Nå kan du behandle innboksen i Teams som du gjør det i Outlook

Microsoft 365 er i stadig utvikling og det kan av og til være vanskelig å henge med på hva som er nytt. Noe er tydelig, og noe blir sneket inn uten at du merker eller oppdager det. I sin søken etter å gjøre Teams enklere og bedre å bruke gir Microsoft oss stadig flere valgmuligheter for oppsett og ulike visninger. I løpet av 2024 er det gjort både små og store endringer, og jeg skal beskrive noen av dem her.

Vis meldinger fra alle kanaler der jeg er nevnt

VI er vant til å forholde oss til innboksen i Outlook, behandle epost der vi er på til-linjen og det er forventet at vi skal gjøre noe, og lese resten for å holde oss informert.

Det samme behovet her vi når vi samarbeider i Teams-kanaler. Forskjellen er at det ikke er noen til-linje i innlegg, men vi kan bli nevnt dersom noen forventer at vi skal gjøre noe, og holde oss informert om vi ikke er nevnt.

Med en nylig endring kan faktisk "innboksen" i Teams vises veldig likt som i Outlook. Ved å bruke filteret @Omtaler vil meldinger der vi er nevnt vises i en liste uansett hvilken kanal de er i, og vi kan flytte oss mellom meldinger og vise innholdet i leseruten slik de fleste har satt opp i Outlook. Der kan vi besvare meldinger, og lage oppfølgingsoppgaver for de meldingene vi ikke kan behandle ferdig her og nå. Det er som å flagge epost i Outlook.

Les mer om hvordan du kan følge opp oppgaver fra Outlook og Teams her: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Hva med der jeg ikke er nevnt?

Om jeg ikke er nevnt tilsvarer det å stå på kopi-linjen i Outlook. Det er til informasjon.

Ved å bruke filteret ulest i Teams-visning vil du bare se kanalene med uleste meldinger. Da er det raskt å gjennomgå disse og holde seg oppdatert informasjon det kan være lurt å få med seg.

Både det å vise meldinger du er nevnt i, og uleste meldinger, har du også på mobil. Nå kan du holde deg oppdatert og svare på viktige meldinger også når du ikke er foran PC'en.

Velg hvilke Team og kanaler du vil se

Etter hvert som antall Team og kanaler øker med tiden blir det et større behov for å gjøre et utvalg av hva som er relevant for deg. Ny oversikt over Team og kanaler der du velger hvilke Team og kanaler du vil se, og hvilke du vil skjule. For en stund siden ble denne muligheten pusset opp litt som vist her.

Ved å velge alle Team lenken får du en fin oversikt over alle Team, og kan filtrere slik at du for eksempel bare ser Team du eier. Tilsvarende se alle kanaler vil vise deg en oversikt over kanalene i et Team, og du kan velge hvilke du vil skjule og hvilke du vil vise.

Velg om du vil skjule ubrukte kanaler automatisk

Mange har opplevd at kanaler blir borte uten at du har gjort noe valg på det. Meningen er god. Det er å skjule kanaler du ikke har brukt på lenge, og dermed gjøre det mer oversiktlig. Men jeg vil helst ha kontroll på dette selv. Ønsker du det samme, kan du endre dette i innstillinger.

Slå sammen Teams-kanaler og Chat i en visning

Tilbud om ny visning av Teams-kanaler og Chat. Slå sammen Teams og Chat i en Chat-visning. Du velger selv oppsett som passer for deg. Dette har jeg beskrevet tidligere her: Har du fått tilbud om ny Teams-visning? Er du forvirret? — Smart endring AS

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?

En av de største utfordringene jeg har støtt på når jeg holder Teams-workshops er å få alle til å forstå at kommunikasjon i Teams-kanalene ikke er chatt, men e-posterstatning. Det er ikke så lett når det ser ganske likt ut. Det er først når trykker på Format-knappen at du får mulighet til å gi innlegget et emne slik vi alltid gjør med e-post i Outlook.

Start et innlegg

Men nå vil flere og flere ha fått erstattet "Ny samtale" med "Start et innlegg". Der blir det åpenbart at du skal starte med å skrive hva innlegget gjelder i emnefeltet, og du se alle formateringsmulighetene. Nå kan du bruke farger, kulepunkter og tabeller i meldingen. Det gir en helt annen mulighet til å kommunisere tydelig og strukturert. Og det er lettere å forstå et dette er annerledes enn chatt.

Samtaler i kanal er ikke Chat! Det er alternativ til epost

Les gjerne hvorfor det ofte er mye lurere å bruke Teams-kanaler enn chatt:  Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Skill ut samtalen i et eget vindu

Fra før kunne vi skille en chatt i et eget vindu for å kunne chatte med kolleger gjennom arbeidsdagen uten å måtte bytte fra det vi jobber med i Teams. Nå kan du også løsrive en kanalsamtale på samme måte. Det kan gi bedre oversikt og gjøre det enklere å delta i flere samtaler i parallell.

Å skille ut ulikt arbeid i flere Teams-vinduer er spesielt nyttig når man har en stor skjerm, eller flere skjermer. Du har sannsynligvis oppdaget at Teams-møter blir skilt ut i et eget vindu, så du skal kunne jobbe i Teams også når du er i møtet. Prøv dette gjerne også på dokumenter, Planner, og Teams-notater i OneNote.

Trenger dere en ny start i Teams?

Jeg ser at mange bruker mest chatt til kommunikasjon og kanalene først og fremst til å samarbeide om dokumenter. Men en stor del av verdien, og det som skaper økt effektivitet og mindre epost er å bruke Teams-kanaler til å samle alt som har med et arbeidsområde, prosess eller prosjekt i samme kanal.

Med en klarere og enklere kommunikasjon i kanalen kan det også være en god anledning til å starte litt på nytt for å ta ut disse effektene. Trenger dere starthjelp kan kanskje workshopen Smart samarbeid med Teams være nyttig?

Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen?

Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk?

Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet.

Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Møtenotater er Loop-komponenter

Før vi går inn på møtenotater kan det være greit å se på hva som er grunnlaget for denne muligheten. Microsoft har i løpet av det siste året lansert noe de kaller Loop.

Det er samarbeidskomponenter flere kan jobbe i samtidig og der oppdatering skjer direkte, akkurat dom du har opplevd dersom dere redigerer et felles Office-dokument i Teams. Loop-komponenter kan opprettes i Teams, i Outlook og vi kan opprette og samle dem på en Loop samarbeids-side. Og altså også som møtenotater i et Teams-møte.

Loop-komponenter er personlige

Hver av komponentene lagres på OneDrive til den som oppretter komponenten, og deles med andre gjennom en delingskobling som kan deles i en Teams-chat, på en epost og på en Loop-samarbeidsside. Men, om den som har opprettet komponenten slutter og dennes OneDrive blir slettet, forsvinner også Loop-komponentene. De må derfor ses på som et samarbeid her og nå, slik vi også tenker om en Teams-chat.

Oppdatering august 2024: Loop komponenter kan nå opprettes i en Teams-kanal og vil da være tilgjengelige for nåværende og fremtidige medlemmer av Teamet. Dette gjelder imidlertidig ikke for møtenotater. De opprettes fortsatt på OneDrive.

Les også Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Informasjon som skal vare bør lagres i en Teams-kanal

Informasjon som skal vare og være tilgjengelig i virksomheten over tid egner seg ikke til dette. Da bør informasjon og oppgavelister ligge i en Teams-kanal og der fungerer ikke Loop. Da er Planner og OneNote mer aktuelle verktøy for møtenotater og oppgaver.

Les også Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Du kan heller ikke bruke Loop-komponenter til samarbeid og møtenotater til noen som er utenfor virksomheten.

Oppdatering august 2024: Loop-komponenter kan nå også deles med eksterne samarbeidspartnere. Eksterne deltakere vil likevel ikke kunne nyttiggjøre seg oppgavetildeling og oppfølging.

Så når er det greit å bruke Teams møtenotater?

Når du har et enkeltmøte og det kommer litt brått på er det ofte ikke tid til å lage en agenda på forhånd, og det er ofte ikke etablert en struktur for møtenotater og oppfølging av møtet. Da er det raskt å skape en agenda der og da, gjøre notater under møtet, og avtale og fordele oppfølgingsoppgaver.

Status på oppfølgingsoppgavene og møtenotatene lagres i møtedetaljer i Teams-kalenderen og er tilgjengelig for alle (interne) møtedeltakere. Er du tildelt oppgaver finner du dem i ditt oppgavesystem i likhet med Planner-oppgaver.

Ønsker dere å etablere en struktur for bedre forberedelser, samarbeid og oppfølging av møter? Da kan dere vurdere en bedriftsintern workshop om Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og Smart samarbeid med OneNote i Teams Disse kan kombineres og tilpasses til deres behov.

Ny og bedre organisering av kanalsamtaler i Teams

Oppdatering oktober 2023: Nå har Microsoft bestemt seg for å ikke snu retningen for kanalsamtaler likevel. I “Classic” har du, eller får snart likevel opp muligheten for å skrive et emne automatisk når du nå velger Start et innlegg.

Har du tatt i bruk “NYE” Teams vil du kunne velge selv om du ønsker å ha de nyeste innleggene på toppen, eller i bunnen slik det er som standard.

Nå er retningen på kanalsamtaler i Teams snudd opp ned. Og det er nå lettere å få oversikt over de ulike samtalene du ser på siden fordi emnefeltet vises automatisk.

En av de mest etterspurte endringene i Teams er nå hasteinnført i det Teams-programmet vi kjenner og mange av oss har jobbet med i flere år. Endringen skulle egentlig være en del av "Nye Teams" der hele appen er programmert på nytt for å være mer effektiv, og bruke mindre ressurser på datamaskinen din.

Endelig kommer emnefeltet opp automatisk

I alle workshops jeg har holdt i årene siden Teams ble lansert har jeg måttet lære alle å finne emnefeltet når du starter en ny samtale i Teams.

Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Uten emnefelt blir alt håpløst rotete og uoversiktlig. Og nesten hver gang har jeg fått spørsmål om hvorfor ikke emnefeltet kommer opp automatisk siden det er så viktig?

Vel, nå gjør det endelig det. I tillegg er innleggs-strømmen snudd opp ned slik at de nyeste innleggene vises øverst. Det gjør at det blir mer samsvar med andre programmer slik som LinkedIn og Facebook.

Hva med Teams-chat? Hvorfor er ikke retningen snudd på denne også?

Det kan virke litt rart at ikke man har snudd retningen på chatten også, men den er allerede i samsvar med LinkedIn og Facebook Messenger der nye chatter skrives i bunnen av strømmen. Hvorfor det er slik vet jeg ikke, men jeg ser ikke dette som noe problem i alle fall.

Før flere kanalsamtaler i parallell på skjermen

Det har lenge vært mulig å poppe ut Teams-chatter i et eget vindu på skjermen slik at man kan ha disse lett tilgjengelige uten å måtte bytte til Chat i Teams-appen hver gang.

Nå kan du også gjøre det samme med Teams-samtaler i kanalene. Fordi det minsker tiden man bruker på å bytte mellom ulike samtaler blir det mer effektivt når man er engasjert i flere samtaler og du mister ikke konteksten dersom du bruker Teams-appen til å jobbe i Planner, eller i et dokument og hele tiden må bytte til kanalsamtaler eller chat.

Ønsker du, eller dere en oppdatering på nyheter i Teams, eller kanskje en ny start? Da kan en Smart endring workshop kanskje være nyttig? For en ny start, eller oppfriskning kan 2-3 timer med Smart samarbeid med Teams være et bra valg. For en kortere oppfriskning og nyheter velger mange en 40 minutters frokost/lunsj-workshop. Her finner du et utvalg, og disse kan også tilpasses og kombineres om ønskelig.

PS: Microsoft ruller ut slike endringer gradvis, så om du ikke ser denne endringen ennå, vil du snart få dem

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Jeg besøkte nylig to virksomheter der de bruker Teams daglig, for å høre hvordan de utnyttet mulighetene for bedre samarbeid. Den ene virksomheten har brukt Teams lenge, og i den andre er det ganske nylig.

I begge tilfelle hadde de gjort grundig forarbeid med å opprette Team og kanaler for strukturert arbeid i arbeidsprosesser og prosjekter. De ble veldig overrasket da vi gikk igjennom de ulike kanalene og så at mange av dem rett og slett ikke var i bruk. Siste innlegg i kanalen var gjerne bare et par uker etter at de ble opprettet. I noen var det lagret dokumenter som så ut som de hørte til denne arbeidsprosessen. Men hvor er kommunikasjonen? Jo den var i diverse chatter og i epost. Så de hadde bare opprettet ett nytt sted å lagre dokumenter, mens kommunikasjonen ikke foregikk samme sted.

Mange tenker kanskje ikke over dette, for det er slik vi er vant til å jobbe. Vi har kommunikasjonen i epost og dokumenter på et filområde. Og, det e ringen forbindelse mellom dem. Muligheten du har ved å bruke Teams er å samle alt som hører til en arbeidsprosess eller prosjekt i en kanal, kommunikasjon, planer, notater og dokumenter.

Derfor er kanaler bedre enn Teams-chat og epost

Tenk deg at dere er tre som starter er prosjekt. Etter et par uker finner dere ut at dere trenger å utvide med en ny deltaker. Dersom kommunikasjonen har foregått på epost og chat, starter den nye prosjektdeltakeren med blanke ark, og har ikke tilgang til de dere har "snakket" om fordi det ligger i personlige postbokser og i diverse personchatter. Dersom kommunikasjonen hadde vært i kanalen ville alt vært tilgjengelig. Den nye deltakeren i prosjektet kunne bla tilbake, eller søke opp viktig informasjon, å få en bedre forståelse for det som har skjedd i prosjektet fram til i dag.

Les også Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Hvorfor bruker vi ikke kanalene?

Det jeg har funnet ut er at intensjonen er å bruke kanalene til kommunikasjon, men at vi trenger å "knekke koden" akkurat som en 6 åring må knekke lesekoden. Det skjer ikke over natten, men gjennom målbevisst trening. For virksomheten jeg besøkte som hadde brukt Teams noen måneder hadde de aldri trent på dette, men forlatt kanalene til fordel for chat nesten med en gang. Likevel var de fornøyd med å ha tatt i bruk Teams, og synes det fungerte bra for dem. Og det gjør de jo der og da, men over tid vil de miste historikken fordi epost og chat er personlig og forgjengelig.

For den andre organisasjonen som har brukt Teams i flere år hadde mengden av Teams og kanaler vokst og vokst og mange synes det så uoversiktlig og vanskelig å finne ut av at de sluttet å  bruke kanalene og bare brukte chatten.

Det er aldri for sent å knekke koden

Det er veldig vanskelig for en person å endre samarbeidsmønster. Vi trenge støtte i gruppen vi samarbeider i. Vi man snakke om det, og så må vi finne ut sammen hvilke fordeler det vil ha for oss å bruke Team og kanaler slik vi opprinnelig hadde planlagt. Hva stopper oss? Hvorfor har vi endt opp der vi er? I tilfellet hvor man aldri kom i gang, må vi repetere og snakke sammen om fordelene. VI må også hjelpe hverandre. Bli enige om at det er lov til å stille spørsmål som, "burde ikke denne diskusjonen være i prosjektkanalen?"

Chat har ikke overskrifter, og det er lett å bli forvirret over hvem som er med i, og hva vi bruker hver av gruppechattene til. Dette kan vi løse ved å flytte kommunikasjonen til kanalene.

Dersom mange har forlatt kanalene fordi de har mistet oversikten må vi i jobbe for å få oversikten igjen. Min erfaring er at det ikke er så vanskelig som mange tror. Men alle må gjøre dette selv. Det er ikke en gruppeoppgave.

Skjul Teams og kanaler du ikke er aktiv i nå. Dra de mest brukte Teamene til toppen av listen, og fest de mest brukte kanalene. Da vil du få tilbake oversikten og vil oppdage at Team og kanaler er ganske smart.

Begge utfordringene over kan dere løse raskt gjennom en 40 minutters frokost eller lunsj og lær workshopen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur med Smart endring. Der går vi rett på sak, og alle kan få ny inspirasjon og lære på nytt hvordan vi egentlig vil jobbe i Teams. Les om denne og 8 andre rett-på-sak lunsj og lær-tema her.

Er det på tide å ta svømmeknappen for Teams?

Da jeg vokste opp i Sandefjord bodde vi like ved Bugårdsparken. Der var det et flott svømmeanlegg med 50-metersbasseng, stupetårn og et mindre opplæringsbasseng. Der lærte jeg å svømme. Der tok jeg først 25-metersmerket i det lille bassenget. Da fikk jeg lov til å flytte over på dypet. Der tok jeg svømmeknappen som viste at jeg kunne svømme 200 meter. Da følte mine foreldre seg trygge på at jeg kunne bade alene, og jeg kunne øve videre og ha det morsomt fordi jeg var trygg på meg selv.

Det er nok en mye bedre tilnærming til å lære å svømme enn å bli kastet ut på dypet. For det er vel det mange føler når de starter å bruke Teams?

Svømmeknappen i Teams?

Kanskje vi burde stille krav til å ha svømmeknappen for Teams før vi starter å jobbe på egenhånd? Og egentlig burde vi som gruppe ha kurs i synkronsvømming i Teams også, fordi vi er avhengig av å samarbeide med andre. Det blir ikke mye samarbeid om noe kommuniserer i en Teams-kanal, noen i Chat, og noen henger igjen i eposten.

Ta kontroll over Team og kanaler

Jeg kjenner mange som synes Teams-kommunikasjon er fryktelig rotete og uoversiktlig. Er du en av dem?  Til og med noen tidligere kolleger i Microsoft sier de har gitt opp å bruke Team og kanaler. Den eneste kommunikasjonen de bruker i Teams er Chat. Da går de glipp av en god måte å samarbeide systematisk i arbeidsprosesser og prosjekter, Du troro kansjkje ansatte i Microsoft er flinkere til å bruke digitale verktøy enn deg? Det er de ikke, og de får ikke noe mer opplæring heller. Kanskje til og med mindre.

Ta kontroll over Teams

Jeg holdt frokost/lunsj-workshopen Ta kontroll og få god oversikt over Teams-struktur for en virksomhet denne uken. Jeg spurte hvor mange som var med i mer enn 20 Team. Samtlige hender gikk i været. Og når hvert Team har 5-10+ kanaler er det ikke rart de synes det er vanskelig. Men det finnes noen grep man kan da som gjør at antall Team og kanaler ikke føles så voldsomt, og der du får god oversikt over de Teamene og kanalene du faktisk bruker i det daglige. Dette sammen med å repetere forskjellen på chat (raske meldinger) og kanalsamtaler (eposterstatning) gjorde at de fikk håpet om oversikt og kontroll tilbake.

Hvordan skape god oversikt over dine aktive Team og kanaler.

Utdrag fra workshopen

Mange blir invitert til Team man ikke nødvendigvis er aktiv i der og da. Eller dere har samarbeidet om et prosjekt i en kanal. Når prosjektet er over skjer det ikke noe mer i den kanalen. Da kan du skjule Teamet, eller kanalen. Det er helt ufarlig. Om noen nevner deg i en skjult kanal får du fortsatt en varlig og kan åpne samtalen der du er nevnt. I tillegg kan du velge rekkefølgen på Team i listen slik at de mest brukte Teamene ligger øverst. På denne måten får du bedre oversikt og kontroll i ditt daglige arbeid

Kontinuerlig opplæringstilbud i digitale ferdigheter.

Flere virksomheter har funnet ut at det er en god ide å styrke opplæringen i digitale arbeidsformer, men synes det er vanskelig å finne muligheten til å gjennomføre dette i praksis. Derfor gjennomfører de 40-minutters frokost-, eller “lunsj og lær” workshops en gang i måneden. Det styrker både digitale ferdigheter og kultur. Pr. i dag er 8 tema tilgjengelige. Se Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon for en oversikt.

Ville du blitt overrasket om jeg kontaktet deg i en Teams-chat?

Ja, det er mulig å kontakte personer i andre organisasjoner på Teams om dere bruker Teams i deres organisasjon. Med mindre denne muligheten er aktivt sperret hos dere kan du søke opp Teams-brukere i andre organisasjoner dersom du kjenner epostadressen deres. Du kan også motta invitasjoner til chat med andre.

Start en Chat med en fra en annen organisasjon

Det er kanskje ikke naturlig i dag å starte en chat med noen som en første kontakt. Da vil vi kanskje heller sende en epost. Men det kan endre seg.

Det er ikke uvanlig å ringe noen du ikke har hatt kontakt med før, sende dem en melding på LinkedIn, eller en tekstmelding. Så hvorfor ikke en Teams-Chat?

Likevel er det nok mest naturlig å chatte med noen du allerede har kontakt med, og det kan være et godt alternativ til epost for kortere meldinger, og for å gjøre raske avklaringer. Typisk er reaksjonstiden på chat mye raskere enn på epost.

Er du bekymret for å bli spammet?

Akkurat som du kan blokkere noen fra å sende deg en epost ved å markere den som søppelpost, kan du blokkere en uønsket chat-avsender. Det blir omtrent det samme som å blokkere et telefonnummer.

Du velger selv om du svarer på chatten, og du kan blokkere kontakten om du ikke vi akseptere meldinger fra personen. Se illustrasjon.

 Er Chat den riktige kanalen?

Selv om du teknisk sett kan starte en Chat med en person i en annen organisasjon er det ikke sikkert dette er den rette kanalen. Jeg jobber med en virksomhet som utfører tjenester og har et supportapparat for å støtte kundene. De får av og til henvendelser til ansatte som heller burde vært gjort på Websiden, eller til en kundestøtte-adresse. Mange synes det er greiere å kontakte en person de vet om i virksomheten enn å gå gjennom systemet, men det er ikke så lurt fordi henvendelse ikke blir logget og personen du kjenner ikke er den rette å spørre.

Trenger dere en samtalepartner for å bli enige om smarte nye måter å arbeide og samarbeide på? Gjennom Smart endring bedriftsinterne workshops kan dere teste nye muligheter, samtidig som dere snakker om hvordan dere vil samarbeide nå.

Fleksibel arbeidstid og sted betyr ikke at du alltid må være tilgjengelig

Når vi bruker Teams på både PC og mobil er vi tilsynelatende tilgjengelige døgnet rundt. Det  betyr at vi selv må ta ansvar for å styre vår egen tilgjengelighet. De fleste av oss har på mobilen hele døgnet, og akkurat som du velger å ikke  svare på et mobilanrop når det ikke passer, trenger du ikke svare på en Teams-melding når det ikke passer deg. Også i arbeidstiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Legg inn en statusmelding i Teams så får kolleger beskjed før de sender deg en melding

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. SÅ hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave. Da kan du legge inn en statusmelding som blir vist for andre allerede før de sender deg en melding. Da slipper de å bli irriterte på at du ikke svarer med en gang.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Du kan også overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

 Dette og mye annet smart kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Hvorfor du må - og bør - begrense størrelsen på samtaler i Teams

I det siste har jeg fått to forespørsler om hvor stor en Teams kanalmelding eller chat kan være.  Jeg må innrømme at jeg ble litt forbauset, for i de siste 4 år har jeg ikke fått dette spørsmålet noen gang. Nå har noen åpenbart truffet denne grensen, og da får man meldingen.

Jeg må innrømme at min første tanke var, vil du virkelig skrive lange meldinger i Teams? Gjør du det på epost? Hvor mange orker å lese en lang melding?

Hvor mye er 28 kilobyte?

I følge Microsoft er maksimal størrelse på en melding i en kanal, svar på en melding, og chatt 28 kilobyte. Hvor mye er det egentlig? Jeg testet. Det er ca. 1200 ord i en formattert melding med tekst, kulepunkter, og tabeller. Det utgjør ca. 3 A4-sider, eller 4-6 "sider" når du leser meldingen i Teams. Eller 9 "sider" på mobilen! Det er ganske mye i dette formatet.

Men du kan også møte grensen mye fortere om du kopierer ut en tekst med bilder inne i teksten fra Word. Da teller størrelsen på bilder med og 28kb rekker ikke langt da. Jeg kan god være enig med de som mener dette er en kunstig begrensning, men uansett vi må tenke på hvordan vi skal løse dette.

Jo lengre tekst, jo færre leser alt

I 2018 skrev jeg et blogginnlegg om Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Kort sagt handler det om at vi tror alle leser eposter vi sender dem. Det gjør de ikke! Men du øker sannsynligheten for at de gjør det om du holder det kort og med en handlingsorientert overskrift. Dette må vi tenke på også når vi skriver meldinger i Teams.

Når du går inn i en Teams-kanal for å oppdatere deg ser du flere meldinger på siden du kommer inn på. Er du heldig har de som starter samtaler der lagt inn en overskrift om hva saken gjelder. Deretter ser du de første 3-4 linjene i meldingen. Basert på dette velger jeg om jeg trykker på Se mer for å lese videre. Dersom det ikke blir tydelig for meg i løpet av de få linjene at dette er tiden verd for meg går jeg til neste melding og leser aldri resten.

Hva gjør du om du har mye du vil formidle i Teams

Siden vi nesten alltid er på nett kan vi godt inkludere lenker og referanser til mer materiale i en Teams-melding. Så kanskje skrive en tydelig handlingsorientert interessevekker i Teams-meldingen og legge ved lenker til mer detaljert informasjon i meldingen? Fremfor å trykke på Se mer kan det være bedre klikke seg inn på et velskrevet og oversiktlig dokument for detaljer slik det fremgår i illustrasjonen.

Vil du eller dere bli gode på å erstatte eposten med Teams-samtaler kan dere trene sammen i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå samme innhold i et Smart endring nettkurs.

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Du har fått i oppdrag å lage et tilbud til en kunde, eller et innspill til en digital kompetanseplan til neste avdelingsmøte som er i neste uke.

For å gjøre dette trenger du hjelp fra kolleger ulike steder i organisasjonen. Hva gjør du for å opprette en samarbeidsplass der dere kan kommunisere og skrive inn innspill i et dokument du skal legge frem i møtet, eller sende som tilbud til en kunde?

Dette høres jo ut som en oppgave for Teams, men skal vi opprette et Team for noen dagers samarbeid? Det trenger du  ikke. Du kan bruke Chat-funksjonen i Teams til å opprette en samarbeidsplass.

Dette gjør du

Inviter de du vil ha innspill fra til en gruppechat. Forklar hva du trenger av hjelp og innspill fra dem. Forhåpentligvis svarer alle positivt på din henvendelse og chat-gruppen er opprettet.

Den har ikke fått noe navn ennå, så den vil bli beskrevet ved navnene på de som deltar. Dette blir gjerne litt uoversiktlig, så det første jeg gjør er å gi gruppechaten et navn. Klikk på blyanten ved siden av navnene på deltakere i chaten og gi den et meningsfylt navn.

Samarbeid på et dokument i gruppechat

Vet du at du også kan opprette personlige dokumenter i Teams? Det gjør du under Filer i kolonnemenyen og der finner du ditt personlige lagringsområde, OneDrive.

Opprett dokument bare du har tilgang til

Opprett et Word-dokument i din OneDrive som du vil bruke til å beskrive kompetanseplanen. Dette dokumentet er nå bare tilgjengelig for deg i likhet med andre dokumenter du lagrer i OneDrive.

Del ditt dokument med andre

Del dokumentet i møtechatten ved å legge det til i et innlegg. Bruk binders, velg OneDrive og finn dokumentet du vil dele. Alle deltakere i chaten vil nå kunne samskrive på dokumentet.

Dokumentene du legger til på denne måten vil du finne under Filer-fanen akkurat som i en Teams-kanal. Vil du gjøre det veldig enkelt for andre å finne, og redigere dokumentet, kan du legge det til som en egen fane.

Snakk sammen mens dere redigerer dokumentet

Mens vi samarbeider om dokumentet kan vi samtidig snakke sammen i chaten  og samordne arbeidet.

Vil du lære mer om samarbeid i Teams, sjekk den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Der lærer du alt om å samarbeide i Teams og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Eller gjennomfør et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig!

Gjennom det siste året har jeg sett to forskjellige innfallsporter til å ta i bruk Teams i organisasjonen. Det er de som har Microsoft 365 og som bestemmer seg for å ta i bruk Teams for bedre samarbeid i organisasjonen ved å redusere epost og samarbeide smartere på dokumenter. De hadde vanligvis Skype for Business som møteverktøy og fortsatte å bruke det til nettmøtene, men åpnet også for muligheten av å bruke Teams-møter.

Den andre gruppen er de som i mars tok i bruk Teams-møter fordi det var et akutt behov for et nettmøteverktøy og de vurderte Teams-møter som det beste valget for dette. Etter hvert har mange av dem også oppdaget at Teams er mye mer og vil ta i bruk flere muligheter til å arbeide og samarbeide utover det å ha nettmøter. 

De tre måtene å opprette Teams-møter på

Møter og møteserier knyttet til kanal

Hvilket utgangspunkt man har hatt vil nok kunne gjøre at man ser litt forskjellig på hva Teams-møter er, eller kan være. For de som har sett på Teams som et samarbeidsverktøy har det ofte vært naturlig å utvide samarbeidet i Team og kanaler til møter. Fordelen med dette er at de som samarbeider i en kanal om en arbeidsprosess eller prosjekt kan knytte møtene til kanalen. Da er møtedokumenter, planer, notater og møtechatt knyttet til prosjektet og er tilgjengelig for alle nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet.

Illustrasjon viser hvordan vi i I kanalmøter kan vi knytte til møtebok i OneNote og legge planer og fordele oppgaver i Planner

Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Mange møter har gjerne deltakere fra ulike avdelinger. Det kan være allmøter og møter med deltakere utenfor virksomheten. Disse møtene er det ikke naturlig å knytte til en kanal i et Team. Det er frittstående møter. Alle som blir invitert kan delta. De trenger heller ikke å være Teams-brukere. Har de ikke Teams i sin organisasjon, eller du inviterer noen på en privat epostadresse kan de enten delta fra nettleser, eller laste ned Teams appen gratis og delta fra denne. Selv om ikke møtet er knyttet til et Team og en kanal kan vi med fordel benytte Teams struktur til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Fremfor å sende ut agenda, be om innspill til møtet og til å stille avklarende spørsmål om møtet på epost kan du benytte møtechatten. Den er tilgjengelig for alle idet møteinvitasjonen er sendt ut.

Illustrasjon viser hvordan vi kan forberede, gjennomføre og følge opp møter ved bruk av møtechat

Denne møteprosessen er selvfølgelig like nyttig om du har møtet i et møterom. Du trenger ikke å begrense dette til nettmøter, selv om de fleste møtene fremover mest sannsynlig vil ha minst en deltaker som ikke er på kontoret.

Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Mange har funnet frem til chat-mulighetene i Teams. Der kan vi utveksle meninger og informasjon med en eller flere kolleger for saker som vi ikke har et Team for, eller som bare angår bestemte personer. Trenger dere å snakke sammen, eller få litt kollegahjelp kan du opprette et Teams-møte i chatten, dele skjerm og snakke sammen.

I Chatten har vi også flere av de samme mulighetene vi har i en kanal med å dele dokumenter og ulike verktøy i faner.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC fra der de måtte ønske.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Utnytt muligheten den digitale verktøykassen gir oss til å samarbeide, holde oss oppdatert og koordinere med andre uten møter.

Bjørn O. Hopland er daglig leder i Smart endring as og rådgiver i den digitale arbeidhverdagen

Da COVID-19 traff oss måtte mange av oss plutselig jobbe hjemmefra. Selv om det å jobbe utenfor kontoret ikke er nytt hadde mange ikke opplevd utfordringene (og fordelene) med en helt digital arbeidsplass på denne måten før. Dette reiste fort mange spørsmål. Hva er den beste måten å kommunisere med kollegene på nå? Hvordan vet jeg når jeg skal ringe eller invitere til et nettmøte, og når jeg heller sender en e-post eller en chat? 

Mange har opplevd en økning i antall møter i denne tiden. Det fører til mer bunden tid og gir mindre tid til å "gjøre jobben". Møter kan være viktige, men må vi ha flere møter? Kunne noen av møtene vært erstattet av andre kommunikasjonsformer?

Må vi ha møter for å snakke sammen?

Møter er synkronkommunikasjon i likhet med en telefonsamtale, eller en prat ved kaffemaskinen. Vi må kanskje tenke nytt om hvordan vi kommuniserer med kolleger. Når du vil snakke med en, eller flere kolleger kan du ikke lenger gå bort til dem og si "Kan vi ta 10 minutter i møterommet?" Nå inviterer mange til et nettmøte isteden. Men nettmøter er ikke den eneste måte å kommunisere synkront på. Kjappe utvekslinger av meldinger i en Teams- eller Slack chat kan også være synkron kommunikasjon. Fordelen er at vi ikke binder opp tid i kalenderen, men kan ta praten som en nettprat der og da.

Les også: Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Synkron kommunikasjon er perfekt når du trenger svar på et spørsmål med en gang. Det kan nok også være det beste når de trenger brainstorming, eller når du vil få ideer og innspill fra flere andre på en gang. Da er møter ofte det vi tenker på først. Men det er ikke sikkert det alltid er det beste.

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å må snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

I et møte, eller i en rask chat, er det ofte lite tid til å vurdere hva som er et godt svar på et spørsmål, eller vurdere alternative løsninger på problemer. Du har kanskje ikke tid til å skaffe nødvendig informasjon eller ressurser for å løse et problem på en god måte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale. Eksempler på dette kan være epost, samtaler i Teams-kanaler, intranettinformasjon, samarbeid gjennom prosjektstyringsverktøy og bruk av video som kan spille av når som helst.

En arbeidsprosess, eller et prosjekt vil ofte kreve møter, men om vi bruker de digitale samarbeidsskanalene på en god måte kan det bli færre møter

Men noen av de synkrone metodene kan også være asynkrone eller hybrider. Selv om chat kan gjøres i sanntid, trenger du ikke å svare på en kollegas spørsmål med en gang. Det samme gjelder kanalmeldinger i Slack eller Teams. Du kan velge å svare dem med en gang eller når du er tilgjengelig. En hybrid kan være at noen deltar i et nettmøte, mens andre kan spille av et opptak av møtet senere.

Les også: Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese en epost eller et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes eller ringes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha et svar straks?

• Trenger de jeg jobber sammen med informasjon fra meg her og nå?

• Er du sikker på at vi må ha et møte på dette?

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å

• Sende en epost eller lage et Teams-innlegg

• Gjøre om et informasjonsmøte til en innspilt video.

• Skriv inn dine kommentarer i et dokument fremfor å ha et møte for å kommunisere det samme verbalt.

• Lag en skjermvideo for å forklare noe fremfor å gjøre en demo i et møte.

Les også: Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Det er ikke bare en rett måte å kommunisere på når vi arbeider på ulike steder. Noe haster og trenger umiddelbar oppmerksomhet. Andre, mindre presserende saker kan håndteres på en mindre forstyrrende og kanskje enda bedre måte. Med en bedre forståelse av når du bruker hva kan du sannsynligvis spare tid, ha færre avbrytelser for møter og oppnå høyere fleksibilitet enten du jobber hjemme eller på kontoret.

Les mer om å samarbeide når vi er på forskjellige steder og det er uforutsigbart når vi møtes.

Å lede når noen er hjemme og noen på kontoret

Du må unngå at de som sitter hjemme får følelsen av å gå glipp av noe

Dette blogginnlegget er inspirert av et innlegg fra Camtasia som leverer programvare for innspilling og redigering av video.

Er det OK å ha en privat chat mens man deltar i et nettmøte?

Jeg bruker normalt å hevde at om du skal være med på nettmøtet må du også ha hodet i møtet og ikke i la deg distrahere av alt mulig annet. Tilsvarende må den som er møteleder eller presentere i møtet engasjere med deltakerne så de ikke får anledning til å bli distrahert.

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Likevel, når jeg tenker etter, er det situasjoner der det kan være OK å ha en privat chat i møtet.

Du trenger nyttig informasjon som kan bidra positivt til møtet.

Hold markøren over bildet til den du vil chatte med og start en samtale

La oss si dere er en gruppe som deltar i et nettmøte og så er dere usikre på noe, eller mangler informasjon. Det kan ofte føre til lange diskusjoner om noe ingen har klare fakta på og det er ganske bortkastet tid.

Dersom du vet om noen som har denne nødvendige informasjonen kan du kontakte vedkommende i en chat mens dere er i møtet. Ofte kan man få et kjapt svar som løser saken. Da kan vi diskutere basert på fakta. Dette kan også være mye bedre enn å si "da får vi komme tilbake til det siden". Da utsetter vi noe som kunne vært avgjort nå og det er ikke effektivt.

Når du trenger å sjekke ut eller søke støtte fra en annen i møtet.

La oss si dere er i et møte og så kommer det opp et tema som du ikke er forberedt på. Du ville gjerne ha snakket med en kollega om dette fordi det er noe som påvirker dere begge. Da kan det være en mulighet å åpne en personlig chat med din kollega for å gjøre en kjapp konferering før dere kommer med et felles innspill i møtet.

Er dette OK? Hva synes du?

Før møtet, eller i en pause.

Du kan skille ut privat chat i eget vindu og ha ved siden av møtet

Ofte når vi møtes i et møterom har man litt småprat med kolleger som sitter ved samme bort før møtet starter, eller en prat i en pause. Noe av den praten er ikke ment for alle. Kommer du litt tidlig inn i nettmøtet, eller det er et litt lengre møte med pause kan du gjøre det samme i en privat chat.

I workshopen Smarte møter med Teams (i deres møterom, eller i nettworkshop) er dette noe av det vi øver på.