5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag
/Når jeg holder kurs og workshops får jeg ofte gode tips jeg tar med meg videre fra deltakerne. Likevel er det ikke alle tips som fungerer for meg selv om det kan fungere for andre. Mye av dette avhenger av jobbtype, kultur på arbeidsplassen og ikke minst personlige preferanser.
eposten renner inn kontinuerlig
Her er noen av de tipsene jeg har fått som ikke virker for meg, så kan du vurdere om det gjelder deg også, eller om du synes det fungerer for deg. Om det gjør det er det fint, men om det ikke gjør det er du ikke alene :-)
- Bare lese epost 2 ganger om dagen. I de bedriftskulturene jeg jobber med er det en forventning til at man holder seg oppdatert på det som kommer inn nokså kontinuerlig i løpet av dagen.
- Alltid tømme innboksen før man går hjem fra kontoret. Med en kontinuerlig strøm av epost er ikke det realistisk og fører bare til frustrasjon.
- Arkivere epost, inklusive sendte elementer i et mappesystem. Med en stadig økende informasjonsmengde tar dette rett og slett for mye tid. Dette er en arv fra papirverdenen. I den digitale kan vi søke etter det vi vil finne. Likevel foretrekker jeg å ha i alle fall en arkivmappe så jeg kan flytte epost jeg har behandlet ut av Innboksen.
Tips: Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook - Sende veldig korte eposter så det skal være lett for andre å lese dem. Dette fører ofte til at ikke all informasjon blir med og jeg får oppfølgingsepost med spørsmål til innholdet.
Tips: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre! - Få andre til å endre sine epostvaner. For eksempel ved å skrive "til info" i overskriften, eller ringe istedenfor å sende epost. Du kan bare velge hvordan du behandler det du får inn.
Tips: Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress
Så hva har virket for meg, ikke bare begrenset til epost, men det å arbeide effektivt i den stadig mer hektisk digitale hverdagen?
For mange år siden sluttet jeg å klage over hvor mye epost jeg mottok, men innså at epost ikke kommer i tillegg til arbeidet, det er en del av arbeidet, og noe jeg må innarbeide i mine arbeidsrutiner. Undersøkelser som viser hvor mange prosent av tiden vi bruker på epost finner jeg meningsløse ettersom de tar som utgangspunkt at epostbehandling er noe annet en del av det vanlige daglig arbeidet.
Tips: Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!- Innse at mesteparten av det som kommer inn i innboksen ikke er informasjon, men oppgaver og behandle det som dette. Det vil si at jeg må prioritere dem utfra hvor viktige de er og hvor mye de haster. Det jeg ikke kan behandle umiddelbart må inn på en prioritert oppgaveliste.
Tips: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen. - Slutte å forvente at hjernen skal løse problemer skapt av teknologien og som fører til at vi må forholde oss til 100 ganger mer informasjon enn for 10 år siden. Jeg må bruke automatisk sortering av epost for å sikre at jeg i alle fall behandler det viktigste.
Tips: La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten - Jeg kan ikke stole på at hjernen min skal huske en masse ting jeg må gjøre. Det er lettere å prioritere det som er i eposten enn mine oppgaver som jeg har i hodet. For å sikre at mine viktige oppgaver blir gjort må de skrives ned.
Tips: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst
Føler du at du ikke arbeider så effektivt som du burde, men ikke helt vet hva du skal gjøre med det? En bra begynnelse kan være å få en 2 timers kick-start som hjelper deg i gang. Få med deg noen kolleger og bestill Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidsdag.
