Julespesial - Hvordan feire jul med tom oppgaveliste

/
BIldet visen en snømann. Bildet er tatt av Couleur fra Pixabay

Mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. VI vil så gjerne få unna oppgavene våre før jul, men hver dag kommer det nye. På et tidspunkt må vi si  "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Men mange synes det vanskelig å si nei, og oppgavelisten bare vokser. Etter hvert gir vi opp og tar jul med masse ubehandlede oppgaver som vi ikke vet når vi skal få gjort . Da er det ikke så lett å koble av.

Gjør heller dette:

1 - Helst 2 uker før ferien

  1. Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, epost og oppgaver du har lovet andre å gjøre

  2. Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før jul, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.

  3. Flytt resten til etter nyttår. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid.

Illustrasjon med outlook kalender der oppgavene vises under hver dag

Det er vanskelig å få en oversikt over dette i en lang liste av oppgaver og det er lett å legge en urealistisk plan. VI er ikke gode til å omdanne lange oppgavelister til noe som gir oss et bilde i hodet over fremtidig arbeidsbelastning. Det er derimot Outlook. Der har du muligheten til å få en visuell oversikt over både kalenderavtaler og oppgaver i det samme bildet. (Se illustrasjon). Når vi ser at vi har en dag med mye møter er det ikke lurt å planlegge mange oppgaver på samme dag.

2 - Fram til ferien

  1. For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter nyttår

  2. Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter nyttår

  3. Ved å fordele oppgaver utover i tid i dagene og ukene som kommer deler du opp listen i små biter. Det blir som dem klassiske "Hvordan kan du spise en hel elefant? En bit av gangen". Ved å ta en bit av oppgavelisten din hver dag vil også kunne gjøre det den siste dagen før du tar juleferie og ta jul med god samvittighet og mindre jobbstress.

 Hva gjør du med de oppgavene som eventuelt måtte gjenstå? Flytt dem til første uken i januar. Ikke la dem bli hengende og flytte seg fra dag til dag gjennom hele julen. Er det vanskelig å prioritere? Les Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Jeg opererer med tre tidsrom når jeg planlegger oppgaver. Det jeg må gjøre i dag, som er å tømme dagens oppgaveliste. De neste 1-2 ukene der jeg vil tidfeste oppgavene til en bestemt dag. De som er “over horisonten” detaljplanlegger jeg ikke ennå, men legger inn på starten av en uke jeg tror kan passe..

BIlde av et snølandskap med tre tidshorisonter, I dag, før jul, og etter nyttår

3 - Ta ferie med god samvittighet

Trenger dere litt starthjelp til å ta kontroll over oppgavelister, epost og meldinger i Teams?  Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Dere kan være inntil 20 deltakere og den kan gjennomføres i nettmøte.