Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Jeg får mange spørsmål fra de som ser min fargerike kalender og synes det ser flott ut. Men når jeg forklarer hva som ligger bak synes nok noen at det blir litt for komplisert. Jeg bruker nemlig Kategorier i Outlook med tilhørende farger for å få et bedre overblikk på hvordan jeg bruker tiden min og for å skape struktur i all min Outlook-informasjon, både epost, kalenderavtaler og oppgaver. Alt dette henger jo sammen. En eposthenvendelse kan føre til et møte og et møte kan lede til oppgaver.

Vi er vant til at måten vi organiserer og strukturerer informasjon på er gjennom mapper, og de får vi gjerne veldig mange av. Jeg har lært over tusen mennesker å redusere antall mapper i Outlook fra veldig mange til veldig få, og noen til bare en mappe i tillegg til Innboksen :-) Hva er så poenget med dette? Det er å spare tid på arkivering og samtidig finne igjen epost mye raskere.

Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Hvor kommer så kategorier inn? De kan fungere som alternativ til mapper for å skape struktur.

Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting.

Kategoriene i Outlook kommer ikke med noen oppskrift. Det er laget noen eksempelkategorier med fargenavn, som rød og blå, men det gir jo lite mening. Det er ikke mulig lage kategorinavn som passer for alle fordi vi har forskjellige jobber og forskjellige behov. Derfor er kategorier en individuell sak. Derfor blir heller ikke kategorier du har tilordnet møter eller epost videre med til andre. De må selv velge hvordan de ønsker å kategorisere dette.

Her er mine kategorier som reflekterer mine arbeidsområder og som bare gir mening for meg i det jeg gjør nå. Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg 6-7 målområder jeg hele tiden måtte passe å levere på og da brukte jeg disse målområdene som kategorier.

Kalenderen er nok det mest synlige, men jeg bruker også kategorier når jeg arkiverer epost. Jeg arkiverer alt i mitt Arkiv og gjenfinner med søk, men av og til er det greit å begrense søket til en kategori. Om du står i Innboksen og setter markøren i søkeboksen får du opp søkemenyen. Da kan du velge å søke bare innen en kategori som vist i illustrasjonen.

Du kan også opprette søkemapper pr. kategori som er permanente søk organisert i virtuelle mapper, se Slutt å arkivere e-post! La Outlook systematisere den automatisk

Paradigmeskifte i middelalderen og i dag

Mange husker sikkert Rune Gokstad og Øystein Bache i sketsjen der munkene skal gå over fra skriftruller til bøker og hvor det er vanskelig å forstå at man må bla for å se hele teksten. Likevel er fordelen med bøker åpenbar når man har lært det; De tar mindre plass og er enklere å lese. Har du ikke sett den, eller du vil se den igjen finner du den her på YouTube.

Det er vanskelig for oss å forstå at det vi selv finner lett fordi vi kan det kan være så vanskelig for andre. Når vi ler av munken som ikke forstår bak og fram på en bok ler vi egentlig av oss selv fordi de fleste av oss synes det er like problematisk å forstå og tilpasse oss tilsvarende paradigmeskifter.

Jeg har arbeidet med mange store og små virksomheter som har gått over til Office 365 og synes det er vanskelig å forstå dette med "skyen". Jeg mener dette er et paradigmeskift som er like stort. Men vi er komfortable med, og vet hvordan vi lagrer på C:, Mine dokumenter, eller på U:, og synes det er veldig forvirrende å skulle lagre på "OneDrive". Hvordan lagrer jeg nå? Siden de aller fleste ikke får opplæring i dette fortsetter de å jobbe som før fordi ingen viser dem noe annet. Jeg ser at gjennombruddet og motivasjonen til å endre oftest kommer når de blir vist hvordan, og aha-opplevelsen når de installerer appen på telefonen og ser at de kan jobbe med Word-dokumenter og Excel-kalkyler der også. Javel! Det er derfor jeg skal endre lagringssted. Nå forstår jeg.

Så har vi det digitale papiret. På flere av de workshopene jeg holder for å lære bort OneNote som erstatning for møtebok, gule lapper og andre løse ark oppleve jeg det samme. Vi sender et bilde, en tekst, eller et skjermutklipp til OneNote. Vel og bra. Så gjør vi det en gang til, og da hører jeg "men nå ble det forrige innholdet borte!" Neida, sier jeg. Du må bare "bla" tilbake til forrige side. Aha! Nå forstår vi det. Og så synes vi det er rart at ikke alle andre forstår det. For det er jo opplagt.

Har dere fått Office 365 på jobben? Sjekk her hva du burde få opplæring i for å forstå dette paradigmeskiftet og alle de nye mulighetene det gir.

Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle.

Hvordan går det? Takk bra, men det er utrolig mye å gjøre hele tiden. Vet ikke helt når jeg skal få tid til å tenke. Skulle gjerne brukt mer tid på strategiske oppgaver, men jeg kommer aldri så langt fordi det er så mye jeg må ta meg av først. Høres dette kjent ut? Springer du fortere og fortere for å rekke over alle oppgavene?

Industrialderen dreide seg mye om produsere så mye som mulig. Jo mer, jo bedre. Jeg mer effektive vi var, jo mer fikk vi produsert. Det dreide seg om å ha et høyt aktivitetsnivå. De som arbeidet hardest og la flest timer ned i arbeidet kunne regne med å ha mest suksess.

Etter hvert som mengden av informasjon, kommunikasjon og dermed arbeid øker har vi også fått IKT-verktøy til å arbeide mer effektivt. Vi kan nå arbeide når som helst og hvor som helst, og det gjør vi :-) Velkommen til informasjonsalderen!

Gjennom å fokusere på å få mer og mer arbeid gjort risikerer vi å føle oss fornøyd når vi har besvart all e-posten og gjennomført alle store og små oppgaver på listen vår, uten at det nødvendigvis fører til de beste resultatene i forhold til våre strategiske mål.  

Er det forskjeller mellom dagens situasjon og ønsket situasjon? Hvis ja, er det viktig at du skaper deg et handlingsrom for endring. Første skritt på veien er å få mer sammenhengende tenketid. Utfordringen er atde fleste av oss blir avbrutt av andre eller av seg selv ca. hvert tredje minutt *)

De fleste avbrytelsene står du selv for med varsler på skjermen og med lyder på telefonen når det kommer ny e-post.

Slå dem av! Det er du som skal bestemme når du skal lese ny e-post, ikke den som sender deg e-posten. Her er hvordan du gjør dette i Microsoft Outlook.

I en verden av "for mye" er det ikke lenger realistisk å rekke alt, eller å gjøre alt andre ber deg om. Heller ikke å lese smått og stort som dumper inn via Twitter, Facebook og hoppe fra e-post til e-post i innboksen. Det er ikke volumet av arbeid og timer foran PC'en som teller. Det er å løfte hodet, se fremover og prioritere arbeid som fører til resultater. Differensiere mellom viktig og uviktig og skape handlingsrom for å være kreativ og tenke nye tanker.

Hvordan du får hjelp til å gjøre dette kan du lese mer om i Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

*) Mark,Gonzales,Harris (2005) "No task left behind? Examining the nature of fragmented work"