Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører?

Jeg regner med at mange av dere allerede har brukt M365 og Teams i deres daglige arbeid lenge. Men har du noen gang tenkt på hvor langt dere faktisk har kommet når det gjelder utnyttelsen av disse verktøyene? La oss ta en titt på de fem modenhetsnivåene i bruk av M365 og Teams for samarbeid. 

Nivå 1: Startlinjen 

På dette nivået har man tatt i bruk Teams-møter, og flyttet filer fra Filserver til SharePoint, OneDrive og Teams. Filstrukturen er ofte arvet fra Filserveren, og intern kommunikasjon foregår fortsatt mest på epost. Dette er en start, men man vedlikeholder samtidig gamle strukturer og arbeidsformer. Virksomheten er ikke teknisk forberedt for nye samarbeidsformer internt, eller med kunder og samarbeidspartnere. 

Nivå 2: Utforskere 

Det er nå etablert en Teams struktur med kanaler og dokumenter lagres under Filer i Teams-kanalene. Kommunikasjonen foregår fortsatt mest på epost, men i tillegg også i Teams Chat. Dokumenter i Team og kanaler gir mer differensiert tilgang og mulighet for deling eksternt. Likevel er det en utfordring at kommunikasjon på epost og filer fortsatt ikke har noen sammenheng, og dermed driver ikke nye samarbeidsformer. 

Nivå 3: Lagspillere 

Nå har man tatt i bruk Teams og kanaler systematisk, og bruker Innlegg i kanaler fremfor intern epost. Flere Teamsmoduler som Planner for oppgavefordeling og prosjekter, samt OneNote for møtenotater, er tatt i bruk. Dette gir et solid fundament for samarbeid internt og eksternt med forankring i arbeidsprosesser. Likevel kan hver enkelt ansatt ha vanskeligheter med å prioritere og planlegge når kommunikasjonen skjer i flere kanaler. 

Nivå 4: Integratorer 

På dette nivået har man en helhetlig tankegang for integrasjon av Outlook, Teams og To Do for eksternt og internt samarbeid, planlegging og prioritering. Dette gir bedre resultater med mindre stress, og man har ivaretatt både samarbeid, struktur for møter, effektive arbeidsprosesser, prosjekter og individuell oversikt og kontroll. Likevel er det fortsatt begrenset arbeidskapasitet, og mye av tiden er låst i rutineoppgaver. 

Nivå 5: Innovatører 

Ved å ta i bruk M365 Copilot har man mulighet til å få bedre oversikt over aktivitet i flere kanaler, kreativitet og produktivitet. Automatisering av arbeidsprosesser i M365 og Teams frigjør kapasitet og kreativitet hos ansatte til mer strategiske og viktige arbeidsoppgaver, så lenge de får opplæring og trener på bruken av Copilot. 

Klar for neste trinn?

Som dere ser, er det mange muligheter for å utvikle bruken av M365 og Teams. Hver fase representerer et skritt mot en mer effektiv og integrert arbeidsflyt. Hvor langt har din virksomhet kommet, og hva er neste skritt? 

Trenger dere hjelp til sparring, en uformell prat, eller hjelp til struktur og opplæring håper jeg dere tar kontakt med meg på bjorn@smartendring.no 

Du kan også se en oversikt over opplæring som kan hjelpe dere som gruppe å klatre oppover modenhetstrappen, selv om ikke hele virksomheten skulle følge med. Mest populære Smart endring workshops. Det er en av fordelene med fleksibiliteten i M365 og Teams. Alle trenger ikke å gjøre det samme. Noen kan gå foran. Er det dere? 

Trenger dere en Teams omstart i høst?

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams

Microsoft Project har vært et anerkjent prosjektverktøy i årevis. Men egentlig nyttig bare for prosjektledere. Med Planner i Teams fikk vi et prosjekt- og oppgavefordelingsverktøy i Teams som var nyttig for alle. Det er tatt i bruk av nesten alle kunder jeg jobber med, og til mange ulike formål. Likevel skulle nok mange, og særlig prosjektledere, sett at de hadde flere muligheter som bare Microsoft Project har.

Det beste fra begge verdener

Inntil nylig måtte du velge om du skulle bruke det profesjonelle Project, eller den folkelige Planner som er innebygget i Teams. Nå kan du få begge deler som utvidelser av Teams. Nylig ble Planner i Teams utvidet med Planner Premium.

Les mer om Microsofts verktøykasse for oppgavestyring i Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

Hvorfor bør du vurdere å betale 100 kr. i måneden for Planner Premium?

Faktisk er det ikke nødvendig for alle prosjektdeltakere å ha Planner Premium. Det er tilstrekkelig at prosjekteieren, eller den som skal etablere prosjektplanen har det. Andre deltakere kan både opprette, bli tildelt, og arbeide med Premium oppgaver så lenge de er Teams-brukere. Og jeg kan se alle mine oppgaver fra både Planner og Premium sammen med mine personlige oppgaver i min Teams oppgaveliste og i To do.

Hvilke nye muligheter får du med Planner Premium?

Dersom jeg er prosjekteier føler jeg selvfølgelig et stort ansvar for å ha oversikt og kontroll over prosjektets fremgang og resultatmål. I tillegg må jeg holde interessenter oppdatert og rapportere status. Det er der Planner Premium gir meg fordeler.

Knytt prosjektets leveranser opp til ønsket resultat

Definer prosjektmål og knytt leveranser til disse

Formålet med et prosjekt er å nå forretningsmål som er av verdi for oss. Derfor kan det være viktig å synliggjøre og se i hvilken grad vi ligger an til å nå disse målene. Ved å knytte aktiviteter og leveranser opp til et mål blir det enklere både for prosjektdeltakerne og interessentene å forstå hvorfor vi gjennomfører prosjektet. Bare deltakere med Premium kan definere og se målene, men prosjektlederen kan publisere dette i Teams der de vil være synlige for alle.

Synliggjør avhengigheter

Gannt diagram viser avhengigheter mellom aktiviteter og leveranser

Særlig i logistikkorienterte prosjekter vil det være avhengigheter som kan være viktig å synliggjøre, der forsinkelser i en leveranse vil kunne påvirke andre leveranser. Du kan ikke innrede og sette opp AV-utstyret før møterommet er ferdig. En vanlig måte å illustrere dette på er ved bruk av et Gannt diagram. Det egner seg også godt til statusrapporter og presentasjoner.

Etabler en grunnlinje for prosjektets status

Etabler en grunnlinje for å oppdage avvik under prosjektet

OK. Prosjektplanen er ferdig, kick-off gjennomført og vi er i gang. Og hva er det første som skjer? Jo uventede hendelser som fører til endringer i prioritering, ressurser og leveranser. Ved å etablere en grunnlinje (baseline) kan jeg som prosjektleder raskt oppdage avvik fra den opprinnelige planen underveis i prosjektet.

Hva om du har laget prosjektplanen og så må du utsette hele prosjektet en hel måned fordi du ikke har fått godkjent å starte opp? Da endrer du startdato for hele prosjektet, og alle leveransene flyttes en måned ut i tid. Det er smart.

I Endringsloggen kan du se alle endringer på et oppgave

Håndtere store og komplekse prosjekter

Alt over kan du gjøre dersom du har Planner Premium, men vil du ha enda flere muligheter kan du investere i Project plan 3. Det blir på en måte Premium Premium. Det koster 300 kr. pr. måned. For det får du mer avansert avhengighetsstyring, beregning av kritisk linje i et stort prosjekt med mange avhengigheter. Du får også tilgang til endringslogg for hver oppgave og muligheter for avansert ressursstyring.

Copilot for Planner er foreløpig inkludert i denne planen, men det kommer jeg tilbake til i et eget blogginnlegg.

Prøv ut Planner og Planner Premium trygt i en realistisk workshop

Selv med Planner Premium tilgjengelig vil det nok være den "vanlige" Planner som vil brukes av de fleste. Gjennom å beherske denne vil man også være godt kvalifisert til å delta i Premium prosjekter. Velger dere å gjennomføre Smart endring workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams vil dere kunne velge å dekke både Planner og Planner Premium .

Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

 Dere som har tatt i bruk Planner som felles oppgave- og prosjektløsning i Teams har vært vant til å legge til planer med "Tasks levert av Planner og To do". Teams-appen der du kan jobbe med både felles- og egne oppgaver. Der kunne du skrive inn egne oppgaver, og se dine oppfølgingsoppgaver fra Outlook og Teams-meldinger. Og der ville oppgaver tildelt deg fra ulike planer samles.

Nå har denne Teams-appen fått en ansiktsløfting og heter ganske enkelt, Planner. Har du ikke oppdaget denne før? Søk etter Planner og fest den til kolonnemenyen i Teams.

Hva er Planner Premium egentlig?

Ved introduksjonen av nye Planner samler Microsoft individuell oppgavestyring (To do), planlegging og oppfølging av oppgaver for alle i et prosjekt (Planner), og Planlegging og målstyring for prosjektledere (Planner Premium) på en oversiktsside i Teams.

Planner Premium er ikke et nytt verktøy, men det som tidligere het Project on the Web, med lisensplan Project plan 1, som koster 100kr/mnd for hver bruker. Den Plannerutgaven vi kjenner fra før er en del av Microsoft 365 og er inkludert i dette abonnementet.

Du kan opprette og se begge typer oppgaver i Planner-appen i Teams, men det er separate verktøy med ulike muligheter. Det som er bra at tildelte oppgaver både fra Planner og Planner Premium vises i samme liste for deg og du kan få en oversikt over alle dine oppgaver, uansett hvilket verktøy de er opprettet i.

Denne bloggposten forklarer forskjellene mellom Planner og Project: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Hvem kommer til å bruke Planner Premium

Slik jeg ser det vil Planer Premium typisk brukes av en prosjektleder i et logistikkorientert prosjekt der det er viktig å synliggjøre avhengigheter og ha kontroll på kritisk tidslinje som kan visualiseres i et Gannt diagram. Deltakerne i prosjektet trenger ikke å ha Premium lisens, men er da begrenset til å kunne oppdatere status på tildelt oppgave.

Her finner du mer informasjon om nye Planner: New Microsoft Planner – Microsoft Adoption

Håper dette er klargjørende. For de fleste vil nok Planner inkludert i M365 og Teams være det beste valget. Ønsker dere å utnytte alle mulighetene i denne kan dere vurdere worshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams — Smart endring AS.

Når bruker jeg Microsoft To do?

Appen To do som finnes for mobil og PC/Mac, gir den mest fleksible og oversiktlige måten å behandle egne oppgaver på. To do er også innebygget i Outlook som vi fortsatt vil bruke til kalender- og epostbehandling. I tillegg til å være mer oversiktlig enn Planner-appen i Teams kan du også legge til egne lister for private oppgaver og annet.

Les gjerne blogginnlegget: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

For god oversikt og kontroll over prioritering og planlegging av egne oppgaver kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Har du et system for å oppnå dine, eller teamets mål?

Gjennom de til sammen 30 årene jeg jobbet i HP, Oracle og Microsoft hadde jeg alltid klart definerte mål satt av ledelsen. Disse gikk jeg igjennom med min leder for å sikre at vi hadde en felles forståelse av målene, og hvordan jeg i store trekk skulle nå dem. Som leder gjorde jeg det samme med mine medarbeidere.  Men  hvordan jeg, eller mitt team skulle planlegge og gjennomføre planen for å oppnå målene, det var opp til meg. Dette var Mangement by Objectives - MBO som var vanlig på den tiden. I alle fall i amerikanske virksomheter.

Et mål uten en plan er bare en drøm

For å være trygg på å nå målene følte jeg behov for å lage en plan med sjekkpunkter som viste om jeg var i rute for å nå planen gjennom året. Det kunne vær en ganske enkel plan satt opp som en tabell med de verktøyene jeg hadde til rådighet. Se tabellen og les mer om dette her: Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

Etter hvert som verden er blitt mer kompleks, digitalisering har ført til raskere omløpstid og større informasjonsmengder ble det behov for økt fokus på de viktigste vi må oppnå i vår virksomhet, team, og for meg i min jobb. MBO ble videreutviklet til OKR - Objectives and Key Results som er innarbeidet i mange virksomheter i dag, også norske.

Les mer om OKR her: Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

OKR er ikke avhengig av spesielle systemer og verktøy

Det er tenkemåten og hvordan vi planlegger og gjennomfører som er OKR, ikke hva slags verktøy vi bruker.

Når det er sagt er vi avhengig av å jobbe med, og følge opp planer digitalt i dag og dersom vi skal gjennomføre denne tankemåten i en større virksomhet og vil ha god oversikt for mange Team og medarbeidere kan et system være smart å ha.

Det finnes flere slike på markedet, og Microsoft har OKR-systemet Viva Goals som er integrert i Microsoft 365. Jeg har testet dette og tror det kan være bra, men for noen kan det være for ambisiøst å starte der, og det går fint å prøve ut dette med enklere verktøy også.

Fra mål til handling og resultater med Microsoft-verktøy

Har dere Microsoft 365 er det naturlig å se om vi kan bruke verktøy vi allerede har, eller utvide med verktøy som passer inn i dette økosystemet. Her er en oversikt over verktøy jeg har brukt, og fremdeles bruker for planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter som bidrar til at jeg og mine team oppnår ønskede resultater.

Vil dere utforske denne måten å planlegge og jobbe på kan dere vurdere workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid. Den er godt egnet for ledere og for team som skal oppnå gode resultater sammen. Er det bare deg, kan du få innsikt og verktøy gjennom nettkurset Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag. Se Smart endring nettkurs

Med noen enkle grep får du bedre oversikt i Planner

Når du tar i bruk Planner i Teams har den en samling, eller kolonne for oppgaver som har overskriften Gjøremål. Det kan være greit nok for en enkel oppgaveliste, men for det formålet er vel egentlig Planner overkill?

For de fleste vil hensikten med å bruke Planner være planlegging, oppgavetildeling og oppfølging av samarbeid i en gruppe, og da kan det være vel verd å bruke litt tid på å bygge en struktur i Planner som er tilpasset det vi skal samarbeide om.

Hva kan du bruke Microsoft Planner til?

Prosjekter

Mange bruker Planner sammen med Teams for interne prosjekter. Deltakerne i prosjektet jobber vanligvis ikke fulltid i prosjektene, og kan ofte bidra i flere prosjekter. For eksempel en fokusgruppe for oppfølging av medarbeiderundersøkelser, eller onboarding av nyansatte. Det kan også være arrangementer, utvikling og innføring av nye arbeidsprosesser, og å utvikle ny strategi.

Da kan det være lurt å gruppere ulike oppgaver og leveranser i prosjektet på flere inndelinger. Her er et eksempel der vi skal utvikle nye tjenester og kontorfasiliteter for ansatte i virksomheten

Har du brukt tavleverktøy som Trello og lignende før er du kanskje vant til å sette opp tre kolonner; Ikke startet, under arbeid og Fullført? Det trenger du ikke å gjøre i Planner. Der kan vi lage et oppsett med flere arbeidsområder eller prosjektstrømmer i hver sin Inndeling som vist her. Ønsker vi å få en status på oppgavene kan vi bytte til en visning som viser Fremdrift. Dette er en av flere nyttige visninger.

Operasjonelle aktiviteter

VI kan også bruke Planner og Teams til daglig prioritering, oppgavefordeling og oppfølging. For eksempel å prioritere og fordele oppgaver på det ukentlige avdelingsmøtet. Flere ledergrupper bruker det også til å melde inn saker til ledermøte, bygge en agenda, og notere oppfølgingsoppgaver.

Da trenger vi en annen struktur. For eksempel slik: Vi melder inn saker, så flytter vi de sakene vi prioriterer over i en annen inndeling. Da beholder vi de innkommende sakene og kanskje prioriterer vi disse på neste møte. De sakene vi ikke vil ha med videre kan vi flytte til en "ikke prioritert" Inndeling. På denne måten bevarer vi historikken over behandlede saker.

Ønsker dere en praktisk opplæring i hvordan prioritere og tildele oppgaver og gjennomføre prosjekter med Planner kan dere videre workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.  Er det bare deg, kan kanskje nettkurset med samme navn og innhold være en mulighet?

Gjør det enklere å organisere gode prosjekter

I de 8 årene jeg ledet oppbyggingen av Microsofts konsulentavdeling i Norge hadde jeg gleden av å være "prosjekt-coach" for mange store og mellomstore prosjekter med våre kunder når de skulle innføre nye Microsoft-løsninger. Prosjektene hentet kompetanse internt fra kundene selv, fra Microsofts partnere og fra vår avdeling.

Vellykkede prosjekter er 15% fag og teknologi og 85% organisasjon og prosjektgjennomføring

Grunnen til at kunden ønsket oss inn i prosjektet var nok i utgangspunktet at de ønsket en garantist for at løsningen ville virke, men det største bidraget vi faktisk leverte var prosjektorganisering og gjennomføring. Det finnes utallige eksempler på at vellykketheten av IT-prosjekter er 10-15% teknologi, og 85-90% organisasjon og prosjektgjennomføring. Dette stemmer nok på andre områder også, selv om innholdet i prosjektet er annerledes.

Jeg fikk ofte spørsmålet om hva slags prosjektverktøy vi brukte for å holde oversikt over et team med 10-15 prosjektdeltakere. Forventningen var nok at vi brukte Microsoft Project, og mange ble overrasket da jeg svarte Excel. Suksess i prosjekter skyldes sjelden prosjektverktøyet. Når det er sagt kan det være noe som gir bedre oversikt og kontroll for prosjektledere og prosjektdeltakere.

Les gjerne: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Ha god kontroll i prosjektet uten hyppige statusmøter

Et prosjektverktøy kan være veldig nyttig særlig når deltakerne er på ulike steder, og vanskelig å samle til oppdateringer og prosjektmøter. Et godt verktøy riktig brukt kan føre til

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Leg også: Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Microsoft Planner i Teams brukes av stadig flere og egner seg til mange typer prosjekter. Men som alle verktøy må særlig den som organiserer prosjektet bygge en hensiktsmessig struktur for Team, kanaler og i den tilknyttede planen. For eksempel opererer Planner med Oppgavekort, mens vi ofte ikke tildeler prosjektoppgaver, men ansvar for leveranser.

Tildel leveranser og ikke oppgaver

En leveranse kan ofte være et dokument. For eksempel en rapport, en plan, et budsjett, eller en presentasjon. Min erfaring er at det er best å følge opp status på leveranser, og la hver enkelt selv definere hvilke oppgaver som må gjennomføres for å komme frem til leveransen. Her er et eksempel.

Leveransen er å utarbeide et ilbud til ansatte om en Personlig trener tjeneste som en del av prosjektet Gode arbeidsforhold. Ansvaret for dette tildeles en prosjektdeltaker. Denne lager sin egen plan for å gjøre dette ved å beskrive delleveranser, oppgaver og sjekkpunkter på kortet. Etter hvert som vi er ferdig med hvert punkt krysses det av og det er enkelt for alle å se status på leveransen.

Hvordan måle status på en dokumentleveranse

Som nevnt tidligere er ofte prosjektleveranser et dokument. Så hvordan vet vi hvordan vi ligger an med dette? Spør du får du svar som "Jeg har startet", "Jeg jobber med det", eller "jeg er snart ferdig". Dette sier deg veldig lite. Det jeg har brukt i mange år er å definere sjekkpunkter på hva som skal være ferdig når. Under ser du målepunktene for en rapport som skal leveres om to uker. Er jeg kommet til dag 3 og jeg har kulepunktene for hvert kapittel på plass er jeg på plan. Har jeg det ikke er jeg bak planen. Objektivt og lett å følge opp.

Vil du ha flere tips og triks for smart organisering av prosjekter, bygge god struktur i Teams og Planner, og hvordan både prosjektansvarlige og deltakere kan holde oversikten? Sjekk den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller gjennomfør nettkurset med samme navn.

Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer

Da jeg startet Smart endring  for 10 år siden var det for å kunne bidra til at alle skulle kunne oppnå bedre resultater med mindre stress. Jeg hadde funnet ut at det viktigste hinderet for å oppnå bedre resultater ofte var manglende prioritering av arbeidsoppgaver, og den viktigste årsaken til stress var innboksen i Outlook.

Problemet med epost

I lunsjen hører jeg en kollega si til en annen; Jeg blir gal av innboksen. Det renner inn med epost fortere enn jeg får behandlet dem. Ja, sier kollegaen, slik har jeg det også. De andre rundt bordet nikker. Så tenker de, jaja det er vel bare noe vi må leve med. De leser om undersøkelser som sier at vi bruker halve arbeidsdagen på epost, og velmenende råd om å bare åpne Outlook to ganger om dagen for å sjekke eposten. Alle vet at det ikke fungerer.

Les gjerne: 5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Outlook er mer enn epost

Allerede for 10 år siden var Outlook ikke et sted der du bare sjekket eposten din, men et kommunikasjons og arbeidsverktøy du brukte hele dagen. Du brukte Outlook til å skrive et notat om et prosjekt, som informasjonslager, og for å planlegge og følge opp avtaler og oppgaver. Der ligger agendaen til møtet, og referatet med beskrivelse av dine oppfølgingsoppgaver. Derfor er Outlook noe du åpner om morgenen og bruker hele dagen.

Så hva er problemet?

1. Epost blir liggende i personlige postbokser. Viktig dokumentasjon forsvinner når en medarbeider slutter. Nye medarbeidere starter med blanke ark og har ikke tilgang til tidligere kommunikasjon i et prosjekt eller et arbeidsområde.

2. Epostdiskusjoner med "svar alle" blir uoversiktlige, og kan føre til misforståelser. Det kan være tilfeldig hvem du husker å sette på til-linjen. Dette kan føre til manglende involvering fra interessenter.

3. Epost er lett å videresende innenfor og utenfor organisasjonen. Dette kan føre til at uvedkommende får informasjon de ikke skulle hatt.

4. Det tar ofte et døgn før de du sender epost svarer på en forespørsel om informasjon eller beslutning. Dette fører til lange beslutningstider, og bremser fremgangen i daglig arbeid og i prosjekter.

5. Dokumenter til gjennomsyn og redigering blir sendt som vedlegg. Dette fører til flere kopier, mye arbeid for å konsolidere dem, og usikkerhet om hva som er gjeldende dokument.

Synkronisering til filutforsker forlenger smerten

Jeg ledet en Teams-workshop for ikke lenge siden. Etter at vi hadde jobbet en stund med samtaler og dokumenter i kanaler ble jeg stoppet av en av deltakerne. "Jeg ser ikke hvorfor vi skal lære dette. Jeg har synkronisert alle dokumentene fra Teams og SharePoint til min Filutforsker, så jeg er aldri inne i Teams".

Når vi er en del av en arbeidsprosess, eller prosjekt er vi er vant til å kommunisere i epost, og at prosjektdokumenter ligger på et filområde. Og, det er ingen kobling mellom dem.

Det jeg observerer hos mange er at de flytter dokumenter for X: og P: på filområder til Teams og SharePoint og synkroniserer disse til filutforskeren. Da kan alle jobbe som før, selv om bokstavene er byttet ut med mappenavn i SharePoint og Teams.

Å flytte dokumentene til skyen og beholde epostkommunikasjonen løser ikke problemet

Følgen av dette er at vi fortsetter med kommunikasjonen i epost, gjerne supplert med Teams-chat der vi trenger raske avklaringer. På den måten tar vi ikke tak i det som er den virkelige utfordringen i kommunikasjonen, og som vi kunne ha gjort dersom vi hadde erstattet epost og chat med kommunikasjon i Teams-kanaler for ulike arbeidsområder og prosjekter.

Ved å flytte kommunikasjonen fra epost og chat oppnår vi følgende:

1. Kommunikasjonen er tilgjengelig for alle som arbeider innenfor dette arbeidsområde. Dette sikrer kontinuitet, og informasjon beholdes selv om noen slutter. Nye medarbeidere har tilgang til hele historikken i et prosjekt, hva er sagt og avtalt tidligere, og alt er søkbart.

2. All kommunikasjon om et tema blir liggende samlet under en overskrift. Det gir god oversikt. Alle nåværende og fremtidige Team-medlemmer har tilgang til all kommunikasjon. Du trenger ikke spesifisere noen på til-linjen, med mindre du vil at noen skal gjøre noe.

3. Kommunikasjon er kun tilgjengelig for medlemmer av Teamet. Det er trygt fordi du vet hvem som kan lese det du skriver.

4. Kommunikasjon i Teams gir erfaringsmessig raskere respons i viktig arbeidsprosesser. Det fører til færre misforståelser og raskere beslutninger.

5. Dokumenter relater til et arbeidsområde eller prosjekt er lagret i samme Teams-kanal som kommunikasjonen og alle kan oppdatere dokumenter samtidig. Det er bare ett dokument.

Individets komfort, eller gruppens beste?

Ved å bare flytte dokumentene til skyen og synkroniserer dokumentområder til filutforskeren innebærer ingen endring i arbeidsform. Vi sparer en server, men tar ikke tak i det virkelige problemet, som er intern epost. Ønsker vi å redusere intern epost for å oppnå de fordelene vi vet det har må vi også endre måten vi samarbeider og kommuniserer på. Dette er ikke noe en enkelt medarbeider kan gjøre selv. Vi må gå sammen om å endre arbeidsform. Dette er noe ledere og team må gå sammen om å gjøre.

Les mer om dette i: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? — Smart endring AS

For en mindre organisasjon vil det være en stor fordel om endring i arbeidsform gjøres gjennom felles innsats av alle, etter opplæring og involvering der vi blir enige om å gjøre dette løftet sammen.

For en stor organisasjon kan det være vanskelig å få med alle på en gang. Det trenger man da heller ikke. En avdeling, eller et prosjekt kan bestemme seg for dette og sette i gang. Vi er ikke avhengig av at alle gjør dette, bare de vi arbeider sammen med i det daglige.

Les også: 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Vil dere ha hjelp til å gjøre dette løftet, og dra nytte av de fordelene det medfører kan en Smart endring bedriftsintern workshop være en rask måte å komme dit. Vurder gjerne å gjennomføre Smart samarbeid med Teams for alle. Denne kan også tilpasses deres arbeidsform og ambisjon.

Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Tenkt deg at dere er tre som starter opp et internprosjekt. Kommunikasjonen i prosjektet skjer mye på epost. Etter noen uker får dere med dere en kollega til i prosjektarbeidet. Da starter det nye prosjektmedlemmet med blanke ark og har ingen innsikt i hva dere har kommunisert med hverandre fordi det bare ligger i deres personlige postbokser. Hadde dere kommunisert i en Teams prosjektkanal ville hele historikken ligget der, og vært søkbar. Det ville gitt et mye bedre grunnlag for nye prosjektmedlemmer.

Kommunikasjon om viktige saker med kunden på epost blir ikke arkivert

Vi jobber med et viktig kundeprosjekt og alt ser bra ut. Prosjektet blir levert og alle er fornøyd. Men en dag får vi en henvendelse fra kunden som etterlyser noe de mener de er blitt lovet i sin leveranse. Dette er helt nytt for meg, og når jeg undersøker nærmere finner jeg ingen dokumentasjon på dette. Dette var noe vi hadde diskutert, men ikke avtalt. Petter skulle sende en epost til kunden der dette ble gjort veldig tydelig. Kunden hevder å aldri å ha mottatt en slik epost. Petter jobber ikke hos oss lenger og epostboksen hans er slettet.

Om vi bare hadde tatt vare på kundekommunikasjonen et annet sted enn i personlige epostbokser ….Det kunne vi veldig enkelt gjort i Teams. Enten der og da, eller i ettertid.

Send epost til en kanal

Alle kanaler i et Team har en unik epostadresse du kan sende epost til. Dersom du sender en epost til kunden i prosjektet over kan du sette kanalen på kopi. På den måten får du en logg som alle i prosjektet har tilgang til, nå og i ettertid. Den kan søkes opp av alle medlemmer i Teamet. Da unngår vi situasjoner som beskrevet over. Tilsvarende, om du mottar en epost fra kunden kan du sende den til kanalen så andre også er informert og vi har den arkivert for ettertiden.

Dette gjør du

Hent epostadressen i kanalen, kopier den og lim den inn i Kopi: feltet på epost du sender. Får du en epost fra kunden, videresender du denne til kanalen ved å lime inn epostadressen i Til: feltet. Dersom du har bruk for å gjøre dette til den samme kanalen ofte kan du legge til kanalens epostadresse til adresseboken din. Da kan du også videresende epost, eller sette kanalen på kopi fra mobilen. Vi gjør ikke dette med all epost, men bare for de vi mener er viktige å ta vare på for fremtiden. Bruker du denne metoden blir epost du sender til kanalen vil bli liggende i en egen epostmappe i Filer.

For epost du mottar kan du også bruke knappen Del til Teams i Outlook på PC og Mac. Det er en rask og enkel metode. Ulempen kan være at epost denne på denne måten blir liggende på øverste nivå i Filer sammen med deres prosjektdokumenter, og kan se litt uryddig ut.

Arkiver epost til en kanal

Hva om vi ikke har arkivert viktig epost løpende gjennom prosjektet? Da kan alle gå gjennom sin epostutveksling og arkivere i etterkant. Det enkleste da er å opprette en mappe for epostkommunikasjon under Filer i prosjektkanaler og dra eposter fra Outlook over dit.  

Skal dere starte et prosjekt, eller vil ta i bruk Teams på en systematisk måte i deres arbeid kan dere komme få en hurtigstart og sikre at dere bruker Teams optimalt ved å gjennomføre en Smart endring workshop. De mest aktuelle for de fleste å starte er Smart samarbeid med Teams, og evt. bygge på med Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive og Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Du er ikke låst til å gjøre alt Teams-arbeid i ett vindu

Du har sikkert sett at når du starter et Teamsmøte åpnes møtet i et nytt Teams-vindu. På den måten kan du arbeide i Teams samtidig med at du deltar i møtet. Ville det ikke vært fint om du kunne gjøre det med andre Teams-funksjoner også?

Rediger Teams-dokumenter på tre måter

Hva gjør du om du ønsker å redigere flere Teams-dokumenter på en gang? Eller du ønsker å redigere et Teams-dokument samtidig som du fører en Teams-samtale i en kanal?

Som standard vil et Teams-dokument åpnes innenfor rammen av Teams om du klikker på det under Filer. Men du kan også velg å åpne det i et separat nettleservindu, eller i skrivebordsprogrammet (Åpne i app).

Mange synes det er greit å redigere dem innenfor Teams, men dersom du finner ut at du vil endre standard for hvordan du ønsker å redigere dokumenter kan du bytte dette når som helst.

Vil dere lære beste praksis for organisering og arbeid med dokumenter i Teams, SharePoint og OneDrive?  Sjekk ut workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive

Chat med flere samtidig som du arbeider med noe annet i Teams

Mange har gjerne en eller flere personlige- eller en gruppechatter i Teams gående gjennom arbeidsdagen. Da er det upraktisk å bytte fra det du arbeider med i Teams til Chat hver gang du skal chatte. Splitt ut chatter i egne vinduer så slipper du det. Hold markøren over den aktuelle chatten og velg Løsne. Du kan også dobbeltklikke på chatten. Merk at du ikke kan løsne møtechatten.

Skill ut prosjektplanen og møteboka i egne vinduer

Ville det ikke være fint å kunne ha hele oversikten i prosjektet tilgjengelig på stor skjerm mens du arbeider med ulike oppgaver i Teams? Ved å åpne faner i kanalen i egne vinduer får du mer fleksibilitet og bedre oversikt.

Mange benytter OneNote som felles møtebok for ledermøter, avdelingsmøter og prosjektmøter. Da er det veldig praktisk å kunne skrive møtenotater i denne samtidig som man har Team og kanaler tilgjengelig i møtet. Prøv det selv og sjekk hva mer du kan bruke OneNote til og hva du kan oppnå.

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Tiden er over der noen kunne sitte på sitt (hjemme)kontor å arbeide med sitt. Verden er blitt for kompleks til det og vi er alle avhengige av å samarbeide med andre for å oppnå virksomhetens resultater.

Fortsatt hjemmekontor for mange, og gradvis utvikling til en blanding av hjemmekontor og arbeid på kontoret fører med seg to utfordringer.

1. Ledere, prosjektledere og koordinatorer må finne nye måter å få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre.

2. Hver enkelt må legge sin egen plan og prioritere for å levere på andres forventning og samtidig nå egne mål.

Vi har ikke lenger den samme muligheten til å stikke hodet inn til noen på kontoret og be om status eller oppdateringer, og ringe rundt er altfor tidkrevende. Epost går for sakte og hvem ønsker egentlig å mase på andre hele tiden?

Det digitale nervesystemet

Bill Gates lanserte i 1999 begrepet "Det digitale nervesystemet". Vi vet at vårt nervesystem reagerer raskt, samler inntrykk fra alle sanser og gjør at vi kan automatisere mange av våre handlinger og frigjøre hjernen til de mer kompliserte tankeoperasjonene. Det er det vi trenger også i vår virksomhet. I dag, mer enn 20 år senere har vi i stor grad realisert det digitale nervesystemet gjennom teknologi for å binde alle i virksomheten sammen i ett felles system for samarbeid. For mange er dette i praksis Microsoft 365 og Teams.

Informasjonsmengde og kompleksitet er i dag så stor at vi ikke kan basere oss på å huske alt og tankeoverføring er fortsatt ikke mulig (tror jeg). Det betyr at vi må delegere alt vi kan til det digitale nervesystemet og frigjøre hodet til beslutninger og kreativt arbeid.

Få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre

Har dere tatt i bruk Teams har dere også Planner. Det er et kanskje det enkleste systemet for planlegging, koordinering og oppgavefordeling du kan ta i bruk i dag. Det er særlig attraktivt fordi det er helintegrert i Teams. Det vil kunne bidra til å løse punkt 1 over og gir god oversikt og status på oppgaver fordelt til andre.

For en oversikt over de viktigste mulighetene, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Oppgaver du tildeler andre vil føre til et varsel i Teams. Alle kan også enkelt få en oversikt over oppgaver tildelt fra ulike prosjekter man deltar i.  For egne oppgaver er det best å bruke Microsoft To-Do på PC og mobil. Der vil du se både egne oppgaver og oppgaver fra Planner.

Legg din egen plan og prioriter!

Når du sitter der alene er det lett å bli opphengt i både det ene og det andre. Og på kontoret blir man gjerne avbrutt hele tiden. For å kunne levere på egne mål, og samtidig bistå andre når det er forventet trenger du å lage en egen plan for dagen og prioritere deretter. Mange synes det er krevende å lage sin egen plan og prioritere det som er viktigst, men det er helt nødvendig for å ta kontroll over egen hverdag. Ref. punkt 2 over. Du kan kanskje få noen tips her? Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Interessert i å lære mer om planlegging og prioritering med Planner og To-Do?

Sjekk bedriftsintern workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller nettkurset du kan ta på egenhånd.

Er du eller dere spesielt interessert i å ta kontroll over egen hverdag der oppgavene gjerne kommer via epost, i møter og prosjekter vil workshopen Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag være et godt valg

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg bruker å avslutte mine Smart samarbeid med Teams kurs med å si "Teams er ikke bare et nytt program, det er en helt ny arbeidsflate". I dag er arbeidsflaten for de fleste Windows. Der starter vi ulike programmer for forskjellige arbeidsoppgaver. Word for å skrive et dokument, Outlook for å behandle epost og kalender, Filutforsker for å finne dokumenter osv.

For stadig flere vil dette endre seg. Når du starter PC'en starter Teams automatisk og fra Teams gjør du de fleste arbeidsoppgavene. Du ser aldri Windows en gang. Du starter ikke Word fra Windows startknappen lenger, men du oppretter et Word-dokument inne i Teams.

Teams blir den nye arbeidsflaten på skjermen

Det som driver denne utviklingen er to ting. Det ene er at Teams integrerer mange av de oppgavene vi har innen arbeid, samarbeid og kommunikasjon. Det andre er at Teams kan utvides med en rekke programmer og funksjoner som du tidligere måtte starte separate programmer for.

Disse 5 tilleggene til Teams er de jeg har sett størst interesse for, og bruk av i virksomhetene jeg har hatt kontakt med gjennom de siste to årene og som blir omtalt i mer detalj under:

• Møtenotater i OneNote

• Prosjektplaner i Planner

• Fane med Office-dokument

• Koble til SharePoint dokumentbibliotek

• Fane med nettsted

Slik legger du til ulike programmer i en Teams-kanal

Se en skjermvideo om du vil ha mer detaljer

Møtenotater i OneNote

OneNote er et notatprogram som har vært en del av Office sidene 2003. Det er blitt veldig populært i skolen, og stadig flere finner det nyttig å erstatte møteboka, løse notater og gule lapper med en digital notatblokk som OneNote. Alle Team har en notatblokk innebygget. Ved at den ligger i Teamet er den tilgjengelig og delt for alle Team-medlemmer. Det primære bruksområdet er som felles digital møtebok, men den kan brukes til mange andre formål også der formatet passer bedre enn å bruke andre Office-programmer.

Prosjektplaner i Planner

Planner er et planleggingsprogram med stort potensial for å bruke i interne prosjekter der flere går sammen for å gjennomføre ulike oppgaver i en arbeidsprosess, eller prosjekt. Det er veldig visuelt og enkelt å bruke, men dere må selv bygge struktur og velge hvordan dere skal bruke det. Planner er tett integrert i Team og kanaler. Oppgaver tilordnet deg blir varslet i Teams med god oversikt over dine oppgaver fra alle planer samlet på ett sted.

Fane med Office-dokument

Mye brukte Office dokumenter du og andre må oppdatere ofte og ha lett tilgjengelige kan integreres som en fane i en Teams-kanal. Det kan for eksempel være en adresseliste i Excel alle kan oppdatere samtidig, eller en liste med med aktiviteter, budsjettstatus, kundehenvendelser og mye annet. Excel er tross alt verdens mest brukt database og listeprogram :-)

Koble til SharePoint dokumentbibliotek

For mange som har tatt i bruk SharePoint som felles dokumentbibliotek før Teams kom er det veldig praktisk å kunne knytte disse opp mot Teams for enkel tilgang til tidligere dokumenter, og som avdelingens dokumentarkiv som ikke er knyttet opp mot noe Team.

Fane med nettsted

Nettsider som brukes mye kan gjøres lett tilgjengelige som en fane i en kanal. Det gjør det mulig å arbeide med hvilket som helst nettprogram uten å forlate Teams. Her er virksomhetens opplæringportal integrert i Teams.

Det er så mange bra muligheter for smart samarbeid i Teams slik den er og mange vil ikke ha behov for alt dette, men når man har brukt Teams en stund og blitt komfortabel med det dukker det alltid opp nye ønsker og behov og disse tilleggene er en fin mulighet til å utvide Teams-arbeidsflaten.

Opplæringsmuligheter

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Hvor mange oppgavelister har du? Tell etter!

Kanskje du bruker oppgaver i Outlook, en app på telefonen, dagens oppgaver på et papir og oppgaver som kommer fort på notert på en gul lapp. Hva med oppgaver i møtenotatene og de som sender deg en epost med "Kan du hjelpe meg med dette?". Om vi legger på oppgave tildelt gjennom prosjektverktøy, eller i CRM, begynner du kanskje å bli litt svett nå?

Hva kan du gjøre for å prioritere de oppgavene som gir resultater, ha kontroll og redusere stressnivået forbundet med organisering av arbeidet? Min erfaring er at det ikke finnes en standard oppskrift på dette. Mye handler om preferanser og hva du finner ut fungerer best for deg. Når jeg tenker på alle de jeg har møtt og arbeidet med deler jeg dem i to hovedtyper:

1. Legger plan for de neste 1-2 ukene

I Outlook (windows-utgaven) kan du se både avtaler og oppgaver i planleggingsvisning

Er du planleggertypen vil du kanskje foretrekke å legge en plan der du tidfester oppgavene og prioriterer dem etter hvor viktige de er og hvor mye du haster. Det er den metoden jeg har brukt, og lært bort i mange år og der Outlook gir en fantastisk oversikt over både avtaler og oppgaver i samme bilde.

Med dra-og-slipp kan du flytte oppgaver mellom dager og lage en plan for de neste ukene som gir deg god visuell oversikt over din arbeidsbelastning.

2. Prioriterer daglig

MEd To-Do kan du starte hver dag med å velge ut og prioritere det som er viktigst her og nå

Er du en dagsprioriterer som har en lang oppgaveliste, og kanskje starter dagen med å sette sammen de prioriterte oppgavene du må gjøre i dag? Da vil du kanskje like Microsoft To-Do. Den er tilgjengelig på alle enheter, men mange vil nok bruke den mest på telefon. Der kan du skrive opp de oppgavene du ønsker etterhvert som du kommer på dem.

I tillegg kommer oppgaver du skriver inn i Outlook inn her automatisk, og det gjør også epost-oppgaver. Det er de epostene du flagger for oppfølging. Som du forstår kan denne listen fort bli lang, men du kan se på disse som "kandidater" til oppgaver du vil gjøre og så kan du starte dagen med å overføre de oppgavene du prioriterer å gjøre i dag til Min dag-listen.

Hver dag starter med et blankt ark og du velger hva du flytter dit utfra hva som er viktigst her og nå.

3. Ja takk - begge deler

Den gode nyheten er at disse to måtene å arbeider på kan kombineres. Du kan starte med å lage en foreløpig plan i Outlook for deretter å gjøre endelig prioritering daglig i To-Do. På den måten kan du planlegge så mye planlegging som er passe for deg og gjøre daglige prioriteringer utfra hva som det ut til å være viktigst her og nå.

Hva med andre oppgavetyper?

Du kan også få oppgaver inn i To-Do fra møtenotater i OneNote, fra Microsoft Planner, fra CRM-systemer og fra Teams, men det er ikke sikkert det er noe stort poeng for alle. For noen kan det være like greit å ulike lister for ulike oppgavetyper. Er du interessert i hvordan du kan integrere flere oppgavetyper i To-Do og Outlook kan du gjerne legge inn en kommentar så kan jeg kanskje peke i riktig retning.

Trenger dere hjelp til å finne den beste måten for hver enkelt?

For mange er nok fremdeles epostoppgaver de som er vanskeligst å få oversikt over og prioritere.  Er dere en gruppe som vil jobbe smartere med prioritering og kontroll over oppgaver fra ulike kilder kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do.

De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk

Det er naturlig å starte med de grunnleggende funksjonene i Microsoft Teams som for de fleste er gruppesamtaler og felles dokumenter. Etter hvert oppdager mange at  Teams kan ses på som en arbeidsplattform. Over tid kan der være der du gjør mesteparten av ditt daglige digitale arbeid og samarbeid.

Det som gjør Teams så interessant som digital arbeidsplattform er mulighetene til å integrere tillegg både fra Microsoft og andre. De to mest populære tilleggene er nok OneNote for felles møtebok og aktivitetsnotater og Planner for planlegging av prosjekter, oppgaveprioritering og aktiviteter.

Bli heldigital i den nye arbeidshverdagen med OneNote

 Mange har brukt OneNote i lang tid, slik som jeg. OneNote ble lansert som del av Office i 2003 og det har vært mitt favorittprogram i Office i mange år. Andre har oppdaget det nylig og sett fordelen i å kunne ha alle sine notater digitale og tilgjengelig på både PC og telefon.

OneNote kan enklest beskrives som "digitalt papir" og har også fått en viktig rolle i skolen til elevoppgaver og  digitalt samarbeid mellom elev og lærer. På jobben brukes OneNote til å samle alle typer ustrukturert informasjon som ikke egner seg så godt i Word og Excel. Det er også et veldig godt samarbeidsverktøy som flere kan arbeide i samtidig. Det vanligste er felles aktivitetsplaner, sjekklister og møtenotater.

Alle Teams får en felles notatbok opprettet automatisk og så kan man knytte ulike deler av denne til kanaler og bruke den til forskjellige formål.

Smarte prosjekter og aktiviteter med Planner og Teams

Verden blir stadig mer kompleks. Vi blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå våre mål og få jobben gjort innen vårt ansvarsområde. Det finnes mange verktøy som kan hjelpe oss med å strukturere og organisere samarbeid gjennom prosjekter og daglig arbeid. Microsoft Planner har fordelen av å være en del av Office 365 og er tett integrert med andre Office-verktøy vi bruker i hverdagen som dokumentbehandling i Word, Excel og PowerPoint, notater i OneNote og samarbeid i Teams. I likhet med de andre programmene kan Planner brukes på PC/Mac og gjennom apper på mobil og nettbrett.

Så hva kan vi tenke oss å bruke Planner til?

Det første mange nok tenker på er prosjekter. Planner er nok for enkelt for stor komplekse prosjekter med mye logistikk og avhengigheter. Det erstatter heller ikke prosjektverktøy som er laget for spesielle for mål, for eksempel programvareutvikling. Men for mange andre formål er det veldig godt egnet. For eksempel

• Markedsprosjekt

• Arrangementer

• Utvikling og innføring av tjenester

• Strategi

Det kan også være godt egnet til arbeid med Kontinuering forbedring, så som Fokusgruppearbeid og Lean-arbeid. Det tredje område jeg ser muligheter for bruk av Planner er i daglig arbeid med Prioritering av aktiviteter der det kommer inn mange innspill og vi må velge noe, og for fordeling av oppgaver og oppfølging av disse.

Fremtidens digitale arbeidsplattform

Ved å integrere Planner, OneNote og andre tillegg kan vi se for oss at vi i fremtiden ikke starter mange ulike programmer for ulike arbeidsoppgaver, men starter Teams og blir der gjennom dagen. Vi produserer planer, dokumenter og notater fra Teams og de ulike verktøyene fungerer sømløst sammen for at det skal enklere for oss å fokusere på innhold og mindre på verktøy.

Ønsker dere tilpasset opplæring for en gruppe i Teams, Planner, OneNote mm? Sjekk gjerne Smart endring kurs- og workshops for grupper og kurs på nett.

Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Ved første øyekast ser Microsoft Planner ut til å være ganske likt Trello og andre prosjekt- og oppgavestyringsverktøy. Felles for verktøyene er at de bruker en oppgavetavle, ofte kalt Kanban-, eller Scrum-board.

Setter du deg litt inn i Planner vil du se at oppgavetavlen er mer avansert og mer oversiktlig enn i en del andre verktøy. I tillegg er Planner godt integrert i Microsoft Teams.

Alle oppgavekort har sin egen statusinformasjon

Skjermbilde av Trello oppgavetavle

Kjernen i de fleste prosjektverktøy som bygger på oppgavetavler er at man legger opp flere kolonner der oppgavekort flyttes mellom kolonnene ettersom oppgavene ikke er påbegynt, under arbeid, eller ferdige. Hvert oppgavekort kan tildeles en eller flere som skal gjøre oppgaven og kan ha en forfallsdato. De kan også ha flere detaljer som sjekklister og lenker til relevant informasjon og dokumenter man trenger for å utføre oppgaven.

---

Alt dette har Planner også, men i tillegg har hvert oppgavekort en status for fremdrift som kan være ikke startet, Pågår og Fullført. Det gjør det unødvendig å lage egne kolonner for dette på oppgavetavlen. Det muliggjør å ha bedre oversikt med en kolonne for hvert delprosjekt, eller arbeidsområde. Hver kolonne kan være en Samling av oppgaver og leveranser. Under er det satt opp to samlinger, en for Velferdstjenester og en for Kontortjenester. De tilhører samme prosjekt, men ulike arbeidsområder eller delprosjekt.

Ønsker vi å se tavlen etter fremdrift er det bare å bytte visning til Fremdrift. Her kan du også endre fremdriftsstatus ved å dra oppgavekortet mellom kolonnene. En tredje visning er å vise en oversikt over hvem som har hvilke oppgaver i hver sin kolonne.

Oppfølging av mine oppgaver

Det er flere mulige måter å følge opp oppgaver du har gitt deg selv, eller blitt tildelt av andre i Planner. Du kan følge dem opp i Teams der du kan få en egen visning av dine oppgaver fra alle planer du har oppgaver i. Du kan også bruke Microsoft nye To-Do app på PC eller telefon, og du kan selvfølgelig også følge dem opp direkte i Planners telefonapp.

Planner blir hva du gjør det til.

Dersom du og dine kolleger har tatt i bruk Teams og vurderer nye måter å planlegge og gjennomføre aktiviteter på er det veldig nærliggende å ta i bruk Planner. Det du må være klar over er at Planner bare er et skall uten innhold. Du må selv lage struktur, innhold og deltakere i aktivitetene må avtale seg imellom hvordan man ønsker å bruke det. Det krever at man snakker om dette og bygger en struktur og arbeidsmåte som passer for dere. Det kan ikke et verktøy løse for dere.

For en kick-start der dere kan teste ut ulike muligheter i Planner og Teams og diskutere hvordan dere kan ta det i bruk, sjekk ut lynkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her.

Prosjekter er en stor del av arbeidet for mange

Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne oppgaver du må prioritere for å nå dine mål og henvendelser fra andre er vanskelig. Oppgavene kommer gjerne til deg i ulike kanaler. Prosjektoppgavene blir kanskje tildelt gjennom Microsoft Planner, oppgaver fra andre som forespørsler på epost eller i Teams og dine oppgaver, ja hvor er de skrevet ned? I tillegg kommer gjerne oppfølging av aktiviteter du tar på deg i møter …

Prosjektledere elsker planer. Prosjektdeltakere? Not so much.

Prosjektledere lever etter Prince2, Microsoft Project, Wrike, Asana, og mange omfavner nå Microsofts nye planleggingsverktøy, Planner.
Det kan føles godt for en prosjektleder å ha en prosjektmetode og et slikt planleggingsverktøy der alle aktiviteter, ressurser (også kalt mennesker) er kartlagt og kan presenteres i gant-diagrammer og progresjonen kan måles på 1% detaljeringsnivå.

Sjonglere med egg

Men ingenting av dette får prosjektoppgavene gjort. For prosjektdeltakere som opplever at de blir tildelt oppgaver som perler på en snor i epostform, eller enda verre, må oppsøke et prosjektverktøy de ikke har noe spesielt forhold til for å se hva slags oppgaver de skal gjøre og når kan det føles overveldende og distansert fra hverdagen. Særlig fordi mange prosjektdeltakere ikke arbeider 100% prosjektet, men kanskje er ment å bruke 10-40% av sin tid til prosjektet, og resten av tiden til sin "dagjobb".

Da er det lett at de daglige operasjonelle oppgavene får prioritet og prosjektoppgavene kan føles som noe som kommer på toppen av dette. For å løse dette må vi veksle mellom oppgaver og gjøre litt av det ene og litt av det andre. Det gjelder å ikke glemme oppgaver og samtidig gjøre det viktigste oppgavene til rett tid. Det blir som å sjonglere med egg. Vi kan ikke ha for mange egg i lufta. Da mister vi egg, og knuser dem. Men vi kan legge ned noen egg forsiktig og plukke opp andre. Da gjelder det å ha god oversikt over hva som kan ligge og hvilke egg vi må plukke opp i dag.

Hvordan ha stålkontroll på alle oppgaver og levere i tide

Er det mulig å få en oversikt over alle oppgaver på ett sted så du kan gjøre en helhetsprioritering? Ja faktisk er det det :-) Du har allerede ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy som du kanskje ikke utnytter fullt ut. Ja akkurat - Outlook.

Outlook blir ikke borte med det første til tross for Teams, Workplace og andre kommunikasjons-, samarbeids- og prosjektverktøy. Mange kan med fordel bruke Outlook som oppgavesentral og få oppgavene vist basert på når du planlegger å gjøre dem. Dagene består gjerne både av møter og oppgaver som må gjøres mellom møtene. Dette kan du få en visuell oversikt over (bare i Outlook for Windows). Her er et engangs-oppsett du må gjøre for å få til dette.

Oppgaver du får på epost

Eposten kan vanligvis deles i to deler. Epost som inneholder forespørsler og oppgaver du må ta stilling til og gjøre noe med og informasjon du kan gå igjennom og lese når du har tid. Den første delen er det bra å ha kontroll på. Det er ikke alltid du kan gjøre noe samme dag. Det er det smart å bestemme seg med en gang når du vil følge opp ved å høyreklikke på flagget ved siden av eposten og velge dag for oppfølging.

For mere detaljer om dette, se Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Oppgaver du får muntlig, eller du selv kommer på at du må gjøre

Alle forespørsler kommer ikke på epost og sannsynligvis har du også egne oppgaver å prioritere utfra ditt ansvarsområde og dine mål. Ikke gå med dem i hodet. Da blir de lett nedprioritert i forhold til oppgaver som kommer på epost. Skriv dem rett inn i oppgavelisten.

Oppgaver som kommer fra prosjektverktøy

Oppgaver i Microsoft Planner og andre prosjektverktøy sender deg ofte en epost om du blir tildelt en oppgave. Denne kan du behandle på samme måte som andre forespørsler på epost. Eposten inneholde gjerne en lenke til oppgaven i prosjektverktøyet så når du bestemmer deg for å gjøre denne fra oppgavelisten i Outlook kan du bare åpne oppgaven og klikke på lenken så blir du ledet rett til prosjektoppgaven din.

Oppfølging av oppgaver fra møter

Mange gjør digitale møtenotater i OneNote. Det kan være ukemøter, avdelingmøter, prosjektmøter mm. Oppgaver du noterer her kan du flagge for oppfølging i Outlook. Dette forutsetter at du bruker OneNote 2010/13/16. Dette er ikke tilgjengelig i OneNote appen som følger med Windows 10.

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp til å komme i gang med praktisk oppgaveplanlegging der du har fullstendig oversikt over alle oppgaver på ett sted? Jeg lager gjerne et spesialkurs der vi kombinerer elementer fra Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do, Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med Teams og Planner.

Jeg kan no' som ikke du kan - fremtiden er mobil

Nei, jeg kan ikke danse can-can :-) Det er da heller ikke meg det handler om, men kampen mellom å vinne forbrukere og arbeidstakeres gunst når de skal velge ny telefon. Og flere og flere velger smarttelefonen som arbeidsredskap. For mange kan det til og med bli det eneste de trenger.

Det er knivskarp konkurranse mellom Apple med iPhone og alle de andre, Det vil si de som bygger på Android-systemet, kontrollert av Google. Tidligere forsøkte Microsoft å ta opp kampen, men må innse at den er tapt, … eller vent litt. Har Microsoft tapt?

Vet du hva Teams, Planner, og Groups er? Det er alle telefonapper fra Microsoft tilgjengelig både på iPhone og Android. Det er forresten også apper i Windows, Mac og for nettlesere. Sammen med andre, mer kjente apper som Outlook, Word, Excel, PowerPoint og OneNote utgjør de en stadig viktigere del av et økosystem som gjør at du kan jobbe hvor som helst. Noe flere og flere gjør, og særlig på mobil.

Årsaken til at Microsoft gikk inn i markedet for smarttelefoner i det hele tatt og kjøpte Nokia i forsøket på å etablere seg som en viktig leverandør av smarttelefoner er kampen mellom økosystemene, der Google er den eneste store konkurrenten og eier av Android-systemet. Apple må finne seg i å være lillebror her, men er selvfølgelig en viktig bidragsyter med telefoner og nettbrett.

Hva er så et økosystem i denne sammenhengen? Jo det er løsninger i skyen som gjør at alle data og apper du bruker henger sammen og at du får alle tjenester du trenger gjennom dette.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

For Google er det Google drive som lagrer dine data, og apper som gjør at du kan skrive, regne, lage presentasjoner og sende epost på gmail fra PC, Mac og Chrome. Ved å velge en Androidtelefon utvides dette til at du kan jobbe også mobilt uten å forlate systemet.

Tilsvarende kan du ved å velge Microsoft lagre dine data på OneDrive, behandle dem med Word, Excel og PowerPoint. Og så kan du behandle epost, kontakter og kalender i Outlook. Men hva så med telefon? Det er her Microsoft har vært pragmatiske og smarte. Microsoft tenkte nok: Hvorfor skal vi kjempe for en markedsandel på et par prosent av telefonmarkedet når vi kan ta del i 98% av markedet ved å lage apper for både iPhone og Android? Dette har ført til at hele Office-pakken og mye mer nå er tilgjengelig og gratis å bruke på alle telefoner i markedet. Dermed utvides økosystemet til å inkludere telefon, selv om den ikke kjører Windows.

Så om du bruker Office og Outlook på jobben og har en telefon du skal bruke både til jobb og privat vil du høyst sannsynlig være tjent med å bruke Microsofts apper på telefonen også siden de er integrert i økosystemet og gjør det mulig å forholde seg til samme Office-apper på telefonen som på PC og Mac. Basisapper i Office som Word, Excel og PowerPoint er gratis tilgjengelig for alle sammen med OneDrive for lagring og Outlook.com for epost.
Skal du kunne bruke de mer avanserte samarbeidsappene som Teams, Planner, og Groups trenger du Office365.

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Så da spiller det ingen rolle om du velger iPhone eller Android? Nei, stort sett ikke, men det kan være noen forskjeller som sikkert er basert på de tekniske mulighetene i telefonen, eller prioriteringer i utviklingsgruppene. Mitt favorittprogram i Office, OneNote, fungerer utmerket som min digitale notatbok på alle enheter, men noen forskjeller kan det være. På iPhone har man en veldig hendig funksjon for deg som er glad i å lage lister, og på Android kan du tegne og skrive håndskrift. Kanskje ingen stor sak for de fleste, men om alt annet et likt… Så kan det være apper som komplementerer Microsofts og som det kan være litt ulike tilbud om på Android og iPhone. Et område aktuelt område for dette er oppgavebehandling på mobil.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Nei det skal ikke være lett å velge, men uansett hvilken telefon du velger kan du jobbe innenfor Microsoft økosystem om du ønsker det.