Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams

Mange som blir introdusert til Teams og til å behandle dokumenter i Filer der er litt skeptiske. Kan hvem som helst redigere "mitt" dokument? Hvem endret denne teksten? Ikke jeg! For noen dokumenter kan en liten endring føre til store negative konsekvenser. La oss si at vi er en gruppe som samarbeider om å innlevere et million-anbud, eller en viktig avtale. Ett ord feil, en null for mye eller for lite et sted kan være en katastrofe.

Opprett Team for et bestemt formål

Er du medlem av et Team har du fulle rettigheter til å redigere alle dokumenter i alle kanaler. Hensikten med Teams er transparens og likeverdig samarbeid mellom alle medlemmer i Teamet.

Du kan ikke ha medlemmer med bare lesetilgang. Når du som eier inviterer noen til å bli medlem av Teamet innebærer det at du stoler på denne personen. Derfor kan det hende at det er bedre å opprette flere små Team for bestemte formål enn å ha ett stort Team der alle i avdelingen er medlemmer. Lag et anbuds-Team, eller et prosjekt-Team der du bare inviterer de som er bidragsytere. Det gir deg også høyere frihet til å invitere deltakere fra andre deler av virksomheten, og en ekstern samarbeidspartner til Teamet.

Ta kontroll over viktige dokumenter

Selv om du stoler på medlemmer av Teamet er det ofte en fordel å ha god kontroll på viktige dokumenter. Dette kan du gjøre på ulike måter.

Versjonslogg dokumenterer alle endringer

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig :-). Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring.

Versjonsloggen er tilgjengelig både når du redigerer dokumentet i Teams og fra Word, PowerPoint og Excel-programmene som vist her.

Spor endringer i Word gjør at du kan godta eller avslå forslag til endringer

For et viktig dokument kan du slå på Spor endringer. Da vi alle tilføyelser, slettinger og endringer bli gjort som forslag og må godkjennes før de blir endelige. Alle med tilgang til dokumentet kan godkjenne, så det er ikke bare "eier" av dokumentet som kan godkjenne, men likevel er det en god sikkerhetsmekanisme gitt at det hindrer utilsiktede endringer. Fremdeles vil alle endringer også ligge i versjonsloggen.

Slik kan du hindre andre i å gjøre endringer

Dersom du virkelig ønsker å hindre andre å gjøre endringer på hele, eller deler av dokumentet har du to mekanismer til rådighet. Den enkleste er å sjekke ut dokumentet. La oss si at du arbeider med et budsjett i Excel. Du blir ikke ferdig i dag og planlegger å gjøre det ferdig i morgen. Men du ønsker ikke at andre skal kunne jobbe med sine deler av budsjettet fordi det ikke er klart for dette ennå. Da kan du sjekke det ut slik at ingen andre kan gjøre endringer i det før du sjekker det inn igjen.

Vi du hindre at andre gjør endringer i deler av dokumentet kan du også passord-beskytte et område i et Word-dokument. Som det fremgår her er det Word som har de mest avanserte mulighetene for beskyttelse og kontroll med endringene, mens for PowerPoint og Excel er det versjonsloggen og utsjekking som gjelder.

Trenger dere en systematisk gjennomgang og opplæring i arbeid med dokumenter kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Der vil dere trene på alt over og mye mer.

Teams er ikke bare for skrivebordarbeidere

I de fleste sammenhenger vi hører- og leser om Teams gjelder det skrivebordarbeidere som bruker mesteparten av sin arbeidstid foran en PC-skjerm. Men det finnes mange store grupper som nesten aldri sitter foran en PC, men likevel har behov for å arbeide, samarbeide og kommunisere digitalt.

Transportarbeidere, helsearbeidere, butikkarbeidere og mange flere. Men de har alle en enhet som kan brukes, sin mobiltelefon. Mange er mye mer venn med denne enn med en PC.

Neste bølge Teams-brukere

Teams på mobil kan brukes av grupper for kvalitetsarbeid og problemløsning

Min erfaring er at de fleste Teams-brukere i dag arbeider primært med PC og har mobilen som en tilleggsenhet for å være tilgjengelig også når man ikke er på kontoret. I tillegg er det en del som har funnet ut at en iPad er fin å delta i Teams-møter med.

Mange som arbeider i butikk og i tjenesteytende yrker har ikke vært i målgruppen for digital fornyelse. Dette skyldes delvis kostnader, men nå finnes det rimeligere abonnement for slike grupper som ikke trenger Office på PC i sitt arbeid. Det gjør at flere virksomheter nå vurderer dette. Selv peker Microsoft på IKEA som et godt eksempel på varehus som har tatt i bruk Teams på mobil for nye brukergrupper.

Teams for samarbeid i grupper

Man trenger ikke å utvikle dyre spesialløsninger. Allerede med Teams-appen på mobilen kan kolleger samarbeide i Team og kanaler relevante for dem, delta i avdelingsmøter og allmøter på nett, sjekke intranettet og delta i fag-grupper mm.

For rask kommunikasjon mellom kolleger på jobb kan en chat fungere bra og du kan til og med få walkie talkie funksjon i Teams som erstatter den gamle "intercommen".

Alle trenger ikke nødvendigvis bruke sin private telefon, eller en egen mobil gjennom arbeidsgiver. For butikkarbeidere kan det like gjerne være felles mobil som brukes av de som er på jobb.

Få alles ideer og skap engasjement

informer og Engasjer med alle med et levende intranett der alle kan bidra til deling av kunnskap og ideer

Se videoen fra IKEA. Den viser at Teams gir langt flere ansatte muligheter til å engasjere seg i arbeidet og komme med gode ideer til ledelsen. Dette kan være både lønnsomt og inspirerende. Alle vil gjerne bli hørt og verdsatt. Med mobilen kan ansatte stille spørsmål til ledelsen i allmøter og gi tilbakemeldinger direkte til de det gjelder. Alle kan komme med forslag som blir vurdert etter hvor gode de er, ikke hvem som kommer med dem.  Det er også enkelt og hyggelig å kunne gi ros til dyktige kolleger.

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

Ved å legge til spesifikke tillegg til Teams som Skift  kan en leder sette opp en plan og oppgaver som tilhører et skift og de ansatte kan i stor grad administrere sin egen plan og for eksempel bytte skift med en kollega.

Er tiden kommet til å ta i bruk Teams for alle roller i virksomheten?

Hele Microsoft 365 er lagt opp til at man skal kunne arbeide på hvilken som helst enhet Det gjelder alt fra å redigere et dokument i Word, holde rede på oppgaver i To Do og samarbeid med Teams og inkluderte verktøy. Likevel har nok de fleste virksomheter startet med kontorarbeidere som bruker PC som sitt viktigste arbeidsredskap. Nå er tiden komme til å inkludere de som møter kundene, transporterer varene og andre som ikke tilbringer dagen bak et skrivebord. Hva gjør deres virksomhet?

Er dere interessert i å utforske mulighetene over? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat. bjorn@smartendring.no eller mobil 90173524. Microsoft har også en bestillingsrapport fra Harvard Business Review som kan være verd å lese for å få noen ideer til egen virksomhet.

Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Allerede for 15 år siden innså ledelsen i Microsoft Norge problemet med møter som gikk butt i butt gjennom dagen uten pauser mellom. Ingen tid til å forberede neste møte, ingen tid til å gå fra ett møterom til et annet, eller til å komme seg ut av ett nettmøte og inn i et neste. Toalettbesøk og kø ved kaffemaskinen spiste ofte opp de første 10 minuttene av neste møte. Hjemmekontor-tiden vi er inne i nå der mange opplever at det blir stadig flere nettmøter gjør dette til et enda mer aktuelt problem.

Les også: Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Det er Outlooks skyld

Når du inviterer til et møte vil Outlook typisk gi deg en halv time, eller en time automatisk. Det er egentlig ingen logisk grunn til at møtet må vare i 30 minutter eller en time, og det har som nevnt mange ulemper.

I Microsoft ledelsen gjorde vi en iherdig innsats for å endre dette slik at møtene varte 25 eller 50 minutter. Vi endret til og med på klokkene i møterommene slik at de siste 10 minuttene ble blokkert. Likevel rant dette initiativet ut i sanden. Det ble for vanskelig å huske i en hektisk hverdag å endre møtetiden hver gang.

Møter med pausegaranti

For to år siden ble det mulig å endre innstillingene i Outlook slik at invitasjonene automatisk lager kortere møter. Det har dessverre få fått med seg, men stadig flere blir oppmerksom på det. I Telenor har de innført «pausegaranti» der ingen møter skal vare mer enn 50 minutter. Ved å endre innstilling i Outlook slik at dette skjer automatisk er dette nå mer realistisk å gjennomføre. I Norges Røde Kors har IT endret innstillingene for alle, slik at hver enkelt ikke trenger å gjøre dette selv. Det er smart. Sammen med informasjon om dette til alle, vil ansatte få en bedre hverdag med litt mer rom i kalenderen mellom møtene.

Slik gjør du det

Sannsynligvis må du gjøre dette selv. Velg Fil, Alternativer og kalender. Der finner du muligheten til å gjøre møtene kortere. Likevel har det liten effekt om bare du gjør det, så promoter ideen til dine kolleger så vil det spre seg.

Du må også regne med å informere møtedeltakerne når møtet starter. Selv om møtet er 50 minutter i kalenderen deres er hodene deres gjerne innstilt på en time. Det tar det litt tid å omstille.

Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021

Fortsatt bruk av hjemmekontor i stor utstrekning vil sette større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål.

I 2020 har vi ofte tenkt at vi bare skal holde skuta flytende, og strategi- og teamutvikling er satt på vent. Nå ser vi at vi må planlegge med en fortsettelse med større fleksibilitet i hvor og når man arbeider. Da må de kortsiktige tiltakene, slik som hyppige koordineringsmøter, erstattes av en mer langsiktig gjennomtenkt plan for hvordan vi arbeider og samarbeider i den nye normalen.

Se også 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

For å lykkes på hjemmekontoret må du lage din egen plan og gjøre daglige prioriteringer

De fleste er enige om at arbeid på hjemmekontoret krever at man i stor grad må legge sin egen plan og gjøre daglige prioriteringer uten å være avhengig av å kontakte sin leder. Da må leder og team ha så klare mål og planer at hver medarbeider kan gjøre de riktige prioriteringene og arbeide med de viktigste leveransene hver dag.

Illustrasjon FRA WORKSHOPEN SMART MÅLOPPNÅELSE I EN DIGITAL TID

I tillegg må vi ha løsninger som gir alle innsyn i status på arbeidet uten at vi må følge opp og koordinere gjennom møter og masing på epost og i Teams hele tiden.

Gjennom mange år som leder i Microsoft har jeg arbeidet sammen med mine team med å få til dette og har utviklet en 4-punkts plan jeg kaller "fra mål til handling". Der arbeider lederen sammen med sitt team for å utvikle en felles plan for teamet som så blir til individuelle planer hver enkelt kan gjennomføre relativt selvstendig.

På den måten blir mål og plan forankret hos alle og det trengs minimal oppfølging og koordinering i det daglige.

Høy fleksibilitet og selv-ledelse krever planlegging og struktur

Gjennom bruk av digitale samhandlingsverktøy på teamnivå og individuelt nivå trengs få møter for koordinering og status. Det frigjør tid til å ha en mer personlig agenda i 1:1 mellom leder og medarbeidere og til mer sosial vinkling på team-møter.

Illustrasjon fra workshopen Smart ledelse i post-korona arbeidshverdagen

Planen revideres vanligvis en gang i kvartalet med månedlige sjekkpunkter der man deler resultater, beste praksis og der hver enkelt kan få innspill til justeringer. Det kan selvfølgelig være krevende å innføre et slikt opplegg, men gevinsten kan også være høy både på kort og lang sikt. Alle oppnår større fleksibilitet og jobbautonomi i det daglige uten at ledere og prosjektledere føler å miste oversikt og kontroll.

Ta gjerne kontakt med meg, Bjørn O. Hopland på 90173524 eller bjorn@smartendring.no for en uforpliktende prat om dette. Du kan også se på innholdet i workshopene under, og som kan kick-starte dere i en slik prosess.

For ledere: Smart teamledelse i den hybride arbeidshverdagen

For team: Smart måloppnåelse i en digital tid

For alle: Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do