Sjekk hvilke muligheter du har til å redusere møtekostnadene og samtidig effektivisere møteprosessene
/
Gjesteblogger Finn Gomnæs i Team training gir deg tips og et gratis verktøy for å evaluere og forbedre møtene.
Mange har selvsagt opplevd behov for å effektivisere møtene. Det er blitt investert i digitale møteverktøy og kurs i møteledelse, men for få har klart å redusere antall møter. Tendensen går i retning av flere møter. Ifølge en fersk undersøkelse fra IPSOS bruker de spurte 7 timer i uken i digitale møter, opp med 2 timer fra i fjor.
Vi skiller mellom en-til-en møter og møter som omfatter grupper, avdelinger eller team. Her vil jeg rette søkelyset på de møtene som gjelder grupper – spesielt de faste møtene.
Ved å bruke digitale møteverktøy og kvalitetssikring av møteprosessen kan møtekostnadene reduseres samtidig som effektiviteten vil øke parallelt med applausen fra møtedeltakerne.
Før vi kan redusere møtekostnadene og forbedre kvaliteten på møtene må vi evaluere møteprosessene. Effektivitet og kvalitet på møteprosessen påvirkes av alt som skjer mellom beslutning om at møtet skal gjennomføres til beslutninger og møtereferat distribueres er kommunisert til de som skal bidra til at mål oppnås og oppgaver blir gjennomført. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.
Møteprosessen gir deg en struktur å arbeide ut fra.
Den første fasen i en møteprosess er jo vurderingen av om et tenkt møte er nødvendig. Kanskje kan de aktuelle sakene løses gjennom bruk av Team-kanaler, eller chat. Ja eller Nei til møtet er med andre ord en viktig beslutning i en møteprosess fordi det kan være mulig å spare tid og unngå møtekostnaden.
Dersom et mulig møte inneholder ett eller av elementene under, kan det være en god kandidat for å avholde møtet.
Løse problemer
Bygge relasjoner
Ta beslutninger
Legge planer
Avsjekk
Allokere ressurser
De møtene som ikke møter kravene, bør ikke gjennomføres. Dette er det første steget i arbeidet med å redusere møtekostnadene. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.
Deltakerne skal oppleve møter som basecamps.
Møtet er med andre ord et viktig verktøy for å utøve lederskap som gjør at gruppen eller teamet når oppsatte mål. Det neste er å utarbeide agendaen og klargjøre hvem som skal delta ut fra de sakene som står på agendaen. Dette gir underlag for å klargjøre om et nettmøte være det mest effektiv eller at et regulært møte være det mest hensiktsmessige.
Den andre fasen i prosessen har som mål å sikre at alle deltakerne er praktisk, og mentalt forberedt. Det legger grunnlaget for et effektivt møte.
Hvordan skal innkallingen gjøres, og når?
Hva skal sendes ut av underlag for at alle skal ha samme informasjon og være forberedt?
Hva skal forberedes av deltakerne?
Er det andre forhold som er viktig for å sikre et effektivt møte?
Den tredje fasen i møteprosessen er selve møtet. Agendaen er nå verktøyet vi kan bruke for å styre mot oppsatte mål og sikre at tidsplanen holder. Effektiviteten og resultatet av møtet vil i stor grad avhenge av møteleders kompetanse i møteledelse og bruk av møteverktøyene.
Hovedutfordringen i møteledelse er å sikre en best mulig utnyttelse av den enkelte deltakers kompetanse, erfaring og personlighet og gjennom dette skape synergieffekter. Dette krever kompetanse i å skape positive samhandlingsprosesser gjennom å anvende metoder og verktøy som er tilpasset de prosessene som skal gjennomføres for å nå de mål som er satt opp – innen den tiden som er satt av til hver av sakene.
Den fjerde fasen har som mål å sikre at konklusjoner og beslutninger blir til praktisk handling. Sikre at deltakerne opplever møtet som en basecamp for å sikre egen prestasjon og samhandling for å felles mål. Referatet er nå et viktig verktøy for å dokumenter beslutninger, ansvarsdeling og tidsfrister.
Effektivisering av møtevirksomheten starter med å klargjøre dagens møtestruktur.
Hva brukes møtene til? Hvor mye tid brukes til møter? Hvilke kostnader representerer dagens møtevirksomhet egentlig?
Gjør en vurdering av hvor mange møter som egentlig ikke burde vært holdt. Beregn så medgåtte timer for å synliggjøres de skjulte lønnskostnadene.
Hvor mange av møtene antar du kunne vært gjennomført på kortere tid? Hva kan det innebære i reduserte kostnader?
Vurder også kvaliteten på de møtene som gjennomføres.
Noter det du ser som de viktigste forbedringsområdene for hver av de fire fasene.
Det finnes enkle evalueringsmetoder for å kartlegge møteeffektiviteten og møtedeltakernes opplevelse av utbytte av møtet. Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg utarbeidet systematikk og verktøy for å gjennomføre enkle analyser av møteprosesser, kvaliteten på møter og formler for beregning av de reelle møtekostnadene.
Ønsker du å få en pekepinn på forbedringsmuligheter i din organisasjon? Da kan du bruk 2-3 minutter på å gjennomføre en undersøkelse som kan gi deg grunnlag for å starte arbeidet med å redusere tidsforbruket til møter, og ikke minst å unngå de møtene som er rene tidstyver.
Gjennomfør undersøkelsen ved å trykke på lenken Møtekvalitet vurdering. Oppgi epostadresse i undersøkelsen så får du tilsendt resultatet umiddelbart. Vi vil ikke bruke epostadressen din til andre formål.
Finn Gomnæs leder Team training
Ønsker du å diskutere resultatet, eller andre relaterte spørsmål, ta gjerne kontakt for en uformell samtale. Du når meg på telefon 90859773, og på epost finn@teamtraining.no Du er også velkommen til å gå inn på www.teamtraining.no for å hente ut aktuelle evalueringsverktøy og samtidig få mer informasjon om programmet «Effektive møter i en digital hverdag» som hjelper deg til å bruke møter som et lederverktøy.
