De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk

Det er naturlig å starte med de grunnleggende funksjonene i Microsoft Teams som for de fleste er gruppesamtaler og felles dokumenter. Etter hvert oppdager mange at  Teams kan ses på som en arbeidsplattform. Over tid kan der være der du gjør mesteparten av ditt daglige digitale arbeid og samarbeid.

Det som gjør Teams så interessant som digital arbeidsplattform er mulighetene til å integrere tillegg både fra Microsoft og andre. De to mest populære tilleggene er nok OneNote for felles møtebok og aktivitetsnotater og Planner for planlegging av prosjekter, oppgaveprioritering og aktiviteter.

Bli heldigital i den nye arbeidshverdagen med OneNote

 Mange har brukt OneNote i lang tid, slik som jeg. OneNote ble lansert som del av Office i 2003 og det har vært mitt favorittprogram i Office i mange år. Andre har oppdaget det nylig og sett fordelen i å kunne ha alle sine notater digitale og tilgjengelig på både PC og telefon.

OneNote kan enklest beskrives som "digitalt papir" og har også fått en viktig rolle i skolen til elevoppgaver og  digitalt samarbeid mellom elev og lærer. På jobben brukes OneNote til å samle alle typer ustrukturert informasjon som ikke egner seg så godt i Word og Excel. Det er også et veldig godt samarbeidsverktøy som flere kan arbeide i samtidig. Det vanligste er felles aktivitetsplaner, sjekklister og møtenotater.

Alle Teams får en felles notatbok opprettet automatisk og så kan man knytte ulike deler av denne til kanaler og bruke den til forskjellige formål.

Smarte prosjekter og aktiviteter med Planner og Teams

Verden blir stadig mer kompleks. Vi blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå våre mål og få jobben gjort innen vårt ansvarsområde. Det finnes mange verktøy som kan hjelpe oss med å strukturere og organisere samarbeid gjennom prosjekter og daglig arbeid. Microsoft Planner har fordelen av å være en del av Office 365 og er tett integrert med andre Office-verktøy vi bruker i hverdagen som dokumentbehandling i Word, Excel og PowerPoint, notater i OneNote og samarbeid i Teams. I likhet med de andre programmene kan Planner brukes på PC/Mac og gjennom apper på mobil og nettbrett.

Så hva kan vi tenke oss å bruke Planner til?

Det første mange nok tenker på er prosjekter. Planner er nok for enkelt for stor komplekse prosjekter med mye logistikk og avhengigheter. Det erstatter heller ikke prosjektverktøy som er laget for spesielle for mål, for eksempel programvareutvikling. Men for mange andre formål er det veldig godt egnet. For eksempel

• Markedsprosjekt

• Arrangementer

• Utvikling og innføring av tjenester

• Strategi

Det kan også være godt egnet til arbeid med Kontinuering forbedring, så som Fokusgruppearbeid og Lean-arbeid. Det tredje område jeg ser muligheter for bruk av Planner er i daglig arbeid med Prioritering av aktiviteter der det kommer inn mange innspill og vi må velge noe, og for fordeling av oppgaver og oppfølging av disse.

Fremtidens digitale arbeidsplattform

Ved å integrere Planner, OneNote og andre tillegg kan vi se for oss at vi i fremtiden ikke starter mange ulike programmer for ulike arbeidsoppgaver, men starter Teams og blir der gjennom dagen. Vi produserer planer, dokumenter og notater fra Teams og de ulike verktøyene fungerer sømløst sammen for at det skal enklere for oss å fokusere på innhold og mindre på verktøy.

Ønsker dere tilpasset opplæring for en gruppe i Teams, Planner, OneNote mm? Sjekk gjerne Smart endring kurs- og workshops for grupper og kurs på nett.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Jeg jobbet som leder i Microsoft frem til 2013 og i likhet med de fleste andre virksomheter var epost det viktigste kommunikasjons- og samarbeidsverktøyet. Ja faktisk var mer enn 80% av eposten intern. I mange virksomheter er det slik ennå. Istedenfor å dele dokumenter fra et fellesområde, deles de på epost fordi mange oppfatter det som enklere der og da.

I de 6 årene jeg har drevet Smart endring har jeg jobbet mye med virksomheter som strever med å det digitale samarbeidet, og her er de 5 største utfordringene jeg har notert meg:

1. Det oppfattes som et problem at epost blir brukt som kanal for internt samarbeid i hverdagen. For mange er det overveldende, uoversiktlig og fører til at ting lett glipper.

2. Som en følge av dette starter nyansatte, eller nye i en gruppe med blanke ark fordi all historikk og informasjon ligger i personlige epostbokser. Når noen slutter går informasjon og historikk tapt.

3. Enda en ulempe med intern epost er at oppgaver, viktig- og uviktig epost kommer om hverandre. Dette må sorteres og prioriteres. Konsekvensen er at responstiden for svar lett kan være en dag og dette bremser arbeid og viktige beslutninger.

4. Arbeid på felles dokumenter er vanskelig. Et dokument du må redigere kan være låst av en annen bruker, eller du mottar flere versjoner av et dokument på epost og må bruke mye tid på å sammenstille dette

5. Summen av dagens epost og dokumentsamarbeid fører til ufullstendig informasjon, misforståelser, lange beslutningstider, frustrasjon og til at arbeidet tar lengre tid enn nødvendig.

Alle dagens problemer løses selvfølgelig ikke ved å ta i bruk Teams, men god bruk av Teams kan bidra sterkt til at alle enklere finner den informasjonen de trenger, færre misforståelser, mer effektivt arbeid og en bedre arbeidsdag.

Det som motiverer de fleste til å ta i bruk Microsoft Teams er å

1. forenkle samarbeidet,

2. redusere intern epost, og

3. gjøre det mye enklere for flere å arbeide i samme dokument.

Det kan virke så enkelt å komme i gang med Teams, men for mange går det fort i ball.

De ansatte blir frustrerte fordi de synes det bare blir mer arbeid på toppen av alt annet. Det er viktig å forstå at Teams bare er et verktøy. Det som er utfordrende er å bli enige om å arbeide på nye måter.

For mange har det løsnet når startet å tilby opplæring ikke bare i verktøyet, men i hvordan man arbeider effektivt med Teams basert på erfaringer fra mange som har knekt koden.

Smart endring tilbyr et tilpasset Smart samarbeid med Teams opplegg for virksomheter som forbedre internt samarbeid. Er det bare deg, eller dere er noen få som vil utforske dette finnes kurset Smart samarbeid med Teams også som nettkurs, og som åpent kurs gjennom Confex