Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Mange store og små virksomheter har gått til anskaffelse av Microsoft 365 de siste par årene. Ofte har motivasjonen vært å få mulighet til å gjennomføre Teams-møter, bruke chat mellom kolleger, og etter hvert å kunne samarbeide på dokumenter der man sitter på ulike steder. Historisk har de fleste hatt fellesdokumenter på en lokal server som ikke alltid er tilgjengelig utenfor kontoret, eventuelt bare gjennom VPN, og det kan være upraktisk.

Når man har fått smaken på å ha dokumenter tilgjengelig fra hvor som helst i skyen, til og med fra mobil, kommer spørsmålet; "Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?" Det spørsmålet fikk jeg nettopp fra en av bloggabonnentene.

Hva er vanskelig når vi skal planlegge overgang fra filserver til skyen?

Teknisk sett høres det ikke så vanskelig ut, men det er noen skjær i sjøen, og noen spørsmål som fort kommer opp. For personlige hjemmeområder er det relativt enkelt. Der kan hver enkelt selv laste opp det de er interessert i til sin OneDrive. Utfordringen er fellesområdene med sine X: , P: osv.

1. Trenger vi flytte alt? Mye er utdatert og verdiløst. Det er nok riktig, men hvem vet hva vi kan få bruk for? Det kan være dokumenter som er laget av noen som ikke jobber her lenger, men som kan være knyttet til en kontrakt eller annet det kan bli spørsmål om en gang. Hvem tar risikoen på å bestemme at det slettes?

2. Ofte har fellesområder mapper i 6-7 nivåer. Vi har bygget omfattende struktur for å skille ulike kunder, prosjekter, og år dokumentet ble produsert. Det medfører tekniske begrensninger som gjør at vi ikke kan flytte alt under rot-mappen i en operasjon.

3. Hvordan skal den nye strukturen i Teams og/eller SharePoint bygges opp? Burde vi ikke benytte anledningen til å rydde opp? Problemet er at ingen har oversikt over det gamle og en del vet vi ikke en gang hva er, så hvordan skal vi kunne omstrukturere dette?

 Over tid eller alt på en gang?

En mulighet noen velger er å sette den gamle fellesdisken i lesemodus og beholde serveren en periode. Når noen trenger dokumenter derfra for å jobbe videre på dem kan de kopier dem over i et relevant Team, og etter 1-2 år tar vi backup av serveren til en løs disk og slår den av. Er det helt krise får vi hente frem dette igjen.

Flytt alt det gamle til Skyen på en gang

En annen og kanskje bedre metode er å flytte alt det gamle opp i skyen på ett eller flere Team, eller SharePoint-biblioteker. Da kan vi skru av den gamle serveren etterpå, spare penger på å drifte den og har alt i skyen.

Flytt aktive prosjekt- og arbeidsdokumenter til Teams

For pågående arbeid er det praktisk å ta i bruk Teams direkte. Dette er dokumenter vi vet hva er, de har eiere og de er under arbeid. Da kan vi definere en Teams-struktur som gjør at vi ikke bare lager et nytt dokumentområde men en Team- og kanal-struktur der vi også har kommunikasjon, planer og notater som gjelder arbeidet vårt.

Her kan vi ofte hoppe ned 2-3 nivåer i den originale mappestrukturen og forenkle måten vi arbeider på. I eksemplet ser du et forslag på dette. Legg merke til at vi ikke trenger sifrene i filbanen over. De er bare der for at mappene skal bli sortert i ønsket rekkefølge. Her er de overflødige.

Flytt gamle/arkiverte dokumenter til SharePoint

Når vi har flyttet aktivt arbeid over i Teams, vil vi bruke minst mulig arbeid på resten. Der trenger vi bare å restrukturere av to grunner.

• Alle skal ikke ha tilgang til alle dokumenter. Da oppretter vi et SharePoint-område for hvert av de områdene der vi kan gi tilganger til dem som skal kunne se dokumentene som ligger der. Så flytter vi tilhørende dokumenter til de nye områdene.

• Filstrukturen er svært kompleks med lange fil- og mappenavn og dype mappestrukturer. Der kan det hende vi må gå ned på lavere nivå og flytte mapper til flere dokumentbibiliotek i samme SharePoint-område. Til de tekniske kompleksitetene du må sjekke her er også om dokumentene inneholder tegn som ikke SharePoint godtar, for eks. %.

  Neste skritt?

  Her har jeg behandlet struktur og plan for å flytte fellesdisken til Skyen. Dersom dere ønsker å lage en påam for flytting og forvaltning, samt få alle ansatte med på nye arbeidsformer kan dere vurdere å gjennomføre en Smart endring ledet workshop.

• For de som skal ha ansvar for flytting og forvaltning av dokumenter kan workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere være aktuell. Den krever ikke detaljerte IT-kunnskaper.

• For alle ansatte vil Smart samarbeid med Teams gi et godt utgangspunkt for nye arbeidsformer, også for dokumenter. Se også blogginnlegget Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

• Har dere noen som har behov for mer avansert dokumentbehandling kan workshopen Smart dokumentbehandling i Microsoft 365 være nyttig.

Nå er det enklere å reorganisere dokumenter i Teams

Dere har hatt et godt samarbeide i prosjektet og nå er alt levert og vi kan gå videre til nye oppgaver. Nesten alltid vil mye av prosjektleveransene bestå av dokumenter. Dere er kanskje 5 medlemmer av Teamet dere har benyttet i prosjektet, men prosjektdokumentene skal nå gjøres tilgjengelig for alle i et felles Team, eller på et SharePoint-område. Hvordan gjør vi det enklest?

Tidligere måtte vi åpne Filer-området i SharePoint for å kunne flytte mapper og flere dokumenter av gangen. Nå kan du gjøre dette direkte i Teams-programmet.

Velg de mappene og filene du vil arkivere, og kopier dem til et arkiv-område. Dette kan være et annet Team som er tilgjengelig for flere, eller til et SharePoint-bibliotek som mange oppretter for arkivformål. Du får opp begge deler når du skal velge hvor du vil kopiere dokumentene.

Du kan også bruke samme metode om du vil kopiere prosjekt-filer som skal brukes som grunnlag for arbeid i nye prosjekter og når du vil flytte eller kopiere fra en Teams-kanal til ditt personlige dokumentområde på OneDrive. Da velger du Mine Filer i skjermbildet over.

For å flytte eller kopiere fra din OneDrive til en Teams-kanal eller SharePoint-område, velg Filer på menykolonnen i Teams og OneDrive. Derfra kan du flytte eller kopiere dokumenter. Skal du kopiere mapper må du først velge å åpne OneDrive området som vist her. Derfra er fremgangsmåten den samme.

Kan vi slette Teamet når vi har arkivert prosjektdokumentene?

Dette spørsmålet får jeg ofte. Da bruker jeg å spørre om de sletter all epost relatert til et prosjekt når dersom prosjektkommunikasjonen har  foregått på epost. Da svarer de ganske forskrekket nei! Den må vi jo ta vare på og kunne søke i kanskje flere år etter at prosjektet er ferdig dersom noe oppstår, eller vi bare lurer på hva vi kommuniserte om i prosjektet. På samme måte vil vi ta vare på prosjektkommunikasjonen i Teams-kanalen. Når prosjektet er ferdig kan du skjule kanalen, eller hele Teamet. Når du søker i Teams vil du likevel få opp søkeresultatene herfra.

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Der vil dere også lære om avansert dokumentkontroll, dokumentmaler i Teams og mye mer.

Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

Vi er vant til at alle dokumenter bor i Filutforskeren. Når vi dobbeltklikker på et dokument, en presentasjon, eller et regneark åpnes Office-programmet du har installert på PC og du kan redigere.  Dette er vi oppvokst med og jeg vet at når jeg lagrer på Mine dokumenter ligger det lokalt på min PC. Lagrer jeg det på H: ligger det på mitt hjemmeområde på en filserver, og legger vi til P:, X: og flere bokstaver er dette ulike fellesområder.

Hva gjør vi når H:, P: og X: forsvinner?

Mange opplever plutselig å få beskjed om at nå skal serveren bort. Ditt H: område er nå OneDrive, og fellesområdene byttes ut med Teams og SharePoint. Det kan gjøre litt vondt. Fra å lagre på en "boks" vi kan ta og føle på til lagring i "skyen", hvor nå det er.

Ikke bare det, men vårt kjære mappehierarki vi har vent oss til blir erstattet av dokumentbiblioteker i SharePoint og Filer i Teams-kanaler. Les mer om dette i Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Et paradigmeskifte krever nye tankemåter

Dette er mye mer enn at vi får nye steder å lagre dokumenter. Det er et skifte fra en tankegang der PC'en er senteret i universet til at skyen blir senteret og PC er bare en av enhetene vi kan benytte for å behandle dokumentene. Nå kan vi også behandle dem på mobil og nettbrett, på Jobb-PC'en og på hjemme-Mac'en.

Det kan være lurt å forstå mulighetene som ligger i å kunne jobbe med dokumenter direkte i Teams eller på mobil, men noe kan være mer effektivt å gjøre gjennom Filutforsker likevel. For å lette overgangen for oss Office-brukere har Microsoft laget broer mellom PC-sentrisk og sky-sentrisk dokumentbehandling ved å gi oss mulighet til å behandle dokumentene fra Filutforskeren på PC og Finder på Mac. Det gjør vi ved å synkronisere vårt personlige dokumentområde OneDrive med Filutforskeren, og tilsvarende, utvalgte dokumentområder i Teams og SharePoint.

For mange er koblingen mellom OneDrive og Filutforsker/Finder allerede gjort for oss. Er det ikke det kan vi aktivere denne selv. Se blogginnlegget 5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen for hvordan.

Synkronisere eller lage snarvei?

Når det gjelder kobling mellom områder i Teams eller SharePoint er de to muligheter som gir mer eller mindre det samme resultatet.  Jeg foretrekker den ene, men andre velger kanskje den metoden Microsoft promoterer ved å peke på den for brukere med symboler og bilder når du går inn i Filer.

Alternativ 1: Synkroniser Filer-området i en kanal, eller velg en mappe i Filer du ønsker å synkronisere. Dokumenter i Filer vil synes under "Kontorbygningen"  i Filutforsker så det er tydelig at de er fellesdokumenter som ligger i Teams eller SharePoint. For å synkronisere bare en mappe, Gå inn i mappen du ønsker å synkronisere.

Alternativ 2: Velg Legg til snarvei til OneDrive enten for hele Filer-området, eller for en valgt mappe. For mappe, velg lenkesymbolet utenfor mappenavnet. Områdene du synkroniserer ser ut som en mappe i din OneDrive med et lite lenkesymbol på.

Det kan være greit å være klar over at du bare kan velge en av metodene for et bestemt Team, eller dokumentbibiliotek i SharePoint.

Advarsel!

Ved å synkronisere, eller legge til en snarvei i filutforskeren risikerer dere at noen redigerer et dokument uten å være på nett. Da synkroniseres det når nettet er tilgjengelig igjen. Dersom andre da har redigert dokumentet på nettet kan det oppstå problemer med å kombinere innholdet, og i verste fall kan det føre til tap av data. For å være sikker på at dette ikke skjer kan du sjekke ut dokumentet før du arbeider uten nett. Og så sjekke det inn igjen når du er ferdig. I mellomtiden kan ingen andre redigere dokumentet.

Vil dere lære mer om  organisering i sky-sentrisk dokumentbehandling ? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Gjennomfør en undersøkelse i Teams-kanalen

Skal du samle inn status fra prosjektdeltakerne, gjøre en stemningssjekk, eller få påmeldinger til prosjektsamlingen? Er du ikke kjent med Forms? Gå til office.com og velg Forms. Der lager du en undersøkelse på 1-2-3.

Denne kan du nå publisere i prosjektkanalen eller en kanal for internt teamsamarbeid. Svarene på undersøkelsen er bare tilgjengelig for deg, selv om spørreskjemaet er publisert i en Teams-kanal.

 Når du publiserer undersøkelsen blir kanalen omtalt og alle som har kanalen aktiv får en varsling. Hva menes med at du har kanalen aktiv? Jo det er at den ikke er skjult.

Skjul kanaler som ikke er relevante og fjern unødvendig støy

Har du et Team med mange kanaler er det ofte kanaler som ikke er relevante for deg. Da kan du skjule kanalen slik at du bare ser relevante kanaler. Dersom noen nevner kanalen slik Forms har gjort det her, eller du nevner kanalen i et innlegg med @Kvalitetsløftet 2022 får alle medlemmer av Teamet som har kanalen synlig en varsling. De som har skjult kanalen får ikke noen varsling.

Dersom dere bruker Teams finnes det en rekke Microsoft 365 tilleggsprogrammer som er tilgjengelige og som utvider Teams-mulighetene. Les gjerne mer om dette i 3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt