Får du plagsomt mye Teams-varsler på mobilen?

I noen virksomheter jeg samarbeider med om Teams får jeg veldig mange varsler både på PC, og ikke minst på mobil. Og for meg som har smartklokke prikker varslene meg på håndleddet stadig vekk, og så må jeg sjekke hva dette er. Ja, jeg vet jeg ikke trenger gjøre det, men jeg synes klokka har mange fordeler, og vil heller se hvordan jeg kan endre varselinnstillingene så jeg bare får viktige varsler, og ikke på alt mulig der noen vil at jeg skal lese deres melding.

For hvordan du bestemmer varsler på PC, les gjerne Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser. Hvis du bruker Teams på mobil, er det ikke nok å bare endre innstillingene på PC. Du må også gå til varslingsinnstillingene på mobilen din for å få full kontroll over varslene dine.

Ikke overdriv @team og @kanal

Det er spesielt Team og kanalvarsler som kan være irriterende. Disse er ofte brukt bare for være sikker på at alle oppdager at du har sendt en melding, og ikke fordi den krever noen handling fra din side. Overdrives bruken av dette kan du fort bli oppfattet som en spammer. For å unngå å bli det, les gjerne Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger.

Slik tar du kontroll over varslene på mobil (og klokke)

Det er vanskelig å få andre til å gjøre det rette, men du kan ta kontroll over hvordan du behandler det du mottar. I tillegg til å gå igjennom varslene på PC, gå igjennom dine mobilvarsler.

Her velger jeg å tilpasse varslene slik at jeg ikke får @team og @kanal-varsler. I tillegg slår jeg av Liker og reaksjoner så jeg slipper å få varsling hver gang noen gir meg en tommel opp.

Siden jeg bruker mobilen som vekkerklokke vil jeg heller ikke ha varsler fra Teams på alle døgnets tider. Det styrer jeg med å blokkere Teams-varsler Under stilletid. Legg også merke til varselinnstillingen Når aktiv på andre enheter. Når den er på får du ikke varsling på mobil når du er aktiv på PC.

Innstillinger og god oversikt i NYE Teams

Har dere tatt i bruk NYE Teams? Kanskje en god anledning til å gjennomgå en del sentrale områder for å lykkes med Teams på nytt? For eksempel med 40 minutters Frokost/lunsj og lær sesjonen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur i Nye Teams. Der gjennomgår vi hvordan du får god oversikt og kontroll over Team og kanaler. Hvordan kommunisere tydelig, og gjøre det enkelt å agere på det som er viktig for meg.

PS! Varselinnstillingene på mobil gjelder for den organisasjonen du får varsler fra. Dersom du er gjest i andres organisasjoner må du gjøre endringer i mobilvarsler både når du er i egen organisasjon og så om igjen når du har bytte til andre organisasjoner på mobilen.

Tre ting du kan gjøre i Teams-møtet som vil imponere dine kolleger

Så du tror du kan Teams-møter nå?

De fleste har ikke tid eller nysgjerrighet til å utforske alle muligheter i den digitale verktøykassen. De er naturlig nok mest interessert i å gjøre en god jobb innenfor sitt fagfelt eller ansvarsområde. Det er jo derfor de har akkurat den jobben.

Bare spesielt interesserte ser på instruksjonsvideoer

Så når noen arbeidsgivere tilbyr en rekke videoer de ansatte kan se for å lære seg for eksempel Teams, er det bar de spesielt interesserte som ser dem. Resten trenger å bli introdusert til nye muligheter for å bli oppmerksom på den og ta dem i bruk. Det kan være gjennom en instruktørledet workshop, men også fra en kollega.

Du kan bidra til andre

Du som leser denne bloggen er sannsynligvis blant de spesielt interesserte :-)  Er du det, og kan du hjelpe dine kolleger med smarte tips av og til blir du anerkjent og dere oppnår mere sammen.

Her får du tre tips til noe du kan dele og som kan skape bedre engasjement i møter der en eller flere deltar på Teams.

1 - Presenter PowerPoint som er proff

Det jeg ser ofte når noen skal presentere PowerPoint i et Teams-møte er at de først åpner presentasjonen på sin PC. Så deler de skjerm og starter lysbildefremvisning. Om du gjør dette dekker presentasjonen hele skjermen, du mister øyekontakten med møtedeltakerne, og ser ikke presentasjonsnotater. Og hva er nå neste lysbilde?

Neste gang du skal presentere, bruk PowerPoint live. Da lastes presentasjonen opp til møtet, og når du presenterer ser du deltakerne på skjermen, dine møtenotater og de neste lysbildene. Det gir en helt annen opplevelse og engasjement. Visste du dette allerede? Kanskje, men vet kollegene dine om dette? Jeg holdt nettopp en workshop for en gruppe som har hatt Teams-møter i 5 år, og ingen av dem visste om dette.

Les hvordan du gjør dette i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

2 - Engasjer med deltakerne med Microsoft Whiteboard

Når du trykker på dele-knappen i Teams får du mange velg. De fleste ser bare etter dele skjerm-muligheten. Men rett under denne kan du starte Microsoft Whiteboard. Denne erstatter møterommets Whiteboard og flippovere. For de kan du jo ikke bruke når noen er med på Teams! Her finner du alle muligheter du ville brukt i et møterom. Skriv på tavlen med en tusj, eller sett opp gule lapper med ideer. Dersom alle har med seg PC i møterommet har både de, og de som deltar fra annet sted like muligheter til å bidra.

Les hvordan i Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

3 - Flytt møtet fra mobil til PC - og til mobil igjen

Har det hendt at bussen har vært forsinket, eller at du står fast i bilkø? Og du hadde planlagt å være med i Teams-møte på kontoret? Ta opp mobilen, og bli med derfra (stopp, eller handsfree om du er i bilen). Etter 20 minutter er du på kontoret. Der overfører du møtet sømløst til PC.

Eller du har et møte på slutten av dagen, og du skal hente barn på skolen. Møtet dra ut, og du må gå. Overfør møtet sømløst til mobilen og ta møtet med deg. De andre i møtet merker ingenting.

Les hvordan i 3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Vil dere ha litt drahjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer? Sjekk ut alle Smart endring workshops

3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Jeg rekker ikke frem til møtet på jobben. Hvordan kan jeg være med fra start?

Statusmøtet i prosjektet starter snart og du sitter fast i trafikken, eller toget er forsinket. Det er kritisk at du får med deg møtet. Heldigvis er det lagt opp til et Teams-møte. På toget plugger du inn øreproppene og starter møtet fra mobilen. Der får du kontakt med, og ser de andre 5 deltakerne. PowerPointen med status ser du greit på mobilskjermen. Du zoomer inn på tallene og fyrer av et par spørsmål.

Mens møtet fremdeles pågår er du fremme på kontoret og tar opp PC'en. På noen sekunder overfører du sømløst Teams-møtet til PC'en uten at noen merker noe til det. Dette gikk jo fint!

Jeg er i et kundemøte og skulle gjerne sjekket det avtaledokumentet

VI sitter i avtalemøte og jeg har papirene på bordet, klar til at vi kan skrive under. Så er det en som kommenterer; "Dette avsnittet må da være forandret siden avtalen vi inngikk i fjor?" Nei, sier jeg. Det er det samme. Hmm. Dette må vi undersøke nærmere. Det blir nok ikke noen signatur i dag.

Et øyeblikk, sier jeg og tar opp mobilen. Jeg vet jeg har lagret den signerte avtalen fra i fjor i Teams, og på sekunder har jeg det PDF-dokumentet på mobilskjermen og viser de andre. “OK da. Jeg ser det er samme tekst. Da er vi klare til å signere”.

Jeg holder et innlegg på allmøtet og vil engasjere både med dem på kontoret og de som deltar på Teams

På vårt månedlige allmøte deltar vanligvis halvparten på kontoret, og halvparten fra et annet sted på Teams. Jeg liker å gjør litt stemningssjekk, og stille litt spørsmål for å holde deltakerne litt skjerpet. Men hvordan engasjerer jeg med både de på kontoret og de utenfor?

Jeg bruker gjerne Poll appen i Teams der jeg kan jeg kan be deltakerne skrive ett ord som beskriver hva de tenker på nå, og en quiz med 2-4 valgmuligheter. Det er jo veldig greit for de som deltar på Teams, men de som deltar på kontoret har jo ikke med seg PC i møtet. Men de har mobilen i lomma. Den kan vi bruke som mentometer. Når de tar opp Teams-appen mobilen kan de svare på undersøkelsene uten å trenge å gå inn i Teams-møtet. Smart?

Dette er ett av 9 tema du og dine kolleger kan lære mer om å prøve ut i en frokost- eller lunsj-workshop. Les mer om hvordan dere kan Skape trygghet, prioriter og planlegg bedre og akselerer bruken av Teams og OneDrive gjennom 40-minutters målrettede workshops eller webinarer.

Vil Microsoft To do overta for oppgavevisningen i Outlook?

Har du fått "nye Outlook" på din PC? Om ikke får du det nok snart. Det første du legger merke til  er at valgene mellom epost, kalender og oppgaver er flyttet fra bunnen opp på siden. Det er for å gjøre Outlook-programmet og Outlook i nettleser likere. Der vil du også se at de har klemt inn To do symbolet i tillegg til den tradisjonelle oppgavelisten. I Outlook for Web vises bare To do.

Tips! Om du ikke har fått den nye layouten ennå, sjekk om du kan slå den på med Prøv det nå øverst til høyre i Outlook.

Microsoft To do har aldri blitt lansert med brask og bram, men mange har funnet appen på mobilen, eller på PC/Mac. Jeg møter stadig mange som er begeistret for To do og enda flere som er litt overveldet av alle appene og funksjonene som er en del av Microsoft 365.

Microsoft har hatt programvare for å håndtere oppgavelister på PC siden lanseringen av Outlook i 1997, og for Mac i 2011.

VI må jo ha oppgavelisten på mobilen

Dere som bruker Microsoft Outlook på mobil har sikkert oppdaget at der er det ikke noen oppgaveliste og etterhvert ble det klart at det også var nødvendig å ha en oppgaveløsning for mobil. I 2017 kjøpte Microsoft selskapet og mobilappen Wunderlist som så er videreutviklet til det som i dag er Microsoft To do.

To do er Microsofts oppgavesentral

Her kan du se hvor sentral Microsoft To do er. Det er det eneste programmet som binder sammen oppgaver fra alle kilder i en liste, fra flagget epost til Planner-oppgaver.  

Jeg bruker mest To do på mobilen. Da kan jeg skrive inn oppgaver der når det ikke passer å dra opp PC'en. Da ligger oppgavene og venter på meg i min oppgaveliste også i Outlook. Det er fint at To do nå er integrert i Outlook og den har en bedre visning enn den tradisjonelle oppgavevisningen. Jeg ber bare Microsoft om en ting. Ikke fjern planleggingsvisningen i Outlook for Windows der jeg kan se alle avtaler og oppgaver samtidig. Den er gull verd for meg. Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Hvorfor du må - og bør - begrense størrelsen på samtaler i Teams

I det siste har jeg fått to forespørsler om hvor stor en Teams kanalmelding eller chat kan være.  Jeg må innrømme at jeg ble litt forbauset, for i de siste 4 år har jeg ikke fått dette spørsmålet noen gang. Nå har noen åpenbart truffet denne grensen, og da får man meldingen.

Jeg må innrømme at min første tanke var, vil du virkelig skrive lange meldinger i Teams? Gjør du det på epost? Hvor mange orker å lese en lang melding?

Hvor mye er 28 kilobyte?

I følge Microsoft er maksimal størrelse på en melding i en kanal, svar på en melding, og chatt 28 kilobyte. Hvor mye er det egentlig? Jeg testet. Det er ca. 1200 ord i en formattert melding med tekst, kulepunkter, og tabeller. Det utgjør ca. 3 A4-sider, eller 4-6 "sider" når du leser meldingen i Teams. Eller 9 "sider" på mobilen! Det er ganske mye i dette formatet.

Men du kan også møte grensen mye fortere om du kopierer ut en tekst med bilder inne i teksten fra Word. Da teller størrelsen på bilder med og 28kb rekker ikke langt da. Jeg kan god være enig med de som mener dette er en kunstig begrensning, men uansett vi må tenke på hvordan vi skal løse dette.

Jo lengre tekst, jo færre leser alt

I 2018 skrev jeg et blogginnlegg om Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Kort sagt handler det om at vi tror alle leser eposter vi sender dem. Det gjør de ikke! Men du øker sannsynligheten for at de gjør det om du holder det kort og med en handlingsorientert overskrift. Dette må vi tenke på også når vi skriver meldinger i Teams.

Når du går inn i en Teams-kanal for å oppdatere deg ser du flere meldinger på siden du kommer inn på. Er du heldig har de som starter samtaler der lagt inn en overskrift om hva saken gjelder. Deretter ser du de første 3-4 linjene i meldingen. Basert på dette velger jeg om jeg trykker på Se mer for å lese videre. Dersom det ikke blir tydelig for meg i løpet av de få linjene at dette er tiden verd for meg går jeg til neste melding og leser aldri resten.

Hva gjør du om du har mye du vil formidle i Teams

Siden vi nesten alltid er på nett kan vi godt inkludere lenker og referanser til mer materiale i en Teams-melding. Så kanskje skrive en tydelig handlingsorientert interessevekker i Teams-meldingen og legge ved lenker til mer detaljert informasjon i meldingen? Fremfor å trykke på Se mer kan det være bedre klikke seg inn på et velskrevet og oversiktlig dokument for detaljer slik det fremgår i illustrasjonen.

Vil du eller dere bli gode på å erstatte eposten med Teams-samtaler kan dere trene sammen i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå samme innhold i et Smart endring nettkurs.

Teams er ikke bare for skrivebordarbeidere

I de fleste sammenhenger vi hører- og leser om Teams gjelder det skrivebordarbeidere som bruker mesteparten av sin arbeidstid foran en PC-skjerm. Men det finnes mange store grupper som nesten aldri sitter foran en PC, men likevel har behov for å arbeide, samarbeide og kommunisere digitalt.

Transportarbeidere, helsearbeidere, butikkarbeidere og mange flere. Men de har alle en enhet som kan brukes, sin mobiltelefon. Mange er mye mer venn med denne enn med en PC.

Neste bølge Teams-brukere

Teams på mobil kan brukes av grupper for kvalitetsarbeid og problemløsning

Min erfaring er at de fleste Teams-brukere i dag arbeider primært med PC og har mobilen som en tilleggsenhet for å være tilgjengelig også når man ikke er på kontoret. I tillegg er det en del som har funnet ut at en iPad er fin å delta i Teams-møter med.

Mange som arbeider i butikk og i tjenesteytende yrker har ikke vært i målgruppen for digital fornyelse. Dette skyldes delvis kostnader, men nå finnes det rimeligere abonnement for slike grupper som ikke trenger Office på PC i sitt arbeid. Det gjør at flere virksomheter nå vurderer dette. Selv peker Microsoft på IKEA som et godt eksempel på varehus som har tatt i bruk Teams på mobil for nye brukergrupper.

Teams for samarbeid i grupper

Man trenger ikke å utvikle dyre spesialløsninger. Allerede med Teams-appen på mobilen kan kolleger samarbeide i Team og kanaler relevante for dem, delta i avdelingsmøter og allmøter på nett, sjekke intranettet og delta i fag-grupper mm.

For rask kommunikasjon mellom kolleger på jobb kan en chat fungere bra og du kan til og med få walkie talkie funksjon i Teams som erstatter den gamle "intercommen".

Alle trenger ikke nødvendigvis bruke sin private telefon, eller en egen mobil gjennom arbeidsgiver. For butikkarbeidere kan det like gjerne være felles mobil som brukes av de som er på jobb.

Få alles ideer og skap engasjement

informer og Engasjer med alle med et levende intranett der alle kan bidra til deling av kunnskap og ideer

Se videoen fra IKEA. Den viser at Teams gir langt flere ansatte muligheter til å engasjere seg i arbeidet og komme med gode ideer til ledelsen. Dette kan være både lønnsomt og inspirerende. Alle vil gjerne bli hørt og verdsatt. Med mobilen kan ansatte stille spørsmål til ledelsen i allmøter og gi tilbakemeldinger direkte til de det gjelder. Alle kan komme med forslag som blir vurdert etter hvor gode de er, ikke hvem som kommer med dem.  Det er også enkelt og hyggelig å kunne gi ros til dyktige kolleger.

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

Ved å legge til spesifikke tillegg til Teams som Skift  kan en leder sette opp en plan og oppgaver som tilhører et skift og de ansatte kan i stor grad administrere sin egen plan og for eksempel bytte skift med en kollega.

Er tiden kommet til å ta i bruk Teams for alle roller i virksomheten?

Hele Microsoft 365 er lagt opp til at man skal kunne arbeide på hvilken som helst enhet Det gjelder alt fra å redigere et dokument i Word, holde rede på oppgaver i To Do og samarbeid med Teams og inkluderte verktøy. Likevel har nok de fleste virksomheter startet med kontorarbeidere som bruker PC som sitt viktigste arbeidsredskap. Nå er tiden komme til å inkludere de som møter kundene, transporterer varene og andre som ikke tilbringer dagen bak et skrivebord. Hva gjør deres virksomhet?

Er dere interessert i å utforske mulighetene over? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat. bjorn@smartendring.no eller mobil 90173524. Microsoft har også en bestillingsrapport fra Harvard Business Review som kan være verd å lese for å få noen ideer til egen virksomhet.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Flere og flere jeg vet om bruker Outlook oppgaver for å prioritere bedre i hverdagen. I alle fall de som har vært på mitt Smart bruk av Outlook kurs :-)

Bruker du oppgaver, men ikke muligheten for å opprette og følge opp oppgaver på mobilen? Det finnes et utall av apper man kan bruke til dette. Noen apper lever i sitt eget univers og er ikke kobler til Outlook. Det synes jeg er synd fordi så mange oppgaver oppstår som følge av en epost at det er veldig praktisk å gjøre disse om til Outlook oppgaver med et enkelt klikk. Å skrive inn disse i en separat mobilapp gir ikke noen mening for meg. I alle fall hvis det er jobbrelatert.

Så har du oppgaveapper som synkroniserer med Outlook. De synes jeg er mye mer interessante. Faktisk har du sannsynligvis en app allerede på telefonen til dette. På iPhone heter den Påminnelser og på Samsung S-planner som er en kombinert kalender og oppgaveapp. Du kan koble begge disse til din Exchange, eller Office365-konto.

De er ganske enkle og mangler to egenskaper jeg setter pris på. Det er å kunne operere med startdato på en oppgave og kunne kategorisere den i henhold til Outlook kategorier.

Ideelt sett hadde jeg ønsket meg at Microsofts Outlook app også hadde håndtert oppgaver, men det gjør den dessverre ikke. Men det finnes veldig gode alternativer.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC

For planlegging av oppgaver fungerer det best for meg å gjøre det på PC hvor jeg har god oversikt og kan flagge epost til oppgaver, men for å følge opp og også notere nye oppgaver på farten bruker jeg appen TaskTask for iPhone. Den synkroniserer all informasjon jeg vil ha mellom PC, mobil og nettbrett samtidig som den er veldig enkel å bruke. Den synkroniserer både oppgaver og flaggede epost. Det gjør ikke de fleste appene. Den koster en 50-lapp og da får du mye for pengene.

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

For Android anbefaler jeg å prøve Nine – Email & Calendar- synkroniserer både oppgaver og flagget epost. Den koster 105 kroner, og det er den verd.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?