Alt kan ikke løses med KI. Sjekk automatisering i Teams

Ikke se deg blind på AI for å fremme produktivitet. Noen ganger er automatisering det som skal til. Microsoft 365 har et innebygget verktøy for automatisering av arbeidsprosesser, Power automate. Dette er et såkalt "Low code/no code" verktøy som ikke forutsetter at du trenger å skrive programmer, men at du kan plukke ut og sette sammen moduler for dine formål.

Teams Workflow automatiserer arbeidsprosesser

Dette er nylig blitt enklere tilgjengelig for flere. Funksjonaliteten i Power automate er nå tilgjengelig gjennom å velge appen Workflow i Teams. Den finner du ved å legge til apper på venstre side i Teams-skjermen. Du kan også velge en eksisterende, eller lage en ny arbeidsflyt ved å velge + menyen i en Teams-chat eller i en kanal. For å opprette nye arbeidsflyter kan du bruke en av de tilgjengelige malene, eller bygge den fra grunnen av.

Likevel, det kreves ganske god innsikt og teknisk mot for å våge seg på å lage slike automatiseringer. Heldigvis er det også noen ferdig utviklede apper som bruker Workflow-muligheter og som er lettere tilgjengelig. Jeg anbefaler å teste ut Godkjenninger og Oppdateringer som er slike ferdig lagde Workflow-moduler.

Godkjenninger

Tenk deg at dere jobber i et prosjekt og skal utarbeide dokumentasjon som skal leveres en kunde, eller utarbeider nye interne retningslinjer for sikkerhet. Da er det ofte nødvendig å ha en godkjenningsprosess for å sikre kvalitet og innhold. Arbeidsdokumentet ligger selvfølgelig i Teams, og en eller flere skal godkjenne dokumentet før det publiseres. Da kan du bruke Godkjenner-appen.

Her er en trinn for trinn oppskrift

Oppdateringer

Dere jobber kontinuerlig for å sikre og forbedre kvalitet i virksomhetens leveranser. Hver uke vil du som teamleder gjerne ha en liten oversikt over hva som er gjort, og hva som er planlagt fremover av hver enkelt. Oppdateringer-appen kan bidra til at dette gjøres effektivt og med minst mulig unødvendig kommunikasjon i Teams eller på epost.

Søk opp, og legg til Oppdateringer appen i Teams. Du kan velge å bruke en av malene som utgangspunkt, eller opprette en oppdatering fra grunnen av. Her har jeg redigert Ukeoppdateringsmalen, og publisert til vår felles kanal for kvalitetsarbeidet. Jeg har ikke tatt med alle detaljer i å opprette mitt tilpassede skjema, men her er i alle fall overordnet fremgangsmåte.

Er dere rimelig godt inne i Teams kan det hende dere er modne for å utnytte Workflow og andre moduler som kan bidra til effektivt arbeid og samarbeid, slik som Forms for spørreundersøkelser, Lists for oversikter mm. og To Do for personlig oppgaveoversikt og prioritering. Trenger dere en dytt for å komme i gang?

Sjekk gjerne Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Finner du ikke tilbud om workshops dere er ute etter? Ta kontakt så kan det hende vi kan sette sammen noe bare for dere. Og husk, alt kan ikke løses med kunstig intelligens.

KI-analyse av bilder er nyttigere enn bildegenerering

Jo da, KI-bildegenerering med Copilot og DALL-E er morsomt og kan være nyttig. Blant annet bruker jeg det til bloggillustrasjoner. Men tolking og analyse av bilder kan være mye mer nyttig for de fleste.

Hva gjør du med flipoverarkene etter workshopen?

Jeg har deltatt i og ledet utallige workshops som har produsert masse flipoversider med tekst, figurer og Post-IT lapper. Så går det med timer til å digitalisere (dvs. skrive ned) all informasjonen, gruppere den og analysere den. Jeg skulle ønske jeg hadde hatt Copilot den gangen.

Trykk på foto på Copilots spørrelinje

Da hadde jeg bare vippet opp mobilen, tatt et bilde av hver flipoverside og bedt Copilot om å trekke ut teksten, tolke figurene, og gruppere Post-IT lappene etter ønsket tema.

Her er et eksempel jeg prøvde nå fra Copilot-appen på mobilen. Har du ikke denne kan du installere den gratis og benytte deg av Copilot for nettet på mobil uten kostnad.

Hva med mer kompliserte figurer og tegninger?

Jeg fant frem et bilde av et flipoverark fra en lederworkshop gjennomført for mange år siden. Den er litt mer komplisert, så jeg var litt spent. Først ba jeg om en tolking av Post-IT lappene, og deretter om å forklare figuren tegnet på siden. Begge deler fungerte veldig bra. Siden jeg hadde bildet fra før, gjorde jeg denne øvelsen fra sidepanelet i Edge.

Her lastet jeg opp bildet fra Copilot spørrelinjen og skrev mine instruksjoner som vist på bildet.

Også det har du allerede tilgjengelig. Du trenger altså ikke ha en lisens for Copilot for Microsoft 365. Les mer om de ulike Copilotene her Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Oppsummering av mine seminarnotater laget i OneNote

OneNote har vært mitt favorittverktøy i Office siiden det ble lansert i Office 2003. I de senere år har jeg brukt OneNote på iPad og gjort håndskrevne noteter og illustrasjoner. Jeg skriver som en gris, så jeg var spent på om Copilot kunne tolke også min håndskrift. Jeg deltok på et seminar i regi av Storebrand nylig om å få flere til å stå i jobb lenger og hva som skal til for at de gjør det. Etter seminaret åpnet jeg notatsiden i Edge og brukte sidepanelet til å gjøre et utklipp og et sammendrag av de viktigste punktene. Her er de:

Deltok du på seminaret tror jeg nok du vil nikke gjenkjennende til Copilots oppsummering.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

 Dere som har tatt i bruk Planner som felles oppgave- og prosjektløsning i Teams har vært vant til å legge til planer med "Tasks levert av Planner og To do". Teams-appen der du kan jobbe med både felles- og egne oppgaver. Der kunne du skrive inn egne oppgaver, og se dine oppfølgingsoppgaver fra Outlook og Teams-meldinger. Og der ville oppgaver tildelt deg fra ulike planer samles.

Nå har denne Teams-appen fått en ansiktsløfting og heter ganske enkelt, Planner. Har du ikke oppdaget denne før? Søk etter Planner og fest den til kolonnemenyen i Teams.

Hva er Planner Premium egentlig?

Ved introduksjonen av nye Planner samler Microsoft individuell oppgavestyring (To do), planlegging og oppfølging av oppgaver for alle i et prosjekt (Planner), og Planlegging og målstyring for prosjektledere (Planner Premium) på en oversiktsside i Teams.

Planner Premium er ikke et nytt verktøy, men det som tidligere het Project on the Web, med lisensplan Project plan 1, som koster 100kr/mnd for hver bruker. Den Plannerutgaven vi kjenner fra før er en del av Microsoft 365 og er inkludert i dette abonnementet.

Du kan opprette og se begge typer oppgaver i Planner-appen i Teams, men det er separate verktøy med ulike muligheter. Det som er bra at tildelte oppgaver både fra Planner og Planner Premium vises i samme liste for deg og du kan få en oversikt over alle dine oppgaver, uansett hvilket verktøy de er opprettet i.

Denne bloggposten forklarer forskjellene mellom Planner og Project: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Hvem kommer til å bruke Planner Premium

Slik jeg ser det vil Planer Premium typisk brukes av en prosjektleder i et logistikkorientert prosjekt der det er viktig å synliggjøre avhengigheter og ha kontroll på kritisk tidslinje som kan visualiseres i et Gannt diagram. Deltakerne i prosjektet trenger ikke å ha Premium lisens, men er da begrenset til å kunne oppdatere status på tildelt oppgave.

Her finner du mer informasjon om nye Planner: New Microsoft Planner – Microsoft Adoption

Håper dette er klargjørende. For de fleste vil nok Planner inkludert i M365 og Teams være det beste valget. Ønsker dere å utnytte alle mulighetene i denne kan dere vurdere worshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams — Smart endring AS.

Når bruker jeg Microsoft To do?

Appen To do som finnes for mobil og PC/Mac, gir den mest fleksible og oversiktlige måten å behandle egne oppgaver på. To do er også innebygget i Outlook som vi fortsatt vil bruke til kalender- og epostbehandling. I tillegg til å være mer oversiktlig enn Planner-appen i Teams kan du også legge til egne lister for private oppgaver og annet.

Les gjerne blogginnlegget: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

For god oversikt og kontroll over prioritering og planlegging av egne oppgaver kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

På tide å teste Copilot for Microsoft 365 nå?

Når Microsoft gjorde det mulig å abonnere på Copilot for M365 for en, eller få brukere satte mange virksomheter i gang pilotprosjekter med utprøving. Jeg har selv fulgt ett av disse tett, og jeg mener det er en god måte å vurdere om dette skaper verdi tilstrekkelig for å mer enn doble abonnements-kostnadene for Microsoft 365.

En av utfordringene med å prøve ut Copilot til nå har vært at du måtte bytte Office-språk til engelsk, skrive instruksjoner på engelsk, og har hatt begrensede muligheter til å behandle norsk-språklige dokumenter. Men nå støtter Copilot norsk, og det gjør det mye mer tilgjengelig og nyttig.

Du må ikke (og bør ikke) bytte til NYE Outlook for å få nytte av Copilot

Microsoft har tidligere brukt som argument for at du skal velge Nye Outlook som er til utprøving nå at du da får tilgang til Copilot. Men fordi mange foretrekker dagens Outlook av mange gode årsaker, er et nå blitt full støtte for Copilot også i det som nå kalles Outlook Classic. I tillegg er det full støtte for Outlook på Mac og på mobil.

Bruk av Copilot i Outlook kan gi umiddelbar nytteverdi til og med uten opplæring.

Å få gode resultater fra Copilot på dine data i M365 er mer krevende

Min erfaring, og det jeg har sett i pilotprosjekter, er at vi har store forventninger til å kunne bruke Copilot på egne jobbdata. Det er kanskje også der det største potensialet ligger over tid, men som også krever mer opplæring og trening for å oppnå det vi ønsker.

Vi kan bruke Copilot i Teams-chat eller i nettleser til å søke etter, og sammenstille data fra alt du har tilgjengelig i epost, kalender, Teams og SharePoint-områder. Du kan for eksempel be Copilot om et sammendrag av epost og Teams-meldinger, og trekke ut mulige oppgaver du må gjøre basert på disse. Det er bare en av mange muligheter. Men bare det å vite hva du kan spørre om er en utfordring. Hva er problemet vi skal løse? Hvor kan vi bli mer effektive og kreative?

Les mer om dette i Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot? 

Ikke undervurder KI-mulighetene du allerede har inkludert i M365

Har du ikke tilgang til Copilot for M365? Fortvil ikke, det er masse du kan gjøre med Copilot i Edge, og som er inkludert i alle Microsoft 365 abonnement. Der har du har tilgang til GPT4 Turbo modellen som gir deg mulighet til å blant annet:

• Generere sammendrag av nettinnhold og jobbdokumenter

• Generer gode tekstforslag med tilpasset form og tone uten å måtte kunne “prompting”.

• Tolke bilder tatt med mobil eller på PC og behandle tekst i bilde

• Generer bilder med Microsoft designer du kan publisere på nettet.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.