Hva du kan forvente av Copilot i Excel

Excel har lenge vært et kraftig verktøy for dataorganisering og analyse. Anne Rokkan skriver i DN en artikkel om Excel som blir 40 år i 2025, Hvordan Excel ble en hjørnestein i verdensøkonomien.  Og med introduksjonen av Copilot, er forventningen hos mange at blir det enda enklere å gjøre komplekse oppgaver raskt og effektivt.

Hva du må vite på om du skal få nytte av Copilot i Excel

Om du tror du nå ikke trenger å kunne noe om Excel for å løse oppgaver i regneark med Copilot tar du feil. Før du begynner å bruke Copilot i Excel, er det viktig å ha en grunnleggende forståelse av data organisert i tabeller. Vet du ikke hvordan du summer og filtrerer en tabell, eller aldri har hørt om VLOOKUP eller XLOOKUP bør du først lære deg det.

Du bør også kunne sikre datakvalitet, forstå innholdet og ha et mål for hva du vil ha ut av analyse, kalkyler, formatering og visualisering. Men dette kan Copilot faktisk hjelpe deg med!

Tabellfunksjoner

Excel-tabeller er et kraftig verktøy for å håndtere store mengder data. Selv om Copilot kan bruke data som ser ut som en tabell, vil du få flere muligheter om du organiserer I Excel-tabeller. Det innebærer at celler og tabeller kan refereres til i formler med navn, fremfor cellereferanser som A1 og C3. Copilot kan da hjelpe deg med å bruke avanserte tabellfunksjoner.

For deg som ikke visste det før, XLOOKUP brukes når vi vil koble sammen data fra flere tabeller. La oss si at vi har en ansatt-tabell der det på Tinas rad i tabellen står at hun arbeider i avdeling 3, og vi har en avdelings-tabell der avdeling 3 er HR, kan vi sette sammen dette til at Tina arbeider i HR.

Du kan behandle mer enn tall i Excel

Gjør du en kundeundersøkelse, eller du sender ut en Forms-undersøkelse for å få innspill til valg av sted for julebordet vil du nesten alltid ende opp med en tabell med resultatene i Excel. Da har du et godt utgangspunkt for analyse, også med Copilot. Den kan også lage sammendrag og analysere trender og stemning i verbale tilbakemeldinger.

Visualisering

Visualisering av data er essensielt for å kommunisere innsikter klart og effektivt. Med Copilot kan du enkelt lage grafer og diagrammer som hjelper deg med å presentere dataene dine på en visuell måte.

Grafer er en flott måte å vise trender og mønstre i dataene dine. Copilot kan hjelpe deg med å opprette forskjellige typer grafer, som linjediagrammer, stolpediagrammer mm. Velg den typen graf som best representerer dataene dine og gjør det enklere å forstå, eller la Copilot foreslå diagramtype. Her stiller jeg et spørsmål til Copilot om det er noen sammenheng mellom beslutningsorienterte møter og deltakernes oppfatning om møtet innfridde på målet med møtet.

Celleformatering og Fargekoding

Bruk fargekoding i cellene for å markere viktige data eller resultater. Du kan be om fargekoding av alle Celler med en bestemt tekstverdi, tallverdi over, under eller lik et tall mm. Dette kan du selvfølgelig også gjøre med de innebygde formateringsmulighetene i Excel, men dette kan være raskere, og lettere tilgjengelig for flere.

Hjelp med formler

Copilot setter in en ny kolonne og kalkulerer ukenummer utdra datokolonnen

En av de mest nyttige funksjonene i Copilot er hjelpen med formler. Den kan foreslå formler basert på dataene dine, hjelpe deg med å finne feil i eksisterende formler, og til og med automatisere komplekse beregninger. Da er du selvfølgelig en relativt avansert bruker.

Her ber jeg om en ny kolonne som setter inn ukenummer basert på datokolonnen uten å skrive en eneste formel.

Feil i formler kan være vanskelige å oppdage og rette opp. Copilot kan identifisere vanlige feil i formlene dine og foreslå rettelser, noe som sparer tid og reduserer frustrasjon. Hvis du er usikker på hvilken formel du skal bruke, kan Copilot foreslå passende formler basert på dataene dine. Dette kan være spesielt nyttig for komplekse beregninger eller analyser.

Avansert analyse

For avansert analyse vil Copilot kunne assistere med statistiske funksjoner og integrasjon med Python. Dette gir deg muligheten til å utføre komplekse analyser og få dypere innsikt i dataene dine. Dette krever ikke programmering, men du bør være god i statistisk analyse for å nyttiggjøre deg av dette. Avansert analyse er pr. nå bare forhåndsvisning og tilgjengelig i USA på engelsk. Les mer her: Unlock the power of Copilot in Excel, now generally available - Microsoft Community Hub

Avansert bruk av Excel er nok ikke for alle, men du kan oppnå betydelig fordel når du kombinerer din Excel-kompetanse og erfaring med Copilot.

Gjennom alle workshops i Copilot for M365 har jeg spurt deltakerne om hva de forventer å kunne få hjelp med i sin jobbhverdag. Da er det alltid noen som nevner hjelp til bruk i Excel for ulike formål. Til nå har jeg ikke inkludert Copilot i Excel fordi andre områder har vært viktigere for de fleste, og fordi jeg har oppfattet Copilot Excel litt umodent.

Nylig annonserte Microsoft Copilot for å være i produksjonskvalitet som den siste av produktene i Office. Til nå har bare Outlook, PowerPoint, Word og Teams hatt denne statusen. Så nå skal jeg også etter hvert inkludere Copilot i Excel i min workshop-portefølje.

Er du klar til å utnytte Copilot i Excel her og nå og er ivrig etter å  komme i gang kan du for eksempel gjøre som meg å gjennomgå et nettkurs. Her er et par praktiske jeg har funnet nyttige:

https://www.linkedin.com/learning/excel-with-copilot-ai-driven-data-analysis/

https://www.linkedin.com/learning/microsoft-copilot-for-excel/

Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365?

Hvordan vet du at Copilot bruker rett versjon av dokumenter når du stiller spørsmål om emner, eller skal generere nye dokumenter basert på innhold du har tilgang til? Du lagrer kanskje flere utkast før du har det endelige dokumentet som skal brukes.

Når det finnes tusenvis av dokumenter i Teams og SharePoint, er mange redde for at utdaterte og kanskje uferdige dokumentversjoner kan bli brukt av Copilot. Frykten er at det kan føre til at Copilot gir feil resultater når vi spør om innhold i rapporter eller om bestemte emner.

Vi tør ikke å slette dokumenter de ikke vet hva er

Er vi nødt til å gjennomgå alle dokumenter og luke ut de vi ikke vil Copilot skal finne? For de fleste virker det helt urealistisk. Særlig når mange av dokumentene er lastet opp fra en gammel server. Da følger det med mange gamle dokumenter som mangler eier siden den som opprettet dem har sluttet, og ingen ønsker å ta på seg ansvaret for å slette dem.

Hva er konsekvensen av at vi laster opp alle gamle dokumenter uten å rydde?

Hva skjer når Copilot har flere versjoner av et dokument å velge mellom? Eller det er flere dokumenter som omhandler et tema du ber Copilot behandle? Hvordan kan du være sikker på at Copilot henter ut den korrekte informasjonen fra riktig dokumentversjon? Hva gjør Copilot i et slikt tilfelle?

For å sikre at Copilot for M365 velger det riktige dokumentet, er nøkkelen å bruke spesifikke nøkkelord og referanser som identifiserer det riktige dokumentet. Dette kan være en unik tittel, opprettelsesdato og forfatter, sist redigert og av hvem, og dokumenttype som du inkluderer i forespørselen din.

Du kan også starte med å søke etter relevante dokumenter, og selv bestemme hvilket som skal brukes. Det er faktisk Copilot veldig god til. Dersom du vet hvor dokumentet er lagret kan du referere direkte til dette. Da er du helt sikker på hvilket dokument som blir brukt.

Tre måter å sikre at du bygger ditt dokument på riktig grunnlag

Jeg skal skrive en artikkel om smart prioritering og planlegging. Jeg vet at det finnes mye om dette i diverse dokumenter i OneDrive, Teams eller SharePoint. Hvordan sikrer jeg at jeg bruker de beste kildene?

Be om referanser

Jeg ber Copilot i Word om å lage et dokument med følgende instruksjon:

Smart prioritering og planlegging basert på dokumenter på min OneDrive. Oppgi referanser til dokumenter som er brukt som kilder. Lengde ca. 500 ord

Jeg lar Copilot generere dokumentet og har mulighet til å sjekke hvilke dokumenter som er brukt.

Be Copilot finne relevante dokumenter

I Copilot chat ber jeg Copilot om en liste over relevante kildedokumenter. Finn dokumenter om smart prioritering og planlegging på min OneDrive. Nå får jeg en liste og kan velge ett eller flere dokumenter jeg ønsker å bruke som grunnlag for min artikkel.

Velg hvilke dokumenter du vil bygge på

Ved gjennomgang av listen velger jeg ut ett til tre dokumenter jeg vil bygge min artikkel på. De kan være i Word, PDF, eller PowerPoint-format. Når jeg velger Referer til en fil, vil jeg få opp en liste over nylig åpnede dokumenter. Dersom jeg jeg har åpnet de relevante dokumentene like før er det sannsynlig at de er i denne listen. Om de ikke er det er det enkleste å hente en lenke til dokumenter i OneDrive eller Teams og lime inn denne i din instruksjon til Copilot. Da blir min instruksjon som vist i figuren.

Eksemplet her er å generere et nytt Word-dokument, men du kan bruke den samme metoden for å opprette en PowerPoint-presentasjon.

Er dere en gruppe som vil komme raskt i gang med Copilot for M365 på en sikker måte? Vurder 2-timers workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS. For en rask introduksjon til det som skaper mest nytte fort er det også en 40-minutters lunsj og lær utgave av denne. Ta kontakt for å høre mer.

Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

Mange som bruker Copilot i Edge eller Chrome på jobben har merket at ting som tidligere fungerte, ikke lenger fungerer. Dette kan være forvirrende. For å forstå hva som foregår og hvilke konsekvenser det har for deg, får du her bakgrunnsinformasjon, og hva det betyr i praksis for deg nå og fremover.

Copilot for jobb skiller lag med Copilot for forbrukere

Tidligere, om du gikk til nettsiden copilot.microsoft.com kom du inn på denne adressen uansett om du ikke var logget på, logget på med en privat Microsoft konto som hotmail.com eller outlook.com, eller med jobbkontoen din.

Men nylig, når jeg logget på med min jobbkonto bjorn@smartendring.no blir jeg omdirigert til m365.cloud.microsoft.

Microsoft skiller nå tydeligere mellom privat bruk av Copilot, og jobb bruk. Du har sikkert sett det grønne skjoldet du får når du logger på med jobbadressen din. Da visste du at du har en trygg forbindelse med Copilot og at dine og virksomhetens data er beskyttet.

Denne endringen gjelder også for mobil. Om du har installert Copilot mobilappen. Om du nå prøver å logge deg på denne med jobbkonto blir du omdirigert til Microsoft 365 appen der Copilot for jobbformål nå er innebygget.

Sikkerhet og trygghet for dine data

I disse dager er Microsoft i ferd med å ytterligere styrke sikkerhetsmodellen ved å bytte ut den nåværende Commercial Data Protection med Enterprise Data Protection - EDP. I praksis betyr det sterk kryptering av lagrede data, og når data transporteres over nett. Sterkere beskyttelse av privatliv i henhold til GDPR. Og sterkere beskyttelse mot angrep på deg og modellen fra hackere. Du har kanskje lagt merke til at det grønne skjoldet er erstattet med et hvitt skjold nå? Da er dine data beskyttet av EDP.

Dette er ikke tilgjengelig i overgangsfasen

Dette betyr at Copilot blir enda tryggere å bruke i tiden fremover. Dette er en stor endring, og tar tid å gjennomføre. I overgangen vil noen funksjoner være utilgjengelige. Her er en liste over de viktigste funksjonene hva som er midlertidig utilgjengelig i overgangen, og når vi kan forvente å få dem tilbake igjen:

• Bildeopplastning: Lar deg ta bilder, eller laste opp eller kopiere og lime inn bilder i Copilot for å analysere dem, og produsere innhold.

• Bruke innhold fra web-sider i Edge: Refererer til åpne sider i Microsoft Edge, og få Copilot til å bruke sidepanelet for å lage sitt svar.

• Sideoppsummering: Lar brukere oppsummere en åpen nettside eller PDF i Edge.

Disse mulighetene vil bli tilgjengelige igjen mot slutten av 2024. I mellomtiden kan du velge å bytte til en privat Microsoft konto om du ønsker disse mulighetene. Men da vil ikke dataene være beskyttet, så det bør du tenke på om du vil bruke det til jobbformål. Det samme gjelder for øvrig om du bruker ChatGPT. Der er heller ikke dine data beskyttet.

Dette blir avviklet i Copilot

For å tilfredsstille kravene i EDP vil noen funksjoner bli helt borte. Her er en liste over det som ikke kommer tilbake:

• Tonevelger: Lot deg velge en av noen få forhåndsinnstilte toner for Copilots-svaret. Uten tonevelger, hvis du vil at Copilot skal svare i en bestemt tone, kan du spesifisere tonen som en del av ledeteksten.

•  Notatblokk: Du kunne gjenta og finjustere meldingene dine i flere iterasjoner på en side. Du kan nå gjenta og avgrense meldingene dine gjennom dialog med Copilot.

• Skriv (Copilot i Edge):Ga et oppsett for å lage utkast til innhold i forskjellige toner, formater og lengder med noen knappetrykk. Uten denne funksjonen kan du redigere tekst ved å bruke Skriv om i Microsoft Edge.

Jeg ser selvfølgelig frem til å få tilbake bildeanalyse og oppsummering av Web-sider, men i mellomtiden kan jeg ikke annet enn å være tålmodig, og kanskje bytte til min private Microsoft-konto om savnet blir for stort.

Vil dere bli oppdatert med både de grunnleggende og de nyeste mulighetene i Copilot kan dere vurdere en praktisk hands-om workshop med Smart endring for ta ut nytteverdien av Copilot på jobben.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå ….

Som tidligere skrevet vil vi før eller senere måtte bytte til nye Outlook. Etter å ha brukt Nye Outlook daglig en uke blir det nok senere for meg, og jeg skal forklare hvorfor. Selv om jeg vil vente betyr ikke det at du ikke kan synes det er OK å bytte. Sjekk hva jeg savner. Det er ikke sikkert de mulighetene betyr noe for deg.

Har du ikke lest forrige ukes blogg er den her: På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

OneNote integrasjon

Jeg bruker OneNote daglig til notater og til å samle informasjon jeg vil bruke senere. Mye av informasjonen kommer inn som epost i Outlook, møtenotater er knyttet til kalenderen i Outlook, og når jeg noterer oppfølgingsoppgaver oppretter jeg en oppgave som jeg kan følge opp i oppgavelisten i Outlook og To do.

Jeg kan heldigvis hente inn møtedetaljer for mine møter knyttet til min kalender, fordi det er uavhengig av Outlook-versjon. Derimot kan jeg ikke sende eposter til OneNote, og det jeg vil savne mest er å kunne opprette oppfølgingsoppgaver i notatene slik at de kommer inn i min oppgaveliste i To do. Flagger jeg oppgaver i OneNote må de via Outlooks nåværende oppgavesystem og deretter vil de synkroniseres til To do.

Oversikt daglig arbeidsbelastning

Jeg innrømmer at jeg kommer til å savne det nåværende oppgavesystemet i Outlook med planleggingsvisningen som viser kalender og oppgaver i ett bilde. Det gir en suveren oversikt over min arbeidsbelastning pr. dag.

Men, jeg kan leve med nye Outlook her ved å bruke To do panelet som gir noe lignende for de nærmeste dagene. Det jeg ikke har tålmodighet til er å vente 10-15 sekunder for To do til å oppdatere når jeg bytter visning. Det blir forhåpentligvis forbedret etter hvert.

En liten detalj jeg også savner i Nye Outlook er å kunne se hvilke dager jeg har avtaler i datovelgeren. Det gir meg en kjapp oversikt når noen lurer på om jeg er ledig på en bestemt dato uten å gå inn i detaljene.

Irriterende for møtearrangører

Da jeg var leder i Microsoft inviterte jeg ofte til møter med både 10 og 20 deltakere. Dersom du også inviterer til møter har du kanskje irritert deg over at du får en haug med svar på møteinvitasjonen i Innboksen blandet med den eposten du trenger å behandle.

Om du gjør det har du ikke oppdaget det lille trikset du kan stille inn under møtealternativer. Der kan du velge å slette svar på møteinvitasjoner som ikke inneholder tekst etter at kalenderinformasjonen er oppdatert. Det kan du forsøke nå i Classic Outlook, men dessverre ikke i Nye Outlook.

Dersom noen skriver noe i svaret, som for eksempel "Jeg kommer litt sent til møtet", eller avslår møtet og skriver en kommentar, blir svarene liggende i Innboksen så du kan lese det.

Når må jeg bytte til Nye Outlook?

I følge Microsoft vil Classic Outlook bli støttet til 2029, og du blir ikke tvunget over i Nye Outlook.  Microsoft har publisert følgende plan:

1. Du kan selv velge å prøve Nye Outlook slik det er nå. Du kan også velge å gå tilbake når du vil.

2. Nye Outlook blir førstevalget, men du kan velge å bytte til Classic Outlook

3. Du må bruke Nye Outlook

Når skiftene skjer er ikke publisert og er nok avhengig av aksept fra brukerne og tilgjengelighet av kritiske funksjoner for store virksomheter. For eksempel er det mange leverandører av saks-systemer og andre tillegg til Outlook som ikke støtter Nye Outlook ennå.

Jeg kommer til å følge med dette fremover, og tilpasser kurs og workshops for begge disse versjonene, og i tillegg også Outlook for Mac. Trenger dere å utnytte mulighetene i Outlook og andre løsninger for samarbeid og oppgavebehandling tilpasser jeg gjerne workshops etter deres valg.

Sjekk gjerne Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS