Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Jeg var i flere år leder av et Microsoft HR-team med 24 medarbeidere i 12 land. I de fleste landene var de den eneste  av sitt slag og i noen større land var de 2-3. Teammedlemmer fra forskjellige land møttes aldri i samme rom. All kommunikasjon og samarbeid  foregikk i digitale kanaler og i nettmøter. Høres kjent ut? Bare at for oss var det ikke unntaket. Det var slik vi jobbet.

Skriftlige innspill er mer involverende og får frem flere perspektiv

Det er en myte at man må sitte i samme rom og ha tavler og flippovere på alle veggene for å kunne være innovative og utvikle nye tjenester. Innovasjon kommer ikke av at vi samler en gruppe mennesker i et rom og brainstormer. Vi kan være like innovative og til og med få frem flere gode innspill om vi ikke er i samme rom. Når kommunikasjon skal foregå verbalt er det nesten alltid noen prater mer enn andre og det er ikke nødvendigvis fordi de har mer å bidra med. Tilsvarende er det mange som er mer tilbakeholdne og som kan ha bidrag som ikke kommer frem.

Bruk digital arbeidsbok

Mitt favoritt samarbeidsverktøy til brainstorming, workshops, prosjekter og alle typer gruppearbeider har alltid vært Microsoft OneNote. Den kan brukes til å organisere eget arbeid med lister, planer og møtenotater. I tillegg er det en veldig praktisk måte å samarbeide på som kan spare utrolig mye intern epostutveksling og misforståelser fordi alle møtenotater, prosjekt- og gruppearbeider ligger ett sted hvor alle har tilgang. Tidligere organiserte man dette ved å lagre en felles OneNote notatblokk på et fellesområde, men nå kommer alle Microsoft Teams med en OneNote notatblokk innebygget. Du må bare ta den i bruk!

For å se hvordan du legger til OneNote inndelinger til kanaler i Teams, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Gjennomfør workshops i nettmøte

I de siste ukene har jeg flyttet alle workshops til nett og bruker OneNote til både gruppearbeider og til individuelle arbeidsbøker. Du kan bruke OneNote som digital tavle enten dere er i samme rom, eller sitter på forskjellige steder. Her er to eksempler.

To dagers lederworkshop på nett fra 10 til 14 hver dag

Min samarbeidspartner Petter Bakken og jeg holdt et kurs i superledelse der vi opprinnelig hadde planlagt for to dager i et kursrom. Det konverterte vi til nettworkshop, kuttet ut flipovere tusjer og papir til fordel for digital arbeidsbok. Slik ser den ut.

Workshopen ble gjennomført i Teams-møte der alle kunne delta uavhengig om de brukte Teams i egen organisasjon. Med 4-6 deltakere i gruppe kan man fint snakke sammen i nettmøtet og en pr. gruppe noterer innspill som alle kan se på sin skjerm umiddelbart.

To timers workshop for ildsjeler med ansvar for  sikre stor utbredelse av Yammer på kort tid

En stor norsk virksomhet ønsket å engasjere alle ansatte i gjennomføring av strategier og mål, øke innovasjonstakten og styrke internkommunikasjonen gjennom innføring av Yammer.

Flere store virksomheter tar i bruk Workplace eller Yammer i tillegg til Teams. Lurer du på hvorfor? Sjekk artikkelen Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Drevet av kommunikasjon og HR engasjerte de frivillige til å bidra til utbredelse av bruken for å oppnå kritisk masse raskt. For å forberede gjennomførte vi flere workshops på nett med ca. 20 deltakere i hver workshop. Der jobbet deltakerne med gruppeoppgaver i delt OneNote arbeidsbok.

Her er det meste av innspillene skriftlige slik at alle kan komme med sine innspill samtidig uten at noen snakker i munnen på hverandre. Illustrasjonen viser en av gruppeoppgavene der alle kan komme med innspill i fritt format. Andre oppgaver har mer struktur i form av tabeller.

Organisering av workshop med digital arbeidsbok

I eksemplene over hadde vi ikke noe felles Team for workshopene så jeg laget en arbeidsbok på min OneDrive og opprettet en delingslenke som jeg delte i møtechatten i Teams. Når deltakerne trykket på lenken åpnet arbeidsboken seg i et vindu på skjermen ved siden av Teams-møtet der de kunne se mine lysbilder og hverandre.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med Teams?

Sjekk ut mitt helt nye nettkurs Smart samarbeid med OneNote i Teams På kurssidene finner du også et svært gunstig tilbud på superkombinasjonen med tre nettkurs i samme pakke: Teams + Planner + OneNote.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Det store diskusjonstemaet på mange arbeidsplasser er nå Teams-møter eller Zoom-møter. La oss sette dette litt i perspektiv.

Microsoft Office 365 og Google G-suite tilbyr begge en omfattende verktøykasse som dekker alle deler av arbeid, samarbeid og møter. I Microsofts verktøykasse finner i blant annet Teams med mulighet for nettmøter.

I tillegg finnes en rekke nisjeverktøy i markedet som komplementerer, utvider og noen ganger erstatter verktøy i verktøykassen. Et slikt verktøy er Zoom for nettmøter. Når Zoom sammenligner seg med andre er ikke Microsoft og Google på deres liste. Det er GoToMeeting, Cisco Webex og andre nettmøteverktøy de ser som sine konkurrenter.

Fruktkurv eller dine favorittepler

Mange arbeidsplasser tilbyr frukt til ansatte. Da kommer det noen med en fruktkurv med epler, bananer, plommer mm. Det er et flott tilbud. Men sett at noen ikke var fornøyd med valg av eplesort. De synes Gravensten er mye bedre. Så noen tar meg seg egne epler, eller kanskje kjøper avdelingslederen Gravensten på avdelingens budsjett og legger dem i en skål ved siden av fruktkurven. Er det OK? Vi betaler fremdeles for de eplene som ikke blir spist. Sannsynligvis ingen stor sak, men synd med eplene som ikke blir spist :-

Er det greit å bruke Zoom når man har Teams?

Så er det greit at mange virksomheter i dag tar i bruk Zoom selv om de kunne ha benyttet Teams-møter? Det kan det godt være dersom det gir økt verdi og ikke gir uønskede sideeffekter. Teams-møter og Zoom har begge sine fordeler og ulemper og er laget for ulike formål i utgangspunktet. Der Zoom er et spesialverktøy for nettmøter er Teams-møter en utvidelse av samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Teams-møter - mye mer enn nettmøter

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter. Mange tror Teams-møter bare er en erstatning for Skype for Business møter, men det er så mye mer.

I min 1-times nett-workshop Smarte nettmøte med Teams starter jeg alltid med å beskrive tre situasjoner der Teams-møter er veldig nyttige.

1 -  Teams-møter som en utvidelse av samarbeid i Team og Kanaler

Når Teams-samtaler i kanalene ikke bringer oss i mål kan vi legge til et Teams-møte i kanalen. Dersom du jobber med et prosjekt har du sannsynligvis regelmessige prosjektmøter, eller om dere har avdelingsarbeidet organisert i et Team har dere gjerne ukemøter og avdelingsmøter. Ved å benytte Teams-møter til disse vil alle forberedelser til møtet kunne skje i kanalen. Møtegrunnlag, dokumenter, møtenotater og møtechat vil da ligge i kanalen er tilgjengelig i ettertid. Oppgaver kan også fordeles og følges opp. Det at Teams-møtet også kan gjøres på nett blir da bare helt naturlig. Det ville vel være merkelig å bringe inn et annet møteverktøy til dette?

2 - Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Teams-chat er en favoritt for mange når man bare vil gjøre raske avklaringer med en kollega, eller en liten gruppe der det ikke er naturlig å knytte samtalen til en kanal. Der kan vi også trykke på videosamtale og gjøre samtalen til et møte. Der kan vi dele skjem, jobbe på et felles dokument og alt blir automatisk lagret og er søkbart når vi trenger å finne tilbake til dette om noen måneder.

3- Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Dette er etter min mening den eneste situasjonen der det er relevant å vurdere Zoom eller andre alternative møteverktøy. Når du skal invitere til et møte på tvers av organisasjonen er vanligvis ikke deltakerne medlemmer av et felles Team. Det er heller ikke eksterne møtedeltakere. Inviterer du til et Teams-møte som ikke er knyttet til et Team, gjerne fra Outlook, kan alle være med. Interne og eksterne. Deltakerne trenger heller ikke å ha Teams for å delta.

Mange benytter seg av denne muligheten. Det er i denne situasjonen mange har brukt Zoom i denne perioden. For de fleste oppfatter jeg at det er primært for å kunne se flere på video av gangen på skjermen. Jeg forstår godt at læreren til en skoleklasse ønsker å se alle elevene på en gang, selv om det blir smått. Det kan også være enklere for noen i og med at man kun bruker det til dette formålet, mens bruk av Teams kanskje krever litt mer grunnleggende forståelse for struktur og arbeidsformer.

Hva mener du?

Legg gjerne igjen en kommentar. Det er ofte gode grunner til at man velger ulikt så fortell gjerne hva du har valgt og hvorfor.

Verden blir aldri den samme

Mens Norge holder på å åpne forsiktig opp igjen sier de fleste at denne perioden vil føre til permanente endringer i arbeidsvaner og digitalt samarbeid. Det er en åpenbar mulighet til å skape høyere fleksibilitet, redusere reiser og spare kostnader. Mange som plutselig ble kastet inn i Teams-møter ble nødt til å akseptere dette, men ikke nødvendigvis like det. Jeg vet også at mange føler avmakt og ikke synes dette har vært noe produktivitetsløft, eller noen gevinst på andre måter.

Hvordan kommer vi oss fra å klare det når vi må, til å like det og oppleve det som mer produktivt?

Ja for det kan faktisk være det. Da jeg arbeidet som leder i Microsoft var det veldig vanlig å høre noen si "jeg jobber hjemme i morgen fordi jeg må lage en presentasjon", eller få noe annet konsentrasjonsarbeid gjort. Videre, "bare send meg en melding om det er noe", og "jeg blir med på morgenmøtet på nett". Dette var noe mana valgte selv. Det er ikke så attraktivt å jobbe hjemme når man ikke får komme på kontoret som mange ennå opplever.

Les mer om dette i: Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Mange har innsett at det blir varig endringer og allerede økt takten i den digitale kompetansebyggingen for ansatte. April i år har til tross for påske vært den travleste måneden for Smart endring i 2020. Spesielt har mange vært interessert i hvordan bruke Teams og benyttet seg av tilbudet om 1-times nettworkshop i Smarte nettmøter med Teams, fulgt av Smart samarbeid med Teams.

I løpet av de siste tre årene har med enn 5000 deltatt i workshops med egen PC basert på Smart endrings pedagogikk og materiale. Noen workshops ledet av Smart endring, og mange av interne samhandlingsambassadører og digitale ildsjeler. Enten dere har 5 eller 5000 ansatte kan vi sette sammen et program som gjør at alle ansatte mestrer og blir fortrolige med Teams og andre verktøy i Office 365 verktøykassen.

Ta gjerne kontakt med meg på bjorn@smartendring.no, eller på telefon 90173524 for å se på muligheten til å gjennomføre et program for et digitalt løft i deres virksomhet.