Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat

Dette kan du gjøre med Copilot Chat du allerede har dersom du bruker Teams på jobben.

1. Få bedre søkeresultater med Copilot enn Google-søk

2. Beskyttede spørsmål og svar med Copilot Chat

3. Sammendrag av, og spørring mot interne dokumenter

4. Analyse og sammendrag av nettartikler

5. Generere, og skrive om tekst

6. Generere bilder og illustrasjoner

Få bedre søkeresultater med ChatGPT og Copilot Chat 

Tradisjonelle søkemotorer som Google gir mye informasjon, men det kan være tidkrevende å finne nøyaktig det du trenger. Med ChatGPT og Copilot får du mer presise resultater ved å stille direkte spørsmål og få tilpassede, og enklere lesbare svar. Og med Copilot Chat kan du både generere tekst og bilder uten å forlate Microsoft 365 miljøet.

Dine data blir ikke delt med andre

En annen fordel med å bruke  Copilot Chat er beskyttelsen av spørsmål og svar. Du kan være sikker på at dine KI-chatter er sikret med Microsoft sikkerhetsfunksjoner som beskytter dine virksomhetsdata. 

Det betyr også at du trygt kan oppsummere og stille spørsmål direkte mot interne dokumenter når du laster dem opp til Copilot. Sammendrag av dokumenter gjør det lettere å få oversikt, og du sparer tid med å få en rask innsikt uten å måtte lese gjennom store mengder tekst.

Edge gir deg fordeler sammen med Copilot Chat  

Du kan bruke Copilot Chat i Chrome, men en unik fordel ved å bruke Copilot sidepanel i Edge, er å søke opp nettartikler og direkte stille spørsmål, oppsummere innhold, og få innsikt i sanntid. 

Det tar tid å venne seg til nye måter å jobbe på

Å begynne med Copilot Chat er en fin måte å trene seg på å bruke KI før du får kanskje får full tilgang til å bruke M365 Copilot med Office. Du kan trene på å stille spørsmål og forstå hvordan du må tenke annerledes for å utnytte KI-muligheter. 

Når du senere får tilgang til interne data i Teams, SharePoint og Outlook med M365 Copilot, vil du starte på et høyere nivå enn du ellers ville gjort uten erfaring. Du kan arbeide smartere og mer effektivt, og få mer tid til strategiske oppgaver. 

Vil dere utforske Copilot Chat kan dere vurdere 45-minutters workshopen Smart og sikker bruk av Copilot Chat på nett, eller i egne lokaler.

Er dere en gruppe som har Microsoft 365 Copilot, sjekk gjerne 2-timers workshopen Smart bruk av Microsoft 365 Copilot

Hva er KI-agenter, og kan jeg lage en selv?

Om du er det miste interessert i kunstig intelligens og har brukt Chat-GPT eller Copilot kan du nesten ikke ha unngått å høre- eller lese om agenter. Både ferdige agenter og verktøy for å lage sine egne utvikles av Open AI, Google, Microsoft og mange flere. Men hva er det?

Hva er en KI-agent?

En definisjon som passer de fleste agenter i dag kan være at de er KI-assistenter laget for å automatisere og utføre forretningsprosesser, jobbe med eller for et menneske.

Det arbeides også mye med å utvikle agenter som kan fungere uavhengige av mennesker for å løse oppgaver, og nettverk av agenter som kan samarbeide om å løse en oppgave.

KI-agenter varierer i kompleksitetsnivå og muligheter

I alle kategoriene fra det enkle til det avanserte vil det være muligheter som er lett tilgjengelige for alle brukere, og mer avanserte muligheter for å løse komplekse oppgaver som vil kreve dypere IT-kompetanse og i noen tilfeller også programutvikling.

Modenheten for agenter i dag er størst innen innhenting av data fra en kunnskapskilde. Så kan du som bruker stille spørsmål til agenten. Den vil resonnere, ha en dialog med deg og gi deg svar basert på kunnskap samlet om tema agenten er laget for.

Hvordan virker en agent?

De fleste agenter og verktøy du kan bruke for å utvikle egne agenter kan bruke eksterne kunnskapskilder som består av generell informasjon i KI-modellen og spesifikk informasjon fra Internett, eller opplastede dokumenter.

Hva er forskjellen mellom Copilot agenter og Chat-GPT agenter?

1. Copilot sikkerhetssystem gjør at dine spørsmål og svar ikke blir delt med Microsoft eller andre. Det betyr at du trygt kan bruke agenten med virksomhetsdata.

2. Copilot agenter har direkte tilgang til data på interne SharePoint-sider, epost, og dokumenter I Teams, SharePoint og OneDrive. Det har ikke andre agenter.

3. Copilot agenter kan bruke kunnskap, for eksempel e-poster, chatter og dokumenter som brukere har tillatelse til å få tilgang til, og ferdigheter for å forstå, oppsummere, forutsi, huske, oversette og generere innhold

Bygg en agent for å svare på bærekraftspørsmål

Mange virksomheter må i dag redegjøre for bærekraft, og det kan være man får spørsmål fra myndigheter, journalister og ansatte. Ofte er virksomhetens bærekraftstrategi og initiativer beskrevet i diverse rapporter og planer som ikke alltid er like lett å få oversikt over.

Bruk Copilot agentbygger

I eksemplet i figuren har jeg samlet alle virksomhetens dokumenter om bærekraft på et SharePoint-område. Det utgjør kunnskapen agenten skal basere sine svar på. Så har jeg brukt Copilot agentbygger til å lage en agent som jeg kan bruke for å få svar på spørsmål basert på godkjente dokumenter.

Jeg gir agenten noen tilleggsferdigheter som skal brukes når jeg stiller spørsmål til agenten.

Alt dette gjøres uten noen form for programmering. Du må ha en betalt lisens for Microsoft 365 Copilot for å bygge agenter.

Still spørsmål til bærekraftsagenten

Når agenten er ferdig kan jeg dele den med andre i virksomheten slik at de også kan få svar på sine spørsmål om bærekraft. Du kan velge mellom å bruke standard spørsmål, eller lage dine egne.

---

Vil dere lære å lage Copilot-agenter? Det er inkludert i workshopen Smart bruk av Microsoft 365 Copilot. Les mer og ta gjerne kontakt om du har spørsmål, eller vil diskutere hvordan dere kan komme i gang med Microsoft 365 Copilot.

Hvordan sikre godt samarbeide i et nytt Team eller ny kanal

Mange tenker mye på hvordan vi skal organisere Team og kanaler, så når Teamet er på plass informerer vi om dette og så er vi i gang? Feil! Det er nå det starter.

Avklar arbeidsform og delings-struktur

Gjennom alle mine år som leder i Microsoft satte jeg i gang mange prosjekter og organiserte arbeidsprosesser. I forbindelse med det gjennomførte vi alltid et oppstartsmøte der vi avtalte hvordan vi skulle samarbeide, hvilke leveranser som skulle komme ut av arbeidet, og ikke minst hvordan kommuniserer vi, oppdaterer andre, ber om hjelp når vi trenger det og hvor lagrer vi prosjektdokumenter og andre arbeidsdokumenter?

Hvordan skulle ellers alle få en delt forståelse av dette?

Opprett Teams-struktur for formålet

Når vi oppretter et Team eller en kanal er det jo normalt for et formål vi skal samarbeide om. Er du den som eier Teamet, har du sannsynligvis også ansvar for resultatet av det dere skal produsere der. Her er noen tips for organisering og vedlikehold av et Team:

Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

Hva gjør du når Teamstrukturen er opprettet?

Enten det er for bruk i et prosjekt, en ny arbeidsprosess, og ikke minst, endring av en eksisterende arbeidsprosess er det noe vi må snakke om og komme til enighet om. La oss si at vi er flere som samarbeider om tilbud og leveranser til kunder. Til nå har vi hatt en kundemappe på en filserver, eller på et SharePoint-område. Vi har kommunisert på epost, og kanskje på chat mellom oss.

Nå har jeg opprettet et kunde-Team med kanaler for tilbudsarbeid og for ulike leveranseprosjekter. For å lykkes med dette, vil de fleste være enige i at det er viktig å forstå hvorfor vi gjør det, samt hvordan vi nå kommuniserer og lagrer dokumenter. Dette vil hjelpe oss å komme godt i gang.

Vi må ha et oppstart-møte hver gang

Det er ikke nok at vi vet hvordan vi bruker Teams, vi må bli enige om hvordan vi bruker Teams i dette prosjektet, eller denne arbeidsprosessen. Jeg vet ikke om noen bedre måte å gjøre dette på enn å møtes rundt (det virtuelle) bordet og snakke om det. Gå igjennom eksempler på hvordan eksisterende arbeidsoppgaver nå kan gjøres på nye måter. Jobbe seg gjennom typiske arbeidsoppgaver. Notere det vi ikke finner svar på her og nå, løse dette og dele med alle involverte. Det er det jeg gjør i et oppstart-møte, og om det er et prosjekt, en prosjekt kick-off.

Får jeg det ikke til gjør jeg det på gamlemåten

Vi kan ikke forvente at alle automatisk vet hvordan de skal gjøre alt "riktig". Når vi skal sende tilbud til en kunde vet vi godt hvordan vi sender et dokument på epost når det er tilgjengelig i Filutforskeren, men hva om dokumentet ligger i en kanal? Akkurat det får du svar på her: Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det kan være andre snublesteiner også. Men ofte er det en som har funnet ut av det. Om vi hjelper hverandre og deler smarte triks blir vi bedre sammen. Be alle  om å notere slike snublesteiner og ta dem opp i ukemøtet, eller når dere er samlet på annen måte. Dere kan også finne mange praktiske tips ved å søke her i Praktiske tips i en digital hverdag

Trenger dere sparring på å komme frem til en god Teams-struktur og hvordan lykkes med å ta i bruk Teams i virksomheten, ring meg gjerne på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no Se også gjerne relevante workshops på Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Hvorfor du bør ta i bruk NY kalender i Teams

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Kalenderen i Teams har tidligere vært begrenset sammenlignet med Outlook, men nå får stadig flere tilgang til en ny og forbedret kalender i Teams. Denne kalenderen ligner mye på den i Outlook, men den tilbyr også unike funksjoner som bare er tilgjengelige i Teams.

Hvorfor har jeg brukt Outlook til å invitere til Teams-møter?

Det som har irritert meg mest i Teams-kalenderen er at den ikke husker epostadressene jeg har brukt før. Jeg kunne søke opp adresser i organisasjonen, men for eksterne måtte jeg skrive inn hele epostadressen hver gang. Derfor har jeg mest brukt kalenderen i Outlook. Men, når får jeg tidligere brukte adresser opp som forslag. En liten detalj kanskje, men veldig tidsbesparende.

Selv om jeg oppretter møteinvitasjonen fra Teams kan jeg også bestemme at møtet skal være fysisk.

Kjenner du planleggingsassistenten?

En mulighet jeg ofte har brukt i Outlook er å finne en møtetid som passer for alle uten å måtte åpne alle kalenderne. Jeg bruker Planleggingsassistenten, som nå også er tilgjengelig i Teams-kalenderen og er blitt enda bedre. Med hurtigvalg kan du raskt finne en tid rundt den foreslåtte tiden som passer for alle.

Unngå å spamme alle når du legger til en ny deltaker i et møte

Har det hendt at du trenger å legge til en møtedeltaker etter at du har sendt invitasjonen? Om du hadde lagt til møtedeltakeren og sendt en oppdatering i Teams ville alle fått møteinvitasjonen på nytt, selv om de allerede hadde akseptert møtet. Men om du gjorde det samme fra Outlook ville du fått spørsmål om du bare skulle sende på nytt til den du ville legge til ekstra. Nå kan du trygt gjøre dette også i Teams-kalenderen.

Koble kalenderavtalen med møtenotater og oppfølgingsoppgaver

Og sist, men ikke minst kan du skrive inn agenda i en Loop-komponent, og du kan sende møtet til dine møtenotater i OneNote. Du kan gjøre dette i Outlook også, men det virker mye mer naturlig, og muligheten er mer synlig i Teams. Er dette gresk for deg? Da kan du lese mer om dette i Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Er de noe jeg ikke kan gjøre i Teams-kalenderen?

Ja, det er en mulighet jeg bruker i Outlook ganske ofte, spesielt med eksterne. VI har kanskje hatt en del utveksling frem og tilbake om et tema på epost med flere deltakere, og blitt enige om at vi bør måtes. I Outlook bruker jeg da muligheten Svar med møte. Da oppretter du et møte med alle deltakere i epostutvekslingen, og epostene blir liggende i møteinvitasjonen.

Likevel tror jeg nok jeg vil bruke Teamskalenderen mer til møteinvitasjoner enn jeg gjorde før. Det er jo greit å ha valg, så hva du bruker er opp til deg.

Trenger dere en ny giv for mer effektive møter, enten de er på Teams eller i et møterom? Sjekk den nylig oppdaterte workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop