Hvorfor skygger så mange unna møtestruktur i Teams?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Men Teams inneholder en mulighet mange ikke vet om, og som kan gjøre planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter mye enklere og mer oversiktlig. Men mange vet ikke om det, eller velger ikke å bruke denne muligheten.

Slik bygger du enkel møtestruktur i Teams for ditt prosjekt, eller gruppens ukemøte.

Har du lagt merke til at når du oppretter en ny kanal i Teams får du fanen Notes i tillegg til Innlegg og Filer. Hva er Notes, og hva kan den brukes til?

Under fanen Notes ligger OneNote i Teams. Det er et fleksibelt notatprogram som på mange måter erstatter den analoge permen med skilleark vi hadde i hylla før og der vi kunne sette inn hullede A4 sider for å ta vare på løse ark i en struktur som gjorde at vi kunne finne igjen våre notater.

OneNote-programmet er slett ikke nytt. Det kom som en del av Office 2003 og har vært mitt favorittprogram i Office pakken siden. Nå er det innebygget i alle Team, men det er du som må velge å ta det i bruk.

Slik er OneNote knyttet til Team og kanal

Når vi oppretter en kanal vil det  bli laget en Inndeling med samme navn knyttet til kanalen

Overskriften på fanen vil være Notes, men kan endres til et mer beskrivende navn. Notater her vil være tilgjengelig for alle medlemmer i Teamet.

Opprett struktur for møtenotatene

I utgangspunktet er sidene i OneNote notatblokken blanke, men det vil nok være en fordel å lage litt struktur på møtenotatene. Det kan du gjøre med å lage en tabell som vist her. Denne tabellen kan repeteres slik at vi har en side for hvert møte.

Denne strukturen har jeg brukt i mange år og er særlig nyttig for møteserier der vi har et fast ukemøte, eller flere møter i et prosjekt. Da kan alle bidra til saker de ønsker å ta opp på møtet ved å skrive dem inn på møtenotatsiden før møtet. I møtet kan vi gjøre felles møtenotater og notere oppfølgingsoppgaver. Så når møtet er ferdig er møtereferatet ferdig. Ingen grunn til å sende det på epost, eller begrave det på et SharePoint-område. Alle vet jo hvor de finner møtenotatene. Se illustrasjon under for mer detaljert beskrivelse.

Du kan jobbe med møtenotatene i Teams, men også åpne dem og jobbe med dem i OneNote-programmet på PC og Mac. Da er de tilgjengelige også når du ikke er på nett, du har flere muligheter, og du kan ta i bruk OneNote for personlige notater.

Ta en titt på videoen for en kort oversikt over hva du kan bruke OneNote til.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med andre, eller for deg selv? Det kan du og dere lære i bedriftsintern workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, eller i nettkurset med samme navn.

Først og størst i Smart endring bloggen 2021 - og god jul til alle

Når jeg lager kurs og workshops gjør jeg det etter 80/20 prinsippet. 20% av mulighetene i Teams, Outlook og andre deler av Microsoft 365 skaper 80% av det som er mest nyttig å lære. Det er de grunnleggende mulighetene for at vi skal kunne jobbe smartere, og for om vi tenker nytt og bryter gamle arbeidsvaner.

Det betyr ikke at resten er unyttig, men det er ikke plass til dette innen en workshop som er på 2-3 timer. Men det har jeg plass til i bloggen :-)  Der er det tilgjengelig både for de som har deltatt i Smart endring workshops og nettkurs, men også for andre. Ja 45.000 av de 60.000 som har besøkt bloggen i 2021 fant nyttige Smart endring bloggartikler gjennom nettsøk i Google eller Bing. Men om du ikke vil gå glipp av noen tips er det tryggeste å abonnere på bloggen. Da får du en epost ca. en gang i uken med det nyeste tipset og en gratis ebok om hvordan du kan oppnå bedre resultater med mindre stress.

Gikk du glipp av de mest leste bloggene i 2021?

Her får du en ny mulighet:

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Og hva har dere søkt etter i bloggen i 2021?

1 -  Smarte Outlook tips

Man skulle tro Teams var på topp, men det er faktisk Outlook som er det søkeordet som er brukt mest. Til tross for at oppmerksomheten i stor grad har vært på Teams i år er Outlook fremdeles viktig. Veldig mange synes det er vanskelig å følge med epost i Outlook, meldinger i Teams, oppgaver fra Planner og andre verktøy.

Føler du det sånn kan det hende du vil ha bra utbytte av å gjennomgå nettkurset Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Er dere flere finnes denne også som workshop.

2 - Dokumentbehandling i Teams og SharePoint

Etter å ha kommet i gang med Teams og sett mulighetene for enklere arbeid og samarbeid på felles dokumenter føler mange at de ikke kommer helt i mål med det de ønsker å gjøre, og er usikre på konsekvensen av hvordan vi organiserer dokumentene. Hva skjer når jeg vil lenke Excel-dokumenter fra ulike kanaler? Hvordan kan jeg bruke maler? Hva om jeg vil samarbeide på et dokument med noen som ikke er medlem i Teamet? 

Her kan det være nyttig med en workshop der de som skal jobbe sammen blir enige om hvordan vi skal samarbeide om dokumenter. Jeg nettopp oppdatert den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive. Kanskje noe for dere?

3 - Bruk av Microsoft Planner

Når man har bestemt seg for å primært bruke Teams for samarbeide begynner mange å lete etter nye muligheter utover det grunnleggende. Vi vil helst ikke innføre enda flere verktøy om vi ikke er nødt. Derfor ser jeg at mange er interessert i, og søker etter muligheter i Planner som er integrert i Teams og godt egnet for mange typer prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling.

Er du og dere blant dem som ønsker å ta i bruk Planner får du hjelp til praktisk innføring med realistiske prosjekt-scenarier i nettkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams. Denne finnes også som workshop.

Med dette ønsker jeg alle bloggabonnenter en riktig god jul!

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Med ny Teams-møteopplevelse kan dere samarbeide som om dere satt i samme rom

Til nå har det vært komplisert å arbeide og samarbeide i Teamsmøter fordi møtet tar opp hele plassen i Teams-appen. Med den nye møteopplevelsen vil du beholde arbeidsflaten i Teams-appen og får i tillegg et møtevindu der du ser dine kolleger og deling av skjerminnhold. 

Det betyr at du kan arbeide og samarbeide enklere i Teams samtidig som du deltar i møtet. Det er en etterlengtet mulighet mange har ventet på.

Det frigjør Teams "verktøykasse" for samarbeid, og omgjør videomøtet til et reelt samarbeidsmøte der man kan være kreativ og få en opplevelse som til og med kan være bedre enn å møtes i et møterom. Mange har brukt Teamsmøtene primært for å se hverandre på video, men det er bare en liten del av samarbeidsmulighetene i Teams.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Aktiver ny møteopplevelse i Teams

Foreløpig må du som bruker slå på denne muligheten selv, men om kort tid vil den være standard for alle. Dersom du vil ta i bruk denne muligheten med en gang går du inn på innstillinger og velger “Slå på ny møteopplevelse. Restart Teamsappen ved å høyreklikke på Teams-symbolet på oppgavelinjen og velg Avslutt. Start Teams på nytt og neste møte vil bli skilt ut i eget vindu.

For å ha nytte av dette må du arrangere Teams-appen og møtevinduet slik at du ser begge. Har du to skjermer kan du velge å vise disse på hver sin skjerm.

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Verktøykassen for Teams-samarbeid i møtet

Ved å skille ut møtet i et eget vindu får du lettere tilgang til samarbeidsverktøyene du kan bruke før, under og etter møtet.

1. Møtechat trenger ikke lenger ta plass i møtevinduet, men kan benyttes fra Teams hovedvindu. I tillegg til å utveksle skriftlig informasjon og nyttige lenker under møtet kan man dele møtedokumenter med alle og avholde spørreundersøkelser. Chatten er også tilgjengelig før møtet starter og fin å bruke til møteforberedelser, bli enige om agenda mm. Etter møtet er alt tilgjengelig permanent så alle kan gå tilbake til møteinformasjonen når som helst.

2. Alle filer som deles i møtet kan finnes under Filer. Alle møtedeltakerne kan åpne og redigere dokumenter samtidig. Du kan redigere møtedokumenter i Teams arbeidsflaten, men kan også splitte dokumentet ut i et eget vindu. Da har du 3 vinduer og nå kommer en ekstra skjerm veldig godt med :-)

3. Felles Møtenotater gjøres også på Teams-arbeidsflaten og forstyrrer ikke møtevinduet. Jeg må innrømme at jeg ikke er så glad i denne funksjonen og foretrekker møtenotater i en delt OneNote notatblokk. For mer om dette, se Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

4. Sist, men ikke minst har dere nå en tavle tilsvarende den som henger på de fleste møterom i Microsoft Whiteboard. Tavlen kan enten aktiveres i møtevinduet gjennom deling, men det kan være minst like praktisk å aktivere den fra Teams arbeidsflaten. Da kan dere alle skrive og tegne på denne og samtidig se hverandre i møtevinduet.

Digitalt samarbeid er mye mer enn nettmøter! Vet å ta i bruk hele verktøykassen øker mulighetene for nye effektive og kreative samarbeidsformer når noen jobber hjemme og noen på kontoret..

Vil dere lære mer om og trene på nye samarbeidsformer med Teams, sjekk om Smarte møter med Teams er for dere. Se også alle Smart endring kurs og workshops.