Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet

Når jeg spør hva som irriterer møtedeltakere mest i nettmøter er det dårlig lyd som gjør at man ikke oppfatter hva andre sier. Jeg her testet litt på egen hånd og har gjort opptak i et Teams-møte der jeg prøver ut ulike lydoppsett. Se videoen og vurder selv.

De situasjonene jeg har sjekker er møter du deltar i når du er alene i et rom, flere i et møterom, du i et kontorlandskap, og opptak til et Webinar eller videoinnspilling. Testen er gjort på et hotellrom som har noe av det samme lydbildet du finner i et møterom.

Se videoen og vurder selv (4 minutter)

Mine anbefalinger til lydoppsett i ulike situasjoner

Deltar i Teamsmøte fra lukket rom

Sitter du for deg selv og du ikke forstyrrer andre kan du godt bruke den innebygde lyden og høyttaleren i PC'en. Det andre vil merke er om det er mye klang i rommet, mens din opplevelse av andre vil være ganske bra. Er du usikker på hvordan du høres ut for andre kan du lage deg et Teams-møte og gjøre et opptak slik jeg har gjort

Deltar i Teamsmøte med andre i et møterom

Her tar jeg i bruk en møteromshøyttaler som egner seg for møter med 4-6 deltakere og der du legger høyttaleren på bordet mellom dere. Lyden er optimalisert for tale og blir tydelig for både deltakere i rommet og de som er med fra et annet sted. Dette er mye bedre enn å bruke PC-lyd fra en av deltakerne i møterommet.

Deltar i Teamsmøte der det er andre rundt deg.

Her er det headset som gjelder. Jeg bruker er Teams-sertifisert headset som både demper lyden fra omgivelsene for andre i møtet og for meg selv. Da kan jeg snakke normalt og forstyrrer omgivelsene minimalt.

Skal holde webinar, eller spille inn et opplæringsopplegg i Teamsmøte

For å unngå romklang og få jevn og god kvalitet på lyden bruker jeg en mygg som jeg fester på skjorta. Da kan jeg bevege meg og lyden blir den samme.

Jeg har ikke tatt med i testen øreplugger med mikrofon som følger med mobilen. De anbefaler jeg ikke, ettersom posisjonen til mikrofonen gjerne varierer og du risikerer at andre ikke hører deg. Derimot er min erfaring at trådløse øreplugger som har innebygde mikrofoner kan fungere bra.

Du må ikke ha et dyrt møteromsystem for å ha gode hybridmøter

Det er ikke flere store skjermer som er løsningen, men de mange små. Med ett enkelt tiltak er ethvert møterom forberedt for smarte hybridmøter.

Bjørn O. Hopland er Leder av Smart endring AS

Dropp møterommets kamera og bruk ditt eget PC-kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, og få bedre personlig kontakt. Når du ser på møteromsskjermen, ser du ikke på møtedeltakerne. Du ser på deres ansikter der, men  de som ikke er i rommet ser ett bilde med alle deltakerne i rommet som små figurer og vet ikke engang alltid hvem som snakker.

Du trenger ikke bygge om kontoret for å ha gode hybridmøter

Mange jeg snakker med har gledet seg til å møtes på kontoret igjen. Samtidig vil de fleste ha friheten til å komme på kontoret når det passer dem, og jobbe hjemme noen dager når det passer bedre. Hva skjer da når man skal arrangere et møte? Jo for ethvert møte må du planlegge med at noen er på kontoret, og noen hjemme. Dermed oppstår det mange kaller hybridmøter.

Hybridmøter er mer krevende en rene nettmøter

De første erfaringene med dette er ikke gode sier flere jeg har snakket med om dette. Særlig de som sitter hjemme sier at det var mye bedre når alle var hjemme og deltok i møtet fra egen PC. De som sitter i møterommet har lett for å glemme de som sitter hjemme fordi de er så glad for å se hverandre over bordet. Derfor kreves det mer av dem som skal lede slike møter og ofte kan det være lurt å ha en som bistår møteleder for å sikre at alle deltakerne blir inkludert på en god måte.

De tre dødssyndene i hybridmøter

1. Bare en kobler opp sin PC til møteromsskjermen

2. Noen skriver på tavlen i møterommet

3. Mikrofonen i møterommet dempes før møtet starter og i pauser

Les mer om hvorfor dette ikke er bra og hva du heller bør gjøre i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Ethvert møterom kan bli et godt hybridmøterom

Du trenger ikke en gang å ha en skjerm på veggen fordi den er laget for å presentere i møterommet, og ikke i nettmøte. Når du presenterer i nettmøtet vil jo alle se presentasjonen på sin egen skjerm.  Det du derimot bør gjøre er å sikre god lyd. Jeg hører flere klager på at det er vanskelig å høre deltakerne i møterommet fordi det ikke er like god mikrofondekning i hele rommet. Dette kan du løse ganske rimelig med å anskaffe en "puck" som kobles til en av møtedeltakernes PC. Alle andre demper sin mikrofon og høyttaler. Dette er en god løsning for 4-6 personer. Er det et større møterom kan man koble til en eller flere tilleggsenheter for å sikre god dekning.

Hva om dere allerede har investert i en kostbar møteromsløsning?

Slapp av, det er ikke bortkastet. Den kan være nyttig fordi den ofte ivaretar god lyd, og den kan ofte kobles opp direkte i et nettmøte slik at ingen av deltakerne i rommet trenger å koble til sin PC. Du kan også utnytte skjermen til å få et godt oversiktsbilde av alle møtedeltakerne. I Teammøte kan du velge Stort galleri som viser opp til 50 deltakere, eller Sammen-modus som viser deltakere som om de satt i et felles auditorium eller møterom. Det største problemet med avanserte møteromssystemer er at mange ikke kan bruke dem så det er viktig å gi god opplæring for å få uttelling for investeringen.

 Vil dere bli bedre på å arrangere og  gjennomføre hybridmøter, workshops, webinarer og konferanser i Teams-møter? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

6 av 10 tror på økt digitalt stress

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

«Digitalt stress er en trussel mot engasjement og effektivitet. Det kommer til å øke i utbredelse, og lite blir gjort for å demme opp for det på arbeidsplassene»  Kilde: arbetarskydd.se

Den nye digitale arbeidshverdagen krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det. Oppgaver og informasjon strømmer imot oss i mange kanaler. Hvordan skal vi sortere, prioritere og planlegge slik at vi har kontroll over det hele? Den gode nyheten er, Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Hvordan vi kan ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress

1. Med stadig større informasjonsmengde skapt av digitale løsninger kan det være nyttig og nødvendig å ha både en velprøvd fremgangsmåte og noen støtteverktøy som gjør det enklere å prioritere i en hektisk arbeidshverdag.

2. Struktur kan hjelpe oss med å skape orden fra kaos og gi oss oversikt.

3. Papir fungere ikke når vi skal strukturere digital informasjon. Da blir det viktig å mestre den digitale verktøykassen vi alle har.

4. Oppgaver strømmer inn i mange kanaler og det er en forventning til at vi raskt prioriterer dem og responderer

5. Mange føler at de jobber for mye med innkommende forespørsler og at det ikke blir tid til egne viktige oppgaver. Derfor må vi ta kontroll over egen tid og ikke la oss bli styrt av andre. 

Microsofts oppgavesystem for personlig og felles oppgavestyring

Det fine med Microsoft oppgaveunivers er at alt henger sammen. Oppgaven kan oppstå fra en epost, en Teams-melding, eller en oppgave du skriver inn selv. Alle oppgaver er tilgjengelige i planleggingsvisningen i Outlook og du har med deg alle oppgaver i lomma med To Do på mobilen. Mange er vant til at de får en epost når noen vil spørre deg om å gjøre noe for dem, men Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Grunntanken i To Do – oppgavesentral og dagens oppgaver

Som du ser er To Do plassert som en oppgavesentral som sikrer at dine oppgaver og aktivitetsplaner er tilgjengelig for deg enten du sitter foran PC'en eller er på farten og har dem på mobilen. I tillegg har To Do to unike muligheter du ikke finner i Outlook og Teams.

1. Min dag. Der starter du hver morgen med å velge oppgaver fra oppgavelisten til Min dag-siden ut fra hva du vil prioritere den dagen. Dette kan gjøre at du jobber med det absolutt viktigste for deg den dagen.

2. For hver aktivitet/oppgave i To Do kan du lage en sjekkliste, eller for dere som kjenner til David Allans GTD metode, bryte ned en større oppgave i trinn med neste mulige handling.

To Do er primært et verktøy som sammen med Outlook gir deg et verktøy for personlig planlegging. Du har mulighet for å dele oppgavelister med kolleger for felles oppgavelister, men for større prosjekter vil nok Planner være et bedre valg.

Ønsker du eller dere å få bedre oversikt og kontroll på egne og felles oppgaver kan det være en god ide å investere i en workshop for de som jobber mye sammen, eller et nettkurs om du vil lære å mestre dine planleggings og prioriteringsverktøy på egenhånd.

For personlig planlegging og prioritering, sjekk workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og annet samarbeid over tid som involverer flere, se på workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Du finner begge disse også som nettkurs du kan gjennomføre på egenhånd og i eget tempo.

Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger

Gjennom veldig mange av Teams-workshopene er det et tema som går igjen. Når vi erstatter intern epost-kommunikasjon med Teams kanalsamtaler og chat blir noen bekymret for om informasjonen de deler blir lest av alle.

En leder sendte tidligere ut et internt nyhetsbrev hver fredag med informasjon til alle i virksomheten. Denne havnet da i Outlook innboksen hos alle ansatte.

Nå ble ledelsen enige om å slutte å dele informasjon internt på epost, men heller dele den i et Team og i en kanal der alle ansatte har tilgang. Bekymringen er da om noen faktisk oppsøker den kanalen og leser informasjonen. VI vet at alle leser epost, og de fleste får også et varsel når de får en ny epost. Derfor føler vi oss trygge på at den blir lest, men vi vet ikke. Jeg bare antar at alle leser min epost.

Spammer du alle i organisasjonen i Teams?

For å skaffe meg selv den samme tryggheten kan jeg i min melding "nevne" Team, eller kanal med @teamnavn eller @kanalnavn. Da tvinger jeg frem et varsel hos alle medlemmer av Teamet.

Jeg har i min dialog med flere virksomheter oppdaget at dette er veldig utbredt, og for en jeg snakket med har det ført til at hun ignorerer varsler i Teams fordi de fleste faktisk ikke angår henne, eller fordi de ikke inneholder noe hun skal gjøre noe med. Dersom alle "tvinger" frem en varsling for sine meldinger roper vi "ulv ulv!" Og da vi vet hva resultatet blir…

Slik bruker du Teams-varsler på en god måte

Informere om noe i en Teams-kanal.

Ingen bruk varsling. Du må stole på at de det er relevant for oppsøker kanalen jevnlig og leser informasjonen. Mottakere kan også velge å selv slå på Kanalvarsler dersom de vil bli varslet om nye innlegg i kanalen.

Du bør ikke bruke @Kanalnavn. Da vil alle som er medlemmer av Teamet få et varsel selv om ikke kanalen er relevant for dem. Enda verre er å bruke @Teamnavn. Da blir du en spammer alle blir irritert på.

Be en eller flere medlemmer av et Teams gjøre noe relatert til arbeidet i en Teams-kanal.

Varsle de aktuelle personene med @Navn. Da vil kun disse få et varsel. Det er som å sette dem på til-linjen i en epost. Andre medlemmer av Teamet kan fremdeles lese meldingen. Det tilsvarer å sette noen på kopi om du hadde sendt en epost.

Ikke send en epost om du er usikker på om mottakeren er aktiv i Teams. Dersom et Teams-medlem ikke ser meldingen innen en time får de et epostvarsel automatisk.

Du trenger å få ut en krisemelding til alle medlemmer i et Team.

Nå kan du bruke @Teamnavn og tvinge frem et varsel hos andre. Du bør ikke bruke @Kanalnavn. Da vil de som har skjult kanalen ikke få beskjeden.

Sende en melding til en eller flere som ikke er relatert til et prosjekt eller en arbeidsprosess du har en Teams-kanal for.

Bruk Chatten til dette. Det kan være en 1:1, eller en gruppechat med flere medlemmer. Ikke bruk en Teams-kanal. Da kan alle medlemmer av Teamet lese meldingen, og om det ikke er relatert il arbeid i kanalen vil det være irriterende for andre.

Be alle som er involvert i en kanal gjøre noe, for eksempel oppdatere et regneark.

Nevn alle du vil varsle med navn. Da får bare de meldingen og kan gjøre det du ber dem om. Om det er noe du trenger å gjøre ofte, kan du opprette et Merke som du tilordner til relevante personer. Da kan du nevne @Merke i meldingen og bare de det gjelder vil bli varslet. Se mer om dette under.

Ikke bruk @Kanalnavn. Da vil alle i Teamet få et varsel, også de dette ikke angår.

Organiser Team-medlemmer i grupper du kan adressere

Mange savner å kunne lage en "distribusjonsliste" der man kan henvende seg til flere uten å måtte skrive inn alle navnene hver gang. Det kan du gjøre ved å bruke merker. På jobben har vi et Kriseteam der vi behandler oppståtte situasjoner. Vi har noen som kan gi IT-støtte i slike sitasjoner, men det kan være litt forskjellige over tid og jeg vet ikke hvem som er tilgjengelig når det skjer noe. Derfor oppretter jeg et merke, IT-støtte, som jeg kan adressere når jeg trenger det.

Et merke gjelder bare innenfor ett Team, så ulike Team kan ha ulike aktive merker. Dersom du vil nevne alle deltakere i en prosjektkanal, kan du opprette et merke for prosjektet og bruke @merke fremfor å bruke @kanal.

Utfordringen er å få alle til å tenke på denne måten. Det beste er å gjennomføre en workshop, eller opplæring der man diskuterer bruk av varsler og blir enige om hva som er hensiktsmessig. Det gjøre vi for eksempel i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams, og i nettworkshopen Bruk Teams smartere