Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

Vi hører ofte at noe er lagret i Skyen. Det ville være riktigere å si i skyene fordi det er mange skyer på himmelen. Dette kan være svært forvirrende. Man hører så mye om denne Skyen så man føler at man burde visst hva det dreier seg om. Du trenger ikke være flau over å synes det er vanskelig å forstå dette. De fleste synes dette er vanskelig, selv om man selv lagrer informasjon i Skyen. Man er bare ikke klar over det og føler kanskje heller ikke noe stort behov for å vite detaljene.

Hva er skytjenester?

Hvis du du ikke vet hvor dine data er lagret, men du vet at de ligger «på nettet» et sted lagrer du i Skyen. Det er det samme. Mest sannsynlig er du allerede en bruker av det vi kaller skytjenester. Det vil si at ikke bare ligger dine data i Skyen, men behandlingen av dem også. Den vanligste skytjenesten er E-post. Bruker du gmail eller Outlook.com (tidl. Hotmail) benytter du skytjenester. Men skyen blir også stadig viktigere for samarbeid i virksomheter. Aktørene der er Microsoft med Office365 og Google med Google docs.

Hvem leverer Skytjenester?

De dominerende aktørene i forbrukermarkedet er Google, Microsoft og Apple. De har alle bygget opp løsningsporteføljer som henger sammen der de ønsker at du skal benytte alle deres tjenester og helst ingen andres J I tillegg til E-post er lagring og behandling av bilder og dokumenter, samt øyeblikksmeldinger, populære og nyttige. Lagring i Skyen er smart fordi du ikke trenger å tenke på sikkerhetskopiering og fordi du har bilder og dokumenter tilgjengelig fra PC, nettbrett og telefon overalt med automatisk synkronisering av endringer.

Du gjør det også enklere for deg selv om du holder deg til ett «økosystem». Da får du integrert sikkerhet med 1-en pålogging til alle tjenestene. Ditt påloggingsnavn er nøkkelen dine data. Benytter du tjenester fra flere er prisen du må betale at du må holde rede på flere  nøkler med brukernavn og passord. For Microsoft må du ha en Live ID. Har du allerede en E-post adresse på Outlook.com/Hotmail kan du benytte denne. For Google må du ha en Gmail konto og for Apple en Apple ID.

Hvorfor må jeg ha to Microsoft nøkler hvis jeg bruker Office365 på jobben?

Selv om du allerede har en Microsoft-konto for pålogging privat til Windows live for å lagre bilder, eller til Hotmail/Outlook.com må du likevel ha en annen nøkkel til Microsoft-systemene i virksomheten der du arbeider. Dette kan være litt forvirrende siden begge deler er Microsoft, men det er ikke verre enn at du må ha en nøkkel til huset hjemme og en annen til døra på jobben. Likevel er det forståelig at man blir forvirret når man får en ny Windows 8 PC på jobben, blir bedt om å oppgi sin Microsoft-konto og det er din private nøkkel du skal oppgi. Det samme blir du første gang du starter Microsoft OneNote. Det er fordi det er nøkkelen til din private skylagring på Microsoft OneDrive og som du beholder selv om du skifter jobb. Så adderer du din virksomhetspålogging.

Kamp mellom økosystemer

De fleste av oss velger PC, nettbrett og telefon uten tanke på hvilket økosystem de tilhører. Bruker du en Windows PC (Microsoft), en iPad (Apple) og en Samsung Galaxy telefon (Google) har du alle de største økosystemene. Det innebærer at du må holde rede på tre "nøkler", dvs. brukernavn og passord for at enhetene skal fungere best mulig i hverdagen.

Velger du derimot Mac, Ipad og iPhone greier du deg med ett. Det samme gjelder Windows PC, Surface nettbrett og Nokia telefon.

Det finnes også tjenester som går på tvers av økosystemene. Du kan for eksempel benytte Apple iTunes både på Mac og Windows, og du kan benytte Microsoft skylagring Skydrive på alle økosystemer. Mange uavhengige programmer som for eksempel Skype og notatprogrammet Evernote finnes for alle økosystemer. For flere eksempler der man kan arbeide på tvers av økosystemer, se La din iPad bli venn med Microsoft Office på PC

Uansett må du forholde deg til de ulike brukeridentifikasjonene de ulike økosystemene forlanger av deg J

Hvordan min kjære og jeg kan se hverandres jobbkalendere

De fleste av oss har familie med koner, menn eller samboere som arbeider i en annen virksomhet. I den nye fleksible arbeidshverdagen der vi forsøker å få jobb og fritid til å fungere for alle i familien skaper dette ofte utfordringer i planleggingen. La oss si at du er på jobben og noen inviterer deg til et møte neste onsdag klokken åtte om morgenen. Det er egentlig din dag å kjøre barna i barnehagen, men det er også et viktig møte du gjerne vil delta på. Dersom du hadde mulighet til å se din kjæres jobbkalender kunne du umiddelbart sjekke om hun kunne kjøre barna den dagen, eller om hun også har et tidlig møte. Eller, du trenger å sitte lenger på jobben torsdag for å bli ferdig med noe. Da kunne du sjekke om det ville kollidere noe din kone/mann har planlagt uten å måtte ringe eller sende E-post.

Her er hva Ingeborg og jeg gjør for å se hverandres jobbkalendere For å invitere noen til å se din Outlook-kalender, gå til kalendervisning og velg Publiser på Internett (Del kalender virker bare i egen organisasjon).

Velg hvor mye du vil publisere. Jeg anbefaler "begrensede detaljer". Da kan man se tittelen på kalenderavtalen så man får en forståelse av hva det er uten å kunne se innholdet i avtalen som kan være bedriftsintern informasjon.

Velg tilgangsnivå "Begrenset" slik at bare den du sender koblingen din kan åpne kalenderen.

Velg nå å publisere og å sende en kobling til den du vil dele med på E-post. Kopier koblingene til utklippstavlen. Send nå en E-post der du limer inn koblingene.

Mottakeren vil nå få to koblinger. En for å åpne kalenderen din i en nettleser og en for å kunne åpne den i Outlook. Velg å åpne den i Outlook.

Kalenderen vil vises under Andre kalendere. Nå kan du klikke på teksten og endre den til din kones/manns navn.

Gjør nå det samme andre veien så begge kan se hverandres kalendere. Nå har du dette oppsettet permanent. Oppdateringer skjer når du er på nett ca. en gang i timen.

PS: Om ikke dette ser likt ut i din Outlook kan det være fordi jeg bruker Office 2013 som del av mitt Office365 abonnement. Du kan ha Office 2010, eller an annen versjon av Outlook 2013 mot lokal Exchange server. Får du ikke til delingen kan du gjerne kontakte meg på bjorn@smartendring.no så skal jeg hjelpe så langt det går an.

Erkjenn at endring er komplekst så blir det enklere

I følge endringsekspert John Kotter feiler 70% av alle endringsinitiativer. Jeg søkte på setningen "70% of change initiatives fail" og fikk mer enn 40 000 treff. Jeg fulgte noen av lenkene fra disse treffene og det er nær sagt uendelig med grunner som omtales rundt hvorfor endring er så vanskelig. Det viser at endring er komplekst og at det ikke finnes noen enkel løsning.Likevel er det en gjenganger at mange har en klokketro på at bare alle ønsker endringen vil det skje. Det gjelder å lage en "burning platform" og peke på fremtiden så løper alle dit :-) Vel, dette virker ikke. I alle fall ikke der man ønsker å endre inngrodde vaner og kultur som jeg arbeider mye med.

Det finnes helt sikker mange måter å angripe endring på. Det kan man se av alle bøker og kurs som finnes på området. Jeg har sans for Dan og Chip Heath's SWITCH. Det er en inspirerende bok med mye bra tips, men jeg savner systematikk og struktur man kan bruke for å gjennomføre endringene, i alle fall i boken. Det har jeg derimot funnet i rammeverket fra VitalSmarts omtalt i boken Influencer.

Jeg tok et kurs i dette for noen år siden og har brukt det i flere endringsinitiativer. Jeg kaller det ikke prosjekter fordi man arbeider med gradvis forandring som ikke nødvendigvis har en start- og en sluttdato. Slik er det jo ofte med vaner. De endres gradvis over tid. Det blir meningsløst å si at en vane er endret på en bestemt dato.

Hva er så virkemidlene som skal til for å endre vaner og kultur? Å ville det er ikke nok. I tillegg til å være motivert for endring er det også viktig å forstå hvordan. Det hjelper ikke å si til noen at de får bedre kontroll over E-posten og arbeidsoppgavene sine om de tømmer Innboksen hver dag. De må også lære hvordan de gjør det og etablere en vane som gjør at det ikke koster dem noe ekstra å gjøre dette. VitalSmarts har definert seks faktorer for positiv påvirkning av vaner hvor personlig motivasjon og personlig kompetanse er to av dem. De andre er relatert til støtte fra omgivelsene og struktur som styrker mulighetene til å oppnå den ønskede endringen.

Jeg tror man øker muligheten for å gjennomføre endringer betraktelig med å forstå og erkjenne at endring er vanskelig, og at det ikke finnes enkle løsninger. Det verste du kan si er antakelig "Det er jo bare og …." Du må ha empati med den eller de som skal gjennomføre endringer, erkjenne hvor man er i dag og akseptere at endringer ofte må skje gradvis. Da blir det litt enklere :-)

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Det nye arbeidslivet har gradvis kommet over oss spesielt gjennom de siste 10 årene, men startet egentlig allerede på sekstitallet med nedtrapping av industriarbeidsplasser og en sterk økning i tjenesteytende næringer og offentlige tjenester. Dette har ført til fremveksten av det vi ofte kaller informasjonssamfunnet.

For mer om denne utviklingen, se Fra jordbrukssamfunnet til informasjonssamfunnet – eller multitaskingalderen.

Det nye arbeidslivet

Utviklingen mot en tjenesteorientert samfunn endrer arbeidslivets dynamikk. I tillegg kommer globalisering og begrenset tilgang på kompetansemedarbeidere. Oppkjøp og fusjoner fører til også til endringer i måter virksomheter arbeider og til større geografisk spredning av organisasjonen.

For å lykkes i å gjøre en god jobb og oppnå ønskede resultater er vi i stor grad avhengige av innspill og samarbeid med andre. Også i privatlivet blir vi mer avhengige av å planlegge aktiviteter og kontakter med venner og familie. Det er blitt mindre rom for å ta ting på sparket. Når gikk du uplanlagt på besøk til venner sist? De trendene man kan se i alt dette er:

• Sosiale media og økt tilgjengelighet av informasjon gjør at informasjonshastighet og omfang øker.
• Vi må i økende grad regne med at kolleger og samarbeidspartnere vi skal samarbeide med befinner seg på et annet sted enn oss selv.
• Selv på egen arbeidsplass går trenden mot fleksible løsninger uten fast kontorplass. Man setter seg ulike steder avhengig av hva men skal gjøre. Arbeid hjemmefra blir mer og mer vanlig og ofte oppfordrer arbeidsgiver til dette.

Hva er så konsekvensene av denne utviklingen?

I det nye informasjonssamfunnet går alle med smarttelefon i lomma der man mottar og sender informasjon i mange kanaler, fra jobbmail til Facebook. Samtidig har det i store deler av arbeidslivet det skjedd en kraftig utvikling i fleksibilitet som påvirker arbeidshverdagen på godt og vondt. På godt fordi det gir større muligheter til å få hverdagen til å gå rundt for mange, spesielt småbarnsfamilier. Det gir mulighet til å bringe og hente barn i barnehage og skole, til å støtte barna i fritidsaktiviteter og til å jobbe hjemme når barna er syke. Dette er noe mange setter stor pris på. Samtidig vet vi at mange har store utfordringer med å selv finne balansen mellom jobb og fritid og føler at de aldri har fri. Den nye arbeidshverdagen stiller store krav til selvledelse, men også til arbeidsgivere for å tilrettelegge for en fleksibel arbeidshverdag. Særlig der hvor man arbeider spredt og hvor kolleger og leder ofte arbeider på forskjellig steder risikerer man å miste noe av det sosiale nettverket på arbeidsplassen. Vi vet at den uformelle praten ved kaffemaskinen og det til å ha mulighet til å gå til en kollega for en uformell prat betyr mye for trivsel og samarbeid. Når man ikke lenger ser sine kolleger i samme rom, og sin leder en sjelden gang er det viktig at arbeidsgiver legger til rette infrastruktur, sosiale møteplasser og rammer for arbeidet for å unngå at den nye arbeidshverdagen ikke fører til negativ stress og dårlig samarbeidsklima.

Konklusjon

Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks og stiller nye krav til både ledere og medarbeidere. For å lykkes er det viktig å etablere mål, rammer, og suksesskriterier for teamet og for hvert team medlem. Leder må etablere en plan for måloppfølging, utvikling, og 1:1 møter for å sikre god kontakt og avklare forventninger.

Dersom man leder over avstand med team- medlemmer spredd geografisk bør man opprette nødvendig infrastruktur på nett med team-område, sosiale verktøy, og virtuelle samarbeids-, og prosjektrom for å sikre godt samarbeid og følelse av tilhørighet i organisasjonen.

---ooo---

Eksempel på "årshjul" for å skape grunnlag for god selvledelse samtidig som man sikrer at alle arbeider for å oppnå overordnede mål for organisasjonen: