Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

 Dere som har tatt i bruk Planner som felles oppgave- og prosjektløsning i Teams har vært vant til å legge til planer med "Tasks levert av Planner og To do". Teams-appen der du kan jobbe med både felles- og egne oppgaver. Der kunne du skrive inn egne oppgaver, og se dine oppfølgingsoppgaver fra Outlook og Teams-meldinger. Og der ville oppgaver tildelt deg fra ulike planer samles.

Nå har denne Teams-appen fått en ansiktsløfting og heter ganske enkelt, Planner. Har du ikke oppdaget denne før? Søk etter Planner og fest den til kolonnemenyen i Teams.

Hva er Planner Premium egentlig?

Ved introduksjonen av nye Planner samler Microsoft individuell oppgavestyring (To do), planlegging og oppfølging av oppgaver for alle i et prosjekt (Planner), og Planlegging og målstyring for prosjektledere (Planner Premium) på en oversiktsside i Teams.

Planner Premium er ikke et nytt verktøy, men det som tidligere het Project on the Web, med lisensplan Project plan 1, som koster 100kr/mnd for hver bruker. Den Plannerutgaven vi kjenner fra før er en del av Microsoft 365 og er inkludert i dette abonnementet.

Du kan opprette og se begge typer oppgaver i Planner-appen i Teams, men det er separate verktøy med ulike muligheter. Det som er bra at tildelte oppgaver både fra Planner og Planner Premium vises i samme liste for deg og du kan få en oversikt over alle dine oppgaver, uansett hvilket verktøy de er opprettet i.

Denne bloggposten forklarer forskjellene mellom Planner og Project: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Hvem kommer til å bruke Planner Premium

Slik jeg ser det vil Planer Premium typisk brukes av en prosjektleder i et logistikkorientert prosjekt der det er viktig å synliggjøre avhengigheter og ha kontroll på kritisk tidslinje som kan visualiseres i et Gannt diagram. Deltakerne i prosjektet trenger ikke å ha Premium lisens, men er da begrenset til å kunne oppdatere status på tildelt oppgave.

Her finner du mer informasjon om nye Planner: New Microsoft Planner – Microsoft Adoption

Håper dette er klargjørende. For de fleste vil nok Planner inkludert i M365 og Teams være det beste valget. Ønsker dere å utnytte alle mulighetene i denne kan dere vurdere worshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams — Smart endring AS.

Når bruker jeg Microsoft To do?

Appen To do som finnes for mobil og PC/Mac, gir den mest fleksible og oversiktlige måten å behandle egne oppgaver på. To do er også innebygget i Outlook som vi fortsatt vil bruke til kalender- og epostbehandling. I tillegg til å være mer oversiktlig enn Planner-appen i Teams kan du også legge til egne lister for private oppgaver og annet.

Les gjerne blogginnlegget: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

For god oversikt og kontroll over prioritering og planlegging av egne oppgaver kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Hybridparadokset - og neste nivå i digitalt samarbeid

I Hjemmekontor versjon 1 var målet å kunne jobbe hjemme på samme måte som om vi var på kontoret. Det lykkes vi med fordi vi har arbeidsmateriale tilgjengelig digitalt, bredbånd og bærbar PC. Vi løser dette med å investere i teknologi.  Men det vi gjør er å kopiere gamle arbeidsprosesser og gjennomføre dem i digital form. Prosessen blir ikke nødvendigvis bedre av det. Er tiden kommet for å benytte de nye mulighetene digitale verktøy gir oss til å arbeide og samarbeide på nye måter?

Utfra ansattes ønsker er det uansett nødvendig å evaluere våre arbeidsformer for å løse hybridparadokset. I følge en undersøkelse fra Microsoft gjennomført i 2021 ønsker 73% av de spurte muligheten til å fortsatt kunne velge å arbeide hjemme selv om de kan komme på kontoret. Samtidig sier 67% av de samme at de ønsker å samarbeide med kollegene ved å møtes i samme rom. Dette paradokset viser hvor komplekst det kan være å koordinere arbeid og samarbeid i tiden som kommer.

Hvorfor ikke snu problemstillingen på hodet?

Mange diskuterer fremdeles hvor mange dager i uken man skal få lov til å jobbe hjemme, mens noen har en helt annen tilnærming til dette jeg kjenner godt igjen fra min tid som leder i Microsoft. Alle kunne jobbe hjemme når det passer dem, men måtte komme på kontoret, eller på sosiale arrangementer når det blir spesifisert at det er mest formålstjenlig. Eksempler på dette kan være prosjektoppstartsmøte der det er viktig å bygge relasjoner i prosjektteamet, en avdelingslunsj, eller andre møter og arrangementer der hensikten er å bygge og vedlikeholde relasjoner. De fleste forstår at det er enklere å bygge gode relasjoner ansikt til ansikt. Når vi har etablert god relasjoner er det ofte mer effektivt å møtes på nett, eller ofte enda bedre å ikke møtes, men samarbeide og løse oppgaver i andre verktøy uavhengig av å møtes.

Les: Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Så hva kan vi gjøre for å bruke kontoret som en sosial og kreativt samlingssted, og ikke for trøtte statusmøter og individuelt arbeid vi like gjerne kunne gjort hjemme?

Samarbeid effektivt uten å ha møter og purringer på status hele tiden

Mange samarbeidsoppgaver i dag foregår i form av prosjekter. Dette fører ofte til prosjektmøter, epost-mas om status på oppgaver fra en prosjektleder, og ettersom man ofte er deltaker i flere prosjekter, manglede oversikt over hva jeg må prioritere i dag.

Ved å bruke et prosjekt- og arbeidsfordelingsverktøy som alle benytter, ikke bare prosjektlederen, kan vi løse dette slik at alle til enhver tid kan se status på alle leveranser, både egne og andres. Det gir god oversikt for prosjekteier og skaper et lett gruppepress på alle for å gjennomføre det de har tatt på seg i rett tid ettersom kollegene også ser hvordan du ligger an med dine oppgaver.

Det finnes flere verktøy man kan benytte til dette, men mange har funnet at Microsoft Planner kan være et bra valg fordi det er inkludert i Teams som de allerede har, og henger sammen med resten av oppgavesystemet for individuelle oppgaver i Outlook og To do.

I Planner kan en prosjektansvarlig til enhver tid se status på alle leveranser på en oversiktlig tavle organisert etter delprosjekter, oppgave-eier eller fremdrift. Og kanskje viktigst, du som bidragsyter kan se status på, og arbeide med alle dine leveranser i en oppgaveliste, selv om leveransene tilhører flere forskjellige prosjektplaner.

Gevinster med å benytte en delt prosjekt/oppgaveplan

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Ønsker du, eller dere å komme raskt og riktig i gang med Planner for interne prosjekter, arrangementer, og oppgavefordeling kan Smart endring tilby en 2-timers bedriftsintern workshop, eller et nettkurs du kan gjennomføre i eget tempo for å gjennomføre Smarte prosjekter med Planner og Teams.