Mange finner Planner i Teams, men når bruker vi Lists?

Abonnenter på Microsoft 365 har et stort utvalg av programmer å velge mellom til ulike formål. For de fleste er det Word, Excel og PowerPoint for å skape innhold i ulike formater, Outlook for epost og kalender og Teams for samarbeid som er i daglig bruk.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling har mange funnet Planner nyttig, og enkelt å komme i gang med. Det er enklere og mer fleksibelt enn Project som primært er for prosjektledere.

Les også: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Microsoft Lists er for faste, gjentakende arbeidsprosesser

Planner er veldig bra på grunn av fleksibiliteten. Når vi starter et prosjekt vet vi ikke på forhånd hvilke oppgaver vi skal gjennomføre. Det er jo en del av prosjektet å definere dette. Og bruker vi Planner til å fordele oppgaver på ukemøtet vet vi ikke på forhånd hva disse er og hvordan hver enkelt oppgave skal følges opp.

Men, skal vi ha en forhåndsdefinert prosess vi kan gjenta gang etter gang for å sikre en god og kontrollert arbeidsprosess er ikke Planner så egnet. Der kan vi bruke Microsoft Lists. Dette programmet startet som et verktøy for å lage alle slags lister i SharePoint og er nå en egen app som også kan bygges sammen med Teams.

Jeg gjennomførte en workshop i en kunstskole. Der hadde behov for et opplegg for å bestille opp materialer til kunstprosjekter, slik som maling og stoff. Vi laget en beskrivelse av denne arbeidsprosessen

1. Behov skulle meldes inn fra lærerne

2. Innkjøpsansvarlig godkjenner og bestiller

3. Ordrebekreftelse med antatt leveringstidspunkt noteres

4. Når varen kommer skal leveransen registreres som mottatt.

Slik lager du et bestillingssystem i Lists på 5 minutter

Dette er noe som passer veldig bra for Lists. Dette gjør du:

Her kan du se resultatet. Jeg laget listen fra grunnen av på omtrent 5 minutter. Den er nå tilgjengelig for alle i Teamets Administrasjons-kanal. Det finnes også en rekke maler du kan bruke som utgangspunkt for din liste.

Vil du ha flere tips som dette kan du abonnere på bloggen om du ikke allerede gjør det. Se øverst til høyre på denne siden for påmelding. Da får du nyttige tips for digitalt arbeid og samarbeid omtrent en gang i uken.

Tre gode tips for å lykkes med Microsoft Planner

Bjørn O. Hopland (til høyre) samarbeider med tidligere Microsoftkollega DIrk Weber

Microsoft Planner brukes nå i de aller fleste virksomheter jeg er i kontakt med. Men for de fleste brukes det litt tilfeldig av de som har oppdaget det, og på helt forskjellige måter. Noen bruker det som en enkel oppgaveliste, og noen til planlegging av arrangementer og prosjekter.

Jeg ser ofte at strukturen i Planner er helt forskjellig i ganske like prosjekt-typer. I tillegg er det ikke alle som klarer å forholde seg til å bli tildelt en oppgave, og gjøre det til sin. Det blir tydelig når jeg ber om å få se oppgavelisten i Teams, der alle oppgaver samles fra de ulike planene du er involvert i. Tør du sjekke din oppgaveliste? 😉

1 - Bruk struktur til din fordel. Organiser delprosjekter og arbeidsområder i Inndelinger

 Har noen erfaring med Trello eller andre tavleverktøy? De er ofte organiser med en strukltur der statusen på oppgaven gis av hvilken kolonne den er i. For eksempel. Planlagt -> Under arbeid -> Ferdig. Den strukturen trenger vi ikke i Planner fordi statusen på en oppgave eller en leveranse settes på oppgavekortet, og oversikten over hvilke oppgaver som er planlagt, under arbeid, eller fullført er en visning du kan velge å se når du trenger det.  Les mer om dette i Gjør det enklere å organisere gode prosjekter — Smart endring AS

2 - Bruk Oppgavekortet til aktiviteter og leveranser og tildel ansvar på dette nivået

Den enheten vi bruker for å tildele noen ansvar og arbeid er Oppgavekortet. Det kan være en litt misvisende begrep etter min mening. For meg er en oppgave utførelse en kort og spesifikk del av en aktivitet. For eksempel å sende en forespørsel til noen om å sende et tilbud. Men det er vanligvis ikke hensiktsmessig å fordele oppgaver så detaljert i en prosjektplan. Oppgaven inngår i en aktivitet som kan være å velge en tjenesteleverandør.

En oppgave kan også være å finne bilder til å illustrere en rapport. Å skrive rapporten er en aktivitet med mange oppgaver som resulterer i en leveranse.

I Planner ville jeg da valgt å tildele ansvar for aktiviteter og leveranser, ikke på detaljnivå. Det kan vi bruke sjekklisten til.

3 - Etabler en virksomhets-standard for Planner for å unngå forvirring

Det kan være forvirrende å bli tildelt "oppgaver" fra flere planer dersom struktur og oppbygging er veldig forskjellig. Det gjelder også bruk av etiketter, som er en fin tilleggsfunksjon man kan velge å bruke. Etikettene må defineres for hver plan. Så om ulike prosjekter har etiketter med forskjellig mening blir det forvirrende.

Heldigvis kan man lage prosjektmaler som kan gjenbrukes, så man slipper å definere slike ting på nytt hver gang. Men det krever at man gjør et forarbeid og blir enige om hva en slik standardplan skal inneholde.

Ved å gjennomføre den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams får dere god forståelse-, og et godt grunnlag for å etablere et prosjektrammeverk og standarder for bruken.

Tar du på deg ansvaret selv for å gjøre dette, vil du ha nytte av å gjennomgå nettkurset med samme navn og innhold.

Når dere er klar til å ta i bruk Planner i hele virksomheten, er en effektiv måte å få alle til å forholde seg til tildelte oppgavekort å arrangere en Smart endring frokost/lunsj og lær sesjon basert på de standardene som er satt.

Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Først og størst i Smart endring bloggen 2021 - og god jul til alle

Når jeg lager kurs og workshops gjør jeg det etter 80/20 prinsippet. 20% av mulighetene i Teams, Outlook og andre deler av Microsoft 365 skaper 80% av det som er mest nyttig å lære. Det er de grunnleggende mulighetene for at vi skal kunne jobbe smartere, og for om vi tenker nytt og bryter gamle arbeidsvaner.

Det betyr ikke at resten er unyttig, men det er ikke plass til dette innen en workshop som er på 2-3 timer. Men det har jeg plass til i bloggen :-)  Der er det tilgjengelig både for de som har deltatt i Smart endring workshops og nettkurs, men også for andre. Ja 45.000 av de 60.000 som har besøkt bloggen i 2021 fant nyttige Smart endring bloggartikler gjennom nettsøk i Google eller Bing. Men om du ikke vil gå glipp av noen tips er det tryggeste å abonnere på bloggen. Da får du en epost ca. en gang i uken med det nyeste tipset og en gratis ebok om hvordan du kan oppnå bedre resultater med mindre stress.

Gikk du glipp av de mest leste bloggene i 2021?

Her får du en ny mulighet:

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Og hva har dere søkt etter i bloggen i 2021?

1 -  Smarte Outlook tips

Man skulle tro Teams var på topp, men det er faktisk Outlook som er det søkeordet som er brukt mest. Til tross for at oppmerksomheten i stor grad har vært på Teams i år er Outlook fremdeles viktig. Veldig mange synes det er vanskelig å følge med epost i Outlook, meldinger i Teams, oppgaver fra Planner og andre verktøy.

Føler du det sånn kan det hende du vil ha bra utbytte av å gjennomgå nettkurset Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Er dere flere finnes denne også som workshop.

2 - Dokumentbehandling i Teams og SharePoint

Etter å ha kommet i gang med Teams og sett mulighetene for enklere arbeid og samarbeid på felles dokumenter føler mange at de ikke kommer helt i mål med det de ønsker å gjøre, og er usikre på konsekvensen av hvordan vi organiserer dokumentene. Hva skjer når jeg vil lenke Excel-dokumenter fra ulike kanaler? Hvordan kan jeg bruke maler? Hva om jeg vil samarbeide på et dokument med noen som ikke er medlem i Teamet? 

Her kan det være nyttig med en workshop der de som skal jobbe sammen blir enige om hvordan vi skal samarbeide om dokumenter. Jeg nettopp oppdatert den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive. Kanskje noe for dere?

3 - Bruk av Microsoft Planner

Når man har bestemt seg for å primært bruke Teams for samarbeide begynner mange å lete etter nye muligheter utover det grunnleggende. Vi vil helst ikke innføre enda flere verktøy om vi ikke er nødt. Derfor ser jeg at mange er interessert i, og søker etter muligheter i Planner som er integrert i Teams og godt egnet for mange typer prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling.

Er du og dere blant dem som ønsker å ta i bruk Planner får du hjelp til praktisk innføring med realistiske prosjekt-scenarier i nettkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams. Denne finnes også som workshop.

Med dette ønsker jeg alle bloggabonnenter en riktig god jul!

Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project

Nesten alle virksomheter har behov for å gjennomføre interne prosjekter. Det kan være et markedsprosjekt, anbudsprosjekt, et stort arrangement, eller utvikling og innføring av nye strategier og tjenester. De involver gjerne flere ansatte og går over noen uker eller måneder.

Når man ser etter prosjektverktøy for planlegging, oppgavefordeling og kontroll er det lett å tenke på Microsoft Project. Det ligger jo i navnet at det kan være et bra valg. Men det er ikke sikkert det er det rette valget for slike prosjekter.

Når trenger vi et prosjektverktøy?

1. Når vi er en eller flere som må gjennomføre et sett med aktiviteter som skal føre til et resultat

2. Der vi er avhengig av at alle involverte gjør sine aktiviteter for at vi sammen skal nå målet.

3. Resultatet skal oppnås over tid og vi trenger å vite hvor vi står underveis slik at vi er trygge på å komme i mål.

Velg prosjektverktøy utfra type prosjekt

Da jeg ledet Microsofts konsulentavdeling i Norge gjennomførte vi mange prosjekter med store virksomheter som ville ligge i forkant og være først med å ta i bruk ny teknologi. Jeg fikk mange spørsmål om hvilket prosjektverktøy vi brukte, og mange ble forbauset over at vi ikke brukte Microsoft Project, men holdt rede på leveransene i Excel. Det vi først og fremst produserte i prosjektet var dokumenter som planer, beskrivelser av IT-arkitektur, prosessbeskrivelser og presentasjoner. Arbeid med leveranser skjer i stor grad i parallell slik at tradisjonelle Ganntt-diagrammer ikke gir mye mening. Disse diagrammene egner seg mer der man ha sekvensiell gjennomføring av oppgaver slik man har i byggeprosjekter. Vi kan ikke sette opp reisverk før grunnmuren er ferdig. Dermed må man holde rede på avhengigheter.

Styr på status av leveransene

De fleste som skal administrere et prosjekt forsøker å definere oppgaver og fordele dem til prosjektdeltakerne. Det kan bli ekstremt detaljert og tidkrevende og egner seg best der vi gir deltakerne konkrete oppgaver som "Installer dette PC-programmet hos alle brukere". Vi kan måle status på hvor mange som har fått programmet installert.

Dersom du skal lage opplæringsmateriale er dette en mye mer kompleks oppgave der resultatet er et dokument eller en presentasjon. Det innebærer mange deloppgaver, så der tildeler vi deltakeren et ansvar og overlater til denne å velge hvordan dette gjøres best. Hvordan kan vi da vite status på arbeidet? Vi vet vanligvis ikke hvor lang tid det vil ta. Da er kanskje det beste å måle på status av leveransen, altså dokumentet.

Eksempel på dokumentleveranse med to ukers frist

Leveranser kan være dokumenter, planer og presentasjoner

For å kunne måle på leveransene må vi starte med å definere disse. Så kan vi fordele ansvar og følge opp  i henhold til en plan. Min erfaring er at dette fungerer mye bedre for prosjekter der vi skal produsere et resultat med hodet, og ikke med hendene. Her et eksempel på leveranser som vi ofte ser i slik prosjekter.

Hvilket verktøy velger du dersom du allerede har Microsoft 365?

Det finnes hundrevis av prosjektverktøy, men her begrenser jeg det til valg mellom de to mest aktuelle dersom dere allerede har gjort et valg på Microsoft-plattformen og ønsker å benytte denne i størst mulig grad. Under finner du noen kriterier som kan hjelpe deg å velge verktøy. Begge er integrert i Teams så du kan legge dem til som en fane i en prosjektkanal og gjøre den tilgjengelig for alle deltakere i prosjektet.

Komme raskt i gang med Planner?

Siden jeg ikke har jobbet med byggeprosjekter og andre logistikktunge prosjekter har jeg begrenset erfaring med Project, men mye erfaring med de andre prosjekttypene jeg beskriver. Trenger dere å komme raskt i gang med å utnytte Planner i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams. Er det bare deg finnes også denne i nettkursversjon du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Eposten lever selv om vi tar i bruk Teams, og vi må behandle oppgaver i flere kanaler

Gjennom de siste to årene har Microsoft Teams fått stor utbredelse i norske virksomheter. Det gjelder både offentlige og private, store og små. Tidligere skepsis til "skyen" ser ut til å være blåst bort. Til og med bank og finans tar nå i bruk Office 365 og Teams i bruk i stor skala.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

En motivasjon for mange er å  samarbeide bedre, raskere og med bedre oversikt gjennom å flytte det som nå går på epost over i Teams. Men ikke all epost kan flyttes over i Teams. Vi vil fremdeles kommunisere med de fleste som er utenfor vår virksomhet med epost. I tillegg vil vi kommunisere på tvers av organisasjonen fordi vi ikke har et felles Team alle er med i. Noe vil vi også sende til et utvalg av personer og ikke til alle medlemmer i et Team. Jeg er en stor tilhenger av å flytte alt vi kan over i Teams, men vi vil garantert måtte forholde oss til Outlook i mange år ennå :-)

Hvordan behandler vi oppgaver som kommer i flere kanaler?

Det mange ikke har tenkt å når vi flytter kommunikasjon fra epost til Teams er at eposten er den mest populære måten å spørre noen om å gjøre noe, be om informasjon og du som mottaker må behandle dette som en oppgave du må prioritere, og planlegge å gjøre. Du kommer nok fortsatt til å få oppgaver i epost, men nå kommer du også til å få oppgaver på chat og i Teams-kanaler. I tillegg har du kanskje kundeoppfølging i CRM, oppfølging av oppgaver du tar på deg i møter og oppgaver i prosjekter.

Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Samle alt, eller ha flere oppgavelister?

Mange som arbeider med metoder for oppgavestyring er sterke tilhengere at alle oppgaver skal inn på en liste. Fordelen er at vi får et totale overblikk over alle våre oppgaver. Ulempen at det kan være arbeidskrevende og vi kan bruke mye tid bare på å vedlikeholde oppgavesystemet vårt. Det kan bli for komplekst. Det beste kan bli det godes fiende. Det kan hende det enkleste er å følge opp epostoppgavene i Outlook, Teamsoppgavene i Teams og prosjektoppgavene i Planner. Men hva er den beste måten å gjøre det på?

I Outlook

I alle år har jeg brukt muligheten til å flagge epost for å gjøre dem til oppgaver, og jeg har skrevet opp alle andre oppgaver som Outlook-oppgaver også. På den måten har jeg hatt en liste og har kunnet bruke Outlooks planleggingsvisning for å se min ukeplan med avtaler og oppgaver i ett bilde, samt enkelt kunne sa hva dagens oppgaver er. Vil du se hvordan? Se Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

I Teams

Du får gjerne oppgaver i Teams ved at noen nevner deg med navn i et innlegg ved å skrive @Bjørn. DU kan også få en direktemelding i chat bare til deg, tilsvarende at noen sender deg en epost. For å lage en oppgaveliste i Teams av innlegg/chat du vil følge opp kan du flagge meldinger her også. Da lagrer du en melding. Se illustrasjon under for hvordan du lagrer en melding og hvordan du ser listene de meldingene du har lagret for oppfølging.

I Planner

Bruker du Planner med Teams vil alle oppgaver du blir tildelt varsles i Teams. Du ser også dine oppgaver i Teams. For å få en oversikt over dine oppgaver i alle planer, se illustrasjon under.

For mer om Teams og Planner, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Hva om jeg vil se alle oppgavene i en oppgaveliste?

Microsoft har arbeidet lenge med å finne muligheter til å samle alle oppgaver i en liste, og appen To-Do hjelper deg langt på vei med dette. Den samler oppgaver fra eposten, Planner og de oppgavene du skriver inn selv på ett sted. Skal du også ha med dine Teams-oppgaver kan du kopier en lenke til meldingen i Teams og lime den inn som oppgave i Outlook eller To-Do. Litt mer arbeid, men kan være verd det om du gjerne vil ha alt inn i en liste. Dette gjør du for å følge opp en Teamsoppgave i Outlook:

Du kan selvfølgelig lime inn lenken i hvilket som helst oppgaveverktøy du velger å bruke.

Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Nyhet!

Det populære kurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag er nå oppdatert. På bare 2 timer får du unik opplæring i Outlook som raskt gir deg en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress. Du lærer smart oppgaveprioritering enten oppgaven kommer gjennom epost eller i Teams.