Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

Vi er vant til at alle dokumenter bor i Filutforskeren. Når vi dobbeltklikker på et dokument, en presentasjon, eller et regneark åpnes Office-programmet du har installert på PC og du kan redigere.  Dette er vi oppvokst med og jeg vet at når jeg lagrer på Mine dokumenter ligger det lokalt på min PC. Lagrer jeg det på H: ligger det på mitt hjemmeområde på en filserver, og legger vi til P:, X: og flere bokstaver er dette ulike fellesområder.

Hva gjør vi når H:, P: og X: forsvinner?

Mange opplever plutselig å få beskjed om at nå skal serveren bort. Ditt H: område er nå OneDrive, og fellesområdene byttes ut med Teams og SharePoint. Det kan gjøre litt vondt. Fra å lagre på en "boks" vi kan ta og føle på til lagring i "skyen", hvor nå det er.

Ikke bare det, men vårt kjære mappehierarki vi har vent oss til blir erstattet av dokumentbiblioteker i SharePoint og Filer i Teams-kanaler. Les mer om dette i Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Et paradigmeskifte krever nye tankemåter

Dette er mye mer enn at vi får nye steder å lagre dokumenter. Det er et skifte fra en tankegang der PC'en er senteret i universet til at skyen blir senteret og PC er bare en av enhetene vi kan benytte for å behandle dokumentene. Nå kan vi også behandle dem på mobil og nettbrett, på Jobb-PC'en og på hjemme-Mac'en.

Det kan være lurt å forstå mulighetene som ligger i å kunne jobbe med dokumenter direkte i Teams eller på mobil, men noe kan være mer effektivt å gjøre gjennom Filutforsker likevel. For å lette overgangen for oss Office-brukere har Microsoft laget broer mellom PC-sentrisk og sky-sentrisk dokumentbehandling ved å gi oss mulighet til å behandle dokumentene fra Filutforskeren på PC og Finder på Mac. Det gjør vi ved å synkronisere vårt personlige dokumentområde OneDrive med Filutforskeren, og tilsvarende, utvalgte dokumentområder i Teams og SharePoint.

For mange er koblingen mellom OneDrive og Filutforsker/Finder allerede gjort for oss. Er det ikke det kan vi aktivere denne selv. Se blogginnlegget 5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen for hvordan.

Synkronisere eller lage snarvei?

Når det gjelder kobling mellom områder i Teams eller SharePoint er de to muligheter som gir mer eller mindre det samme resultatet.  Jeg foretrekker den ene, men andre velger kanskje den metoden Microsoft promoterer ved å peke på den for brukere med symboler og bilder når du går inn i Filer.

Alternativ 1: Synkroniser Filer-området i en kanal, eller velg en mappe i Filer du ønsker å synkronisere. Dokumenter i Filer vil synes under "Kontorbygningen"  i Filutforsker så det er tydelig at de er fellesdokumenter som ligger i Teams eller SharePoint. For å synkronisere bare en mappe, Gå inn i mappen du ønsker å synkronisere.

Alternativ 2: Velg Legg til snarvei til OneDrive enten for hele Filer-området, eller for en valgt mappe. For mappe, velg lenkesymbolet utenfor mappenavnet. Områdene du synkroniserer ser ut som en mappe i din OneDrive med et lite lenkesymbol på.

Det kan være greit å være klar over at du bare kan velge en av metodene for et bestemt Team, eller dokumentbibiliotek i SharePoint.

Advarsel!

Ved å synkronisere, eller legge til en snarvei i filutforskeren risikerer dere at noen redigerer et dokument uten å være på nett. Da synkroniseres det når nettet er tilgjengelig igjen. Dersom andre da har redigert dokumentet på nettet kan det oppstå problemer med å kombinere innholdet, og i verste fall kan det føre til tap av data. For å være sikker på at dette ikke skjer kan du sjekke ut dokumentet før du arbeider uten nett. Og så sjekke det inn igjen når du er ferdig. I mellomtiden kan ingen andre redigere dokumentet.

Vil dere lære mer om  organisering i sky-sentrisk dokumentbehandling ? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.