3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Vi er vant til at vår e-post når mottakeren nokså umiddelbart etter at vi har sendt den og ofte er det det vi ønsker. Men det kan være situasjoner der det ikke er ønskelig. For eksempel sitter du en sen kveld å skriver en e-post til teamet ditt. Da er det ikke alltid greit at den kommer inn på mottakerens telefon i det de sjekker e-posten for siste gang før de legger seg :-) Det er ofte bedre at den kommer inn på morgenen når de er på jobb. Det skulle egentlig ikke spille noen rolle for dem når du velger å jobbe, men for noen kan det skape en uheldig kobling med at de også forventes å arbeide på kvelden og det er jo ikke det du vil oppnå.

I et annet tilfelle skriver du en e-post til noen mot slutten av arbeidsdagen. Dersom du sender den som vanlig risikerer du at din e-post drukner fordi mottakeren får 20 e-post til før i morgen tidlig og da er din e-post nr. 21 på listen fra toppen i og med at de fleste starter på toppen med å behandle den sist innkomne e-posten. For å unngå dette kan du bestemme at e-posten ikke skal komme inn i mottakeres postboks før kl. 8 i morgen tidlig. Da er den på toppen av listen. Taktisk? Ja visst :-)

Den tredje grunnen til å utsette levering er at du skal sende ut en nyhet på et bestemt tidspunkt og du ikke kan gjøre det akkurat da fordi du sitter i et møte, eller er opptatt på annen måte. Da er det veldig greit at den kan sendes på forhånd.

Alternativer

Utsett

Før du sender e-posten, gå til Alternativer i båndet og velg Utsatt levering. Da kan du huke av for dette i skjermbildet og velge når den skal leveres. Så trykker du på Send – som vanlig. Nå vil e-posten ligge i din utpost i Outlook og sendes kl. 8 neste dag uten at du trenger å tenke mer på det.

PS. Ikke lag 10 e-post til teamet som alle lander samtidig i Innboksen kl. 8.00 Da blir du avslørt ...

Vil du ha noen tips til å skrive gode e-post som blir lest og gjort noe med? Sjekk ut Hvorfor skal jeg lese din E-post?  Dette må du gjøre!

Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig

De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen, mellom møter, og …. under middagen :-S Du starter gjerne med å lese E-post når du er på vei hjem, sjekker noen ganger i løpet av kvelden, og på vei til jobben neste dag. Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du kommer på kontoret, åpner Outlook og finner 20-30 halvleste E-poster der.

Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC'en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Det er krøkkete å svare på E-post på grunn av telefonens minitastatur og det er vanskelig å sjekke annen informasjon du trenger for å behandle E-posten når du ikke er på PC'en.

Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Det kan føre til at du overskrider tidsfrister, og de som har sendt deg E-post tror du ikke prioriterer deres E-post siden de ikke får noe svar fra deg.

iPhne regler

Men, om du er bevisst på farene og mulighetene kan telefonen bli et veldig bra supplement for å behandle e-posten. Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper.

1. Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. Dette er E-post der jeg står spesifikt på Til: linjen. Jeg ser normalt på hvem som har sendt den og overskriften for å bestemme om den haster og trenger å lese den nå. Hvis ikke lar jeg den ligge ulest og behandler den på PC'en senere. Jeg vet dette er vanskelig fordi nysgjerrigheten tar overhånd, eller vi går bare automatisk fra en e-post til den neste.
2. Informasjon jeg må leses men som ikke haster. Dette er nyhetsbrev, e-post fra LinkedIn og tilsvarende, eller der den er sendt til en distribusjonsliste. Disse leser jeg gjerne på bussen, eller når jeg venter på noe og ikke kan gjøre noe annet fornuftig arbeid. Disse trenger jeg normalt ikke å behandle videre på PC etterpå, så de er jeg ferdige med når de er lest.

For å skille det viktigste jeg vil se på med en gang fra det som kan vente til senere bruker jeg Outlook regler for å skille ut det som ikke haster i mapper. Siden dette skjer på serveren vil jeg nå bare se den viktigste e-posten i innboksen på telefonen, mens jeg må gå inn på andre mapper spesifikt for å lese resten av e-posten. For oppsett av dette, se

La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

Hvis du følger dette holder du deg oppdatert på steder og tider du ikke kan arbeide likevel ved å ta unna lesestoffet på bussen. Det virker for øvrig like bra på nettbrett og da er det enda enklere å lese. Hvis du i tillegg stagger nysgjerrigheten og bare åpner og leser e-post i Innboksen du mener ikke kan vente vil du nå behandle resten av e-posten mer effektivt på kontoret.

Du tar på deg for mye for andre! Lær hvordan du kan styre din arbeidsbelastning

Hvis noen spør deg om å gjøre noe for dem, la oss si neste uke. Hva svarer du vanligvis da? "Ja .... det kan jeg nok". Grunnen til at du svarer ja er at du ikke har peiling på hvor mye du har å gjøre neste uke :-) Og hva er en av de vanligste måtene å spørre noen om å gjøre en oppgave? De sender deg en E-post! Ikke sant? Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette.

Heldigvis har Outlook gode muligheter til å hjelpe deg til å holde orden på dette. Mange tenker på Outlook som E-post og kalender, mens Outlook egentlig er ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy!

Ved å bruke Oppgavebehandling i Outlook kan du enkelt planlegge og prioritere både innkomne og egendefinerte oppgaver. Dersom du ikke kan gjøre oppgaven du blir spurt om med det samme, bør du bestemme deg for når du skal gjøre den med en gang. Da kan du sjekke om dette er realistisk ved å se hva du allerede har av avtaler og oppgaver i tiden fremover.

Når du har bestemt dette kan dugjøre den om til en Oppgave i Outlook. Høyreklikk på flaggfeltet i E-posten og velg når du har planlagt å behandle innholdet i E-posten. Ved å gjøre dette blir den behandlet som en Outlook oppgave. Da kan du ved å velge dag lage flere små lister som gir deg en god oversikt over din totale arbeidsbelastning. Dette er viktig fordi lange lister ikke virker. De bare flimrer foran øynene på oss og så lager vi nye korte lister på papir :-)Mest effektiv prioritering og best oversikt på dette får du om du bruker oppgavelisten under kalenderen. For oppsett av dette se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke Outlook gjøremål?

Hva gjør du om du finner ut at du ikke har tid til å gjøre oppgaven neste uke? Det er ikke så enkelt å for de fleste å bare si nei! Vel, du kan si "Jeg ser at summen av avtaler og oppgaver jeg har tatt på meg neste uke allerede er veldig høy. Kan jeg gjøre det uken etter?". Eller "er det andre som kan gjøre dette?" PS. Du kan få hjelp til å arbeide mer effektivt med e-post og dine prioriterte oppgaver. Sjekk Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidshverdag.