Hvordan vil det føles å ta juleferie med tom oppgaveliste?

Alt skal gjøres før jul!

Slik er det hvert år. Flere av de jeg har avtalt å gjennomføre workshop med i desember har nå ringt og spurt pent om vi kan flytte denne til januar. De har ikke tid til å bruke 2-3 timer for  bli mer effektive og samarbeide smartere akkurat nå :-)

Jeg forstår dem. Det er ofte et press i desember, enten fra ledelsen eller selvpålagt, at alt skal i boks før vi tar juleferie.

Vi vet også at mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. Du vil gjerne kunne ta ferie og koble av uten at det er utestående oppgaver og forespørsler. Får du ikke gjort alt du har planlagt, henger det resterende over deg og skaper en følelse av uro.

Er det realistisk å gjøre alt før jul?

Vet du egentlig hvor mye arbeid du har igjen før du kan ta ferie med god samvittighet? Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for neste uke spredt på Innboksen, oppgavelister, notatbok, gule lapper og i hodet.

Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å gruppere oppgaver fra alle kilder i to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien

2. Arbeid som må vente til etter ferien

Først, skriv ned alle oppgaver du vet om. Det som ikke er nedskrevet blir ikke prioritert. Fordel nå oppgavene på de to listene. Bruk gjerne Microsoft To do på PC/Mac, eller på mobilen. Gå igjennom oppgaver du har og dra dem til den ene, eller den andre listen. Det er enklest å gjøre på PC/Mac. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir dersom du synes det gir bedre oversikt.

Mine tre horisonter. I dag, før jul og etter nyttår

Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1.

Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien ved å sette forfallsdato til den dagen du planlegger å gjøre den. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen neste uke. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-)

Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2

og om nødvendig informere kolleger, eller avklare med din leder om hva som må vente til du er tilbake. Sett så forfallsdato på oppgavene i liste 2. Fordel dem gjerne over de første to ukene i januar. Du kan umulig gjøre alt førte dag tilbake på jobb. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker planleggingsvisningen i Outlook.

Les mer om den unike panleggingsvisningen i Outlook for Windows som er beskrevet i workshop-beskrivelsen til Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Vil Microsoft To do overta for oppgavevisningen i Outlook?

Har du fått "nye Outlook" på din PC? Om ikke får du det nok snart. Det første du legger merke til  er at valgene mellom epost, kalender og oppgaver er flyttet fra bunnen opp på siden. Det er for å gjøre Outlook-programmet og Outlook i nettleser likere. Der vil du også se at de har klemt inn To do symbolet i tillegg til den tradisjonelle oppgavelisten. I Outlook for Web vises bare To do.

Tips! Om du ikke har fått den nye layouten ennå, sjekk om du kan slå den på med Prøv det nå øverst til høyre i Outlook.

Microsoft To do har aldri blitt lansert med brask og bram, men mange har funnet appen på mobilen, eller på PC/Mac. Jeg møter stadig mange som er begeistret for To do og enda flere som er litt overveldet av alle appene og funksjonene som er en del av Microsoft 365.

Microsoft har hatt programvare for å håndtere oppgavelister på PC siden lanseringen av Outlook i 1997, og for Mac i 2011.

VI må jo ha oppgavelisten på mobilen

Dere som bruker Microsoft Outlook på mobil har sikkert oppdaget at der er det ikke noen oppgaveliste og etterhvert ble det klart at det også var nødvendig å ha en oppgaveløsning for mobil. I 2017 kjøpte Microsoft selskapet og mobilappen Wunderlist som så er videreutviklet til det som i dag er Microsoft To do.

To do er Microsofts oppgavesentral

Her kan du se hvor sentral Microsoft To do er. Det er det eneste programmet som binder sammen oppgaver fra alle kilder i en liste, fra flagget epost til Planner-oppgaver.  

Jeg bruker mest To do på mobilen. Da kan jeg skrive inn oppgaver der når det ikke passer å dra opp PC'en. Da ligger oppgavene og venter på meg i min oppgaveliste også i Outlook. Det er fint at To do nå er integrert i Outlook og den har en bedre visning enn den tradisjonelle oppgavevisningen. Jeg ber bare Microsoft om en ting. Ikke fjern planleggingsvisningen i Outlook for Windows der jeg kan se alle avtaler og oppgaver samtidig. Den er gull verd for meg. Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Hvordan du kan skille mellom jobb- og private oppgaver i Microsoft To do

Mange ønsker å ha et godt oppgavesystem for å holde rede på både jobb- og private oppgaver, men ønsker å skille mellom disse. Jeg har tidligere skrevet om hvordan du kan opprette lister for private oppgaver i To do for å skille dem fra jobb-oppgaver. Dette kan du gjøre med å opprette en egen liste for private oppgaver, og er en god løsning dersom det bare er dine oppgaver.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister — Smart endring AS

Men hva om du vil dele en liste med familiemedlemmer?

Jeg møter av og til noen som har tatt i bruk To do som oppgaveliste på mobilen. Ofte er det den som har gått over fra Wunderlist som Microsoft kjøpte og som var forløperen til To do. Da har de opprettet alle sine oppgaver der logget inn med privat Microsoft-konto. Kanskje har de også delt en eller flere lister med familien.

Du kan dele en privat oppgaveliste med famile og med deg selv på jobben

Når jeg introduserer dem til To do som oppgavesystem for jobb-bruk sammen med Outlook lurer de på hvordan de som kunne kombinere disse.

Du kan logge av den private Microsoft kontoen og logge på med jobbkontoen. For å bytte liste må du logge deg av og på mellom disse kontoene, noe som er upraktisk.

Men en veldig god mulighet er å dele de originale listene med din jobbkonto. Da kan du være logget inn på jobbkontoen og jobbe med både jobb og private oppgaver i To do uten å måtte bytte konto.

Gjør dette for å få den private oppgavelisten i To do og Outlook på jobb PC'en

 Logg deg først på med din private Microsoftkonto på PC eller mobil. Tips! Dersom du vil gjøre dette fra jobb PC, åpne en privat nettleser, logg på din personlige Microsoft konto og start To do.

Opprett en ny liste du ønsker å bruke sammen med familiemedlemmer og del denne. Se illustrasjon for hvordan. Del også med din jobb-epostadresse. Når du har gjort dette kan du klikke på lenken du får på epost og legge til den private listen i ditt jobb-oppgavesystem. Fra nå av kan du opprette, dele og gjennomføre private oppgaver fra din To do og Outlook på jobben.

 Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no