Det som virket før er kanskje ikke godt nok i dag?

Bjørn O. Hopland er daglig leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange, inkludert meg selv har gjennom de siste 20 årene hentet inspirasjon fra, og tatt i bruk teknikker basert på Getting Things Done - GTD™ , eller "Få ting gjort" som det heter på norsk.

Jeg leste nylig den siste reviderte utgaven av boken fra 2019 og sammenlignet den med den første fra 2001. De er forbausende like, enda vår arbeidsform, verktøy, og ikke minst mengden av kommunikasjon og informasjon i epost, Teams og lignende verktøy har økt eksplosivt. De fleste av oss har ikke lenger en innkurv og en utkurv på skrivebordet. Nå er de digitale i Outlook og Teams.

 Hvordan kan vi jobbe smartere i vår digitale tid?

Da jeg startet å utvikle min måte å prioritere, planlegge og ha kontroll over den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen som leder i Microsoft, hentet jeg inspirasjon fra flere kilder. GTD er en av dem. Andre er Time Management Institute. Ja de med Time manager™ planleggeren som var populær på 1980 og 90-tallet,  og Stephen Covey med 7 habits of highly effective People. Jeg har også plukket nyttige ting fra Michael Linenbergers Total Workday Control.

Ikke samle opp oppgaver. Prioriter her og nå!

Ingen har det endelige svaret på hvordan du bør organisere deg, ikke jeg heller. Men gjennom de 20 årene jeg har jobbet for å finne ut av det, har det utkrystallisert seg noe som har vist seg nyttig for mange. Jeg forsøker ikke å organisere hele livet mitt på samme måte, men begrenser meg til hvordan vi kan arbeide og samarbeide smartere på jobben når vi i stor grad må organisere vårt eget arbeid for å nå egne, og felles mål. Da må vi ofte kunne prioritere, og omprioritere raskt.

Den tradisjonelle metoden med å samle opp mulige oppgaver i en liste og sette av tid til å prioritere dem senere blir for mange for langsom, og for komplisert. Min erfaring er at det mest effektive er å prioritere der og da.

Slik kan du gjøre det!

Får du en epost du ikke kan behandle der og da, høyreklikk på den og sett et oppfølgingstidspunkt utfra hvor viktig oppgaven er, og hvor mye den haster. Da må du ta hensyn til det du allerede har planlagt å gjøre og unngå å ta på deg flere oppgaver en du kan gjennomføre innenfor rimelig arbeidstid. Får du en Teams-melding du må følge opp senere, lag en oppgave av den der og da med en forfallsdato du velger.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Outlook på PC, Mac og mobil

Klikker du på flagget i Outlook når det er epost du ikke kan behandle nå, men må komme tilbake til? Problemet er at om du flagger 10 epost, når skal du følge dem opp, og i hvilken rekkefølge?

Neste gang høyreklikker du på flagget. Da får du mulighet til å velge tidspunkt for oppfølging. Du gjør om eposten til en oppfølgingsoppgave.

Hva om jeg leser eposten på mobilen? Outlook på mobilen håndterer epost, avtaler og kontakter, men ikke oppgaver. Det gjøre makkeren Microsoft To do. Sammen dekker de det som Outlook appen gjør på PC og Mac. For å lage en oppfølgingsoppgave av en epost på mobil, sender vi den til To do appen og setter en forfallsdato her som vist i illustrasjonen.

Dette forutsetter at du bruker Outlook og har installert To do appen på mobilen.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Teams på PC, Mac og mobil

Får du en melding i en Teams-kanal der du er nevnt? Eller en chat? Da er det sannsynligvis noe du må prioritere og gjøre noe med. Kan du ikke gjøre det der og da, lag en oppfølgingsoppgave av meldingen.

Og hvordan får jeg oversikt over alle mine oppfølgingsoppgaver?

Bruker du Outlook appen på PC har du verdens beste verktøy for prioritering og planlegging med den unike planleggingsvisningen. For å ha et realistisk bilde av vår totale arbeidsbelastning må vi ta hensyn til summen av avtaler og oppgaver. Det gir oss en visuell oversikt. Du forstår jo umiddelbart at det er urealistisk å ha mange oppgaver på en dag du har heldagsmøte. Ikke sant?

Dersom du bruker nettversjonen, eller Outlook på Mac må du isteden bruke Microsoft To do, eller Teams oppgavelisten for oversikt over oppgavene. Der vil du finne dem sortert på forfallsdato.

 Ved å prioritere de viktigste oppgavene unngår du å bruke tid på de mindre viktige

Ved å tvinge deg til å prioritere når du vil gjøre en oppgave blir du en superprioriterer, gjør realistiske prioriteringer og unngår lange oppgavelister du aldri kommer gjennom. Enkelt? Nei absolutt ikke. Det krever omlegging av arbeidesvaner, men gevinsten kan være stor. Du vil i større grad jobbe med de viktigste oppgavene, og du vil føle at du har kontroll. Det fører til bedre resultater med mindre stress.

Ønsker du/dere hjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer i Outlook og Teams kan dere gjerne ta kontakt for en bedriftsintern workshop for Smart prioritering og planlegging i Outlook, Teams og To do. Er det bare deg, kan du vurdere et nettkurs med samme innhold, eller delta på et Smart endring åpent kurs.

Usikker på hvordan du planlegger og prioriterer for å nå dine og gruppens mål? Vurder workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

På tide å pensjonere OneNote for Windows 10?

OneNote har vært en del av Microsoft Office siden 2003, og jeg har brukt OneNote til alle typer notater, forberedelse og oppfølging av møter, samling av informasjon fra Web-sider, og mye mer siden dette. Med en delt OneNote på et fellesområde arrangerte jeg og mine Microsoft-kolleger e-postfrie møter. Det vil si ingen epost for å be om innspill til agenda, ingen utsendelser av agenda og ingen utsendelse av møtereferat.

Les mer om dette her: Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Da Windows 10 ble lansert inkluderte Microsoft en ny gratisversjon av OneNote for Windows 10-brukere. Fordelen var jo at flere fikk tilgang til å gjøre digitale notater uten å måtte ha Office. Ulempen for Office-brukere er at det nå var to versjoner som tilsynelatende gjorde det samme, og med samme symbol.

Gjennom utallige bedriftsinterne OneNote-workshops så jeg at det ofte var helt tilfeldig hvilken versjon den enkelt bruker startet, og når jeg spurte dem hadde de ingen aning om hvilken versjon de brukte. Vet du?

Du kan se det på hvordan Inndelingene vises.

OneNote for Windows 10 hadde en fordel. Den viser Notatblokker, Inndelinger og sider på samme måte som versjonene for Mac, Teams og mobil. Det den mangler er tilknytning til Microsofts oppgavesystem som gjør at oppgaver fra Outlook, Teams og OneNote kan samles i en liste som du alltid kan ha med deg i lomma med Microsoft To do på mobilen. Den har heller det ikke det gjenkjennbare båndet med valgmuligheter slik de andre Office-programmene har.

Les mer om oppgavesystemet her: Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

For ca. 2 år siden besluttet Microsoft at det for fremtiden bare skulle være en versjon av OneNote for Windows, så du slipper å bli forvirret over ulike versjoner. Heldigvis valgte de å beholde Office-versjonen som har støtte for oppgaver. I den nyeste versjonen har de nå også lagt inn muligheten til å gjøre visningen av Inndelinger og sider likere det vi ser på Mac, Teams og mobil. Ser du ikke alt på venstre side kan du endre oppsettet i menyen som vist under.

Bruker du OneNote for Windows 10 og ønsker å bytte til nye OneNote åpner du programmet, som nå heter bare OneNote. Der kan du åpne dine nåværende notatblokker, og fortsette å bruke denne versjonen. Alt du har gjort tidligere blir med videre.

Vil du og dere ta i bruk OneNote systematisk for personlig bruk og i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå det samme som nettkurs. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Har du 3 års erfaring med Teams, eller 1 års erfaring 3 ganger?

Bjørn O. Hopland er leder av Smart endring AS

Da jeg var HR ansvarlig i Microsoft Norge var rekruttering en viktig arbeidsoppgave. Alle ledere som skulle ansatte ba om det samme. De ville ansette noen med lang erfaring. Jeg lærte fort at det finnes to typer erfaring. Det er de som har 5 års erfaring der de hele tiden har lært og utviklet seg. Og så var det de som hadde ett års erfaring 5 ganger. Hvert år gjorde de bare det samme som året før.

Vær smartere når du viser PowerPoint i Teams-møtet

Utviklingen av nye muligheter i Teams de siste 3 årene har vært enorm. Her er det også noen som har ett års Teams-erfaring 3 ganger. Forrige uke holdt jeg en workshop for en bedrift der vi prøvde ut PowerPoint live i Teamsmøtet. Da var det noen som fikk hakeslipp. Hvor lenge har den muligheten vært der? Tja, sier jeg. I alle fall 3 år. Les om hvorfor det er en genial måte å presentere PowerPoint på i et Teams-møte.

Selv om du ikke presenterer selv, kan det være en fordel å vite om et par andre muligheter når noen presenterer en PowerPoint. Visste du at du kan tilby deltakerne i et Teams-møte å se din norske presentasjon på engelsk, eller andre språk. Smart om du har møter med noen som ikke er norskspråklige, og du sparer mye arbeid ved å ikke oversette presentasjonen. Hver deltaker velger selv språket de ønsker å se teksten i.

Behold kontrollen i møtet

Skal du lede et større møte og forventer spørsmål, eller innlegg fra deltakerne? Hold rede på hvem som rakk opp hånden først. Velg å vise deltakerlisten, så er du ikke i tvil om rekkefølgen. Og er det noen som glemmer å ta ned hånden etter å ha pratet kan du hjelpe dem med det samme sted. Og kan de ikke styre seg kan du dempe dem. Vel da skal de virkelig være møteplagere …

Sender du epost og Teams-chat om kvelden eller i helgen?

Det er et evig diskusjonstema om det er OK å sende epost utenfor vanlig arbeidstid. Man kan si; Men jeg mener jo ikke at du må lese den da. Det er helt fint om du ikke leser den før du kommer på jobb. Likevel er det noen som kan oppfatte det som et press på å være alltid på.

Les gjerne: 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Jeg synes jo det er greit å sende en Teams-melding i det jeg kommer på noe, så slipper jeg å huske på det til jeg kommer på jobben i morgen. Men det betyr ikke at du trenger å få den med en gang. Jeg kan enkelt velge å utsette leveringen til dagen etter, eller til etter helgen. Slik gjør du det.

Er det på tide med en liten oppdatering på nye muligheter, og kanskje en repetisjon på annet vi måtte ha glemt? Mange har funnet det nyttig å arrangere et frokost, eller lunsjmøte på 40 minutter på ulike nyttige tema relatert til å arbeide og samarbeide smart i den digitale arbeidshverdagen.

Bedriften jeg refererer til over har et frokostmøte i måneden med ett av de 10 temaene Smart endring tilbyr. I tillegg til å lære nye triks er det også veldig sosialt å treffes slik og en god anledning til å kommer på kontoret den dagen.

Sjekk ut Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon — Smart endring AS

Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

Data Microsoft samler inn viser at Microsoft 365-brukere i gjennomsnitt bruker 57 prosent av tiden de jobber på PC og mobil på kommunikasjonsaktiviteter som Teams-møter, -chatter og e-post. 43 prosent av arbeidsdagen brukes til å produsere innhold med ved hjelp av verktøy som Excel, Word PowerPoint og OneNote.

Er ikke kommunikasjon like viktig som produksjon?

Variasjonen er nok stor her avhengig av den rollen du har. Og, er det slik at du ikke produserer noe når du skriver en epost eller en melding i Teams? Jeg tror ikke det er slik vi skal tolke det.

Det har vært en gjenganger de siste 20 år i undersøkelser som typisk sier at vi bruker altfor mye tid på eposten. De tar utgangspunkt i at vi bruker det meste av tiden til å behandle, sortere  og lese epost. Altså tar det tiden bort fra det å produsere noe av verdi. Men mye av tiden vi typisk har brukt i Outlook er å produsere innhold og kommunisere det til andre. Epost har vært det viktigste samarbeidsverktøyet frem til vi fikk verktøy som Teams og Slack.

Kan vi redusere tiden vi bruker på behandling og prioritering?

Når det er sagt er det ingen tvil om at mye av tiden mange bruker i Outlook og Teams går med til å sortere og prioritere hva vi må lese, og til å finne henvendelser vi må gjøre noe med og som kanskje krever en respons. På det området opplever jeg at mange synes det er slitsomt, og vanskelig å gjøre dette effektivt. Når du i dag ikke bare skal følge med på epost i Outlook, men i tillegg må følge med på Teams-chat og meldinger i mange Team og kanaler er det lett å forstå at du kan føle at du ikke har oversikt. Hva har jeg ikke fått med meg? Hva har jeg glemt?

Krever kommunikasjon i flere kanaler en ny måte å behandle forespørsler på?

Jeg spør ofte deltakere i Smart endring workshops om hva de gjør med epost de ikke kan behandle her og nå? De aller fleste bruker muligheten i Outlook til å flagge eposten for å enklere finne tilbake til den senere. Men hva gjør du om stadig flere henvendelser kommer i form av Chat, eller i en kanalsamtale i Teams? Og hva gjør du for å prioritere egne oppgaver og forespørsler som ikke kommer inn i disse kanalene? For eksempel oppfølging av noe fra et møte.

Du må balansere oppgaver fra andre og egne oppgaver

I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.

Microsoft oppgavesystem kan hjelpe deg å få oversikt

Jeg har brukt Microsofts oppgavesystem i Outlook siden 2007, og ettersom mulighetene har blitt inkludert, i OneNote, Teams, To do og Planner. Det gjør at jeg kan se alle mine oppgaver på ett sted. Da er det enklere å være realistisk når jeg prioriterer og planlegger arbeidet. Jeg forstår  jo med en gang at 10 oppgaver på samme dag er helt urealistisk. Da må jeg enten skyve på dem, eller kanskje innse at jeg ikke kan gjennomføre alle oppgavene jeg kunne tenke meg å gjøre, men må prioritere oppgaver som er viktigst for å oppnå mine og teamets mål.

For en oversikt over mulighetene i Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver, og for å se henvendelser i Outlook og Teams i sammenheng, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

---

Ønsker du å ta i bruk nye smarte arbeidsformer med støtte fra den digitale verktøykassen kan du kanskje få med deg kollegene dine på en bedriftsintern Smart endring workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do.

Alle workshops kommer med fyldig dokumentasjon som er nyttig å bruke til oppslag og repetisjon i etterkant.

Er det bare deg som er interessert kan kanskje nettkurset med samme innhold være noe? Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Liker du å lese deg til ny kunnskap kan du ha nytte av Smart endring e-bøker.