Kan vi fortsette å ha så mange møter?

For mange, og særlig for ledere, er ofte dagene fylt med møter. Det blir lite tid til å gjøre egne arbeidsoppgaver. Det ser vi på statistikkene Microsoft publiserer som sier at 42% av møtedeltakerne i en typisk uke sender epost eller starter Teams-samtaler i møtet. Disse har mest sannsynlig ikke noe med dette møtet å gjøre. Og hvor mange chatter og eposter man svarer på vet vi ikke. Sikkert en del.

Men, alternativet er ofte å gjøre det etter vanlig arbeidstid. Kunne vi frigjøre noe av møtetiden kunne det bli både bedre møter og bedre tid til egne oppgaver. 

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Før du inviterer til et møte bør du kanskje stille deg selv noen spørsmål.

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Før, når nesten all skriftlig kommunikasjon foregikk på epost er det forståelig at vi trengte møter for å få fortgang i en sak og komme frem til en beslutning. Typisk vil en epost du sender til en gruppe i dag tidligst resultere i svar fra de fleste neste dag. Så for en meningsutveksling med 3-4 ganger frem og tilbake kan ta en uke. Og når alle trykker svar alle på sine svar blir dette spredd ut i innboksen din og det blir vanskelig å oppsummere.

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å starte en Teams-samtale

Slik trenger det ikke å være lenger. Erfaring viser at kommunikasjon i Teams ofte driver en mye raskere omløpstid. Alle svar og innspill på en sak vil alltid ligge samlet under temaet til det opprinnelige innlegget. Eventuelle saksdokumenter kan legges som lenker i samme Innlegg, og alle kan legge inn sine kommentarer og forslag rett i dokumentene.

Bruk en Teams-kanal for saksbehandling og beslutning

I illustrasjonen kan du se et eksempel der behandling av en sak starter med et Innlegg i en relevant kanal. Andre gir sine innspill ved å trykke på Svar. Alle kan åpne det vedlagte dokumentet, kommentere dette, og legge inn sine innspill også der. Det gjør de rett på originalen og ikke på en kopi sendt på epost som ofte ble gjort før.

Hvordan redusere antall møter, og være mer effektiv i møtene du deltar i?

Godtar du alle møteinvitasjoner du får? Synes du det er vanskelig å si nei? Les mine tips her: Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Vi kommer fortsatt til å ha møter. Mange har ukemøter, ledermøter og andre regelmessige møter. Det kan godt være det er fornuftig, men kan vi gjøre dem kortere? Her er noen tips til hva dere kan gjøre: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

 Her er forslag til noen bedriftsinterne workshops som kan hjelpe dere med å redusere antall møter og gjøre de møtene dere har mer effektive:

• Smart samarbeid med Teams

• Smarte møter med Teams i møter- hybrid og på nett

• Smart samarbeid med OneNote i Teams

Tre ting du kan gjøre i Teams-møtet som vil imponere dine kolleger

Så du tror du kan Teams-møter nå?

De fleste har ikke tid eller nysgjerrighet til å utforske alle muligheter i den digitale verktøykassen. De er naturlig nok mest interessert i å gjøre en god jobb innenfor sitt fagfelt eller ansvarsområde. Det er jo derfor de har akkurat den jobben.

Bare spesielt interesserte ser på instruksjonsvideoer

Så når noen arbeidsgivere tilbyr en rekke videoer de ansatte kan se for å lære seg for eksempel Teams, er det bar de spesielt interesserte som ser dem. Resten trenger å bli introdusert til nye muligheter for å bli oppmerksom på den og ta dem i bruk. Det kan være gjennom en instruktørledet workshop, men også fra en kollega.

Du kan bidra til andre

Du som leser denne bloggen er sannsynligvis blant de spesielt interesserte :-)  Er du det, og kan du hjelpe dine kolleger med smarte tips av og til blir du anerkjent og dere oppnår mere sammen.

Her får du tre tips til noe du kan dele og som kan skape bedre engasjement i møter der en eller flere deltar på Teams.

1 - Presenter PowerPoint som er proff

Det jeg ser ofte når noen skal presentere PowerPoint i et Teams-møte er at de først åpner presentasjonen på sin PC. Så deler de skjerm og starter lysbildefremvisning. Om du gjør dette dekker presentasjonen hele skjermen, du mister øyekontakten med møtedeltakerne, og ser ikke presentasjonsnotater. Og hva er nå neste lysbilde?

Neste gang du skal presentere, bruk PowerPoint live. Da lastes presentasjonen opp til møtet, og når du presenterer ser du deltakerne på skjermen, dine møtenotater og de neste lysbildene. Det gir en helt annen opplevelse og engasjement. Visste du dette allerede? Kanskje, men vet kollegene dine om dette? Jeg holdt nettopp en workshop for en gruppe som har hatt Teams-møter i 5 år, og ingen av dem visste om dette.

Les hvordan du gjør dette i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

2 - Engasjer med deltakerne med Microsoft Whiteboard

Når du trykker på dele-knappen i Teams får du mange velg. De fleste ser bare etter dele skjerm-muligheten. Men rett under denne kan du starte Microsoft Whiteboard. Denne erstatter møterommets Whiteboard og flippovere. For de kan du jo ikke bruke når noen er med på Teams! Her finner du alle muligheter du ville brukt i et møterom. Skriv på tavlen med en tusj, eller sett opp gule lapper med ideer. Dersom alle har med seg PC i møterommet har både de, og de som deltar fra annet sted like muligheter til å bidra.

Les hvordan i Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

3 - Flytt møtet fra mobil til PC - og til mobil igjen

Har det hendt at bussen har vært forsinket, eller at du står fast i bilkø? Og du hadde planlagt å være med i Teams-møte på kontoret? Ta opp mobilen, og bli med derfra (stopp, eller handsfree om du er i bilen). Etter 20 minutter er du på kontoret. Der overfører du møtet sømløst til PC.

Eller du har et møte på slutten av dagen, og du skal hente barn på skolen. Møtet dra ut, og du må gå. Overfør møtet sømløst til mobilen og ta møtet med deg. De andre i møtet merker ingenting.

Les hvordan i 3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Vil dere ha litt drahjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer? Sjekk ut alle Smart endring workshops

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Presenter som de gjør på Dagsrevyen i Teamsmøtet

Du har sikkert sett når en nyhetsoppleser presenterer en sak og i bakgrunnen ser du grafer, bilder og annet som er relevant for saken. Det kan du gjøre i Teams-møtet også. Det krever litt forberedelser for å tilrettelegge, men ser veldig proft ut, og så får du litt ekstra oppmerksomhet.

Finn først frem det du vil presentere på skjermen. Det er en fordel å ha to skjermer slik at du kan  samle materiale du vil presentere på den ekstra skjermen, og ha Teamsmøtet og det du ikke vil vise fram på en din hovedskjerm. Men det fungerer også om du har en skjerm fordi du kan velge å vise bare ett av dine programmer/vinduer i Teamsmøtet.

 Les mer om to skjermer i Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

 Start møtet og velg å presentere. Nå kan du plassere deg selv i bildet på ulike måter.

 Dette er bare en av mange muligheter du finner i et Teams-møte. Jeg tipper de fleste ikke bruker  mer enn 20% av mulighetene som tilbys. For mange er det helt greit, men vil du skape engasjement i møtet, unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og gjør andre ting ved siden av møtet, kan det være lurt å benytte seg av flere måter å presentere og engasjere på.

Skal du arrangere møter, workshops, konferanser eller webinarer lærer du alt om dette i workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Gjør det enklere å få øyekontakt med deltakerne i nettmøtet

Alle sier du skal se rett i kameraet, og ikke på bildet av deltakerne på skjermen, for da ser du ned. Det er lettere sagt enn gjort. Særlig når vi presenterer noe, skal se på skjerminnhold, eller gjøre notater i møtet.

Men det finnes mulighet til å gjøre det litt enklere. I Teams vil vanligvis videobildene av deltakerne arrangeres automatisk avhengig av størrelse og layout på din skjerm, og vil ofte vises i et felt til høyre i møtevinduet. Deg selv ser du helt nederst til høyre, så hvis du vil sjekke ditt eget utseende ser du i alle fall ned.

Se deltakerne i øynene når du presenterer

Du kan imidlertid endre på skjermoppsettet i Teams slik at bildene av deltakerne og ditt eget bilde vises på toppen, og har du møtevinduet øverst på skjermen vil disse være rett under webkameraet. Da ser du nesten rett i kameraet om du ser på deltakernes bilder. Brukt sammen med PowerPoint live vil du presentere PowerPoint og samtidig ha god kontakt og kunne se deltakerne i øynene når du presenterer.

Les også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 Vil du ikke se deg selv?

Noen synes det er ubehagelig og slitsomt å se seg selv hele tiden. Mange som bruker Zoom har funnet ut at de kan slå av bildet av seg selv. Det har du ikke kunnet gjøre i Teams, før nå. Dersom du trykker på de tre prikkene i ditt eget bilde på skjermen kan du velg å skjule dette for deg selv.

Ser møtedeltakerne deg inn i øret?

I mange møter har jeg observert at jeg ser noen deltakere fra siden og litt nedenfra og opp. Da forstår jeg at de bruker webkamera på Pcen i en dokkingstasjon ved siden av seg og en stor skjerm de jobber på foran seg. Da er det vanskeligere å få øyekontakt. Jeg vil oppfordre alle som jobber slik til å skaffe seg et eksternt webkamera. Det får du fra ca. kr. 400, men om du vil ha HD-kvalitet og ta deg best mulig ut anbefaler jeg å gå opp en klasse. Det finnes fra flere leverandører. Ett eksempel er Microsoft modern Web-cam  som koster Kr. 780 ink. MVA. Det er sertifisert for Microsoft Teams, har høykvalitets video med HDR og en naturlig utseende-funksjon som tilbyr ansiktsretusjering og automatisk lyskorrigering. Festes på toppen av skjermen, på stativ eller kan stå på en hylle over PC-skjermen.

 Lykke til med møter fremover der du har god øyekontakt med de andre deltakerne

Bruk Spørsmål og svar-appen i Teams-allmøter og Webinarer

For større allmøter, informasjonsmøter eller Webinarer kan det være upraktisk å avbryte en presentasjon for spørsmål, eller å samle dem til slutt og risikere at det ikke blir tid igjen til spørsmål.  Da kan det være praktisk å kunne stille spørsmål underveis, og få svar fra en eller flere andre som ikke presenterer.

Til nå har vi gjerne brukt møtechatten til dette, men den er ikke alltid egnet. Dersom flere etter hverandre stiller spørsmål, hvordan ser vi hvilket svar som hører til hvilket spørsmål? Det kan også være at flere kan bidra med svar på samme spørsmål, men svarene kan ikke knyttes til et bestemt spørsmål.

Nå kan du alternativt bruke den nye møteappen Spørsmål og svar. Den som inviterer til møtet kan legge til denne appen før eller under møtet og oppfordre til å bruke den fremfor chatten. Her kan hvert spørsmål få flere svar og kommentarer som henger sammen med spørsmålet. Den som har stilt spørsmålet kan også markere det svaret hen mener er best.

Forsøk selv å opprette et møte og teste det ut. Gjør som illustrert under!

Er det et følsomt tema og du kan risikere å få spørsmål som ikke burde vært stilt her, eller svar som ikke er passende, kan du krysse av for å moderere deltakersamtaler. Da vil du som møtearrangør måtte godkjenne spørsmål og svar før de blir synlige for alle.

Dersom dere ønsker å benytte dere av Spørsmål og svar vil det ofte være en fordel å ha en dedikert person som administrerer dette. Merk at dette må være møtearrangøren om dere vil ha modererte samtaler. Det kan også være lurt å deaktivere møtechatten så deltakerne ikke blir forvirret av at det er to steder man kan stille spørsmål.

Som en kuriositet kan jeg nevne at Spørsmål og svar er en Yammer-funksjon tilpasset til Teams. Men du må ikke bruke Yammer for å kunne bruke Spørsmål og svar i Teams. Om du vil lese mer om hvordan Yammer komplementerer Teams, sjekk Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Ønsker dere å lære mer om, og trene på å arranger store møter, konferanser, workshops og Webinarer inneholder den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams  alt du trenger for å bli trygg, og ha god kontroll i alle slike situasjoner.

Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Har du fått en ny knapp i PowerPoint nylig? Det er ikke sikkert du har lagt merke til den, men den knappen gir deg en helt ny, og bedre måte å presentere lysbilder i Teams-møtet. Du kjenner kanskje igjen situasjonen; Du henter opp en PowerPoint på skjermen. Så deler du skjerm, og starter presentasjonen. Nå ser du bare din eget lysbilde. Du ser ikke deltakerne i møtet, og når du presenterer lurer du av og til på hva neste lysbilde er, og kanskje savner du presentasjonsnotatene dine. Du merker du har for dårlig tid til å vise alle lysbildene og blar fort over 2-3 bilder. Nå lurer møtedeltakerne hva de gikk glipp av.

Slutt å dele skjerm når du skal presentere

Neste gang du skal vise PowerPoint og har fått den opp på skjermen, ikke del skjerm! Trykk på Presenter i Teams-knappen. Presentasjonen din lastes opp til Teamsmøtet og vises i presentasjonsmodus for deltakerne. Selv ser du presentasjonsvisningen med hvilket lysbilde du viser, og de neste lysbildene. Får du dårlig tid hopper du bare over noen lysbilder uten at møtedeltakerne merker det. Du ser også dine presentasjonsnotater, og noe av det beste, du ser møtedeltakerne også. Det er ikke lenge som å snakke til veggen, men har kontakt med deltakerne i møtet.

Oppdater PowerPoint på din PC

Ser du ikke Presenter i Teams-knappen? Da kan det hende du ikke har siste versjon av Office installert. Du kan ofte selv sjekke om det finnes oppdateringer. Velg Fil -> Konto og trykk på knappen Oppdateringsalternativer. Velg Oppdater nå. Sjekk om du har fått muligheten i PowerPoint nå. Ikke alle IT-avdelinger lar deg gjøre dette, og da må du bare vente, men en dag vil den nye knappen være der.

Flere måter å bruke PowerPoint live

Måten å presentere på er ikke ny. Den kaller PowerPoint live og har vært der lenge. Men mange har ikke oppdaget den. Dersom du ikke har Presenter i Teams-knappen i PowerPoint kan du likevel oppnå det samme resultatet ved å velge denne presentasjonsmuligheten i Teams-møtet.

Les mer om dette og enda flere muligheter dette gir deg i Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Lær å organisere og presentere i Teams-møter

Vil de opptre som en proff i Teams-møtene, ha stålkontroll på deltakerne og sikre godt engasjement med ulike verktøy kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Er det bare deg kan du sjekke ut nettkurset på https://nettkurs.smartendring.no som du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Er du en god møteleder?

Har du deltatt i et møte som burde vært god bruk av deltakernes tid, men som ikke førte til noen ting? Hvem sitt ansvar er det? Alle deltakere har selvfølgelig et ansvar, men det største ansvaret har møtelederen som vanligvis også er den som har invitert til møtet.

Jeg vet ikke hvor mange tusen møter jeg har deltatt i, og hvor mange av dem jeg har arrangert selv. Men jeg kjenner følelsen av avmakt når man sitter der og ønsker at man var et annet sted. Da føler du ikke veldig for å komme med mange bidrag i møtet. Du vil bare at det skal slutte så fort som mulig. Er møtet i et møterom er du fanget, og i et nettmøte forsøker du å få gjort litt jobb mens du lytter med et halvt øre til møtet. Slike møter er ikke bra for noen.

Men det trenger ikke å være slik. Dersom du eier møtet kan du gjøre mye for at alle skal føle at det var verd tiden å delta.

Her er mine 5 tips du som møteorganisator- og leder bør tenke på for at alle skal ha best mulig utbytte av møtet. Jeg tar utgangspunkt i det mest aktuelle møtescenariet nå der noen deltar i et møterom på kontoret, og noen hjemmefra eller et annet sted utenfor kontoret. Det vil si at vi må bruke digitale møteverktøy som Teams, WebEx og Zoom og samarbeidsverktøy som Teams og Slack.

1 - Del agenda med deltakerne før møtet

Da vet deltakerne hva de kan forvente og kan forberede seg. Mangel på agenda er det jeg hører flest klager på når det gjelder møter.
Men når du inviterer til møtet er gjerne et par uker frem i tid og da er ikke agendaen ferdig ennå. Det kan også hende du vil ha innspill til agendaen fra møtedeltakerne.
Det er ikke noe problem. Du kan oppdatere møteinvitasjonen med agenda når det nærmer seg. Om du bruker Teams kan du også be om innspill til agenda og dele møtedokumenter i møtechatten som er tilgjengelig fra det øyeblikket du har sendt møteinvitasjonen. På den måten unngår vi å sende en masse på epost.

2 - Se opp for synkehull.

Faller du ned i ett er det ikke lett å komme opp igjen. Ikke la noen kuppe møtet, eller henge seg opp i en detaljdiskusjon som tar uforholdsmessig lang tid. Lag en parkeringsplass for tema og innspill som ikke passer inn i dette møtet. Bruk gjerne møtechatten til dette. Da er det dokumentert, og du kan følge opp denne etter møtet.

3 - Pass på tiden.

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte.

Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

4 - La alle bli hørt.

Ikke la de taletrengte bruke opp all tiden. Bruk møtechat, og tavle for å gi alle like store muligheter til å komme med sine innspill.

Les hvordan du engasjerer med de introverte Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

5 - Dokumenter beslutninger og oppfølgingsoppgaver.

Gjør dem synlige for alle deltakerne og be om bekreftelser for at oppgavene er gjennomført. Bruker dere Teams kan oppgaver tildeles i møtechatten med å nevne en person.
Skriv: @møtedeltaker - Oppgave: Sjekk budsjettposten for innkjøp av nye PC'er.

Når oppgaven er utført merkes oppgaven med en tommel opp, og med en kommentar om det er naturlig.

Men hvorfor skal vi ha møter? Les mer om dette i Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

 Dersom dere vil bli bedre i å forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene kan dere gjerne vurdere den bedriftsinterne workshopen Smartere møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Har du vært med på at dere er to eller flere som skal presentere i allmøtet, på en konferanse eller i webinarer?

Det jeg ser ofte når noen skal presentere er at de starter med å dele skjerm. Da ser vi andre alt som ligger på deres skrivebord. Så starter presentasjonen og den fyller Teams-vinduet vårt. Problemet er at den gjør det samme for den som presenterer. Har du opplevd dette når du presenterer i Teams-møte? Så hender det at vi får litt dårlig tid og vil hoppe over et par lysbilder. Men det kan vi ikke, så vi blar fort forbi. Nå lurer møtedeltakerne på hva de gikk glipp av. Nå skal en annen presentere rett etter dette og det samme gjentar seg. Mens denne fikler med å få opp presentasjonen henter møtedeltakerne seg en kaffe …

Presenter PowerPoint enkelt der du ser neste lysbilde og dine notater

Men dette kan løses veldig elegant om du ikke deler skjermen din, men bruker presenter PowerPoint-funksjonen i Teams. Denne er fundamentalt forskjellig fra å dele innhold du allerede har på skjermen. Det du ser under overskriften PowerPoint er ikke presentasjoner du har åpent på skjermen, men lenker til presentasjoner du har redigert nylig. Trykker du på en av disse lastes presentasjonen opp til møtet i presentasjonsmodus.

Nå kan du presentere dine lysbilder og bla i dem med pilene. Du kan også hoppe over- og gå tilbake til tidligere lysbilder uten at deltakerne ser lysbildene mellom. Det er veldig praktisk dersom du får litt dårlig tid mot slutten av en presentasjon og må hoppe over noen lysbilder.

Du kan også se dine presentasjonsnotater for hvert lysbilde.

Samarbeid om presentasjonen med en kollega

Når presentasjonen er lastet opp til møtet er det møtet som eier den. Dersom dere er to eller flere som skal dele på å presentere kan dere bytte på å gjøre dette i den samme PowerPoint-presentasjonen. Du sier bare " Lise, kan du ta kontroll og fortsette herfra?" Lise trykker på Ta kontroll og styrer lysbildene selv. Og nå er det hun som ser presentasjonsvisningen. Alle andre deltakere ser bare det lysbildet vi vil de skal se.

Gjør det enkelt for andre å presentere og la dem fokusere på innholdet.

Dette har jeg benyttet meg av når jeg har vært produsent på nettkonferanser. Ikke alle foredragsholderne er godt trent i Teams-presentasjoner. Jeg får dem til å sende meg PowerPoint-presentasjonen på forhånd. I Teams-møtet er det jeg som laster den opp og så sier jeg bare "Vær så god, trykk på Ta kontroll for å overta."  For mange er dette en stor lettelse, og det blir mye mindre byttetid mellom foredragsholdere fordi de slipper å fikle med dette selv. De kommer til dekket bord og kan holde sin presentasjon.

Vil du lære mer om å presentere i Teams-møter har Smart endring flere aktuelle workshops avhengig av behov og ambisjonsnivå. Se Smart endring AS nettsider og blogg.

Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser.

Har du irritert deg over alle chat-varslene du får i Teamsmøter? Og som fortsetter selv etter at du har forlatt møtet?
Får du chatvarsler på skjermen der andre kan se innholdet i chatten?

Når du tar i bruk Teams er det med et standard oppsett for varsler i likhet med Outlook og andre programmer. Dette har aldri passet meg. Jeg vil selv bestemme hvilke varsler jeg vil ha og når. Teams gir deg omfattende muligheter til å stille inn varslene slik du ønsker dem.

Endre de mest vanlige varslene

Åpne varselinnstillingen. Justeringer du gjør her er generelle innstillinger. Du velger selv hva som passer for deg.

De varslene jeg vanligvis sjekker er:

1. E-postvarsler - Jeg vil helst ikke ha mer e-post, men denne varslingen er faktisk veldig nyttig. Dersom noen har sendt meg en chat, eller nevnt meg i en Teams-samtale, og jeg ikke ser den får jeg en epost om hvem den er fra og hva det gjelder med en lenke til Teams-meldingen. Dette er sikkerhetsnettet i Teams som gjør at du ikke trenger å være redd for å gå glipp av viktige meldinger til deg. For vi lesser jo e-post fremdeles :-) Det fine er at om du leser meldingen innen en time som er standardinnstillingen får du ikke e-post. Smart, ikke sant?

2. Vis forhåndsvisning av melding - Får du chatvarsler på skjermen der andre kan se innholdet i chatten? Det kan du hindre ved å slå av denne innstillingen. Da unngår du at andre ser deler av en personlig melding som bare er ment for deg om noen skulle se skjermen din. Det kan være ganske pinlig i et nettmøte …

3. Varsler for samtaler og reaksjoner - Sier det ping og får du opp et flagg på skjermen hver gang noen gir deg en tommel opp, eller en annen reaksjon? Morsomt første dagen, men forstyrrende i lengden. Dette og mere kan du justere ved å velge Egendefinert under Team og kanaler.

Bestem over egen tilgjengelighet i Teams

Din tilgjengelighetsinformasjon vises andre basert på din kalender. Har du et møte i kalenderen visses du som rød, har du ikke vises du som grønn. Denne automatikken kan du overstyre ved på velge selv hvordan andre skal se din tilgjengelighet. Du kan også legge inn en "Out of Office" melding ved å angi en statusmelding. Det fine er at kollegene dine ser denne før de sender deg en melding i Teams. 

Får du møtevarsler du ikke vil ha?

Har du opplevd at du skal skrive i møtechatten i et Teams-møte og så kommer du ikke til fordi varselflagg på skjermen fra andre chatter hindrer deg i å skrive. En annen situasjon kan være at du går ut av et Teams-møte fordi du må i at annet møte? Da vil du likevel fortsette å få varsler fra det møte du har forlatt.

Du kan slå av møtechat-varsler under varselinnstillinger, men da vil det gjelde alle møter. Finn møtechatten for det aktuelle møtet i Chat og slå den av. Da gjelder det bare dette møtet.

Beste praksis for å mestre Teams-arbeid og Teams-møter

Vil dere ha en rask innføring i beste praksis for Teams-arbeid og Teams-møter kan dere vurdere 1-times nettworkshopene med inntil 20 deltakere og lære smart arbeid og samarbeid med Teams fra egen PC.

• Bruk Teams smartere

• Smartere nettmøter med Teams

Er det bare deg, kan nettkurs du gjennomfører i eget tempo være et godt alternativ.

• Smart endring nettkurs
  
  
  
  

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Utnytt muligheten den digitale verktøykassen gir oss til å samarbeide, holde oss oppdatert og koordinere med andre uten møter.

Bjørn O. Hopland er daglig leder i Smart endring as og rådgiver i den digitale arbeidhverdagen

Da COVID-19 traff oss måtte mange av oss plutselig jobbe hjemmefra. Selv om det å jobbe utenfor kontoret ikke er nytt hadde mange ikke opplevd utfordringene (og fordelene) med en helt digital arbeidsplass på denne måten før. Dette reiste fort mange spørsmål. Hva er den beste måten å kommunisere med kollegene på nå? Hvordan vet jeg når jeg skal ringe eller invitere til et nettmøte, og når jeg heller sender en e-post eller en chat? 

Mange har opplevd en økning i antall møter i denne tiden. Det fører til mer bunden tid og gir mindre tid til å "gjøre jobben". Møter kan være viktige, men må vi ha flere møter? Kunne noen av møtene vært erstattet av andre kommunikasjonsformer?

Må vi ha møter for å snakke sammen?

Møter er synkronkommunikasjon i likhet med en telefonsamtale, eller en prat ved kaffemaskinen. Vi må kanskje tenke nytt om hvordan vi kommuniserer med kolleger. Når du vil snakke med en, eller flere kolleger kan du ikke lenger gå bort til dem og si "Kan vi ta 10 minutter i møterommet?" Nå inviterer mange til et nettmøte isteden. Men nettmøter er ikke den eneste måte å kommunisere synkront på. Kjappe utvekslinger av meldinger i en Teams- eller Slack chat kan også være synkron kommunikasjon. Fordelen er at vi ikke binder opp tid i kalenderen, men kan ta praten som en nettprat der og da.

Les også: Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Synkron kommunikasjon er perfekt når du trenger svar på et spørsmål med en gang. Det kan nok også være det beste når de trenger brainstorming, eller når du vil få ideer og innspill fra flere andre på en gang. Da er møter ofte det vi tenker på først. Men det er ikke sikkert det alltid er det beste.

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å må snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

I et møte, eller i en rask chat, er det ofte lite tid til å vurdere hva som er et godt svar på et spørsmål, eller vurdere alternative løsninger på problemer. Du har kanskje ikke tid til å skaffe nødvendig informasjon eller ressurser for å løse et problem på en god måte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale. Eksempler på dette kan være epost, samtaler i Teams-kanaler, intranettinformasjon, samarbeid gjennom prosjektstyringsverktøy og bruk av video som kan spille av når som helst.

En arbeidsprosess, eller et prosjekt vil ofte kreve møter, men om vi bruker de digitale samarbeidsskanalene på en god måte kan det bli færre møter

Men noen av de synkrone metodene kan også være asynkrone eller hybrider. Selv om chat kan gjøres i sanntid, trenger du ikke å svare på en kollegas spørsmål med en gang. Det samme gjelder kanalmeldinger i Slack eller Teams. Du kan velge å svare dem med en gang eller når du er tilgjengelig. En hybrid kan være at noen deltar i et nettmøte, mens andre kan spille av et opptak av møtet senere.

Les også: Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese en epost eller et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes eller ringes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha et svar straks?

• Trenger de jeg jobber sammen med informasjon fra meg her og nå?

• Er du sikker på at vi må ha et møte på dette?

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å

• Sende en epost eller lage et Teams-innlegg

• Gjøre om et informasjonsmøte til en innspilt video.

• Skriv inn dine kommentarer i et dokument fremfor å ha et møte for å kommunisere det samme verbalt.

• Lag en skjermvideo for å forklare noe fremfor å gjøre en demo i et møte.

Les også: Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Det er ikke bare en rett måte å kommunisere på når vi arbeider på ulike steder. Noe haster og trenger umiddelbar oppmerksomhet. Andre, mindre presserende saker kan håndteres på en mindre forstyrrende og kanskje enda bedre måte. Med en bedre forståelse av når du bruker hva kan du sannsynligvis spare tid, ha færre avbrytelser for møter og oppnå høyere fleksibilitet enten du jobber hjemme eller på kontoret.

Les mer om å samarbeide når vi er på forskjellige steder og det er uforutsigbart når vi møtes.

Å lede når noen er hjemme og noen på kontoret

Du må unngå at de som sitter hjemme får følelsen av å gå glipp av noe

Dette blogginnlegget er inspirert av et innlegg fra Camtasia som leverer programvare for innspilling og redigering av video.