Oppfølging av epost og Teams-meldinger på mobil

Jeg skrev første gang om epost på mobilen i 2014, og har stadig kommet tilbake til dette. Hvorfor? Fordi vi alle er blitt mer mobile, og ofte leser vi en epost, eller en Teams-melding på mobilen først. I 2015 skrev jeg Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig. Problemet jeg tok opp var at selv om du leste eposten kunne du i liten grad gjøre noe med den, og måtte lese, og behandle den på nytt på PC.

Fra en til to innbokser på mobilen

Siden det har vi fått to innbokser på mobilen. En for epost, og en for Teams-meldinger. Fint når jeg kan gi et kjapt svar og være ferdig med saken, men ikke så enkelt om det er noe jeg ikke kan behandle der og da. Nå er eposten eller Teams-meldingen lest og kommer ikke opp som ulest når jeg går inn på PC'n.

Hvordan skal jeg huske å følge opp allerede leste eposter og Teams-meldinger?

Du kan spare tid, få bedre kontroll og redusere stressnivået med å bruke noen sekunder på å lage en oppfølgingsoppgave på mobilen. Prioriter når denne skal følges opp basert på hvor mye den haster, og hvor viktig det er. Da kommer den opp i din oppgaveliste på det tidspunktet du har bestemt.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en epost

Leser du en epost og du ikke kan gjøre noe med den med en gang, oppretter du en oppfølgingsoppgave. Dette forutsetter at du bruker Outlook på mobilen, og at du har installert appen Microsoft To do.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en Teams-melding

Nå kommer mye av det som tidligere kom inn på epost inn som en Teams-chat, eller du blir nevnt i et innlegg av noen som vil du skal gjøre noe. Det er like raskt å lage en oppfølgingsoppgave i Teams som for en epostoppgave.

Følg opp alt med god oversikt i Outlook og To do på PC og Mac

For at det skal være nyttig å lage oppfølgingsoppgaver forutsetter det selvfølgelig at du bruker en oppgaveliste. Det er ikke alle som har en felles oppgaveliste der du kan samle egne oppgaver og oppfølging av henvendelser fra andre. Men, med stadig flere kanaler å følge opp kan det være vanskelig å holde oversikten, og prioritere og planlegge på en god måte. Les gjerne tips om hvordan du kan skaffe deg denne oversikten i Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

Skulle du ønske en strukturert gjennomgang og bli god på å prioritere og planlegge din arbeidshverdag kan du og dine kolleger vurdere å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Blir du ensom på jobben når alle får en KI-assistent?

Er det ikke fint å få en KI-assistent? Den kan hjelpe meg med kreative ideer, oppsummere lange rapporter og mye mer. Da trenger jeg jo ikke gå til kollegene for å få hjelp, eller diskutere mine ideer. Jeg spør bare ChatGPT eller Copilot.

Eller, er det det jeg vil?

Hva ville det gjøre med vårt sosiale fellesskap og kultur i organisasjonen? Jeg tror vi ville bli ganske ensporede om vi bare skulle snakke med en chatbot. Men, er KI-verktøy lagt opp for å støtte samarbeid? Vel, Microsoft Copilot har i alle fall noen muligheter jeg har tatt i bruk for samarbeid. Ved målbevisst bruk ser jeg muligheten til å integrere KI-verktøy i vårt daglige samarbeid i gruppen.

Kan Copilot bidra til innovasjon og styrket Team-følelse?

Her er tre forslag til områder å prøve ut samarbeid med Copilot. Og det krever ikke at alle har betalt ekstra for M365 Copilot, selv om det selvfølgelig gir flere muligheter, som at Copilot har tilgang til all intern informasjon.

Problemløsning

La oss si at jeg oppdager et problem jeg vil løse. Jeg bruker Copilot til å generere forslag til potensielle løsninger. Men jeg trenger innspill fra en erfaren kollega også. Da inviterer jeg henne til et delt område der mine Copilot spørsmål og svar lagres.

HVordan du kan dele spørsmål og svar fra Copilot med kolleger. Kan brukes av alle med M365

Når du har stilt et spørsmål til Copilot og får et svar ser du en knapp, Pages, i bunnen av svaret. Trykker du på denne kopieres svaret til et sidepanel. Du kan fortsette dialogen og stille spørsmål. De svarene kan du også kopiere til den samme siden.

Nå kopierer jeg en lenke til denne siden og deler den i en Teams-chat med min kollega. Vi kan begge redigere denne og sette inn mer informasjon.

Felles læring/research

Bruk Copilot som et verktøy for å utforske nye områder. Teammedlemmer kan stille spørsmål til Copilot, dele, og diskutere svarene sammen. Pages, som beskrevet over er fint for ad-hoc samarbeide, men om vi skal samarbeide over tid, og trenger å dokumentere det vi gjør for fremtiden, har ikke Pages noen struktur for det. Da kan vi bruke strukturen i Teams. Fremfor å lime inn lenker i en Chat, kan jeg lime det inn på en OneNote side i Teams der vi har en kanal for vårt prosjekt, eller samarbeid.

Lagre og dele Copilot svar med struktur og kontinuitet i Teams. For alle som har M365

Innovasjonsdager

Arranger regelmessige innovasjonsdager der teammedlemmer bruker Copilot. VI kan utforske og organisere Copilot-spørsmål nyttige for gruppen, eller utvikle nye ideer på andre områder. Med Whiteboard i Teams som alle har, kan vi samle alle våre gode ideer på tavlen. Dersom en i gruppen har tilgang til M365 Copilot kan den brukes til å generere ideer vi kanskje ikke har fra før. I tillegg kan Copilot organisere og oppsummere alt til slutt.

Les mer om Copilot i Whiteboard i Copilot nytteverdi i daglig arbeid. Hva får du gratis, og hva krever innsats av deg? — Smart endring AS

Ikke finn opp hjulet på nytt

Del til-, og finn igjen dine, og Teamets lagrede spørsmål i spørsmålsgalleriet. Alle med M365 har denne muligheten

Hvordan deler vi nyttige spørsmål vi finner under et slikt gruppearbeid? Eller om bare jeg har funnet et genialt spørsmål som sikkert andre også vil ha nytte av?

Da velger jeg å dele spørsmålet i et Team. Prosjektspørsmål i prosjekt-Teamet, og faglige spørsmål i avdelings-Teamet? Du finner Spørsmålsgalleriet i Copilot Chat, og som app i Teams

Er dere en gruppe som har Microsoft 365 Copilot, sjekk gjerne 2-timers workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter.

Har dere ikke investert i M365 Copilot, sjekk ut workshopen Smart og sikker bruk av Copilot Chat.

Les gjerne også Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat — Smart endring AS

Kan Teams Premium kan være et alternativ til Copilot for en tredjedel av prisen?

Alle har hørt om Copilot, men få har hørt om Teams Premium. Og det er ikke sikkert det er så viktig for alle å vite noe om. Men for de som arrangerer mange Teams-møter og er spesielt opptatt av sikkerhet, vil ha automatisk generert KI-sammendrag, og forslag til oppfølgingsoppgaver fra møtet kan Premium være noe å vurdere. Personlig har jeg stor fordel av Premium når jeg arrangerer nettseminarer.

Smart oppsummering av møter.

Smart oppsummering er nok det de fleste vil bruke for å begrunne kjøp av Teams Premium. For ca. 100 kr/måned får du AI-genererte møtenotater og forslag til oppgaver etter møtet. Under opptaket i oppsummeringen får du også en tidslinje med hvem som snakket, og når i møteopptaket. Det får du også om du har Copilot, men i Teams Premium får du også en analyse av engasjement under, og etter møtet.

Dette er kanskje mest aktuelt for møtearrangører, men alle deltakere kan selvfølgelig også ha glede av dette. Da må hver møtedeltaker som ønsker dette også ha Teams Premium. Dersom organisasjonen ikke har sperret for dette, kan deltakeren selv prøve dette gratis i 60 dager før det koster noe ved å opprette en prøvelisens.

Les også: Valg dere bør gjøre før bruk av Copilot i Teams-møter

Proffe nettseminarer

Du kan opprette og gjennomføre nettseminarer med Teams, men Premium har bedre muligheter for håndtering av påmeldinger, tilpasning av epostkommunikasjon med deltakerne og til å ha kontroll over møtet med green-room. Det vil si at jeg kan bestemme hvem som er synlige på skjermen og jeg kan skjule deltakernavnene. Noe som er en god beskyttelse for deltakerne. Det gjelder både under nettseminaret og i opptaket jeg publiserer etterpå.

Vil dere planlegge og øve på proffe nettseminarer, hybridkonferanser, gruppearbeider mm. Kan dere vurdere workshopen  Smarte nettworkshops og konferanser med Teams

Ekstra sikre Teams-møter

Teams Premium tilbyr flere sikkerhetsfunksjoner for å beskytte møter, inkludert kryptering av møtet, vannmerker i skjermdeling, og muligheten til å hindre kopiering av møtechat. Disse funksjonene bidrar til å sikre konfidensialiteten og integriteten til møteinformasjonen. Dette kan være spesielt viktig i sensitive forretningsdiskusjoner, eller når man deler følsom informasjon. Er du spesielt interessert i dette anbefaler jeg å lese mer i

Advanced meeting protection in Microsoft Teams Premium

Er Loop og Teams møtenotater egnet til strukturert samarbeid?

I Oktober 2023 skrev jeg Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen? Nå har jeg sett på dette igjen. Teams møtenotater er basert på en Loop-komponent. Dette er en spennende teknologi for sanntids samarbeid på tvers av Teams, epost og Web, men er det egnet for strukturert samarbeid over tid?

Hvor er møtenotatene om 2-3 år?

Den største utfordringen med å bruke Teams møtenotater er at de havner på møtearrangørens  OneDrive og så blir tilgang gitt til møtedeltakeren. Selv om du oppretter et kanalmøte der møtechat og annet du deler i møtet blir lagret i kanalen, blir ikke møtenotatene lagret i kanalen. Så om 2-3 år når møtearrangøren slutter og OneDriven blir slettet, vil alle notatene bli borte for alltid.

Personlig har jeg hatt stor nytte med å finne tilbake til felles møtenotater i etterkant.

Les mer om dette: Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

OneNote i Teams sikrer kontinuitet

Jeg har i mange år hatt god erfaring med å opprette felles møtebok i OneNote, knyttet til et Team. Da vil alle notater lagres permanent og kontinuiteten sikret med at nye medlemmer i Teamet får tilgang til historiske møtenotater, og selv om noen slutter blir ikke møtenotatene deres borte.

Det som alltid har vært vanskelig er å etablere et oversiktlig system for oppfølging av møteoppgaver. Ved å synkronisere Teams notatblokken til OneNote skrivebordsprogrammet er det mulig å flagge egne oppgaver for oppfølging, og se disse i To do. Likevel, for noen blir dette for krevende, og du kan heller ikke tildele oppgaver til andre på denne måten.

Kombiner OneNote møtenotater med Loop for oppgavefordeling

Ved å legge til en Loop-komponent for oppgavetilordning på en notatside i OneNote, kan du både ha strukturerte møtenotater og oppfølgingssoppgaver koblet til To do. Da må du opprette en Loop oppgavekomponent i en relevant kanal, og dele den på møtesidene i OneNote.

Slik gjør du det

Opprett en innlegg i kanalen og legg til en Loop Oppgave-komponent. Velg å få en delingskobling. Opprett så struktur for deres felles møtenotater i Notes-fanen i kanalen.

Tips: Endre navn på fanen til for eksempel Ukemøter, Prosjektmøter, eller et annet beskrivende navn.

Lim inn Oppgave-komponenten. Nå har du en mal-side du kan gjenbruke for hvert møte. Velg å kopiere denne siden og lag flere like sider i samme Inndeling. For hvert møte kan du nå skrive en overskrift på møtet, bygge en agenda og skrive møtenotater. I loop komponenten kan dere nå skrive ned oppfølgingsoppgaver og tildele dem til den som skal utføre den. Denne oppgavelisten vil være den samme for alle møtesider. På den måten er det enkelt å får oversikt over alle utestående oppgaver uansett hvilket møte de er fra.

Finn dine oppgaver fra alle møter på ett sted.

Alle finner sine oppfølgingsoppgaver i egen To do, og i Teams Planner appen. Der ligger også oppgaver fra Planner, og egne oppgaver.

Ble dette litt komplisert? Dere kan få hjelp til å komme i gang ved å gjennomfør Smart endring workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere også prøve ut mye annet dere kan bruke OneNote til, også til individuell bruk. Det som er bra er at når møteboken først er opprettet er det enkelt for alle å bruke den.