Arranger webinarer i Teams og få med komplett påmeldingsløsning for internopplæring

Teams utvikler seg stadig videre og en av nyhetene som jeg har testet ut er den nye komplette løsningen for å arrangere Webinarer med kunder og forbindelser, og som også kan benyttes internt i virksomheten til å administrere påmeldinger til internopplæring gjennomført i Teams-møte.

Opprett Webinar i Teams-kalenderen

Med dette får dere en sikker løsning som er enkel å administrere for forberedelser, gjennomføring og oppfølging av nettarrangementer i Teams. Du oppretter et møte i Teams-appen. Der finner du nå en mulighet til å kreve registrering. Den er Av som standard, men du kan bytte denne til For alle dersom du vil arrangere webinarer med eksterne deltakere, og til For personer i organisasjonen dersom det er et internt arrangement. Da vil møtelenken til Webinaret bare fungere dersom du er pålogget med en jobb-epostadresse i samme organisasjon som arrangøren.

Når du velger å kreve registrering til Teams-møtet oppretter du et registreringsskjema du kan distribuere via epost, på intranettet, eller på en åpen Web-side. I tillegg til å informere om innhold i webinaret og hvem som presenterer kan du be om nyttig tilleggsinformasjon fra deltakerne.

Når en deltaker har registrert seg blir det sendt ut en møteinvitasjon med tidspunkt og lenke til webinaret. Det ligger også ved en standard møteinvitasjon som deltakeren kan legge inn i sin kalender.

Etter hvert som påmeldingene kommer inn kan du når som helst laste ned en deltakerliste som inneholder alle opplysninger du har bedt deltakeren om å registrere.

Teams-møte og Teams-Webinar. Hva er forskjellen?

Forskjellen på et vanlig Teams-møteoppsett og et Webinar-oppsett er at kun du som arrangør og de du velger kan presentere i møtet. Alle som melder deg på vil være deltakere og de vil ikke kunne slå på kamera og mikrofon, men vil kunne delta i møtechaten. Dette kan du som arrangør endre når Teams-møtet er startet og slå på og av muligheten for deltakerne til å bruke Web-cam, mikrofon og møtechat. Du kan endre mulighetene for alle i møtet, eller for enkelte deltakere.

Dersom du har en Microsoft 365 E-lisens som de fleste større virksomheter har, kan du ha 1000 deltakere som kan delta med interaksjon via møtechat, svare på quiz mm. og 10.000 som deltar via streaming. Dvs. de kan ikke delta aktivt i webinaret. Har dere en Microsoft 365 Business-lisens er grensene 300 og 1000.

Etter at webinaret, eller det interne nett-arrangementer er gjennomført kan du laste ned en deltakerliste som viser hvem som deltok med start og slutt. Den kan du bruke til å for eksempel dele opptak av webinaret, dokumentasjon og annen oppfølging av deltakerne.

Tipsene over er en del av workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams. Denne workshopen vil også forberede dere godt til å gjennomføre større konferanser og kreative workshops med grupperom i Teams.

Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Det er ikke alltid vi har anledning til å delta i Teams-møtet fra PC, og da er mobilen et veldig godt alternativ. Det er ikke få Teams-møter jeg har deltatt i der en av deltakerne starter møtet fra telefonen på vei til kontoret, og så fortsetter på PC. Og har du opplevd at du er i et møte som drar ut og du må faktisk gå for å rekke noe. Da er det flott å kunne overføre møtet til mobilen, klappe igjen PC'en og fortsatt være med i møtet med du er på farten, og uten at de andre merker det…

Ser de andre møtedeltakerne bare på nesen din?

Vel, det blir jo synlig om du har på video. Har du opplevd å se nesen på folk stikke ut av skjermen? Eller øyne som stirrer rett på deg tett på? Det kan fort bli slik om man bruker mobilkamera.

Her et er tips for å unngå dette. Hold mobilen horisontalt, og ikke vertikalt. Da får andre et litt mindre påtrengende ansikt på skjermen fra din mobil.

Dette kan være noe å tenke på om du deltar i møtet fra laptop også. Dersom du tåler å ha litt lange armer når du er i møtet, skyv gjerne laptopen litt fra deg så de andre møtedeltakerne ikke bare ser hodet ditt, men skulderpartiet også.

Slik overfører du Teams-møtet til mobil

Unngå sjøsyke hos de andre møtedeltakerne

Det kan også være en fordel å bruke en kunstig bakgrunn på mobilen. Særlig om du beveger deg og bakgrunnen beveger seg bak deg. Noen blir litt sjøsyke av å de på det, så en bakgrunn som står stille vil være bedre å se på.

Opplæringstilbud

Vil du eller dere lære mer om, og få mange tips om å gjennomføre gode nettmøter, har Smart endring følgende tilbud:

• Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.
  Gode nettmøteopplevelser og smart gjennomføring av effektive møteprosesser med Teams. Med Teams får du helt nye og smartere mulighet til å planlegge, gjennomføre og følge opp møtene enten de er i møterom eller på nett.

• Smartere nettmøter med Teams
  Forbedre din egen møteopplevelse, bli trygg når du presenterer, og ta kontroll over møtet.

• Smarte nettmøter og konferanser med Teams
  Bli trygg når du arrangerer kurs, workshops og konferanser på nett.

• Smarte nettmøter og workshops med Teams nettkurs du gjennomfører eget tempo
  Gode møteopplevelser, kreative workshops med grupperom og tavle, effektive presentasjoner og smart møte-organisering.

Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Jeg var i flere år leder av et Microsoft HR-team med 24 medarbeidere i 12 land. I de fleste landene var de den eneste  av sitt slag og i noen større land var de 2-3. Teammedlemmer fra forskjellige land møttes aldri i samme rom. All kommunikasjon og samarbeid  foregikk i digitale kanaler og i nettmøter. Høres kjent ut? Bare at for oss var det ikke unntaket. Det var slik vi jobbet.

Skriftlige innspill er mer involverende og får frem flere perspektiv

Det er en myte at man må sitte i samme rom og ha tavler og flippovere på alle veggene for å kunne være innovative og utvikle nye tjenester. Innovasjon kommer ikke av at vi samler en gruppe mennesker i et rom og brainstormer. Vi kan være like innovative og til og med få frem flere gode innspill om vi ikke er i samme rom. Når kommunikasjon skal foregå verbalt er det nesten alltid noen prater mer enn andre og det er ikke nødvendigvis fordi de har mer å bidra med. Tilsvarende er det mange som er mer tilbakeholdne og som kan ha bidrag som ikke kommer frem.

Bruk digital arbeidsbok

Mitt favoritt samarbeidsverktøy til brainstorming, workshops, prosjekter og alle typer gruppearbeider har alltid vært Microsoft OneNote. Den kan brukes til å organisere eget arbeid med lister, planer og møtenotater. I tillegg er det en veldig praktisk måte å samarbeide på som kan spare utrolig mye intern epostutveksling og misforståelser fordi alle møtenotater, prosjekt- og gruppearbeider ligger ett sted hvor alle har tilgang. Tidligere organiserte man dette ved å lagre en felles OneNote notatblokk på et fellesområde, men nå kommer alle Microsoft Teams med en OneNote notatblokk innebygget. Du må bare ta den i bruk!

For å se hvordan du legger til OneNote inndelinger til kanaler i Teams, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Gjennomfør workshops i nettmøte

I de siste ukene har jeg flyttet alle workshops til nett og bruker OneNote til både gruppearbeider og til individuelle arbeidsbøker. Du kan bruke OneNote som digital tavle enten dere er i samme rom, eller sitter på forskjellige steder. Her er to eksempler.

To dagers lederworkshop på nett fra 10 til 14 hver dag

Min samarbeidspartner Petter Bakken og jeg holdt et kurs i superledelse der vi opprinnelig hadde planlagt for to dager i et kursrom. Det konverterte vi til nettworkshop, kuttet ut flipovere tusjer og papir til fordel for digital arbeidsbok. Slik ser den ut.

Workshopen ble gjennomført i Teams-møte der alle kunne delta uavhengig om de brukte Teams i egen organisasjon. Med 4-6 deltakere i gruppe kan man fint snakke sammen i nettmøtet og en pr. gruppe noterer innspill som alle kan se på sin skjerm umiddelbart.

To timers workshop for ildsjeler med ansvar for  sikre stor utbredelse av Yammer på kort tid

En stor norsk virksomhet ønsket å engasjere alle ansatte i gjennomføring av strategier og mål, øke innovasjonstakten og styrke internkommunikasjonen gjennom innføring av Yammer.

Flere store virksomheter tar i bruk Workplace eller Yammer i tillegg til Teams. Lurer du på hvorfor? Sjekk artikkelen Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Drevet av kommunikasjon og HR engasjerte de frivillige til å bidra til utbredelse av bruken for å oppnå kritisk masse raskt. For å forberede gjennomførte vi flere workshops på nett med ca. 20 deltakere i hver workshop. Der jobbet deltakerne med gruppeoppgaver i delt OneNote arbeidsbok.

Her er det meste av innspillene skriftlige slik at alle kan komme med sine innspill samtidig uten at noen snakker i munnen på hverandre. Illustrasjonen viser en av gruppeoppgavene der alle kan komme med innspill i fritt format. Andre oppgaver har mer struktur i form av tabeller.

Organisering av workshop med digital arbeidsbok

I eksemplene over hadde vi ikke noe felles Team for workshopene så jeg laget en arbeidsbok på min OneDrive og opprettet en delingslenke som jeg delte i møtechatten i Teams. Når deltakerne trykket på lenken åpnet arbeidsboken seg i et vindu på skjermen ved siden av Teams-møtet der de kunne se mine lysbilder og hverandre.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med Teams?

Sjekk ut mitt helt nye nettkurs Smart samarbeid med OneNote i Teams På kurssidene finner du også et svært gunstig tilbud på superkombinasjonen med tre nettkurs i samme pakke: Teams + Planner + OneNote.