Hva du kan forvente av Copilot i Excel

Excel har lenge vært et kraftig verktøy for dataorganisering og analyse. Anne Rokkan skriver i DN en artikkel om Excel som blir 40 år i 2025, Hvordan Excel ble en hjørnestein i verdensøkonomien.  Og med introduksjonen av Copilot, er forventningen hos mange at blir det enda enklere å gjøre komplekse oppgaver raskt og effektivt.

Hva du må vite på om du skal få nytte av Copilot i Excel

Om du tror du nå ikke trenger å kunne noe om Excel for å løse oppgaver i regneark med Copilot tar du feil. Før du begynner å bruke Copilot i Excel, er det viktig å ha en grunnleggende forståelse av data organisert i tabeller. Vet du ikke hvordan du summer og filtrerer en tabell, eller aldri har hørt om VLOOKUP eller XLOOKUP bør du først lære deg det.

Du bør også kunne sikre datakvalitet, forstå innholdet og ha et mål for hva du vil ha ut av analyse, kalkyler, formatering og visualisering. Men dette kan Copilot faktisk hjelpe deg med!

Tabellfunksjoner

Excel-tabeller er et kraftig verktøy for å håndtere store mengder data. Selv om Copilot kan bruke data som ser ut som en tabell, vil du få flere muligheter om du organiserer I Excel-tabeller. Det innebærer at celler og tabeller kan refereres til i formler med navn, fremfor cellereferanser som A1 og C3. Copilot kan da hjelpe deg med å bruke avanserte tabellfunksjoner.

For deg som ikke visste det før, XLOOKUP brukes når vi vil koble sammen data fra flere tabeller. La oss si at vi har en ansatt-tabell der det på Tinas rad i tabellen står at hun arbeider i avdeling 3, og vi har en avdelings-tabell der avdeling 3 er HR, kan vi sette sammen dette til at Tina arbeider i HR.

Du kan behandle mer enn tall i Excel

Gjør du en kundeundersøkelse, eller du sender ut en Forms-undersøkelse for å få innspill til valg av sted for julebordet vil du nesten alltid ende opp med en tabell med resultatene i Excel. Da har du et godt utgangspunkt for analyse, også med Copilot. Den kan også lage sammendrag og analysere trender og stemning i verbale tilbakemeldinger.

Visualisering

Visualisering av data er essensielt for å kommunisere innsikter klart og effektivt. Med Copilot kan du enkelt lage grafer og diagrammer som hjelper deg med å presentere dataene dine på en visuell måte.

Grafer er en flott måte å vise trender og mønstre i dataene dine. Copilot kan hjelpe deg med å opprette forskjellige typer grafer, som linjediagrammer, stolpediagrammer mm. Velg den typen graf som best representerer dataene dine og gjør det enklere å forstå, eller la Copilot foreslå diagramtype. Her stiller jeg et spørsmål til Copilot om det er noen sammenheng mellom beslutningsorienterte møter og deltakernes oppfatning om møtet innfridde på målet med møtet.

Celleformatering og Fargekoding

Bruk fargekoding i cellene for å markere viktige data eller resultater. Du kan be om fargekoding av alle Celler med en bestemt tekstverdi, tallverdi over, under eller lik et tall mm. Dette kan du selvfølgelig også gjøre med de innebygde formateringsmulighetene i Excel, men dette kan være raskere, og lettere tilgjengelig for flere.

Hjelp med formler

Copilot setter in en ny kolonne og kalkulerer ukenummer utdra datokolonnen

En av de mest nyttige funksjonene i Copilot er hjelpen med formler. Den kan foreslå formler basert på dataene dine, hjelpe deg med å finne feil i eksisterende formler, og til og med automatisere komplekse beregninger. Da er du selvfølgelig en relativt avansert bruker.

Her ber jeg om en ny kolonne som setter inn ukenummer basert på datokolonnen uten å skrive en eneste formel.

Feil i formler kan være vanskelige å oppdage og rette opp. Copilot kan identifisere vanlige feil i formlene dine og foreslå rettelser, noe som sparer tid og reduserer frustrasjon. Hvis du er usikker på hvilken formel du skal bruke, kan Copilot foreslå passende formler basert på dataene dine. Dette kan være spesielt nyttig for komplekse beregninger eller analyser.

Avansert analyse

For avansert analyse vil Copilot kunne assistere med statistiske funksjoner og integrasjon med Python. Dette gir deg muligheten til å utføre komplekse analyser og få dypere innsikt i dataene dine. Dette krever ikke programmering, men du bør være god i statistisk analyse for å nyttiggjøre deg av dette. Avansert analyse er pr. nå bare forhåndsvisning og tilgjengelig i USA på engelsk. Les mer her: Unlock the power of Copilot in Excel, now generally available - Microsoft Community Hub

Avansert bruk av Excel er nok ikke for alle, men du kan oppnå betydelig fordel når du kombinerer din Excel-kompetanse og erfaring med Copilot.

Gjennom alle workshops i Copilot for M365 har jeg spurt deltakerne om hva de forventer å kunne få hjelp med i sin jobbhverdag. Da er det alltid noen som nevner hjelp til bruk i Excel for ulike formål. Til nå har jeg ikke inkludert Copilot i Excel fordi andre områder har vært viktigere for de fleste, og fordi jeg har oppfattet Copilot Excel litt umodent.

Nylig annonserte Microsoft Copilot for å være i produksjonskvalitet som den siste av produktene i Office. Til nå har bare Outlook, PowerPoint, Word og Teams hatt denne statusen. Så nå skal jeg også etter hvert inkludere Copilot i Excel i min workshop-portefølje.

Er du klar til å utnytte Copilot i Excel her og nå og er ivrig etter å  komme i gang kan du for eksempel gjøre som meg å gjennomgå et nettkurs. Her er et par praktiske jeg har funnet nyttige:

https://www.linkedin.com/learning/excel-with-copilot-ai-driven-data-analysis/

https://www.linkedin.com/learning/microsoft-copilot-for-excel/

Har du et system for å oppnå dine, eller teamets mål?

Gjennom de til sammen 30 årene jeg jobbet i HP, Oracle og Microsoft hadde jeg alltid klart definerte mål satt av ledelsen. Disse gikk jeg igjennom med min leder for å sikre at vi hadde en felles forståelse av målene, og hvordan jeg i store trekk skulle nå dem. Som leder gjorde jeg det samme med mine medarbeidere.  Men  hvordan jeg, eller mitt team skulle planlegge og gjennomføre planen for å oppnå målene, det var opp til meg. Dette var Mangement by Objectives - MBO som var vanlig på den tiden. I alle fall i amerikanske virksomheter.

Et mål uten en plan er bare en drøm

For å være trygg på å nå målene følte jeg behov for å lage en plan med sjekkpunkter som viste om jeg var i rute for å nå planen gjennom året. Det kunne vær en ganske enkel plan satt opp som en tabell med de verktøyene jeg hadde til rådighet. Se tabellen og les mer om dette her: Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

Etter hvert som verden er blitt mer kompleks, digitalisering har ført til raskere omløpstid og større informasjonsmengder ble det behov for økt fokus på de viktigste vi må oppnå i vår virksomhet, team, og for meg i min jobb. MBO ble videreutviklet til OKR - Objectives and Key Results som er innarbeidet i mange virksomheter i dag, også norske.

Les mer om OKR her: Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

OKR er ikke avhengig av spesielle systemer og verktøy

Det er tenkemåten og hvordan vi planlegger og gjennomfører som er OKR, ikke hva slags verktøy vi bruker.

Når det er sagt er vi avhengig av å jobbe med, og følge opp planer digitalt i dag og dersom vi skal gjennomføre denne tankemåten i en større virksomhet og vil ha god oversikt for mange Team og medarbeidere kan et system være smart å ha.

Det finnes flere slike på markedet, og Microsoft har OKR-systemet Viva Goals som er integrert i Microsoft 365. Jeg har testet dette og tror det kan være bra, men for noen kan det være for ambisiøst å starte der, og det går fint å prøve ut dette med enklere verktøy også.

Fra mål til handling og resultater med Microsoft-verktøy

Har dere Microsoft 365 er det naturlig å se om vi kan bruke verktøy vi allerede har, eller utvide med verktøy som passer inn i dette økosystemet. Her er en oversikt over verktøy jeg har brukt, og fremdeles bruker for planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter som bidrar til at jeg og mine team oppnår ønskede resultater.

Vil dere utforske denne måten å planlegge og jobbe på kan dere vurdere workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid. Den er godt egnet for ledere og for team som skal oppnå gode resultater sammen. Er det bare deg, kan du få innsikt og verktøy gjennom nettkurset Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag. Se Smart endring nettkurs

Tre muligheter Teams-, og Excel-brukere vil like

Er det lenge siden du så etter nye muligheter i Teams-møtene? Blir du irritert når noen endrer filter og sortering i Excel-arket ditt?

De fleste har ikke tid til, og interesse av å lete rundt i alle menyer for å finne ut nye muligheter i Teams, eller andre verktøy. Her er tre tips som vil glede de som skal samarbeide om kalkyler, budsjetter og annet man bruker Excel til.

1 - Vis og rediger budsjettet sammen i Teams-møtet

Du har invitert prosjektteamet til et møte for å gjennomgå, og evt. justere prosjektbudsjettet. For å sikre at vi gjør ting riktig har vi også invitert Tina fra økonomiavdelingen til å hjelpe oss. Hun er ikke med i prosjekt-Teamet, men skal bare være med på dette møtet. I møtet deler jeg budsjett-regnearket med Excel live. Da får alle se, og anledning til å arbeide i regnearket. Også Tina som ikke er med i Teamet.

2 - Filtrer og sorter i privat visning

Tina har behov for å sortere og filtrere budsjettposter for å få bra innsyn i prosjektøkonomien. Men hun ønsker ikke å endre "vår" visning. Derfor velger hun privat visning. Da kan hun gjøre dette uten at det påvirker det vi ser.

Du kan lagre ulike private arkvisninger slik at du lett kan gjenbruke dem, og du kan når som helst raskt gå tilbake til presentatørens visning.

3 - Be om filer fra eksterne uten at de er med i Teamet

I forbindelse med prosjektet får vi økonomistatus fra ulike eksterne partnere en gang i uken på en mal vi har gitt dem. Vi ønsker å ha disse samlet på ett sted, men vi ønsker ikke at de skal se hverandres dokumenter. Da har vi mulighet til å benytte oss av å "Be om Filer" i SharePoint og OneDrive.

Da kan hver partner laste opp sin økonomioppdatering dit vi vil ha den, uten at de ser filområdet.

Jeg lager et konsolideringsregneark med lenker til de opplastede filene som oppdateres automatisk når nye filer lastes opp.

Sjekk om du har denne muligheten. Det er ikke alle virksomheter som tillater dette. Ta evt. kontakt med IT om det ikke virker og gi dem denne lenken. Jeg har for eksempel mulighet til å gjøre dette på OneDrive, men ikke Teams/SharePoint filområder.

Du og dere kan lære flere tips og triks om samarbeid i Teams-møter i den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og bli eksperter på dokumentbehandling i workshopen Smart dokumentbehandling i Teams

Gjør det enklere å organisere gode prosjekter

I de 8 årene jeg ledet oppbyggingen av Microsofts konsulentavdeling i Norge hadde jeg gleden av å være "prosjekt-coach" for mange store og mellomstore prosjekter med våre kunder når de skulle innføre nye Microsoft-løsninger. Prosjektene hentet kompetanse internt fra kundene selv, fra Microsofts partnere og fra vår avdeling.

Vellykkede prosjekter er 15% fag og teknologi og 85% organisasjon og prosjektgjennomføring

Grunnen til at kunden ønsket oss inn i prosjektet var nok i utgangspunktet at de ønsket en garantist for at løsningen ville virke, men det største bidraget vi faktisk leverte var prosjektorganisering og gjennomføring. Det finnes utallige eksempler på at vellykketheten av IT-prosjekter er 10-15% teknologi, og 85-90% organisasjon og prosjektgjennomføring. Dette stemmer nok på andre områder også, selv om innholdet i prosjektet er annerledes.

Jeg fikk ofte spørsmålet om hva slags prosjektverktøy vi brukte for å holde oversikt over et team med 10-15 prosjektdeltakere. Forventningen var nok at vi brukte Microsoft Project, og mange ble overrasket da jeg svarte Excel. Suksess i prosjekter skyldes sjelden prosjektverktøyet. Når det er sagt kan det være noe som gir bedre oversikt og kontroll for prosjektledere og prosjektdeltakere.

Les gjerne: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Ha god kontroll i prosjektet uten hyppige statusmøter

Et prosjektverktøy kan være veldig nyttig særlig når deltakerne er på ulike steder, og vanskelig å samle til oppdateringer og prosjektmøter. Et godt verktøy riktig brukt kan føre til

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Leg også: Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Microsoft Planner i Teams brukes av stadig flere og egner seg til mange typer prosjekter. Men som alle verktøy må særlig den som organiserer prosjektet bygge en hensiktsmessig struktur for Team, kanaler og i den tilknyttede planen. For eksempel opererer Planner med Oppgavekort, mens vi ofte ikke tildeler prosjektoppgaver, men ansvar for leveranser.

Tildel leveranser og ikke oppgaver

En leveranse kan ofte være et dokument. For eksempel en rapport, en plan, et budsjett, eller en presentasjon. Min erfaring er at det er best å følge opp status på leveranser, og la hver enkelt selv definere hvilke oppgaver som må gjennomføres for å komme frem til leveransen. Her er et eksempel.

Leveransen er å utarbeide et ilbud til ansatte om en Personlig trener tjeneste som en del av prosjektet Gode arbeidsforhold. Ansvaret for dette tildeles en prosjektdeltaker. Denne lager sin egen plan for å gjøre dette ved å beskrive delleveranser, oppgaver og sjekkpunkter på kortet. Etter hvert som vi er ferdig med hvert punkt krysses det av og det er enkelt for alle å se status på leveransen.

Hvordan måle status på en dokumentleveranse

Som nevnt tidligere er ofte prosjektleveranser et dokument. Så hvordan vet vi hvordan vi ligger an med dette? Spør du får du svar som "Jeg har startet", "Jeg jobber med det", eller "jeg er snart ferdig". Dette sier deg veldig lite. Det jeg har brukt i mange år er å definere sjekkpunkter på hva som skal være ferdig når. Under ser du målepunktene for en rapport som skal leveres om to uker. Er jeg kommet til dag 3 og jeg har kulepunktene for hvert kapittel på plass er jeg på plan. Har jeg det ikke er jeg bak planen. Objektivt og lett å følge opp.

Vil du ha flere tips og triks for smart organisering av prosjekter, bygge god struktur i Teams og Planner, og hvordan både prosjektansvarlige og deltakere kan holde oversikten? Sjekk den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller gjennomfør nettkurset med samme navn.

Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams

Mange som blir introdusert til Teams og til å behandle dokumenter i Filer der er litt skeptiske. Kan hvem som helst redigere "mitt" dokument? Hvem endret denne teksten? Ikke jeg! For noen dokumenter kan en liten endring føre til store negative konsekvenser. La oss si at vi er en gruppe som samarbeider om å innlevere et million-anbud, eller en viktig avtale. Ett ord feil, en null for mye eller for lite et sted kan være en katastrofe.

Opprett Team for et bestemt formål

Er du medlem av et Team har du fulle rettigheter til å redigere alle dokumenter i alle kanaler. Hensikten med Teams er transparens og likeverdig samarbeid mellom alle medlemmer i Teamet.

Du kan ikke ha medlemmer med bare lesetilgang. Når du som eier inviterer noen til å bli medlem av Teamet innebærer det at du stoler på denne personen. Derfor kan det hende at det er bedre å opprette flere små Team for bestemte formål enn å ha ett stort Team der alle i avdelingen er medlemmer. Lag et anbuds-Team, eller et prosjekt-Team der du bare inviterer de som er bidragsytere. Det gir deg også høyere frihet til å invitere deltakere fra andre deler av virksomheten, og en ekstern samarbeidspartner til Teamet.

Ta kontroll over viktige dokumenter

Selv om du stoler på medlemmer av Teamet er det ofte en fordel å ha god kontroll på viktige dokumenter. Dette kan du gjøre på ulike måter.

Versjonslogg dokumenterer alle endringer

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig :-). Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring.

Versjonsloggen er tilgjengelig både når du redigerer dokumentet i Teams og fra Word, PowerPoint og Excel-programmene som vist her.

Spor endringer i Word gjør at du kan godta eller avslå forslag til endringer

For et viktig dokument kan du slå på Spor endringer. Da vi alle tilføyelser, slettinger og endringer bli gjort som forslag og må godkjennes før de blir endelige. Alle med tilgang til dokumentet kan godkjenne, så det er ikke bare "eier" av dokumentet som kan godkjenne, men likevel er det en god sikkerhetsmekanisme gitt at det hindrer utilsiktede endringer. Fremdeles vil alle endringer også ligge i versjonsloggen.

Slik kan du hindre andre i å gjøre endringer

Dersom du virkelig ønsker å hindre andre å gjøre endringer på hele, eller deler av dokumentet har du to mekanismer til rådighet. Den enkleste er å sjekke ut dokumentet. La oss si at du arbeider med et budsjett i Excel. Du blir ikke ferdig i dag og planlegger å gjøre det ferdig i morgen. Men du ønsker ikke at andre skal kunne jobbe med sine deler av budsjettet fordi det ikke er klart for dette ennå. Da kan du sjekke det ut slik at ingen andre kan gjøre endringer i det før du sjekker det inn igjen.

Vi du hindre at andre gjør endringer i deler av dokumentet kan du også passord-beskytte et område i et Word-dokument. Som det fremgår her er det Word som har de mest avanserte mulighetene for beskyttelse og kontroll med endringene, mens for PowerPoint og Excel er det versjonsloggen og utsjekking som gjelder.

Trenger dere en systematisk gjennomgang og opplæring i arbeid med dokumenter kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Der vil dere trene på alt over og mye mer.