i dag.
   På den andre hva som kunne fungert bedre, og
   på den tredje en ting du kunne tenke deg å forandre til neste møte.
   NB! Rekkefølgen er viktig.

3. Lag tilsvarende overskrifter på en tavle eller på veggen og be deltakerne om å sette opp lappene under hver av de tre overskriftene.

4. Samle inn og analyser innspillene etter møtet. Kommuniser resultatene i neste møte og bli enige om minst en forbedring dere tester ut.

Gjenta evalueringen regelmessig så vil dere kontinuerlig få bedre og bedre møter.

Dette kan du også gjøre digitalt i nettmøter med bruk av digital tavle i Skype for Business eller Teams.