Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Jeg kom over en interessant artikkel i Dagens Næringsliv mens jeg spiste frokost og ville gjerne ha med den artikkelen på jobben. Det var en fin oppgave for mitt favoritt Office-produkt – OneNote.

Jeg åpner OneNote på telefonen og velger å sette inn en ny side i valgt inndeling. Fra menyen velger jeg foto. Så knipser jeg bildet og får det satt inn på en OneNote-side.

Siden blir automatisk synkronisert til min OneDrive og når jeg åpner PC'en på jobben har jeg den straks tilgjengelig der også.

Jeg mener jeg kjenner OneNote ganske godt, men nå oppdaget jeg en funksjon jeg ikke har sett før. Nemlig å trekke ut teksten av bildet så jeg enklere kan kopiere et avsnitt jeg vil ta med i en artikkel, eller dele i et blogginnlegg!

Jeg visste at jeg kunne finne bildet enkelt ved å søke ettersom alle tekster i bilder som settes inn i OneNote blir søkbare automatisk.

Høyreklikk nå på bildet, og velg Kopier tekst fra bilde og vips, teksten er trukket ut og kan brukes videre som tekst. Snedig! Av og til må jeg rette opp noen ord, men det er en bagatell. Foto/skanne-muligheten i OneNote er genial når du for eksempel skal ta et bilde av et lysbilde noen presenterer på et foredrag, eller innholdet på en tavle. Den identifiserer omrisset av det du skal ta bilde av, retter opp skjeve perspektiv, korrigerer bildet for lesbarhet og sender det rett til OneNote.

Teknologien som brukes i OneNote for å skanne lysbilder, dokumenter og whiteboard finnes også i en separat app som heter Office Lens der du lagrer resultatet som et bilde eller et PDF-dokument, og når du tar et bilde i en Teams-kanal med telefonen.

Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet

Studenter som starter på universitetet møter en helt ny verden. Det første de gjennomgårer kurs i studieteknikk slik at de får gode forutsetninger for å lykkes. Ansatte som kommer inn i et målstyrt-, fleksibelt-, jobb hvor og når du vil-miljø får sjelden tilbud om kurs i arbeidsteknikk for å få gode forutsetninger for å lykkes. Det fører ofte til usikkerhet, negativ stress og en manglende følelse av kontroll ettersom Innboksen aldri blir tom og man alltid kan jobbe mer fordi man kan jobbe hvor som helst og når som helst.

Både nyutdannede og erfarne medarbeidere må lære nye ferdigheter for å mestre den hyperfleksible nye arbeidshverdagen der du selv må sette grenser og lage din egen arbeidsplan for å oppnå forventede resultater. Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet. Det lærer vi the hard way når vi begynner å jobbe.

Det er mye snakk om kontorlokaler om dagen. Både Dagens Næringsliv og Aftenpostens journalister er svært kritiske til nye kontorløsninger som brer om seg. De omtaler først og fremst lokalene og arbeidsforholdene der. Det som ikke blir kommentert er det nye arbeidsmønsteret som dette er en del av. Veldig mange kunnskapsarbeidere i dag opplever at de får bærbare PC'er, nettbrett og smarttelefoner i fanget med beskjed om at nå er alt fleksibelt. De kan jobbe når og hvor de vil. Det er jo flott! Du komme senere på kontoret, eller gå tidligere og heller jobbe litt hjemme på kvelden. Fint også å kunne jobbe hjemme når man skal arbeide konsentrert og ikke vil bli forstyrret av kolleger.

Sjefen gjør det samme, så den eneste gangen du ser ham er på ukemøter der for øvrig flere ikke er fordi de jobber hjemme med syke barn, eller er på reise.

Det som muliggjør denne nye friheten er først og fremst målstyring. Vi måles ikke på antall timer lenger, men på hva vi leverer av resultater. Dette gir stor frihet til å gjøre jobben på en måte som passer oss. Det medfører også et stort ansvar for å styre egen hverdag.

For å prestere god på jobben over tid og samtidig bevare helse og familie kreves nye ferdigheter i selvledelse, planlegging, prioritering og digitalt samarbeid. Uten dette sliter mange med livsbalanse og går med konstant dårlig samvittighet.

For en del år siden hjalp bedrifter og det offentlige ansatte med å bygge grunnleggende digital kompetanse med hjemme-PC ordning og "datakortet" som bevis på at man hadde opparbeidet seg tilstrekkelige ferdigheter. Hjemme-PC ordningen er for lengst død ettersom mange i dag har mer avansert utstyr privat enn de har på jobben. Ungdommen som kommer inn i arbeidslivet vil le om de skulle bli sendt på kurs i grunnleggende PC-ferdigheter for å ta datakortet.

Men det at vi kan lage en Powerpointpresentasjon, eller vet hvordan vi formatterer et dokument i Word betyr ikke at vi har lært å utnytte teknologien på en måte som fjør at vi behersker den nye arbeidshverdagen. Kanskje vi må etablere et program for grunnleggende ferdigheter i å beherske denne?

Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Flagger du alle E-post du har tenkt å gjøre noe med? Har du en lang oppgaveliste som blir rødere og rødere fordi alle oppgaver er forfalt for lenge siden? Hvor mange timers arbeide vil det være å gjennomføre alle oppgavene? Når vil du være ajour? De fleste har ingen gode svar på dette. Saken er at du har ingen aning. Det er en kjensgjerning at slike lange oppgavelister aldri blir tomme. Det er som å spise en elefant i ett måltid. Jeg lærte på Time Manager™ kurs for mange år siden at den eneste måten å spise en elefant på er å spise en liten bit hver dag.

Det er mange meninger om hvordan den beste måten å organisere oppgavelister er. Skal den være prioritert i viktig, mindre viktig? Eller i prioritert 1,2 og 3? For meg virker det best å gjøre det visuelt. Jeg bryter med listen i en passe porsjon hver dag idet jeg prioriterer dem i forhold til tid samtidig. Så kan jeg eventuelt også plassere den viktigste oppgaven på toppen av listen og arbeide meg nedover. Det jeg ikke rekker re prioriterer jeg og flytter til en annen dag.

For at denne listen skal bli realistisk må jeg ta hensyn til avtaler i kalenderen også. Hvis en dag er fylt med møter er det liten vits i å legge mange oppgaver de i tillegg.

I mitt favorittverktøy for planlegging og prioritering Microsoft Outlook kan jeg enkelt gjøre dette. Oppgaver kan enkelt flyttes fra dag til dag med dra og slipp og jeg har full oversikt over kalenderen samtidig så jeg kan lage en realistisk plan. Jeg kan også dra større oppgaver inn i kalenderen slik at jeg også setter av tid til dem.

For hvordan du setter opp dette i Outlook, se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke Outlook gjøremål?

Er du stresset? Jobb med årsaken, ikke behandle symptomene

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

Hvorfor søker vi så ikke løsninger som kan gi bedre muligheter for å håndtere informasjonsflommen, prioritere oppgaver som gir økte prestasjoner, skjerme seg fra avbrytelser og planlegge for bedre livsbalanse? Isteden søker vi løsninger som behandler stress-symptomene. Vi snakker ofte om stressmestring. Ville det ikke være bedre å jobbe med stressreduksjon?

Den nye arbeidshverdagen for kunnskapsarbeidere krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Hva kan vi så gjøre med dette?

Vi kan gå til problemets kjerne og behandle årsaken til negativ stress, eller vi kan behandle symptomene. Dessverre er det mest oppmerksomhet rundt å behandle symptomene og ignorere kilden til problemene. Reseptene som får omtale er å redusere stress med å lære mindfulness, gå på antistresskurs, eller følge oppskrifter i form av "10 gode råd mot stress". Felles for alle disse er at ingen tar tak i de grunnleggende årsakene. De lærer oss å leve med stress, men ikke å jobbe med kilden til stress.

De er en stor utfordring for mange å behandle og prioritere mengden av E-post og kontinuerlige oppdateringer fra sosiale media. E-post inneholder ofte oppgaver med frister, ispedd viktig og uviktig informasjon. Vi får sågar oppdateringer fra sosiale media på E-post i tillegg :-)

Det finnes i dag meget gode verktøy for å hjelpe deg å ta kontroll over E-post, kalender og oppgaver samtidig som du kan spare mye tid. De kan også hjelpe deg i å organisere arbeidet på en mer effektiv måte uten at dette føles som merarbeid.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det ….

Ettersom E-post er den vanligste måten å informere på, bli tildelt oppgaver og står for mesteparten av den informasjonsflommen kan det være et bra sted å starte for å løse en av årsakene til stress og ta kontroll over hvor du bruker tid og energi.

For noen ideer til hva du kan gjøre her og nå kan du se her:

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Flere muligheter til å gjøre smarte endringer i arbeidsvaner der du utnytter teknologi du allerede har kan du få hjelp til av Smart endring.

Vis PowerPoint fra din PC trådløst direkte på iPad eller SmartTV

I de fleste møter er det sentralt å dele informasjon og den vanligste formen er å vise møtedeltakerne en PowerPoint presentasjon. Men det er ikke alltid vi har et møterom med en prosjektor og ofte har vi møter i uformelle lokaler som en kafé, på et hotell, eller kanskje ute om det er pent vær JIkke noe problem! Så lenge du har et trådløst nettverk kan du vise din PowerPointpresentasjon direkte på deltakernes PC, iPad, eller annet nettbrett. Du kan også sende presentasjonen til en SmartTV. Så lenge du har en nettleser vil dette virke.

Dette gjør du:

• Åpne presentasjonen og gå til inndelingen for LYSBILDEPRESENTASJON i båndet.

•  Klikk på pil-ned i Presenter på nettet. Du får nå to valg.

• Velg Presentasjonstjeneste for Office, Aksepter betingelsene og velg KOBLE TIL. Du må ha en Microsoft konto (Hotmail, Live, Outlook.com) for å presentere, men ikke for å se presentasjonen.

• PowerPoint vil laste opp presentasjonen til nettet og generere en lenke du kan dele via E-post, eller i en direktemelding.
• Start presentasjonen

Dersom du mottar denne på en iPad vil den åpne Safari og vise presentasjonen. Når du bytter til neste lysbilde vil dette skje simultant hos alle som følger presentasjonen. Seeren kan også bla i presentasjonen og laste den ned om du tillater det.

For flere tips om bruk av iPad på jobben, se Den beste bruken av iPad på jobben er ….